3-预订和销售.doc

3 预订和销售预订模块是提供给销售部门使用的功能。此模块主要处理散客预订、团队预订、会议预订、宴会预订等。包括预订信息的输入、修改、查询、取消、恢复、留言、排房等操作，同时本预订模块还提供了预订部门对“旅行社资料维护”的维护、销售预订报表等功能。在OPU酒店管理系统中，团队入住是需要通过预订实现的。3.1 预订模块的进入3.1.1 如何进入到预订模块操作界面预订操作界面的进入方式有两种，一种是用鼠标操作，另一种是全键盘操作。第一种用鼠标操作进入到主画面后单击菜单栏中的“预订”，在弹出的下拉菜单中选择“前台预订管理”即可进入预订操作界面，也可直接单击工具栏中的快捷图标；第二种全键盘操作，在主画面下先按Alt+B键，再按Ctrl+A键，同样也可进入预订操作界面。（如图3-1）工具栏资料显示框列表框资料录入框列表框图3-1 预订操作主界面3.2 预订信息的输入和修改3.2.1 如何输入一个新的预订单（1） 在预订界面中单击工具栏中图标或按4键激活信息输入框。（2） 预订信息的详细输入。此时光标将停留在类别信息框中，标识为“类别”两字为红色，在每输完一项预订信息后按回车键,光标将自动跳到下一个信息输入窗口,这样可逐一进行输入；也可有用鼠标单击输入信息窗口进行选择输入或使用Alt + 中文提示前的英文字母快速定位到某一输入框（如 Alt + E光标将移至旅行输入窗口）,输入完所有预订信息确认无误后单击“ 确认”键，即可生成一条预订信息，并且该条预订的信息将在左边树型目录中生成。下面我们将逐一介绍一下信息输入框的含义：类别预订类型。如散客、团队、会议等。团号当您在类别这栏回车后，那么团号第一栏会自动增加并跳出显示。第一信息框输入酒店给该团队或散客预订资料编的团号，第二信息框输入该团团名，即旅行社给团队的编号或名称。预入预期抵达日期。预离预期离店日期。失效预订当天没有来则自动取消该资料的预订日期。旅行旅行社名称（协议单位）。联系第一信息框输入旅行社的联系人，第二信息框输入联系人的联系方式，如电话、手机、传真号等。如在旅行社初始化时已输入联系人和联系方式，系统会自动提出在信息框中。客类客人类型，如团队外宾、团队内宾等。价类房价类别，如净价、房价加服务费等。帐注关于帐务方面的备注。如该团的费用是现付还是月结等备注关于客人接待方面的记录。如给客人赠送花篮、水果等。类房间类型，如普通套间、标准双人间等。可在此处双击或输入“”回车进行查询，同时也支持直接输入房类代码。如果需要预订多种房类，输入完一类后，按键盘方位键的下箭头输入另一房类。价同价类。如净价、免费等，也可输入“”并回车进行查询。订房资料信息录入：（1） 需预订多种不同房类，可在房类房数输入信息框内使用键盘的方位键，下拉键生成另一条空白记录，然后再进行房类、房数、预入、预离等信息的输入(如图3-2)；图3-2 预订信息录入操作界面（2） 当您在资料录入框内输入信息时，当“类”这一栏选择某一个房类时，则系统的状态栏将会显示在你预订的这段时间内还剩有多少间房可租。（如图3-所示3）图3-3 状态栏显示此种房类在预订时间段内的空房数（3） 当您输入完预订资料，点击“确认”按纽时。OPU系统将会产生一个预订资料，同时弹出一个对话框（如图3-4）。提示您是否需要排房？单击是（Y）的时候，系统会弹出排房的窗口进行排房操作。关于排房的操作我们将放在第三节“排房操作”中作详细讲解。图3-4 是否进行排房操作的对话提示框3.2.2 如何修改预订单资料（1） 在左边的树形目录中查询出所要修改的预订单，并选中此条信息的团名，则各种信息会在右边的相应窗口中显示出来。（2） 选择工具栏中的快捷图标或按快捷键Ctrl+E,也可单击鼠标右键在弹出的菜单中选择修改，即可进入到修改状态。预订单的信息除“预入”、“预离”日期不可修改外其它信息均可修改添加，但房类信息输入框中的日期是可修改的。（3） 修改完毕后，按“确定”按钮保存退出。以下为修改团员资料的操作方法：团员资料的修改包括基本、房价、姓名三大块的修改。（1） 在左边的树形目录框中选中要修的团员姓名；（2） 选择工具栏中的图标或按快捷键Ctrl+E,也可单击鼠标右键在弹出的菜单中选择修改，随即便弹出一“客人资料修改”选择窗口（如图3-5）修改选项图3-5 修改团员资料操作界面（3） 选择要修改的内容，按“确认”按钮。“基本”资料的修改包括：证件、国家、国籍等资料的修改以及“外事”信息的输入与修改；“房价”资料的修改包括：价类、房价百分比、批准人、房价等资料的修改；“名字”资料的修改包括：姓名及原因。（4） “房价”修改与“名字”修改，相应的我们会有修改记录，因为这是比较重要的资料不可随意修改，修改后我们可以在客人资料显示画面选择“操作”来查看修改记录。3.2.3 预订操作的注意事项（1） 散客预订与团队预订有何区别散客预订与团队预订在处理方式与操作步骤上没有什么很大区别，因为不管是什么类型的预订都发必须填写最基本的预订信息。那么我们这里的区分标识在输入预订“类别”时进行相应的选择，即散客预订在类别处选择“散客”，那么自动生成的团号将是以F打头的，团队预订在类别选择“团队”，那么自动生成的团号将是以G打头的，相应的类别为“会议” 的团号则是以H打头的。类别不同生成的预订信息就会有区别，类别是“散客”的预订信息在左边树形目录中生成的信息，小矩形是红色的，而大矩形框中的字母是F，而类别为“团队”的预订信息，小矩形是绿色的，大矩形框中的字母是G，而其最根本的区别在于，团队是有主资料的，而散客是没有主资料的。所谓主资料是用来存放主帐信息的，即团队是分主帐与私帐的，而主帐是指由团队统计结算的帐务，如房租、餐费等，而私帐则是指团员的个人消费，如电话费、迷你吧消费等。（2） 如何处理超额预订当您在输入一预订单时，如果输入的房数超出该时间段该房类的可买房数，那么OPU系统将会出现一个提示框，提醒您该房类在此时间段已不够预订数了。如某团队在一时间内需预订房类为DS（豪华套间），房数为4间，而此时间段DS房的可买房数为3间，那么系统将给出一提示框（如图3-6），此时电脑给出一个该房类在预订时间内的准确可租房数，可供提示和参考，如您仍需预订那么也可按“确认”按钮继续操作。图3-6 超额预订的警示提醒（3） 预订团队如何取消与恢复如预订好了的团队通知取消预订，那么您必需在电脑中对相应团队做取消操作，其方法很简单，首先先查询出需做取消处理的团队资料，并在树形目录中选中其团名，再选择工具栏中的图标或按快捷键Ctrl+W,也可单击鼠标右键在弹出的菜单中选择取消，随即将弹出一取消操作的对话（如图3-7）。在此窗口的明细框中列出了该团队的所有团员明细，在“取消原因”处选择取消原因后便可按“确认”按钮退出。如该团队又因某种原因又再次确认定房，那么可用恢复功能快速的把该团从取消状态变为预订状态，操作为选中团名，选择工具栏中的图标 或按快捷键Ctrl+Y,也可单击鼠标右键在弹出的菜单中选择恢复，即可弹出一恢复操作的界面，该界面与取消操作界面类似，直接按“确定”即可恢复取消。取消原因图3-7 取消预订团队操作界面（4） 如何使用留言功能如客人有留言那么我们可以用留言功能记录有关客人的留言，以便核查防止误投。留言板可以存放多条留言信息。每条留言信息加入时，都同时记录了输入留言的时间、操作员代码。选择相应的主题，在下方的将显示出该主题的详细内容。增加一条留言的方法是：查询出需留言客人的姓名，并在左边树形目录中选中客人姓名，然后选择工具栏中的快捷图标或按快捷键F8,也可单击鼠标右键在弹出的菜单中选择修改执行“留言”按钮，将弹出一留言窗口（图3-7-1）。先单击“添加”，再输入主题，然后在主题下方输入详细的客人留言，最后单击“保存”按钮，“返回”即可。如留言已传达或已处理，可用留言操作界面的“删除”按钮来删除该条留言。图3-7-1 客人留言操作界面3.3 排房操作对团队的排房工作，在正常情况下是由前台接待的早班领班安排房间，但也有一些VIP客人或预订客人指定了住某某房间的情况，这时我们也可在预订模块里给客人安排好指定的房间。3.3.1 如何进行排房操作首先查询出需要进行排房的团队，在左边的树型目录中单击选中该团，然后单击工具栏中的“”图标或按快捷键6键，进入排房操作界面（如图3-8） 团队资料 排房资料框排房信息 可排房选择 楼层选择框是否含脏房是否含预离房排房规则清房清同同住删除产生客人资料 图3-8 预订排房操作界面（1） 产生 当输完一预订单信息后OPU系统会自动生成团队的预订信息和主资料，而团员明细是没有生成的，所以在排房操作界面里首先要产生团队的团员明细才可对团员进行排房处理。先单击右上角排房资料框中的某一房类，如ST，然后单击工具栏最中的“”图标，系统将自动在排房明细框中产生团员明细资料。（2） 排房 对具体团员进行房间安排。浅紫色背景的房间列表框中显示预定房类的可排房间。将光标移至所选房号处，按下鼠标左键不松手，直接拖拽该房号至团员明细列表框中的“房号”输入框松开鼠标左键，该团员的房间就安排好了，然后逐一安排下一团员的房间。同时我们也可以对多个团员同时进行快速排房，那么我们先使用Shift键或Ctrl键在可排房列表中连续性选择或跳越性选择多个房间，然后用同样的方法拖拽房号至团员明细列表框中的第一个团员的“房号”输入框内即可。（3） 删除 如果我们想重新产生团员明细，那么我们可先删除团员明细，再操作产生。在团员明细列表框中选择需删除的团员明细资料，此处也支持多选即同时选中多条团员明细，然后单击左下角的“”图标即可删除。（4） 清房 清除团员的预排房号。在团员明细列表框中选择需清房的团员明细资料，然后单击左下角的“”图标即可清房。（5） 同住 两人或多人同住一间房。在团员明细列表框中选择需同住的两个或多个团员明细资料，然后单击左下角的“”图标。注意：同住一定为多选。（6） 清同 使同住的团员分房入住。在团员明细列表框中选择相应团员明细资料，按“”键即可清同。（7） 客人资料 单击此图标“”可以修改客人的基本资料。(如图3-9)图3-9 预订排房界面上查看客人资料 左边的排房明细框与右边的框是对应的。“ ” ，“”用于移动左边边排房列表框的记录。注意：当在右边的客人资料框中修改完客人的资料时，请单击“保存”，否则电脑不会保存。此处不在详细讲解此操作，此操作与下一章的接待是一样的。（8） 详细列表 单击此图标“”，可以显示客人的详细资料列表。(图3-10)图3-10 预订排房中显示客人详细资料（9） 规则 规则是指排房时使用何种方式来安排房间。我们这里的规则分为：自动适应排房、每房排一人、按可住人数排可在下拉框中进行选择。如果你先用“产生”生成了团员明细，那么你必需先“删除”团员明细资料，再选择了一个排房规则后，按“排房”的操作方法把房间直接的拖到左边的团员明细框中即可。（10） 同 即同住标志。我们这里是用数值来标识的，数值相同的，表示这些客人同住在一间房内。如有三个数值“1”出现那么，表示有三个团员同住一间房，他们的房号一定是相同的。（11） 可排 “可排”显示框处有两个数值，“/”左边的数值表示已选中房数，这样当你选择多间房时我们的系统会自动帮你计算而不必操作者自己去数，而“/”右边的数值表示可排房间总数。（12） 总数 在房间列表框下方总数显示框中，“/”左边的数值表示该房类预订房总数，右边的数值表示预订入住的人数。（13） 已排 在房间列表框下方已显示框中，“/”左边的数值表示已排房的总数，右边的数值表示已排房的人数。（14） 检索 如想快速的查找出某间或某几间房（多房间用“，”号隔开），可在此输入框内直接输入房号，按回车键那么在可排房列表框内将只显示你指定的那几间房，这样就不用在众多房间中进行选择了。（15） 楼层 如果我们未在楼层选择中进行选择，那么在可排房列表框中显示的是整个酒店的该预订房类的可排房间号，如果只想显示某一楼座的某一楼层的房间，那么在房间列表框右边的楼座选择列表框可按所选楼座、楼层为条件具体显示（可支持多条件选择）。例如选择一号楼第二层的房间，单击一号楼前的“”使其展开，再单击第二层前的小方格即可，二层前的小方格内出现红色的小勾表示选中。如果不勾上条件那么将显示所有可排房间。（16） 房类 在楼层选择列表框右边的房类选择列表框，可按房类为条件具体显示某种房类可排房的房间（注：系统默认房类为预订时的房类，是不允许修改的，但可再选择其它房类）。在需要进行房类转换时（如团队预订房类已售完，经对方同意后可进行非预订房类的排房），单击其它房类前的小方格，房间列表框中将显示出该房类的可排房间房号（注意：楼座选择列表框与房类选择列表框是结合使用的，如发现所选房类在可排房列表中没有显示或显示不全时，请检查楼座选择列表框内的选择是否完全或错误）。（17） 含预期离店 表示在可排房列表框中将显示出当日预期离店客人的房间号即当日预空房，不选择则此项那么在可排房列表框中将不显示预空房。3.3.2 如何重新排房如果已对一预订团队预排了房间，而后此团的房间改动较大，就可对该团重新进行排房操作。进入到排房操作界面，直接拖新房号到团员明细房号里替换掉旧房号即可；也可用“清房”功能把团员明细的房号清空后再进行全部排房；也可用删除功能把所有的团员明细删除后，重新产生重新排房，比如该团改修了房数或人数，用删除后重新排房就比较方便。3.3.3 如何给预订好了的团队加房给团队加房有两种方法，一种是直接修改预订资料，即直接修改房数与人数；另一种方法是查询并在树形目录中选取需加房处理的团队名称，然后单击工具栏中的“”图标或按快捷键2键，便可激活客人明细资料输入区域，输入完新添加的房号及客人详细资料后按“确认”即可对该团新添加了一间房，相应的在左边树形目录的该团下将会显示该房房号。3.4 图标颜色说明（1） 如右图所示，在预订界