MA-A2-006离职人员管理办法(内容)A-0版.doc

離職人員管理辦法文件編號：MA-A2-006版次：A-0頁次：4/5一、目 的：为规范本公司所属从业人员之办理离职程序与移交相关作业有所遵循，特订定本办法。二、范围：凡本公司与所属各海外工厂、办事处之全体员工均适用。三、定义：1. 离职申请单：人员自请离职时，所填写之申请离职窗体。2. 离职手续单或通知单：人员申请离职奉准后，由各厂管理单位印出一份交给离职人员办理离职之程序单，本窗体因各地直/间接人员管理项目不同，授权各海外厂因地制宜制作，但必要之流程程序由总公司列出，请各厂列入窗体内容。3. 工作移交清册：针对间接人员对于工作之移交内容/保管物品/待办事项所填之窗体。4. 财产清册：离职人员若有保管公司列管或列帐之财产，另由管理课印出财产清册，由离职人员办理财产移交。四、权责：1. 直属主管：负责离职人员之工作分派安排与移交之监交作业。2. 管理单位：负责发出离职窗体并复查工作移交清册、离职手续单是否已完备， 离职文件归档，离职证明之开立。3. 各海外厂/赫雅信息人员：3.1负责删除离职人员之通讯账号3.2离职人员之外部邮件转收设定（由离职人员之直属主管提出）3.3若离职人员另具集团ERP 账号或权限者，另须通知圜达信息部关闭相关权限与账号。五、内容：1.本公司员工自请离职者，应于法定离职申请日前向公司提出申请，由本人填写员工离职申请单，本单依本公司各级核决权限主管核准后实施。2.各厂/办员工自请离职申请之核准主管权限如下：2.1圜达公司：2.1.1直接员工之离职申请一律须经过所属部门主管的核准。2.1.2 间接员工之离职申请一律须经过 董事长的核准。2.2各海外工厂：2.2.1直接员工之离职申请一律须经过所属部门主管的核准。2.2.2一般间接员工之离职申请一律须经过部门主管的核准。2.2.3组长（含）至主任（不含）级员工之离职申请一律经总经理核准。2.2.4重要列管人员（所有主任级以上主管及连续二次考核A级技职人员）之离职申请单，均由海外厂总经理签核并签注因应对策后，最迟于预定离职日10天前转回总公司，经董事长核准后生效，并由大管理将核准文件传回海外厂办理离职交接手续及人事布达公告。2.3赫雅公司：2.3.1所有人员均以间接员工程序办理，业务助理与业务人员之离职申请一律须经过 赫雅最高主管的核准。2.3.2任职三年以上之业务助理与一年以上之业务人员，须转回台北总公司核准。3. 员工之离职申请奉核准后，由各厂管理单位印出离职手续单（或通知单）与工作移交清册、财产移交清册交予离职人员，由员工本人于离职生效日前亲自办理离职各项程序完备：3.1直接员工：依离职手续单（圜达）或离职通知单（海外厂），依序向各相关单位办理离职会签作业。3.2间接员工：除依3.1文件办理外，另须依填写工作移交清册，内容包括： 3.2.1 保管文件。 3.2.2 待办事项。 3.2.3 保管财务/物品。 3.2.4 其它依职务需求应移交之项目。3.3员工本人因故而无法亲自办理员工离职手续单或离职通知单者，可委托他人代办，但代办人应出具委托书。3.4 移交时由直属主管为当然监交人，直属主管出缺时，由上一级主管担任；移交物品如经发现有遗失或毁损之情事者，应由员工本人照价赔偿公司。如移交人逾期不移交或故意虚伪、遗漏、亏短等不法舞弊情事者，本公司除依规定向离职人员追偿外，情节重大者将移送有关司法机关究办。 3.5员工离职前如未能完成离职手续者，其应领的薪资则由本公司暂时保留，待其完成全部离职手续后再由公司发放之。4.离职员工如欲向公司申请离职证明书或终止劳动合同证明书者，必须依本办法之各项规定办妥离职移交手续完备后，由本公司发给之。5.员工如未依规定申请离职核准即自行离职，或是其离职申请虽已获公司核准但于正式离职日时仍尚未办妥移交手续完备者，如因此致公司遭受经济财产或名誉上之损失，将追究离职人员其应负之民事及刑事上的相关法律责任。6.各厂/办针对人员离职手续或通知窗体，须统一列入与确认重点：6.1所从事的工作或业务是否移交清楚？有无检附移交清册/财产清册，工作移交完成后应由接收工作之同事签名，如果离职员工之工作分别交给不同的二人(或以上)时，则应由所有接收的人签名确认，单位主管对于离职员工计算机内的数据之移交清点，也必须再作确认。6.2外部e-mail邮件是否需要代收？若为业务人员离职，外部邮件一律需代收，代收层级至上二阶主管。6.3保管公务钥匙/公务文件是否已缴回，由直属主管签名确认。6.4员工通讯账号取消，由各厂MIS人员签名确认6.5 ERP权限取消，如离职人员职务与ERP操作有关者，由各海外厂MIS人员通知圜达信息部办理。6.6保管之信息设备点交/收回：本公司员工一人仅配发一台计算机供工作上使用, 除了在三个月内会有人员来接任离职者的工作，方得留下计算机设备外，离职员工的计算机必须由信息部收回统一管理，如有其它原因需要增加信息设备，应填写信息设备申请单重新申请。6.7员工识别证、职务章、名片、文具缴回，由各厂管理部签名确认。6.8确认保管财产移交清册移交完成（书面/三方签名），交接人员需清点离职员工所保管之固定资产，并于清册上签名，由管理部复查确认6.9 财务结清：确认是否有任何未结清之款项，由财务单位签名确认。7.员工正式离职生效日起，各厂经办单位应立即办理各项劳动保险及商业保险的退保手续。8.工作移交之内容亦适用于间接人员遇停薪留职达三个月以上或作跨部门或跨厂之职务调动。 9.离职员工于尚未办妥移交手续之期间