006 应收账款管理办法.doc

湖南长广天择传媒有限公司应收账款管理制度目录第一章 总则1第二章 客户资信管理1第三章 销售及收款管理2第四章 坏账准备4第五章 附则5第一章 总则第一条 为了加强应收账款管理、防范应收账款坏帐风险、减少应收账款对资金的占用，根据中华人民共和国会计法、企业会计准则、企业内部控制基本规范等法律法规，制定本制度。第二条 本制度所称应收账款是指对外单位或个人销售货物或提供劳务时应向客户收取的款项。第三条 本制度适用于天择传媒公司总部、下属分公司及控股子公司。第四条 各公司应当根据本制度的相关规定，制定符合本公司的销售管理细则，明确销售、收款各环节的操作细则、审批流程和考核办法。第五条 各单位负责人应对本公司应收帐款管理负全面责任。第二章 客户资信管理第六条 客户信息档案管理一、公司销售部门应建立完整的客户信息档案，这些信息包括但不限于：1、客户基础资料：包括客户的名称、地址、电话、所有者、经营管理者、法人代表、注册资本及业务种类等； 2、客户特征：主要包括市场区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方向、经营政策、经营特点等； 3、业务状况：包括客户的销售业绩、市场份额、市场竞争力和市场地位、与竞争者的关系及与本公司的业务关系和合作情况； 4、交易现状：主要包括客户的销售活动现状、存在的问题、客户公司的战略、未来的展望及客户公司的市场形象、声誉、财务状况、信用状况等。 二、公司销售部门应建立客户信息档案变更流程，并根据流程规范及时更新客户的信息档案。三、公司销售部门应妥善保管客户信息档案。1、客户的信息资料为公司商业机密，适用公司保密制度。2、客户信息是公司的资源，保管责任人如因工作岗位变动或离职，应有书面的交接记录。凡资料交接不清的，不予办理离岗、离职手续。3、任何人不得利用公司的客户信息谋取不正当的个人利益。第七条 客户信用政策的管理1、公司销售部门应会同财务部门制定本公司信用政策管理制度，明确客户授信等级的评定标准及其对应的信用政策等内容。授信等级评定标准至少应当涵盖客户的生产经营规模、注册资本、资金实力、公司信誉、所在国家或地区支付和司法系统信誉状况、与本公司合作的历史交易记录（含业务量、产品交易价格）等方面内容。信用政策包括信用期限、信用额度、结算方式以及折扣政策，确定不同授信等级客户对应的信用政策时应当充分考虑可能存在的风险以及对公司应收账款总体规模的影响。2、由销售部门会同财务部门根据收集到的客户信息，对照本公司的信用政策管理制度，逐一拟订每个客户具体的授信等级及信用政策。3、销售部门应建立客户走访制度，通过现场走访或电话拜访形式加强对客户的服务和跟踪，根据客户自身的情况、与公司的业务量、与公司的合作记录定期对客户资信进行评估，并结合市场环境变化情况对客户的信用政策进行复核、检查和变更。4、财务部门对信用政策的制定和变更负有监督的职责。客户信用政策变更按新制定客户政策的审批流程执行。5、销售部门应将已确定的客户信用政策建立客户信用额度表，记录客户名称、授信等级、信用额度、信用期限、付款方式等，如有变更应及时更新。销售部门应将经审批的客户信用额度表及时报财务部备案。第三章 销售及收款管理第八条 销售过程控制1、所有销售合同应当严格执行公司合同管理相关规定和审批程序，由于合同不规范引发公司正当利益受损的，其损失金额的30%由相关责任人承担。2、各单位应制定详尽的发货流程，明确各环节的操作程序和各岗位的责任。销售部门应当组织及时、正确寄送栏目磁带或者传送栏目数据。销售部门发货时应当根据销售合同核对寄出的栏目名称、数量，并做好记录和统计归类，并于每月末分栏目与财务部进行销售收入数据核对。3、发货时的收款条件控制对超过信用额度以及未按合同约定执行或存在逾期货款的，需按公司相关规定进行审批，未经审批的一律不再发货和赊销，后续栏目应暂停供应。4、栏目磁带寄出或数据传送成功后，销售部门应及时取得和保留客户的确认证明。因未能及时取得客户验收证明而造成应收账款损失的，相关责任人应当承担赔偿责任。5、销售部门应根据销售合同约定，向财务部门申请开具销售发票。财务部门应将销售发票开具申请单与销售合同核对无误后再开具销售发票，不得开具虚假发票或者代开发票。第九条 销售部门每月末应采取有效的方式与客户核对应收帐款余额，留下双方签章确认的书面对帐记录并传至财务部。财务部应当至少每季度直接与客户财务部对帐。对帐发现差异的应查明原因，编制应收帐款差异表及差异调整报告，经双方签字确认。需要调帐的应取得相应的原始单据，并编制差异调整报告。由于会计核算造成的差异，由财务部申请进行调整。由于其他原因造成的，应由销售部门、财务部联合申请调整。差异调整审批程序应当符合会计政策、会计估计变更和差期差错更正管理制度的相关规定。第十条 财务部根据实际发货日期及合同约定的信用政策每月编制帐龄分析表，准确界定帐期内应收款及超帐期金额，其中超帐期金额应进一步细分其逾期的时间，以便销售部门采取不同的催收政策。第十一条 货款催收1、财务部应对照合同约定的信用政策定期核对应收账款的回款和结算情况，严格监督每笔账款的回收和结算，做好到期日之前对客户的付款提示工作，销售部门在接到财务部应收帐款到期通知后，应在三个工作日内完成与客户的对帐确认工作并发出催款通知。2、如超过信用期限者，按以下规定处理：逾期总额在10万元以下，且逾期天数在30天以下的，销售部门应以公司名义向客户发出催款函并备案；逾期总额在10万元以上（含10万元），或逾期天数在30天以上（含30天）的，由公司总经理决定具体的追债措施，确定是否起用律师及商讨追债公司等手段；对于客户无力付款以及恶意抵赖的，公司应采取法律追索手段。3、总经理室分管领导、销售部门经理及业务人员负责应收账款的催收并将此工作纳入绩效考核。第十二条 收到款项时，财务部应当核实款项对应的经济业务是否存在，收款方式是否与合同约定冲突。公司禁止业务人员直接向客户收取作为结算货款的现金和票据。第十三条 客户以实物资产或债权偿还债务的，财务部门应当参照相关实物管理制度，取得实物资产的入帐资料和相关抵债协议。符合债务重组的，应当按照企业会计准则债务重组的规定进行帐务处理。第四章 坏账准备第十四条 公司财务部至少应于每季度末会同销售部门和其他相关部门对应收款项进行减值测试。对于已出现明显减值迹象的应收款项以及单项金额超过100万元的应收款项应当单独测试，按照测试的预计未来现金流量现值低于应收款项帐面价值的差额计提坏帐准备，即计提专项坏帐准备。其他应收款项以及经单独测试后未减值的应收款项，应作为一个组合，按照总公司历史坏帐经验数据1%计提坏帐准备。第十五条 应收账款的核销标准可能形成坏账的应收款项，各公司应当逐项分析形成原因，对有充分证据证明确实不能收回的应收账款，达到坏账损失确认条件的，全额计提坏帐准备确认损失，并核销该项应收账款，应收账款核销的确认标准为：1、债务单位已被宣告破产、注销、吊销工商登记或者被政府责令关闭等，造成应收款项无法收回的，依据下列证据，认定为损失：法院的破产公告和破产清算的清偿文件；工商部门的注销、吊销证明；政府部门有关行政决定的文件。2、逾期不能收回或者存在法律纠纷，已诉诸法律仍无法收回的应收款项，依据下列证据，认定为损失：败诉的法院判决书、裁定书；虽胜诉但无法执行或债务人无偿债能力被法院裁定终（中）止执行的，依据法院的判决、裁定或终（中）止执行的法律文书。3、债务人死亡、失踪的，依据公安机关等有关部门对债务人个人的死亡、失踪证明认定损失；4、债务人较长时期内未履行其偿债义务，并有足够的证据表明无法收回或收回可能性极小的账款，应有公司依法催收磋商记录。第十六条 计提专项坏帐准备或进行应收账款核销的报批及后续管理1、计提专项坏帐准备或进行应收账款核销应当由财务部门会同相关部门提出处理意见并由各相关部门经理审核后申请报批，需要报送财务总监及以上级别审批的还需由总公司财务部审核。2、报批时应说明计提或核销的原因、依据（含追踪催讨措施、债务人财务状况或法院裁决结果等）、方法、金额、以及公司内部相关责任的认定等文件。3、已核销的应收款项，应“账销案存”，形成已核销应收款项备查明细表，由责任单位或责任人继续追收。已核销的应收款项，应在当期财务报告中披露，并按照税法要求及时向主管税务机关申报。第五章 附则第十七条 公司销售产品以外的演艺活动、广告及其他业务的销售控制、收款、会计控制、坏账准备管理的各项程序适用于本制度，但制度中规定属于销售部门的职责和权利相应