【将政府电子公文导入税务综合办公信息系统方法.doc

将政府电子公文导入税务综合办公信息系统的方法和步骤平利县国家税务局 王韬【前言】目前，安康市委、市政府在全市推行电子政务，所有党委、政府发布文件全部实现电子化。各单位可以通过安康市电子公文交换系统平台实现文件收、发交换。此举一改以往纸质文件给传递和处理带来的不便，减轻了一定的工作量，同时又出现了需要大量打印政府公文，无形中增加了单位的办公纸张和耗材，这与当前创建节约型社会和推广低碳生活主题相违背。为了减少不必要的办公耗材费用，我在工作中细心揣摩和实验，充分利用对税务综合办公信息系统熟练操作、Office编辑软件和PDFCreator功能掌握，不断摸索和尝试，成功实现了所有政府公文导入税务综合办公信息系统，将该系统应用功能进一步延伸。通过近一年的使用，应用方法和步骤基本已经定型，遂面向办公室口的同仁们推荐此法。【技术瓶颈】在电子公文交换系统中，存在着“可下载”文档和“不可下载”文档两种，一般“可下载”文档可以在页面点击正文的“下载文件”按钮和附件右键“另存为”来实现Word和Excel文件的下载保存。但是，“不可下载”的文档是文件产生时就已设定为不可下载的，只能通过打印来出纸质文件传阅。平利县国税局有针对性的解决了“不可下载”文档的下载和系统导入问题，全面实现了政府电子公文所有文档均可导入税务综合信息办公系统的功能。【方法步骤】一、可下载文档的下载1、进入“安康市电子公文交换系统” /2、进入公文交换平台页面，点击“进入签收”，进入签收页面。3、出现签收页面后，按“点击签收”-“EKEY签收”-“确定”顺序完成文件签收，所有签收文件均进入“收文管理”中备用。4、打开“收文管理”页面，找到需要导入的文件，点击文件标题即可打开文件。 5、正文下载。页面打开后，在顶端靠右位置有明显“下载文件”按钮，点击下载，选择存储地址，即可将文件下载到本地。6、附件下载。附件一般在页面下方，可选中附件，按右键选“另存为”，确定存储地址，即可将文件下载到本地。二、不可下载文档的下载和制作。（设定以下公文均为已签收文件）1、需要从政府公文交换系统中下载“PDFCreator”软件并安装。2、进入“安康市电子公文交换系统” /选择“公文交换”-“收文管理”-“收文管理”子目录，出现收文列表，选择其中一份需要导入的文件点击行尾的“脱密”，出现提示框。3、点击提示框中的“脱密文件”，出现存储对话框，在“文件名”框中输入该文件的文件名，保存为pdf格式文件。4、打开需要导入的pdf格式文件，选择按钮，用鼠标点击所选页，页面变成蓝色表示已选中，并已复制在剪贴板中。5、打开一个空白Word文档，进行“页面设置”，根据文件使用的纸型来确定，一般政府行文分为A4和16开两种纸型，较好区分。6、将步骤4中已复制在剪贴板中的图片文件粘贴到空白文档中，选中图片，按右键选择“设置图片格式”菜单。7、出现“设置图片格式”框，分别设定图片“大小”和“版式”。方法见图示。8、按照此方法插入和设定余下的几页图片文件，一个完整的可读文件即完成。温馨提示：此时的Word文档部分处在可修改状态，为了避免出现传递过程中的误删，必须给予文档保护措施。步骤： “工具”-“保护文档”-选择“限制对选定的样式设置格式”和“仅允许在文档中进行此类编辑填写窗体”后选择“是，启动强制保护”，输入保护密码即可。三、如何导入已下载（制作）的Word和Excel文档（见图例，按预设步骤顺序进行）1、打开系统树形目录下“文件管理”下的“总收文登记簿”选择“登记”。2、进入编辑登记信息页面，填入总收文号、办理类型、来文字号、来文单位、主会办单位、标题、拟办意见等各项内容。3、填写完毕后，点击“正文”按钮，在弹出提示框中选择“确定”。4、进入可选“文字文档”或“扫描文档”提示页面，任选其一后点击“正文”，出现空白的Word文档页面，选择“插入”菜单，选“文件”，找到需要导入的文件。5、文件已经导入系统中了，按“保存退出”即可。温馨提示：此时的Word文档部分处在可修改状态，为了避免出现传递过程中的误删，必须给予文档保护措施。步骤： “工具”-“保护文档”-选择“限制对选定的样式设置格式”和“仅允许在文档中进行此类编辑填写窗体”后选择“是，启动强制保护”，输入保护密码即可。6、文档导入“保存退出”到“总收文登记簿”页面，刷新页面，刚刚导入的文件出现在列表中，之后按照收文流程办理即可。四、文件的清理。一般政府来文具有很强的时效性，办理完毕后，没有必要长期留在系统中，既占用系统资源，又增加管理工作量，可以选择性的予以清理。步骤如图。【后记】以上方法和步骤，仅仅为了给同志们起到一个抛砖引玉的作用。系统的开发必定有其功能拓展的方式和方法，我采用的方法在目前来说是可以应用的