SGCC_用户手册-OA使用手册V1.0.doc

第 1 页总 30 页 国家电网公司国家电网公司 SG186 工程工程 协同办公业务应用系统 OA 用户使用手册用户使用手册 国际商业机器全球服务中国有限公司国际商业机器全球服务中国有限公司 全球业务服务部全球业务服务部 20072007年年3 3月月2727日日 第 2 页总 30 页 Version 1 0 Authorized for issue by SGCC Project Manager 签名 Signature 日期 Date IBM China Company Limited Project Manager 签名 Signature 日期 Date 第 3 页总 30 页 关于本文档 文档信息 文档名称文档名称国家电网协同办公OA用户使用手册 文档类型文档类型用户手册 作者作者协同办公项目组 说明说明 本文档是国家电网公司协同办公业务应用系统用户使用 手册 命名规范遵循SGCC 文档命名规范 文件名称文件名称SGCC 用户手册 OA使用手册V1 0 doc 修订历史修订历史 版本版本章节章节类型类型日期日期作者作者备注备注 1 0全部 2008 03 27 丁平俤第一版本建立 内容范围 本文档的目的是为了描述国家电网公司协同办公业务应用系统的用户使用手册 适用的对象 本文档仅适用国家电网公司协同办公业务应用系统的项目成员 第 4 页总 30 页 目目 录录 1 1发文管理发文管理 8 8 1 1概述 8 1 2基础数据项说明 8 1 3视图栏目介绍 10 1 3 1左边栏目介绍 10 1 4拟稿 11 1 5审核 14 1 6会签 18 1 7编号 18 1 8签发 21 1 9排版 转版式文件 24 1 10盖章 联网发文 27 1 11整理文件 归档 29 1 12其它重要功能介绍 30 1 12 1加为我关注的文件 30 1 12 2作废还原 31 1 12 3发文查询 33 1 12 4发文统计 34 2 2收文管理收文管理 3636 2 1概述 36 2 2总体流程说明 36 2 3基础数据项说明 37 2 4视图栏目介绍 39 2 4 1左边栏目介绍 39 2 5总收发登记 40 2 6领导批示 43 2 7主办 协办 46 2 8归档 47 2 9其它重要功能介绍 47 2 9 1扫描登记 47 2 9 2继续登记 48 2 9 3主任填写意见 49 第 5 页总 30 页 2 9 4设置查询级别 49 2 9 5接收联网文件 50 2 9 6收文转公告 51 2 9 7收文转发文 51 2 9 8收文转督办 52 2 9 9作废文件还原 53 3 3签报管理签报管理 1 1 3 1概述 1 3 2总体流程说明 1 3 3基础数据项说明 3 3 4视图栏目介绍 4 3 4 1左边栏目介绍 4 3 5拟稿 5 3 6审核 9 3 7会签 13 3 8编号 13 3 9批示 14 3 10传阅 15 3 11归档 15 4 4督查督办督查督办 1616 4 1下发督办通知单 16 4 1 1概述 16 4 1 2总体流程说明 16 4 1 3基础数据项说明 17 4 1 4视图栏目介绍 18 4 1 5起草督办事项下发通知 20 4 1 6办公厅主任审核 22 4 1 7部门秘书流转 26 4 1 8其它重要操作 26 4 2制定督办计划 27 4 2 1概述 27 4 2 2总体流程说明 27 4 2 3基础数据项说明 28 4 2 4起草督办计划 29 4 2 5审核 31 4 2 6部门秘书中转 34 4 3督办反馈 34 4 3 1概述 34 第 6 页总 30 页 4 3 2总体流程说明 34 4 3 3基础数据项说明 35 4 3 4发起反馈 36 4 3 5处长审核 37 4 3 6上报 40 4 4督办结束 变更 40 4 4 1概述 40 4 4 2总体流程说明 40 4 4 3基础数据项说明 41 4 4 4起草督办结束 变更 申请 42 4 4 5审核 44 4 4 6党组秘书确认 46 4 5生成督办报告 46 4 5 1概述 46 4 5 2总体流程说明 46 4 5 3基础数据项说明 47 4 5 4汇总并生成督办事项报告 48 4 5 5审核 50 5 5会议管理会议管理 1 1 5 1内部会议 1 5 1 1概述 1 5 1 2总体流程说明 1 5 1 3基础数据项说明 2 5 1 4视图栏目介绍 3 5 1 5会议室预定起草 4 5 1 6处长办理 5 5 1 7会议发布 6 5 1 8其它重要功能介绍 7 5 2大型会议 13 5 2 1会议召开申请 13 5 2 2组织方案审批 18 5 2 3会议材料准备 25 5 2 4会议决算审核 31 5 2 5会议执行监督 34 6 6值班管理值班管理 3838 6 1来文来电 38 6 1 1概述 38 6 1 2总体流程说明 38 6 1 3基础数据项说明 39 6 1 4视图栏目介绍 40 第 7 页总 30 页 6 1 5登记来文 来电 41 6 1 6审核 43 6 1 7整理办理情况反馈 归档 45 6 2值班管理 46 6 2 1基础数据项说明 46 6 2 2登记值班日志 46 6 2 3值班排班规则 47 6 2 4生成昨日值班日志 48 6 2 5值班报岗情况 49 6 2 6值班排班情况 50 6 2 7值班费用 51 6 2 8值班费用标准 51 6 2 9排班规则定义 52 6 3大事记 52 6 3 1总体流程说明 52 6 3 2基础数据项说明 53 6 3 3视图栏目介绍 54 6 3 4起草 54 6 3 5审核 57 6 3 6归档 59 6 3 7大事记素材 60 6 4每日要情 61 6 4 1总体流程说明 61 6 4 2基础数据项说明 62 6 4 3视图栏目介绍 62 6 4 4素材整理 63 6 4 5汇总每日要情 64 6 4 6排版打印 67 6 4 7其它重要功能介绍 69 7 7综合协调综合协调 1 1 7 1领导日程 1 7 1 1概述 1 7 1 2总体流程说明 1 7 1 3基础数据项说明 2 7 1 4视图栏目介绍 3 7 1 5登记 4 7 1 6汇总 12 7 1 7查阅 15 7 1 8其他重要功能介绍 16 7 2接待管理 17 7 2 1概述 17 7 2 2总体流程说明 17 第 8 页总 30 页 7 2 3基础数据项说明 18 7 2 4视图栏目介绍 19 7 2 5起草接待审批 21 7 2 6审核 25 7 2 7归档 28 7 2 8其它重要功能介绍 28 7 3重大活动 1 7 3 1概述 1 7 3 2重大活动审查 1 7 3 3重大活动反馈 4 8 8信访管理信访管理 1 1 8 1概述 1 8 2总体流程说明 1 8 3基础数据项说明 3 8 4视图栏目介绍 5 8 5登记来信 来电 来访 6 8 6审核 7 8 7归档 9 8 8其它重要功能介绍 10 8 8 1给后续环节留言 10 8 8 2缓办处理 11 8 8 3催办处理 12 8 8 4撤办处理 13 8 8 5作废处理 14 9 9调研管理调研管理 1 1 9 1概述 1 9 2部门调研计划 1 9 2 1总体流程说明 1 9 2 2基础数据项说明 2 9 2 3视图栏目介绍 4 9 2 4发起调研计划通知 5 9 2 5审核 7 9 2 6填写调研课题 8 9 2 7上报 撤消计划 10 9 2 8其它重要功能介绍 11 9 3公司调研计划 18 9 3 1总体流程说明 18 9 3 2汇总部门调研计划通知 19 第 9 页总 30 页 9 3 3下发调研计划 20 9 3 4其它重要功能介绍 21 9 4调研工作组织 22 9 4 1总体流程说明 22 9 4 2基础数据项说明 23 9 4 3启动调研工作组织 25 9 4 4下发主任务 26 9 4 5填写调研结果 27 9 4 6调研成果整理 评估 27 9 4 7调研成果登记 27 9 4 8其它重要功能介绍 28 1010信息采编信息采编 1 1 10 1概述 1 10 2总体流程说明 1 10 3基础数据项说明 3 10 4视图栏目介绍 4 10 5信息通知 6 10 6投稿 1 10 7筛选 1 10 8采编 2 10 9排版 6 10 10定版发布 1 10 11其它重要功能介绍 1 1111电子公告电子公告 2 2 11 1概述 2 11 2总体流程说明 2 11 3数据项说明 4 11 4视图栏目介绍 5 11 5新建公告 1 11 6领导审核 1 11 7发布公告 1 11 8其它重要功能介绍 1 第 10 页总 30 页 1 收文管理收文管理 1 1 概述概述 收文管理 是指国网公司接收外单位的来文 由总收发进行来文登记 编号 填写拟 办意见 拟办意见审核人审核 总收发分发 领导批办 部门秘书中转 部门领导批阅 处长批办 部门人员办理 主办 部门秘书整理文件归档等全过程的处理 1 2 总体流程说明总体流程说明 流程名称公司收文 流程图 部门办理 部门秘书中转 60 部门主任批阅 61 处长批办 62 本部人员办理 63 主办 部门秘书 整理文件 归档 80 结束 须填写完办理意见 相相关关部部门门 OA 05 公公司司收收文文 总收发登记 编号 填写拟办意见 分发 10 开始 领导批示 50 呈领导批示 公公司司领领导导 OA 发文 可选 办办公公厅厅文文档档处处 国国网网公公司司 拟办意见 审核人审核 13 OA 07 部 门收文 部门 流程图描述 环节环节名称环节描述后续环节 编号 后续环节简述 10总收发登记 编号 填写 总收发填写基本信 息 增加正文附件 50 60 送公司领导批示 送部门秘书中转 第 11 页总 30 页 拟办意见 总收发分发 编号 并填写 拟办意见 如果总收发认为此文需要转部门收文 则登 记完成后直接转为部门收文 注 可同时送部门办理和呈公司领导批示 13拟办意见审 核人审核 办公厅文档处审核 拟办意见 10 环节填写拟办意见后 13 环节可以对拟办 意见进行审核 修改 前提条件 10 环节文 件未发送出 发出后拟办意见不让修改 流程变化 收文一旦登记 文档处处长和办公厅主任就 可以填写拟办意见 但不作为流程环节 收文登记人可以选择发送下一环节 即 公 司领导批示 或 部门秘书流转 一旦发 送 处长和办公厅主任则不能再填写拟办意 见 50领导批示公司领导批示文件10送总收发登记 编号 填写拟办意见 总收 发分发 60部门秘书中 转 部门秘书中转文件 给部门领导 处长 本部门人员 注 文件部门领导填写 意见或签字才可以 出部门 61 62 63 送部门领导批阅 送处长批办 送本部门人员办理 部门办理结束 本部门办理结束标志由部门 秘书设定 各部门办理完毕后 主办部门秘 书可以进行归档 61部门领导批 阅 部门领导批阅文件 填写批阅意见或签 字才可以出部门 60返回部门秘书 62处长批办部门处长批办文件 填写批办意见 此 环节可以有两个主 办人员 并可以选 择转发文功能 60 63 转发文 返回部门秘书 送本部门人员办理 63本部人员办 理 本部人员办理 填 写办理意见 此环 节可以选择转发文 功能 60 62 转发文 返回部门秘书 送处长批办 80 主办 部 门秘书整理 文件归档 主办 部门秘书 整理文件归档 办 结 结束部门办理在本部门结束标志由部门秘书设定 各部门完成后 主办部门秘书可以进行归档 1 3 基础数据项说明基础数据项说明 数据项数据要求 是输入还是选择 必填项其它 包括校验规则 选择内容 文件字号输入系统提供重号检查 即检查是否有 第 12 页总 30 页 重复的文件字号 收文类型 选择可按要求进行配置 如 行政 机要等 办阅件单选办件 阅件 默认为办件 登记流水号 系统自动生成Y登记流水号是系统自动生成 不可以修改 系统提供缺号漏号选 择功能 来文单位 选择或输入Y如果系统内单位 可从系统单位信 息库中选择 可编辑 如果系统外单位 可以直接输入 来文分类 选择上级单位 政府机关 兄弟单位 下属机构 其他 登记人自动生成登录用户 文件标题 输入Y根据文件标题的最后两个字自动确 定文种 系统提供重文检查 即检查是否有 文件标题重复 主送单位选择或输入根据组织机构列表进行选择或输入 紧急程度 选择普通 急件 平急 加急 特急 特提 默认为普通 文件密级 选择普通 秘密 机密 绝密 默认为普通 收文日期 选择或输入Y文件的签收时间 缺省为系统日期 可选择 可编辑 是否归档 单选是否归档 默认为否 值为 是 时分类号 保管期限不 能为空 分类号 选择或输入分类号前两位与部门关联并自动生 成 规则待定 保管期限选择短期 长期 永久 每日要情 单选生成每日要情 值为 是 否 默认为是 办理期限选择或输入显示具体时间 主题词 自动提取或输入主题词列表 可编辑 修改 可从 系统主题词库中提取 国家电网公司公文主题词表 doc 主办部门选择或输入根据组织机构列表进行选择 协办部门选择或输入根据组织机构列表进行选择 附件说明 添加附件时 自动生成附件 说明 来文摘要输入 第 13 页总 30 页 关联号 输入收文的关联号 缺省是发文的大流 水号 发文文号生成后 关联号显 示 文号 需要能超链接 备注输入 关联号系统自动生成 相关链接系统自动生成 1 4 视图栏目介绍视图栏目介绍 点击 收文管理 便直接进入到收文管理系统 如下图所示 1 4 1 左边栏目介绍左边栏目介绍 系统导航 包括待办待阅 拟办文件 经办文件 待办待阅 显示当前用户需要办理或者查阅的文件 收文登记 显示处于登记状态的文件 今日收文 显示当前日期收到的文件 经办文件 显示当前用户经办的文件 第 14 页总 30 页 收文文件夹 包括我关注的文件 重要文件 缓办文件 办结文件 作废文件 我关注的文件 显示当前用户设置的关注文件 重要文件 显示当前用户设置的重要文件 缓办文件 显示缓办的文件 办结文件 显示已经办结的文件 垃圾箱 显示当前用户作废的文件 收文查询 可按收文日期 按收文月份 按收文年度 按文件分类 按主办单位和按 清退文件进行查询 收文统计 可按收文日期 按文件分类 按来文单位 按主办单位和办结率进行统计 1 5 总收发登记总收发登记 用户进入 收文管理 收文登记 点击 登记收文 如图所示 注意注意 如果当前用户身兼多职时 系统在起草时会提示选择机构角色 选择机构角色 提示选择要启动的流程 并可选择文件形式 也可在发文主表单中选择 如图所示 第 15 页总 30 页 选择流程和文件形式后 进入收文主表单 填写基本信息并保存 如图所示 单击 正文管理 和 附件管理 分别进行正文 附件的添加 如图所示 第 16 页总 30 页 a 附件添加步骤 点击 增加 按钮 点击 按钮引入附件 输入附件的文件 标题 点击 确定 按钮完成添加 b 附件修改步骤 选中已添加的附件 点击 修改 按钮 修改附件内容 执行 保存 系统提示 是否将修改保存到服务器 点击 确定 按钮完成 c 选中已添加的附件 点击 查看 按钮查看附件内容 d 选中已添加的附件 点击 重命名 按钮修改附件名称 e 选中已添加的附件 点击 删除 按钮删除此附件 f 选中已添加的附件 点击 上移 按钮上移此附件 g 选中已添加的附件 点击 下移 按钮下移此附件 执行发送操作步骤 点击 发送 按钮 弹出发送对话框 点击 环节名称 下拉菜单 选择下一办理环节名称 点击 待选人员 列表选择环节办理人 点击 确定 完成发送 如下图所示 第 17 页总 30 页 1 6 领导批示领导批示 在 待办待阅 视图中点击要办理的文件进入 如下图所示 第 18 页总 30 页 点击 查看正文 和 查看附件 查看正文和附件 如下图所示 点击 填写意见 填写拟办意见 如下图所示 第 19 页总 30 页 注意 注意 如果用户多次填写意见 或者重复当前环节办理 在填写意见对话框中将会出 现意见填写方式选择 如下图所示 点击 发送 可发送给登记人 如下图所示 第 20 页总 30 页 1 7 主办 协办主办 协办 部门秘书流转 此环节不需要填写意见 只需要发送给部门相关人员即可 如下图所 示 部门领导批阅 此环节必须填写意见 在没有填写意见的情况下点击 发送 系统将 给予提示 并弹出填写意见对话框 部门领导批阅完毕后 文件返回到部门秘书处 第 21 页总 30 页 部门处长及其他人员办理过程参考部门领导批阅 1 8 归档归档 主办部门领导批阅完毕后 即可由主办部门秘书对文件进行归档 收文没有特定的归 档操作 在主办秘书办结后 系统会根据 是否归档 数据项判断进行自动归档 如下图 所示 第 22 页总 30 页 1 9 其它重要功能介绍其它重要功能介绍 1 9 1 扫描登记扫描登记 通过扫描设备将待登记文件扫描完毕后 进入 收文管