OEM采购管理模式.doc

OEM模式下的采购管理JS制药保健品分公司采购策略浅探杜维天摘要：本文结合JS制药公司保健品分公司的采购现状，论述了采购管理环节的重要性，针对OEM模式分析了企业所面临的采购难题，提出了协作化采购、IT技术和准时采购等采购策略以改善目前的采购管理。OEM就是委托生产，实际上是一种“代工生产”的方式，OEM正是经济全球化带来的国际产业分工的必然结果。由于适应了很多行业的产业结构特点，因而极度盛行。OEM生产模式在中国经济发展中有着不可替代的地位和作用。据海关统计，2008年外贸达25616.3亿美元，其中出口14285.5亿美元，所出口的商品近一半是加工贸易。也就是说近50%的商品是 “贴牌生产”的方式。JS公司自2007年开始推行保健品OEM战略，2008年成立保健品分公司，业务发展迅猛。为配合OEM运作，2008年开始使用ERP软件管理。JS公司借助OEM模式带来了飞跃性的发展，但一些发展过程中的难题也必然的到来。大量不同档次的客户，大量不同规格的产品，过于频繁的订单造成了研发、采购、质量和生产上的很大困扰。尤其是采购环节，数百种规格的产品到了采购环节被分解成数千种原辅料和包材，尤其是在营养保健品行业，在产品质量上又有相当严格的要求，如何能准确及时保质保量的交货，成了采购人员的重大问题；如何使采购环节保证生产正常运营，如何做到使成千上万种物料的帐务相符、库存减少、资金占用减少、同时避免物料积压或短缺，如何快速有效地满足营养保健品市场需求并实现低成本的运营，这些都是保健品分公司供应链管理所面临的问题。而几乎所有的OEM工厂都会面临这些问题，如何转变传统的采购观念，建立起现代企业的采购理念，是很多企业目下的当务之急。下面结合保健品分公司的具体情况对OEM模式下的采购管理作一下探讨。一、采购管理环节的重要性在保健品分公司，采购作业管理和生产作业控制并列，同属于计划的执行层，是物料管理的一项重要内容。运行生产计划的结果，一方面是生成“计划的加工单”，另一方面就是生成“建议的采购单”。在信息化管理的模式下，我们要考虑采购作业重点的变化，用什么思想来指导采购作业，才能使ERP系统见到效益。 1采购是供应链流程的重要环节 制造业不能是“无米之炊”，它的一个特点就是必须首先购进原材料才能进行加工。对营养保健品来讲，还必须首先购进原辅料和包装材料才能进行生产。加工单之所以可行，在很大程度上还得靠采购供应来保证，两者之间有着决然不可分割的关系。 尤其是OEM模式，客户对成品交货期要求相当紧张，事实是保健品分公司的很多订单都是以快速交货的承诺拿下来的。而从供应链管理的角度来看，由于采购周期一般比较长，不确定因素较多，供应商毕竟不是企业自身，对需求变化的应变能力和响应速度相对较为迟缓，很可能形成供需链的薄弱环节，影响整个供需链的竞争力。 2采购质量是关键 营养保健品产品的质量，在研发工艺不出现差错的前提下，首先决定于采购物料的质量。一片果味VC的口味不好，人们首先指责的是VC的品牌，而不会想到这种产品的香精是哪一家生产的。在加工过程中，一张铝箔出现沙眼气孔，会造成大量工时浪费。一种原料很快染菌变质，会使产品报废。ISO 9000把采购质量放在极其重要的位置，提出一系列质量保证措施的要求，说明采购作业是把好产品质量的第一关。 3采购成本的是采购管理的主要内容 在产品成本中，原材料、包材占的比重最大，对制造业来讲，视行业而异，约占产品成本的5090，多数在6070左右。因此，降低采购费用是提高企业利润率的一项重要措施。采购作业管理的目标就是用较低的采购成本，较少的库存保证生产活动不间断地均衡运行。 材料费和库存值对销售利润率和资本收益率的影响很大。根据美国杜邦公司首先提出来的分析（通称“杜邦ROI模型”）。材料费和库存值分别降低5，但是，由此却使销售利润率提高29，资本收益率提高30。 采购供应不是一个独立的作业，对外，它要所有相关的供应商保持联系；对内，它同产品研发、制造、营销、财务又有着极为密切的关系。 二、OEM模式下的采购特点和现代企业面临的采购难题（一）OEM模式下的采购特点结合保健品分公司总结出OEM模式下的采购特点如下：1、小批量多批次的采购特点：大多数OEM工厂都存在这种现象，在保健品分公司尤为明显。由于营养保健品市场多变，产品更新快，品种繁杂，业务人员接到的订单也大都表现为小而频繁。尤其是国内市场，客户档次不同，由于客户对市场缺乏预期，所以不敢作出中长期计划，客户一般是接到准确的订单再下单给代加工工厂，订单分解到采购订单就呈现出小批量多批次的采购特点。2、交货期短：由于客户多是短期计划，所以交货期通常都很短。3、质量要求差异大：即使同一个产品，每个客户的要求也是不同的，不方便进行规模化采购。4、很难做库存：由于产品会有更新、客户也可能有更替，不通用的物料部方便设置库存，否则会造成呆料，过多的呆料给仓储部门带来很大的库存压力。5、物料品种多：营养保健品行业的品种繁多，很多物料不通用，目前保健品分公司已经有数千种原辅料和包材，给管理带来了很大麻烦。6、供应商多而杂，管理困难：过多的物料造成过多的供应商，良莠不齐，带来产品质量投诉不断。7、因采购精力分散，采购价格很难降低，从而给客户的报价高导致很难拿到优质的订单，影响企业利润和公司发展。（二）现代企业所面临的采购难题以上特点也是现代企业共同面临的现状，它们给采购环节带来了如下难题1、如何满足越来越紧张的交货期？对采购员来说首先要做的是把物料买进来，满足生产和销售的需求。这对OEM客户来说也是最紧迫的事。2、如何满足越来越高的质量要求？物料不仅要买进来，还要买对，质量问题首先影响的是交货期，这对加工厂来说也关乎信誉。3、如何加强供应商的监管？4、如何更多的降低采购成本？利润是企业永恒的追求，降低采购成本也是采购环节永恒的任务。5、如何改善采购流程、完善采购机制，促使采购管理观念的转变？专业化生产和企业之间的协作模式对采购管理提出了更高的要求。供应厂商技术的发展和质量的提高，直接影响企业产品的竞争力。采购管理的重要性日益突出。ERP的采购管理系统，虽然能为管理提供较多的信息，但真正做好采购管理工作，做出正确的判断和决策，关键还是改变人们在采购作业上一套陈旧的观念和作法，改革管理机制。 三、关于新采购策略的探讨 传统的采购模式不能适应现代企业发展的要求，必须用新的采购模式和策略，以下就此作出一些浅显的探讨 （一）、协作化采购。这种新型采购模式采取供应链管理策略，改进了与供应商之间的关系，强调协作的理念，而且，随着采购的品种、数量和频率的增加，协作的作用将越发明显，包括： 1、企业内部协作化 企业要实施高效的采购行为，需要企业内部各业务部门的协作配合，包括设计开发部门、生产部门、销售部门、财务部门等，并适时进行相关数据的维护，如物料、供应商、采购价格等，只有这样才能以合理的价格采购到所需的物料、合适的数量并实施正确的交付。 物料采购与销售、生产、库存、财务、质检、供应等多个业务环节紧密相关，需要得到相关部门的配合。因此，数据的共享和业务的集成对于实施协作采购模式是必须的和基本的。 2、企业与外部的协作化 采购不仅需要企业内部的协作，更需要与外部的协作，即与供应商在库存、需求等方面信息的共享。企业可以根据供应链的供应情况调整计划及执行的过程。同时，供应商可以根据企业的库存、计划等信息调整供应计划。 与供应商的关系是采购管理的一个重要方面。对于采购和供应双方来讲，都要考虑成本和利润、长期伙伴和短期买卖关系等问题。好的供应商最终会带来低成本、高质量的产品和服务。采购绩效领先的公司更注重建立与供应商的关系，从长期及帮助供应商成长角度去减低成本。采购绩效领先者，渐渐摒弃传统的拼命压价采购方式，不再千方百计逼迫供应商让步，或寻找多个供应商并采取分而治之的方式。现在，着重与供应商建立长期伙伴关系是现代采购模式的一个发展方向。例如在克莱斯勒，已经放弃了与供应商的对立态度，不再强硬要求对方削价。它取消了许多供应商的相互竞价规格的规定。现在，它帮助供应商设计并制造高质量、合乎通用规格、低成本的零配件。事实上，当供应商找到降低成本的新途径时，克莱斯勒会与之共享其成。供应商也可能因此得到长期合同。 有效的外部资源管理可以建立一种新的不同层次的供应网络，减少供应商数量，与供应商建立一种长期的、互惠的合作关系，进而摒弃传统采购管理的不足：缺乏合作、缺乏柔性和对需求的快速响应能力。 (二) 运用IT技术为采购管理环节解决问题 有效利用协作采购模式解决企业管理中的采购问题，必须依赖于强有力的技术手段。IT技术与先进管理模式（特别是ERP）的结合有效解决了采购问题。据统计，IT技术的应用通常能够获得540的总节约，而典型的成本下降范围是15%20。 对采购数据实施管理是信息快速传递、共享的基础。采购数据主要包括物料数据、供应商数据和采购价格数据。应该建立对采购数据的唯一性录入、动态更新和维护的机制。健全的采购数据可以快速地寻找并评价供应商、询购、形成采购订单、审批、跟踪采购情况。保健品分公司使用ERP管理已经一年，ERP管理为OEM模式的运作解决了很多难题，但目前主要是数据和信息的统计、分解和传递，关于数据分析或根据由公司领导针对信息作出管理策略则需要ERP管理人员对软件作出进一步的开发。 （三）设置流畅的采购流程和合理的组织结构 采购流程包含了为生产需要而选择供应商并购买物料所涉及活动的业务过程。通畅的业务流程是保障高效采购的基础，它应具备优化、无冗余、并行作业的基本属性。优秀的采购流程需要有相应的组织结构来支撑，这种组织结构应是扁平化的，并支持先进的采购模式，如集中采购、分布式采购等。 （四）准时化采购 1、准时采购（JIT采购法）的基本思想是：在恰当的时间、恰当的地点、以恰当的数量、恰当的质量提供恰当的物品。它和传统的采购方法在质量控制、供需关系、供应商的数目、交货期的管理等方面有许多不同。 供应链环境下的采购模式和传统的采购模式的不同之处，在于采用订单驱动的方式。当采购部门产生一个订单时，供应商即开始着手物品的准备工作。与此同时，采购部门编制详细采购计划，制造部门也进行生产的准备过程，当采购部门把详细的采购单提供给供应商时，供应商就能很快地将物资在较短的时间内交给用户。当用户需求发生改变时，制造订单又驱动采购订单发生改变，这样一种快速的改变过程如果没有准时的采购方法，供应链企业很难适应这种多变的市场需求，因此，准时化采购增加了供应链的柔性和敏捷性。 如果实现从“为库存采购”到“为订单采购”的转化，在供应链管理条件下，采购活动以订单驱动方式进行，这种方式可以准时响应客户的需求，降低库存成本，进而改变了传统的以库存补充为目的的采购模式。 针对JS保健品分工公司的OEM特点，这种采购模式是可以借鉴的。 2、准时采购在保健品分公司的可行性 准时采购虽不可照搬到保健品分公司，但某些理念却可以借鉴到当下的采购管理中（1）准时采购对供应商提出相当高的要求，但是降低供应商数量可