财务报销审批制度.docx

尧舜集团企业财务制度 尧舜集团财务审批制度（暂 行） 目 录 第一章 备用金及借款审批 第二章 付款审批 第三章 费用报销标准与审批 第四章 费用报销基本要求及原则 第五章 预算管理及审批第六章 附 则第1条 为了防止资金流失，加强资金管理，加强非生产性费用的管理与控制，提高工作效率，根据 “厉行节约、合理安排、从严控制、超支处罚”的原则，达到提高工作效率，规范经营活动，理顺业务关系的目的，特制定本制度。第二条 各子分公司、事业部（以下统称“各公司”）所有的经济活纳入计划和预算管理，计划、预算内的支出审批从简，计划、预算外的支出严格控制。第一章 备用金及借款审批一、 备用金是为保证日常临零支付而单独储备的现金。（一）备用金、因公借款的申请、审批、归还流程 借款人填写借款单部门主管或经理审核财务部门审核行政负责人审批财务总监总经理（超过限额或规定范围外）董事长审批出纳审核付款 注：会计核算设置科目：“其他应收款-XX人” 归还：借款人归还现款或以报销费用抵冲或工资奖金中内扣出纳收款归还借款单收据联。 注：出纳收到还款后，必须在借款单上加盖收讫章；出纳和还款人都必须在借款单财务联和收据联上签字。（二）、 出纳备用金的申请审批流程出纳填写用款申请单并签名财务主管财务总监总经理出纳填写基本户银行支票或经特批后领取1、出纳备用金控制金额为20000元；使用者只能是财务部门出纳员；2、出纳备用金必须注意安全第一原则，有专用保险柜存放现金,存放地点符合会计法及公司安全管理原则；3、保险柜隔夜存放现金额不得超过控制金额，特殊情况需要超出的，必须向财务分管领导申请报批后才能实行；特殊情况下的大额存放，必须及时向主管领导反映，以便采取相应的安全措施； 4、出纳备用金必须日清月结，每天核对帐实数据；5、出纳备用金的直接责任人为出纳员，财务主管负管理责任。6、会计部门必须于每月月末对出纳备用金进行实地盘点，并编制现金盘点表。三、备用金借款限额：员工级别借款额度（元）备注公司筹建开办负责人（筹建费）20000/部门用于公司、项目筹建业务高级管理级别4000元/人省外出差中层管理级别2000元/人省外出差内勤、普通员工1000元/人省外出差行政部门2000元/部门用于公司行政、物料等零星采购专职司机1000元/人省内业务开展注：1、借款额度是指单次最高限额。 2、各部门因业务需要借支业务备用金的，须由部门负责人办理借支手续，借支的现金由部门经理或指定负责人保管，并对发生的各种支出建立临时账本进行登记。3、备用金具体借支人为借支款项的责任人，转借或其他情况而没有办理相关财务手续的，财务不予承认；部门审核主管为备用金归还的第一管理人，必须监督经办人及时办理相关报帐归还手续；财务部门为备用金的管理部门；出纳必须于每月5号前清理个人备用金借款，并以文字方式通告当事人。4、因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的，必须先清帐。5、原则上当月借当月归还，本次清完下次再借。当月不能清理欠款的，从本人当月工资中扣发。人事部门必须配合做好工作，如人事部门未作扣款处理，每次处罚200元，造成损失的，由责任人承担。第二章 付款审批一、 所有付款必须根据合同协议及预算内业务报告，编制资金计划；费用支出按月度预算付款。 付款一律按程序审批。对外单位的付款原则上不得使用现金结算方式。对外付款必须取得正规发票。二、财务付款审核单据 1、基建、装修工程：附项目申报表、审批表或业务报告、定价表或免价格招标申请表、合同、法务部门的合同协议审查表、合同审批表，验收后付款还需附发票、工程竣工验收单、工程预（决）算书； 2、设备、电脑、办公管理固定资产采购：附项目申报表、审批表或固定资产申购表、设备购置招标报告书或定价申报表、合同审查表、设备购置合同申报表及合同，验收期需附固定资产验收单、发票；外币付款资产所有资料必须在财务部备案。 3、办公低值资产、专用备品备件、工具器具采购、材料等：低值资产申购表、报价单、定价申报表或免价格招标申请表、合同、17增值税专用发票（以普通发票或税率非17的增值税结算必须附详细的报价说明）。 4、广告实施、广告制作品：制作入库计划表或业务报告、价格招标报告书、定价申报表或招标申请表、合同、发票、验收报告（公司指定专人验收）、入库验收单。 5、能执行价格招标的采购费用支出报销，需附三家以上报价资料，其中常用采购采用一次性招标确定年度供应商，供应商必须每半年修订一次报价，财务部门备案。三、超合同计划外付款原则上财务部门当月不予受理。紧急付款必须先提出申请，再履行签字手续。四、付款审批流程经办人（附发票、合同、预算明细等凭证）部门经理财务部行政负责人财务总监总经理董事长审批出纳付款第三章 费用报销标准与审批 一、费用内容 预算内业务招待费、差旅费、办公费、邮政通讯费、车辆费用等五项费用报销二、 报销流程经办人（附发票、单据、合同等凭证）部门经理财务部行政负责人财务总监总经理董事长或其授权人审批出纳付款三、 业务招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送存货等。各单位因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送存货等应一般在公司定点酒店、宾馆进行。 1、 严格控制礼品和礼金支出。先报告后审批；中秋、国庆、春节等重大节日送礼，由各公司行政部门统一审核，汇总后报集团董事长批准。2、日常业务招待费参照以下标准执行：陪同级别就餐地点备 注招待餐厅国 内国 外中层管理人员40元/人以临时预算形式报告总经理审批配餐人数不超过就餐人数的50%，且最多不超过四人。子分公司、事业部负责人、总部高级管理人员实报实销报董事长或总裁注：2、 各部门因经营、业务需要招待客户用餐，事先应以书面或口头报分管领导批准，招待费500元以上必须报总经理批准。原则上不允许先斩后奏，因特殊原因无法事先办理的，事后须及时报告有关领导。餐费发票报销时必须注明事由即招待客人名称、客人人数和就餐人数及领导签字，超标准开支或超预算的业务招待费不予报销。3、 就餐标准为部门负责人控制开支的参考标准，财务部门按年度预算总额控制；各单位超出预算外的招待费用应上报集团公司行政管理中心领导审核后报公司总经理批准。4、 礼品由办公室统一购买后根据申请单发给各部门办理；礼金由财务部根据申请单分类装入信封并封包后发给经办人；原则上送礼品或礼金必须两人以上前往并在财务部门办理俩人签字的领用手续。 除非董事长或总经理特批严禁一人单独办理送礼事务。5、各公司总经理、职能中心总监应对所属单位发生的招待费用负责。 四、差旅费 差旅费是指因公到外地出差发生的交通费、车船费、住宿费、出差补助费、其他杂费等。 1、员工出差实行事前申报制度，出差前填制“出差申请单”一式两联，按规定批准后，方可借款。境外出差（边贸除外）一律报集团批准；2、差旅费报销由出差员工填写 “差旅费报销审批单”（附“出差申请单”报销联）办理报销。超预算费用一律自理，财务不予报销。每次出差发生的费用只能一次报销，不能分次报销；3、员工出差借款应结清上次借款，否则不予办理新的借款；4、住宿费、市内交通和伙食补贴实行定额包干方式，按起始长途交通票面日期，结合“出差申请报告”中行程表总天数减一天计算，同时必须提供住宿发票做为核定实际出差天数的依据，对提供的住宿发票未标明实际住宿天数的视同无效发票，不予补助。 5、具体补贴标准如下： 国内差旅费标准一览表单位：元/人.天出差地区出差人员（住宿、市内交通、伙食）总经理董事长备注一般员工中层（含经理级别）高级管理（经理以上级别经济特区、省会及以上城市300350400实报实销其他地区（省外城市和地区260260350省内当日不能往返的城市或地区160200300市范围内0000市外周边地区0000注:定额补贴中：1）伙食补贴60元天，市内交通补贴40元天，不需贴票，不足额部分需提供票据（住宿票、餐饮费、市内交通票）。2）两人（同性别）出差按80%补贴；3） 省内出差当天不能往返的，必须提供相应的住宿发票办理补贴报销。4）出差时间不足4小时不计补助，当天返回按半天计算，晚上乘火车者不再报住宿费。5）家在出差当地的或公司提供宿舍、住所的不再报销住宿费用；6）公司派车的不再报销交通补助。7)公司提供伙食的不再报销伙食补贴。6、除营销业务人员外，一般主管人员（包括营销内勤）国内出差，目的路程时间不超过5小时的，原则上选用火车硬卧交通方式，单程5小时以上12小时以下的，可乘坐火车硬卧、动车、高铁、卧铺大巴、轮船三等舱；特殊情况乘坐飞机的，须事前经总经理批准。7、 火车票、飞机票和航空保险的购买原则上由公司行政中心统一办理，购票款由出差人支付，回所在地报销。购买火车票的订票费最高不得超过30元。8、 参加会议凭会议通知及收费票据报销，不享受定额补贴；9、 公司派车随领导或部门出差的，领导和司机的差旅费由业务所属部门或公司领导负担，车辆的过桥费、加油费、停车费等由出差业务部门人员或用车领导在回公司后一并报销，随车司机不再报销任何费用。13、各公司总经理、职能中心总监应对所属单位发生的差旅费用负责。各部门对本部门的出差业务进行控制，对于出差期间因游览或非因工作需要而开支的一切费用，均由个人自理。14、境外出差审批权限按照要求，长途交通费凭票报销，住宿费凭票限额内报销，伙食和市内交通实行定额包干补贴，报销标准如下：出国人员差旅费标准一览表 单位：元/人.天出差地点出国人员级别住宿费报销限额出差定额补贴适用地区一类地区普通职员、中层USD110USD50英国、法国、日本、美国高层人员USD130USD60二类地区普通职员、中层USD100USD40其他国家和地区高层人员USD120USD50三类地区高层人员USD80USD30泰国、马来西亚、柬埔寨、越南、缅甸、印尼普通职员、中层USD70USD30高层人员HKD850HKD400香港、澳门地区普通职员、中层HKD700HKD300所有地区总裁凭票报销凭票报销注：1、出差定额补贴按实际出差日期扣减一天计算； 2、除往返长途交通费、中转机票和城市间长途交通费凭票报销外，其余一切交通费不予报销； 3、多人出差，应安排二人间或三人间，住宿费标准相应降低20%； 4、公司派往境外学习、实习或培训且有固定住所者，每人按人民币200元/天报销出差补贴； 5、出差地往返机场的交通费计入长途交通费，凭机场巴士票报销；6、香港、澳门当天往返按HKD300元/天报销定额补贴；（五）办公费1、办公费主要指各部门办公家俱、办公通讯器材、电器以及电脑配件、易耗材料、办公用品等的购置费用，办公费包括水电费、办公租金、其他行政办公费等。2、公司对办公费用原则上实行预算责任包干制，办公用具用品按照每个管理人员200元/年的标准开支。 3、电话费补贴：人员级别标准备注总经理实报实销副总经理、职能总监300元/月含副总监以上部门经理150元/月含高级经理部门主管50元/月司机100元/月 注：电话费报销必须取得正规发票。（六）车辆费用汽车使用费是指公司的各种车辆在使用过程中发生的各种费用，包括燃油费、保养费、日常修理费、大修费、年检费、车船税、过路过桥费、停车费等。1、 集团对子公司、项目总经理以上人员实行公车专配，配车标准： 万以下； 2、 公司鼓励私车公用，对没有配车的高级管理人员公司给予定额费用补贴 元/月，公司以后确定管理层配车，待遇另定。3、各部门汽车使用费（包括使用长期、临时租车、出租车、私车公用等）实行预算总额控制，超支部分在部门负责人工资总额中扣减。第四章 费用报销基本原则和基本要求一、基本原则1、责任明确原则。对于车船等交通费、业务招待费、手机费等必须谁发生谁报支，不准代报，不准多 人合并报支。2、费用最低原则。若为同性二人同时出差，住宿费根据级别按最高单人标准核报。若为长期外出（如现场制作、支援），除特殊情况外，一律乘坐公交车。3、费用划分原则。外省出差，住宿费单独填制“差旅费”单据；交通费及市外补贴在同一“差旅费”单据上填列，市外补贴以出差时间满12小时起计算。4、费用清晰原则。各报销单据上必须注明所属部门。差旅费必须明确填写所属日期及业务内容，交通费写明出差地点、时间、乘坐线路和车费，对于统一票价的车票，写明核报金额。严格保管各类费用凭据，不得以其他单据代替；手机费必须写明报销月份、手机号码和职务；业务招待费必须写明招待客户，陪客人员姓名。否则一律退回不得报支。5、费用申请原则。业务招待必须事先申请，根椐权限经部门经理或主管总经理审批后方可使用，未经审批的一律不得报支，如有特殊原因，必须事先电话请示。凡招待本公司职工的费用，原则上不得报支，如有特殊原因必须经申请审批后使用。6、 费用上限原则。凡报销手机费的一律按核准的费用标准报销。7、 及时报支入帐原则。为保证财务核算的正确性、及时性，费用报支原则上当月费用当月报支 。特殊情况：手机电话费当月费用次月报支。二、费用报销基本要求1、报销费用必须以合理、合法、真实的凭证为依据，原始发票不得臆造、涂改，不得取得伪造发票，确实无法取得正式发票的费用支出，应由经手人说明原因，按程序签字，方可作为报销的依据。2、发生的费用必须按规定分类填写公司统一的报销单据，不得随意填写。3、各种原始凭证必须大小写一致，不得涂改，并注明附件张数和所属部门和职务，内容和项目必须齐全。4、财务部门应加强各项费用凭证的审核工作，对不符合公司制度的及越权审批的费用和支出一律不得报支。5、对于手续或填写不符合要求的一律退回修改、补全手续、重填凭证；对于不得报支的费用项目，一律退回拒付；对于超期申报的费用，不予报支。第五章 预算审批一、适用范围公司各部门之年度预算、月度预算、专项预算、追加预算。二、权责单位（一）各部门管理体系1、公司各部门负责人：负责经营计划及各项预算之提报。2、公司行政负责组织各部门提报预算之内审，内审通过后由行政统一汇总、分别按独立预算单位进行提报，经财务部门核转，总经理批准。3、各责任部门根据批准的预算执行。四、预算编制、核转、批准的原则（一）预算编制原则 以实现经营目标为目的之资金使用计划。年度预算依据年度经营目标编制，月度预算依据月度经营目标编制，专项预算依据专项工作目标编制。（二）预算核转原则依据经营目标和工作目标，以及实际工作进度和资金实际支付能力，审核其合理性。（三）内部预算批准原则依据预算支出的必要性及工作项目安排的合理性，以及资金实际支付能力，进行审批。五、预算内容各种收入、费用支出六、编制程序（一）月度、年度预算编制及审批流程部门（下属各子公司）负责人提交行政会审财务部核转行政负责人财务总监总经理董事长审批（二）其他预算1、追加预算、专项预算的编制、核转、批准程序同月、年预算。七、提报、核转、会审、批准时间（一）年度预算每年12月1日开始内部提报，12月4日前内部会审完毕，12月6日向总部提报。（二）月度预算每月最后一周周一提交。（三）其他预算1、追加预算和专项预算根据需要随时提报，3个工作日内内审、核转、完成提报。八、预算拨款每月预算批准后，依据财务规定填写付款审批单，经相关领导依权限审批后交所属财务部门执行。九、执行与控制（一） 预算提报单位或责任人为本单位的预算执行控制部门，核转人全面履行监控工作。（二） 实际执行中，单项预算差额不超过批准预算的15%，同时在年度预算内，均可核销。超过15%者，须报追加预算。（三） 行政部门协助财务部门按借支、付款、核销程序办理票据的审查、部门登记、核销，各部门对单据的合理性负责。第三十九条 对公司已有明确规定的，本制度不再重复。 第四十条 本制度由集团财务管理中心负责修定和解释，自下发之日起执行。 第四十一条 若本制度与集团相关制度相抵触的，按集团最新制度修订。附表1 用款申请单附表2 借款单附表3 现金盘点表附表4 付款审批单附表5 费用报销审批单附表6 差旅费报销审批单附表7年度预算表 河南尧舜集团有限公司 2013.1.15 呈 报：董事长发 送：各职能中心总经理/总监、各公司总经理及行政管理部和财务部传阅/达范围：各公司及事业部财务部、行政管理部传达至部门全体员工财务管理中心印发 共印 份用款申请单申请日期： 年 月 日申请部门申请人申请用款明细：申请金额（小写）：大写（人民币）： 仟 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分账户类型：口 基本户（ ）卡号：口 一般户（ ）卡号：口 其他户（ ）卡号：出纳财务主管财务总监总经理 借 款 单NO：000001申请部门：申请人：申请日期： 年 月 日借款事由原因：因个人因公司申请金额：_ 归还日期年 月 日借款金额大写： 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分：_还款方式董事长总经理财务总监行政负责人部门主管借款人签收还款后 出纳签章还款人签章 现