文件管理控制程序.doc

编号 文件管理控制程序 批 准:审 核: 编 制: 主管部门: 发布日期: 实施日期: 发布日期： 第9页 共9页文件修订履历修订次数审批号修订日期修订页码修订原因主要修订内容文件控制程序1 目的为使所有的体系文件和资料的批准、发布、更改等都处于受控和适用状态，确保质量/食品安全体系运行各场所使用的体系文件都是受控的有效版本，以保证质量/食品安全体系的有效运行，特制定本程序。2 范围 本程序适用于公司所有与质量/食品安全管理体系有关的文件和资料的控制。3 职责3.1 办公室负责组织编写体系文件，各主管部门负责审批；3.2 办公室负责体系文件的组织编制、修订、发放管理及外部文件的管理；3.3 各部门负责职能范围内相关文件的管理。4 程序4.1 文件分类本公司质量体系文件共分三级：l 一级文件食品安全管理手册l 二级文件程序文件l 三级文件作业文件、技术文件、外来文件、记录等4.2 文件编号4.2.1 本公司质量/食品安全体系文件除编、审、批手续完备外，还必须具有相应的受控标识及发行编号。在下列规定中，XX代表英文字母，代表阿拉伯数字，JLY表示本公司。a) 内部文件： JBL - XX / 修订号版本号文件序号(0199)文件类型代号文件类型代号：SC管理手册 CX程序文件 ZD作业指导书、制度 JL质量记录。例如： JBL-CX01/1.0表示该文件为金白领的第1个程序文件，且为第一版（未修订）。b) 特殊状况公司已有的且与质量/食品安全体系相关的文件和外部文件按其原编号进行。4.3 文件的编写、审核、批准和发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：4.3.1一级文件由办公室组织编写，行政部审核，总经理批准发布。4.3.2 二级文件由各主管部门组织编制，相关部门的主管审核，总经理批准发布。4.3.3 三级文件由各使用部门编制，部门主管审核批准。4.3.4 体系文件及外部文件由办公室负责发放/回收，并履行登记手续，填写体系文件发放/回收记录，由领用人签字。4.3.5办公室应制作各部门的受控文件清单，如有更改，应及时更换。4.4 文件的受控类别及标识4.4.1公司体系文件分“受控”文本和“非受控”文本两大类。凡是本公司内部使用的与体系运行紧密相关的文件均为受控文件，凡是外送给官方或第三方的体系文件都属于非受控文件，非受控文件更改时不予通知。 4.4.2所有受控文件必须在该文件封面指定位置加盖表明其受控状态的“受控文件禁止复印”印章及分发号，非受控文件加盖“非受控”标志或不做标记。4.4.3受控文件原则上不准复制及对外发放（特殊情况及第二、第三方认证机构除外），若需复制需经总经理批准后，方可由办公室进行。4.5 文件的更改与换版4.5.1文件更改时由原审批部门重新审批，发放时应以旧换新，及时撤回失效和作废文件，防止误用。已失效和作废的文件资料做无效标记或销毁。4.5.2 体系文件经多次修改或有重大修订时，应进行换版，原版作废，换发新版。4.5.3 文件的换版由HACCP小组根据文件修订情况决定。4.6 文件的补发4.6.1 因文件破损而无法使用，需以以旧换新形式补发，文件分发号不变。4.6.2 若文件丢失或需要增加发放对象, 需部门主管批准后另发一份。而补发的新文件, 应给予新的文件分发号, 并在体系文件发放/回收记录上注明已丢失的文件的分发号失效。4.7 文件的保管4.7.1 体系文件都必须分类标识、便于检索，并存放在干燥通风安全的地方。4.7.2 各部门使用的文件应由本部门负责保管， 需要进行再发放的部门要建立本部门的 体系文件发放/回收记录。4.7.3 任何人不得在受控文件上乱涂乱改， 确保文件清晰。4.8 文件的作废与销毁4.8.1 所有作废文件由原文件发放部门及时从所有发放或使用场所撤出，标注 “作 废”标识，防止作废文件的非预期使用。4.8.2 因某种原因需保留的任何已作废的文件，都应标注“参考资料”标识。4.8.3 对要销毁的作废文件，由原文件发放部门自行销毁。4.9 外来文件的控制4.9.1 外来文件的范围包括：a） 技术性文件，如行业标准、外来的加工工艺、产品标准及其它有关的技术性文件；b） 管理性文件，如法律法规或官方提供的食品安全卫生管理方面的文件。4.9.2 外来文件由各职能部门负责收集并转交办公室，由办公室识别其适用性并备案，经作受控标识后按本章4.3.4条款控制分发。4.10文件信息载体 文件信息载体可以采用任何形式，如纸张、软盘、光盘、声像等。5 相关记录体系文件发放/回收记录受控文件清单受 控 文 件 清 单 部 门： 编 号：JLY -JL01/1.0序号文件名称文件编号发放日期保管人备注体系文件发放/回收记录部门： 编号：JLY-JL02/1.0文件名称编 号受控情况发放时间领取人收回时间备 注各类文件受控标识参考 序号标识名称标识用途1受控印章受控文件禁止复印每个受控文件发放前必须在封面加盖此印方为有效。2“参 考 资 料” 参 考 资 料回收