营销办事处管理办法.doc

市场营销部办事处管理手册总经理（签字）：分目录第一部分：办事处设置及岗位责任体系2第一章办事处机构定位2一、办事处机构性质2二、办事处机构职能2三、管理总则2四、岗位基本原则2五、办事处组织结构设置2六、办事处设立之硬件配备 2第二章办事处岗位责任制度3一、办事处经理岗位职责3二、业务经理岗位职责4三、技服工程师岗位职责4四、销售助理岗位职责5第二部分：办事处管理体系5第一章办事处系统管理制度6一、例会制度6二、考勤制度6三、办事处工作制度7四、办事处办公设备使用制度8五、办事处保密制度 9第二章办事处销售目标计划管理9一、月度销售计划的编制依据9二、销售计划编制、修改和确认9三、销售计划执行情况的考核9四、销售目标计划管理流程10第三章财务管理制度11一元电气市场营销部办事处管理手册第一部分：办事处设置及岗位责任体系第一章办事处机构定位一、 办事处机构性质营销办事处是*市场营销部的二级操作平台。严格遵守公司各项管理制度，接受公司市场营销部直接领导，完成公司下达的综合市场营销目标；作为销售收入中心和费用中心，承担相应的经营风险责任。二、 办事处机构职能在公司营销政策和规定的指导下，根据本区域市场的具体特点，制定适用的市场策略和管理方式；对营销部下达的销售目标进行分解，完成销售任务，并对其运作费用进行有效控制；规划、建立并优化完善销售网络和服务体系；建立客户档案，负责维护目标区域市场，并做好售后服务；完善前端的市场信息平台功能。三、 管理总则办事处管理应纳入营销部管理系统，员工的思想和行为必须符合公司和营销中心的要求和规范；明确分工、职责与权限，实行激励考核制度，逐步形成一套管理严密、运作科学、务实高效的管理体系。四、 岗位基本原则各岗位人员当接到上级主管命令执行任务时，不管任务完成与否都要在4小时之内进行复命。在规定时间内完成任务，从完成任务时计4小时之内必须通知上级主管已完成任务。在执行任务过程中，发现此任务确实有不可克服的困难，无法按时完成任务，需在4小时之内通知上级主管；刚接受任务，有突发事件发生或某些困难未考虑到，认定此任务无法完成，需在4小时之内通知上级主管。五、 办事处组织结构设置办事处经理（直属大区经理）技服工程师销售助理业务经理六、办事处设立之硬件配备： * 租赁3*1，带浴、生活设施住房做办事处驻地； *为办事处配备公共所需硬件，包括：办公电脑、打印机、电话、传真机，并接入宽带上网；第二章 办事处岗位责任制度一、 办事处经理（直属大区经理）岗位职责任用原则：由营销部派出直接上级：市场营销部经理1、 传达、分解、落实营销部下达的公司政策与任务。2、 对本办事处的各项工作的成果和经营业绩承担全部责任。3、 根据公司下达的办事处年度任务指标主持每月销售目标的制定，报批营销部后分解落实，并督导实施；签发每批次的订单与退换货申请，主持拟订下月、下周分品种备货计划（意向）。4、 监督业务经理填写日报表（成功记录）以及周、月工作计划的制定与总结，并对其进行评审、指导。5、 积极参与市场开拓，发展新客户，完成个人承担的业务指标；同时，支持协助下属业务人员目标任务的完成；6、 保持本辖区市场网络建设的合理性与秩序性。合理布局分销商，关注通路价格的稳定性，洞察预测通路危机，并及时应对；亲自对重要客户定期巡访与维护。7、 提交新客户档案，协助营销本部对该客户的资信核查；提出授信建议，并对此负责；8、 组织建立健全客户档案，分析市场需求，判断行业需求倾向，提出产品改善和产品开发建议。9、 对所辖区域的渠道管理负责，包括：客户报备及保护、违规行为和处罚、渠道冲突管理等。具体管理办法见经销商手册。10、 负责客户采购合同的审核评估；11、 制定办事处的费用预算计划，负责费用的控制与现金收付的签发及监督。12、 组织办事处人员的上岗培训及定期培训，召集办事处人员例会，及时解决员工在业务、思想动态等方面出现的问题。13、 组织制定并定期调整库存的安全定额标准，上报市场营销部。14、 负责办事处员工的月度绩效考评工作。二、 业务经理岗位职责任用原则：由营销部派出，或由营销部授权当地招聘直接上级：办事处经理（或直属大区经理）1. 协助办事处经理制定销售目标计划和目标分解计划，完成办事处经理下达的销售综合目标，提出销售建议。2. 积极参与市场开拓，发展新客户，完成个人承担的业务指标；3. 负责本辖区内及客户的资信调查，授信管理，市场秩序的维护，协助调解渠道冲突；管理下级代理商、销售商的项目（招投标等）报批、支持等。4. 建立客户档案，按计划巡访客户，进行市场调查，及时反馈市场信息，协助办事处经理进行客户评估。5. 填写日工作计划与总结（成功记录）、每周工作计划与总结、每月巡访工作计划，完成每周的工作报告，上报办事处经理（直属大区经理）。6. 对辖区内各级经销商进行宣传公司政策，并对经销商的经营活动进行指导（库存、订货、展示、售后服务等），帮助经销商对经营目标进行分解，提出完成目标的建议,主动向经销商做新产品的卖点介绍、产品宣传工作，保证新产品得以顺利推广。7. 协助经销商及技服做好售前售后服务工作，帮助解决质量问题引起的纠纷。8. 执行公司的销售计划；规范终端卖场的布置和产品的展示，协助经销商做好展示样品定期更换保证产品展示位置明显、突出，保持展板及产品整洁。9. 积极进行市场开拓，积极发展有潜质的客户；注意开发并维护工程客户及大型终端用户。三、 技服工程师岗位职责派出原则：由营销部派出，或由营销部授权当地招聘直接上级：具体工作服从办事处经理领导和公司市场部之售后服务部双重领导。1. 负责日常客户退回、更换和维修产品的修复工作，做好维修记录，及时反映产品质量问题。2. 根据客户要求、公司安排，做好技术支持和服务工作，包括：技术讲解、产品使用培训、客户现场安装指导等。3. 根据要求，协助代理合作伙伴制作各类招投标文件、方案等。4. 办事处经理交办的其他工作。四、 销售助理岗位职责派出原则：由营销部派出，或由办事处经理经批准后在当地招聘，上岗前必须具备有关财务出纳、产品和电脑等方面的知识，。直接上级：办事处经理1. 负责直接客户接待和外埠客户的电询工作；协助业务人员记录和确认客户订单，准确开据销售单、发货单等商务处理工作。2. 负责办事处发生的各类业务及费用单据的录入处理，实时调整办事处进、销、存记录到公司统一安装之ERP系统，以便公司总部实时查询。3. 负责协助办事处经理管理办事处员工的考勤工作，并按营销部的工资表发放工资4. 负责办事处办公室内勤服务工作，保管各类文件档案，及时登记清理客户档案；对招牌、展牌、展板等宣传品发放地点及数量进行统计、记录，对办事处设施、用品进行登记与发放管理及其他文档管理5. 负责向营销部报送如下报表：A、办事处现金日记帐目B、人员考勤表、C 、费用统计表；D、客户应收款月报表E、月度销售统计表F、月、周订货规划表G、日常要货订单L、月、周库存报表。6. 协助办事处经理编制销售目标计划、订货计划，负责各项考核数据的统计，为工作总结与信息反馈提供数据。7. 负责办事处仓库管理及收发货等物流管理。保障办事处货物安全8. 负责管理与维护电脑、打印等设备。第二部分：办事处管理体系第一章办事处系统管理制度一、 办事处例会制度为使办事处的各项例会有计划地纳入制度管理，特制定办事处例会制度。(一)、晨会1、 办事处员工每天早晨签到后，由员工轮流坐班主持晨会。2、 晨会的主要目的是简报各自当日的重要工作事项；提高员工的自信心，鼓舞斗志；锻炼员工的讲解口才，使员工每时每刻都保持良好的心情，专心致志的做好自己的业务工作。3、 会议进程为在会议主持人的主持下，先交流工作内容；再由主持人自己命题（与自己工作相关），自己组织内容，自己讲解，但内容必须新鲜，感染力强，不能重复。4、 每次晨会时间控制在15分钟左右。(二)、周会1、 每周一上午利用1小时时间，原则上是由办事处经理组织，如办事处经理有事不在，由内务主管主持。销售助理对会议内容进行记录，记入专门的“每周工作会议纪要”。2、 业务经理填写周计划表，办事处经理主持总结上一周的业务情况，检视目标完成，讨论需要解决的问题，并安排出下一周的工作要点。3、 预测下周销售情况，客户（项目）进展状况，并制定周销售计划。4、 业务工作讨论完毕后，办事处经理主持学习，由员工轮流交流自己的主题。 (三)、月会1、 每月最后一日由办事处经理组织召开月会，全体员工参加。时间为晚上，2个小时左右。2、 会议前，须完成各项上报公司的统计报表以及业务经理下月业务计划表，各位员工做好自己本月的工作总结。3、 会议主题为：总结一个月来的业务情况；员工工作述职；工作纪律与业绩完成情况进行点评；下月工作计划与目标进行分解；责任落实。4、 会议结束后，办事处经理完成对各员工的业绩考评，填写办事处人员月度考核表，上报公司市场营销部。二、 *办事处考勤制度(一)、上班时间：上午8：00上班8：15晨会9：00出勤下午5：00业务经理回办事处汇报5：30一天业务总结安排，准备第二天的工作 （具体作息时间，各办事处经理按当地情况制定，并上报市场营销部(二)、签到员工应在每天早晨上班时间前，在办事处签到簿上签到，若发现代签一次，扣除代签者和被代签者当月工资各20元。(三)、出差因工作需要出差，由办事处经理批准后到内务主管处领取出差申请单，办理预领等手续，返回后及时核销，凭报销凭证确认出差之间的考勤。(四)、事假员工因私请假，以书面报告申请，一天内由办事处经理批准，两天（含两天）以上应上报营销部经理审批，由营销行政部备案。(五)、病假员工因病休息应有区级以上医院开据诊断证明（病假条），否则按事假处理。(六)、旷工员工不请假不上班者为旷工。旷工三天（含三天）以上者，按自动离职处理；三天以内（含三天）者，视情节处罚，并停发一切补贴。(七)、迟到、早退员工如有迟到早退现象发生，一次扣20元工资。外出业务人员需上午上班时间签到，下午业务总结会前回公司报道，如有要紧工作延迟返回的时间，须及时通知办事处经理，未及时通知者视同早退。(八)、考勤记录考勤记录由内务主管负责，根据实际情况严格登记，作为员工考核的依据。三、 *办事处工作制度（一） 办事处全体员工须严格遵守公司的各项规章制度，以制度为本，不可肆意散漫，自行其事。对违反各项制度者必给予相应的处分。给公司造成重大经济损失或严损企业形象者，当即除名，并承担相应的经济损失。（二） 办事处全体员工须服以直接上级领导的安排，可就其指令提出合理建议，不可肆意顶撞违抗。上级员工要主动做好沟通工作，营造良好的沟通氛围，不可粗鲁武断。各级员工必须明确各自的权责范围，可对职责外的事务提出合理建议，不可肆意干涉。（三） 办事处全体员工须以严谨、谦虚、认真的态度对待工作，按时完成上级安排的各项工作，同时发挥团结协作的团队精神，一切从公司的整体利益出发，不可在工作中谋取私利，一经发现，严肃处理。（四） 全体员工须树立以客户为中心，以企业形象为生命的思想，做到仪容整洁端庄，待人接物文明礼貌，严守公司秘密。对待客户耐心认真，尊重团结同事和领导。上班时间禁止大声喧哗、谈论私事和打私人电话。（五） 办事处员工在工作和使用办公用品中，须本着节约的原则，不可肆意浪费。员工对所需的办公用品，须向内务主管提出申请。（六） 办事处的全体员工须在周一和月初向办事处经理提交周计划和月计划，在总结会议中上交上周和上月的周总结和月总结。计划与总结工作作为绩效考核的一项依据，与个人奖惩相联系。（七） 员工出差，须先提交出差申请，报请办事处经理及公司营销本部经理批准后，方可从销售助理处提取相应款项。出差完毕，须在当月月底前向财务主管上交剩余款项及相应报销凭据，不可滞留公款。（八） 员工在出差中，须及时向办事处经理汇报出差进度及所遇到的各项问题。对于超出个人职责权限以及疑难的问题，须报请办事处经理批示后方可行事, 不可自作主张。（九） 办事处员工应及时向上级领导上报反映各种市场问题和情况，并鼓励提出个人见解，参与讨论解决方案。四、 办事处办公设备使用制度（一） 办事处的办公设备应由销售助理进行登记，由办事处经理明确各设备的保管责任人。使用办公设备的所有人员均须按有关要求操作。（二） 办公用计算机，打印机等办公设备由专人负责使用，其它人员不经允许不能私自使用该设备，否则一切后果及所造成的经济损失均由当事人负责赔偿。（三） 办公室使用计算机的员工严禁进入计算机游戏程序，不得因私上网，如发现一次罚款200元。（四） 员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室时，要检查关闭所有设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。（五） 任何人未经领导批准，不能将公司的专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负。（六） 上班时间不能打私人电话，保持工作信息的畅通无阻。（七）五、 办事处保密制度1、 原则上所有员工须定期与公司签署保密协议，遵守协议内容。2、 必须遵守国家有关的保密法规和安全制度。3、 不得向他人泄露公司的技术秘密与商业数据。4、 不得向他人泄露公司的营销策略、市场策划方案及秘密。5、 不得向他人泄露公司的客户秘密及客户档案。6、 违反以上规定者，将处以重罚；情节严重的予以除名，并追究其给公司造成的经济损失。第二章办事处销售目标计划管理一、 月度销售计划的编制依据1、 公司下达的年度计划销售指标及办事处年度营销计划。2、 上个月度的销售实际完成状况和各区域汇报的下月份计划汇总情况。3、 综合区域市场需求，竞争对手情况，历史销售资料而做出的销售预测。二、 销售计划编制、修改和确认1、 办事处月度销售计划由办事处经理负责制订，销售助理和各区域业务经理协助完成。2、 在办事处月度工作会议上，办事处经理召集业务经理讨论销售计划，同时制定办事处月度市场开发计划。3、 根据营销部批准后的月度销售目标计划，各区域业务经理制定负责区域内的销售任务分解计划，同时制定自己的月度工作计划，交办事处经理审核批准。三、 销售计划执行情况的考核1、 办事处销售计划分为年度计划、季度计划和月份计划。按照区域以销售目标计划表的方式分别展开、下达。2、 对各区域细分的计划，按周进行跟踪和检查，每月中对各区域计划完成情况和工作计划执行情况进行一次通报和总结，办事处经理应及时检查和督促区域业务经理的工作。3、 月末由办事处经理将办事处以及各区域销售计划完成情况上报营销部。4、 月末办事处经理组织全体职员进行月度总结，对整体和各区域市场销售计划和工作计划完成情况进行考评和总结，填写办事处工作人员月度考核表；并写出书面分析说明后，一同上报市场营销部。四、 销售目标计划管理流程月计划确认下达计划修改公司计划目标任务上月销售完成情况市场预测制定本月销售计划办事处专题研究计划各区域销售计划月度促销计划月度市场开发计划各区域工作计划各区域促销计划各区域销售目标分解月度补充备货计划区域订货计划公司批准 第三章财务管理制度一、 帐号设置办事处实行收支两条线，设立两个帐号，分别为费用帐号与收入帐号，上报公司财务部。收入帐号只能存入，不能支出。二、 备用金管理 办事处备用金额定数额为3000元，由办事处费用帐户存放。销售助理管理，办事处经理监督。备用金仅限于办事处日常办公支出，不可挪作私用。 三、 资金管理1、 办事处对客户信用额度外的销售一律实行现款现货，严禁赊销，业务经理不准担保或垫付。2、 所有销售收入最迟至第二天9时必须存入银行（直接销售给终端用户的款项）。3、 员工借支现金，一律按公司财务相关规定办理，由办事处经理审批，最迟不得超过一个月清偿。4、 现金做到日清日结，应定期或不定期清查，不允许白条冲抵现金，销售助理无权私自借支现金。5、 收款时应认真辨别真伪，凡假币由责任人负责赔偿。6、 严格遵守财务部其他相关规定。四、 应收款管理1、 应收帐款：应收款的发生由办事处经理批准，由区域业务经理进行跟踪管理。如出现呆坏帐，由办事处经理和该区域业务经理各承担50；2、 销售助理要做好应收款的帐务登记，按发货单同时记录，按收款收据或银行到款通知单同时核销；与业务经理应做好催收工作。3、 个人应收款：在2000元（含2000元）以内，必须经办事处经理批准，并在一个月内报帐归还，超期自动从工资中扣除。4、 业务经理、销售助理应及时发现坏帐倾向，并向办事处经理报告，由办事处经理牵头，协同采取措施追收。不能确认的坏帐要继续追收，直至用法律手段。5、 一旦确认出现坏帐时，填写财务部的“坏帐审批表”报公司调查、复核。坏帐的最后确认权在总经理。五、 小额办公用品及低值易耗品管理1、 办事处根据需要，由经理审批，由销售助理购置小额办公用品及低值易耗品。2、 销售助理应设台帐，登记支出帐目，负责保管好小额办公用品及低值易耗品，经办事处经理签字方可领用。领用情况由销售助理登记在册。六、 费用控制 1、办事处经理是控制办事处费用支出的责任人。所有费用支出均须办事处经理签字同意，由销售助理进行审核后，方能凭合法的凭证由财务主管报销。 2、如果已支出费用不能通过公司财务部门的终审，则由办事处经理与销售助理共同承担责任。七、 办公设备管理重大采购事项需报营销部批准后方可采购。八、 费用支出标准(一) 费用额度与控制1、 公司根据各地区市场发达程度，确定各办事处费用总额与种类比例。2、 费用总额中不包括对办事处的奖励部分。 (二) 费用支出具体标准1、 差旅费（非住宿所在地的工作区域之间所发生费用） 办事处经理/大区经理：办事处经理按业务经理的巡访计划核算出差天数； 出差补助（食宿及市内交通费）：见出差管理规定 长途交通费：最高可报火车硬卧；2、 业务经理 出差补助（食宿及市内交通费）：出差管