外贸出口业务流程.doc

江西科技师范大学外贸出口业务流程1. 对外洽谈阶段（询盘发盘还盘接受）。1.1. 洽谈时要弄清楚：产品的名称、材质、质量等级、规格型号、锌层或涂层的厚度，颜色、数量、卷重、内径、表面条件、用途，产品是否有特殊包装要求、交货期的要求、付款方式、产品的运输方式、运输条款以及客户以往和目前的供应商和产品使用情况等内容1.2 对于贸易材，除了与卖方洽谈好以上内容， 同时需要与供应商按以上的内容条款一一锁定（另外，在交货期方面应该要为自己留10-15天的时间）。1.3 所有的报价在收到询盘48个小时内发出（休假和周末不算）。2 签订合同。 2.1签订合同。贸易双方就报价达成意向后，需要书面确认。我方需要经过合同评审（ 参照合同评审程序，一般是特殊产品、外汇、贸易模式才经过合同评审，常规的合同不需要合同评审），合同会签后，合同一式两份由双方盖章生效，双方各保存一份。2.2 在签订合同的同时，根据合同制作客户订单需求表，内容包括产品的名称、材质、规格型号、锌层或涂层的厚度，颜色、期望数量、期望卷重、内径、表面条件要求、用途， 性能要求， 期望船期，产品的运输方式和其他特殊要求等等 ，以及客户前期的供应商情况。2.3 合同内容登记例会资料的订单统计表内。 内容包括，签约日期，合同数量，具体规格，需求单状况，最迟交货，收证状况，出厂单价等。 3 履约阶段。3.1 正本合同留底，复印一份制作跟单表。同时制作电子跟单表一份（内容包括客户名称，合同号， 合同日期，产品名称，数量，金额，最后船期，信用证收证状况（或了L/C号码）， 船信息，出货状况， 实际出货数量，提单日期，目的港，信用证交单的快递号码，信用证外交单的快递号码， 备注。），电子跟单表每周给客户更新一次。3.2 按合同要求严格跟催信用证或定金，要求客户必须得到我司确认信用证申请件后，方可开出正本信用证。（信用证中，业务员审核订单信息部分，其他由单证员负责审核） 信用证收到后，补充跟单表信息。信用证分为光票信用证和跟单信用证两类，但最常用的还是跟单信用证，即附有指定单据的信用证。简单地说，信用证是保证出口商收回货款的保证文件，是银行信用。远期和即期信用证的选择，不一定即期的就好，要根据具体情况而定：如果做即期又对开证行信用或不符点担心则最好要求客户安排保兑，就成了“双保险”；做远期的话，银行都提供贴现的融资业务，不过要收取贴现率，目前一个月约是信用证金额的0.5%，如L/C 90Days则为1.5%，这个要在定合同的时候与客户协商好，需由客户承担。另外，要对正本信用证进行一一核对， 看是否按信用证申请件的要求开出的信用证，如有不一样或者有新增加内容（容易产生不符点的），要尽快要求客户更改信用证。 T/T付款方式是以外汇现金方式结算，由客户将款项汇至贵司指定的外汇银行账号内，有前、后T/T之分，“前、后”是相对于（排产或）船期来讲的开形式发票，要求按合同约定的时间内付定金。3.3 下生产需求单，需求单主要核对如下内容：货物数量、货物品质、规格，技术要求、允许公差、包装（一般按厂家出口标准耐航包装）、出船期、用途等应按信用证（合同）的要求核实。其他需要参考客户订单需求表。如果定单比较紧急，可在收到信用证之前，先下预需求单， 以备资源。3.4. 定期审单：每周三下午1：00开始把近期刚收到的信用证， 需求单连同跟单表都审查一遍。主要审查的内容是跟单表信息填写是否完整，信用证基本内容是否和合同相符，是否有一些特殊条款（如果有， 要列出来写在跟单表上）； 需求单是否与合同，信用证相符合。并将客户对于运输服务的要求填写在跟单表上，便于物流员定到合适的船。3.5筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。及时反馈生产安排表，更新电子跟单表，反馈客户。如有异常，需及时通知客户，预估到可能影响信用证交期的，需提前通知修改信用证。3.6备好货后，导出清单（遇到有未入库的货，需与产线复核最终生产数量，以免遗漏），核对规格，锌层，颜色， 和数量公差，发给物流员配柜， 组织出货。 对于贸易材或者委外加工的产品，具体货物要拿到供应商的MTC和经过品控部门确认合格以后才能组织出货。3.7 租船订舱。提前一周通知物流员货物预计生产完毕时间，物流员根据跟单表信息提前做出货计划（询价，比价，确定出货时间，和订仓等事宜）。可以根据货物的多少和卷的重量来决定装船方式，一般用集装箱装（20尺柜）和散装两种。集装箱的装箱有场内和场外（其他工厂或码头）两种。 拿到S/O以后，第一时间交给业务员（或业务助理）。业务员收到S/O后，必须在船开前2个工作日通知客户，发送shipping docs（IV，PL，Shipment Advise）给客户，以便让客户提前买保险。具体的订舱流程如下： 外贸业务下计划（一般有月计划，提前30-40天下达；周计划，提前7天下达）向两家以上货代公司寻价对比运价确定船名（船舶资料）船期、柜量、截关时间、截重时间装箱货柜返场报关船舶离港跟踪到港。对于合同规定之外的装箱、运输要求，需经过公司和客户双重确认后，方可执行。3.8 报关。截关前两天制作好发票，装箱单，合同，核销单和报关委托书一起报关。CIF条件的开始投保；反馈报关单，确认海关放行。3.9 制作单据补料。 要求与客户在船开前对好各种补料（主要是B/L, CO或Form E等文件），并同时准备好其他信用证项下单据，如有保险、熏蒸证明需提前做好。具体做单需要注意事项， 参考跟单表。3.10 银行交单。 提单必须在on board 日期五个工作日内做好，CO或Form E 必须在on board 日期三个工作日内做好，其他的发票，装箱单，受益人证明，装船通知等信用证单证要求的单据做好后，必须通过业务员及业务主管审核（在跟单表上签字确认审核）后方可向银行交单。银行审核交单后， 向银行索要交单的快递号码，以跟新电子跟单表信息。 3.11 把信用证外单据邮寄给客户（一般为质保书，产地证，还有装船单据复印件一份）。3.12后面进行货物跟踪（到岸时间和客户提货情况），和向客户催缴货款。业务员记录每一单在执行过程中出现的问题（单证、运输等方面）并总结客户的特殊要求或交易习惯，更新客户订单需求表。3.13对于有质量异议投诉的定单， 要在客户反馈质量异议（包括口头反馈）两个工作日内书面提交品控部门。 要求品控部门在3个工作日内有一定的反馈（即使一时得不出结论，也需要他们回复他们所需要的时间，需要营销部门支持，甚至是需要客户支持的地方）。 3.14把报关单和核销单每月汇总和整理一次交财务，要求办理出口退税。3.15 可每季度根据区域、产品、客户等项目，提炼服务要求特点，为客户提供周到的服务。4 特殊定单处理流程客户询盘市场营销部提出销售需求单计划调度部和品控部负责受理和答复回复可行（不可行则发送经部门经理审核的说明文件）拟制复盘材料部门审核和盖业务章发送传真（邮件）复盘材料客户确认定货意向拟订合同内部会签传真合同客户确认盖章回