Excel的使用简介.doc

_Excel的使用简介 Excel介绍Excel是一个电子表格处理软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测，并且具有强大的制作图表的功能。在“开始”菜单中选择“程序”，再选择“Microsoft Excel”,将进入Excel的界面。在Excel中，一个文档文件(扩展名为xls)就是一个工作簿。Excel工作簿是计算和储存数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，每个工作簿最多能包含255张工作表。默认情况下，新建文档中包含3张工作表，默认工作表名为“Sheetl”、“Sheet2”和“Sheet3”。工作簿中的每一张表格称为工作表，工作表包含排列成行和列的单元格。单元格是指表格中的一个格子。每张工作表最多能包含256 列、65536行。行以阿拉伯数字编号，列以英文字母编号(A、B、Z、AA、AB、IV等)。图附录2-1 Excel界面文本的输入1.在单元格中输入文字在单元格中输入文字有两种方式，一是单击单元格直接输入；二是双击单元格，出现输入光标再输入。图附录2-2在单元格中输入文字2.在单元格中输入数据在建立表格之前，头脑中应该有表格的大致模样，比如表头有什么内容，标题列是什么内容等，因此在用Excel建立一个表格的时候开始是建立一个表头，例如“高一（5)班学生情况表”，然后就是确定表的行标题和列标题的位置，最后才是填入表的数据。(1) 首先输入表头：单击选中A1单元格，输入“高一 (5)班学生情况表”；(2) 然后从第二行开始输入表的行和列的标题，例如“学号”、“姓名”、“性别”等；(3) 然后再把不用计算的数据填充进去。在输入数据时，经常会遇到一些有规律有周期的数据。这时我们可以应用Excel的特殊功能自动填充功能。例如，在A4的单元格先输入一个学号为04-501，然后把鼠标放到单元格右下角的方块上，当鼠标变成一个黑色的“十”字时就按下左键向下拖动(见图附录2-3)，直到一定的数目为止，学号会按照顺序自动填充。自动填充还有许多其他的用法，诸如日期、星期等。图附录2-3在单元格中输入数据简单的计算功能1.利用公式进行计算例如求总分(见图附录2-4)。单击I3单元格，从键盘上输入一个“=”;单击C3单元格，编辑栏中就出现了“C3”；从键盘上输入一个“+”号，再单击D3单元格，从键盘上输入一个“+”号，依次操作至H3,单击“确定”按钮;在I3单元格中就出现了从C3单元格至H3单元格的数值的求和。选中I3单元格，利用自动填充功能，所有学生的总分都计算好了。 图附录2-4利用公式进行计算2.利用函数进行计算对于求总分,或者求学科的最高分、最低分和平均分等，可以利用函数公式来操作。如求总分(见图附录2-5),可单击I3单元格，点击工具栏上的粘贴函数按钮，出现“粘贴函数”对话框，选择求和(SUM)函数；点击“确定”；出现数值区域的对话框，用鼠标选中C3至H3的区域，在“Number1”栏中会自动填入 “C3:H3”，点击“确定”；则在I3单元格中显示总分的值。同样，可以利用MAX函数求最高分，用MIN函数求最低分，用AVERAGE函数求平均分等。 图附录2-5利用函数进行计算排序与筛选1.数据的排序排序有时也称之为分类，即按照某个字段的值的大小顺序重新排列数据列表中的记录。这个字段就称为关键字段或关键字。例如,按“总分”降序排列(见图附录2-6)。选中表格区域A2:I12,单击菜单栏中“数据”，选取“排序”，在“排序”对话框中，在“主要关键字”下拉列表框中选“总分”和“递减”项。 图附录2-6数据的排序在排序过程，如果关键字是数值，则按其值的大小排列；如果是英文、字符、标点等，则按ASCII码的次序排列;如果是汉字，则按国际码的次序排列;如果是日期，则按日期的先后进行排列。在Excel中可以同时指定一个、二个或三个关键字排序，需要注意的是其他关键字的排序是以第一关键字为准，即第一关键字相同的情况，才考虑按照第二关键字进行排序。2.数据的筛选自动筛选例如，筛选出所有男生中的团员（见图附录2-7)。(1)选取表中的任一单元格，单击“数据”菜单，选择“筛选”,再选下级子菜单的“自动筛选”；(2)单击“性别”字段标题旁的筛选箭头；选取“男”；(3)单击“是否团员”宇段标题的箭头；选取“是”。注意:筛选完成后，字段标题旁的箭头始终存在，但不会影响打印输出的效果。选中“全部”，数据恢复原样。图附录2-7自动筛选自定义筛选在筛选时，单击筛选按钮后选择“自定义”，能实现按给出的条件进行筛选。例如，筛选所有在1988年8月31日以后出生的学生（见图附录2-8)。1 单击“出生年月”字段标题的箭头，选择“自定义”，出现“自定义自动筛选方式”的对话框； 2 在“出生年月”下拉列表框中选择“大于”,再单击右边的箭头，选择“1988-8-31”。图附录2-9自定义筛选设置表格格式对于张表格来说，它应该有字体属性设置、单元格及表格的边框线设置等格式设置。1.标题的居中选择A1:I1区域，在“格式”工具栏中选择“合并及居中”按钮。图附录2-9标题的居中2.单元格格式设置单元格的格式设置包括对单元格字体格式、数字形式、边框底纹等的设置。进行单元格格式设置时，首先是选中要设置格式的单元格，然后在“格式”菜单中选择“单元格”，最后在出现的“单元格格式”对话框中选择相应的标签来设置不同的单元格格式(见图附录2-10)。图附录2-9单元格格式的设置数据图表化图表可以用来表现数据间的某种相对关系。运用Excel的图表制作可以生成多种类型的图表，下面以柱形图类型为例介绍其制作方法。1.插入图表(见图附录2-11）(1)先选中相关的数据区域选取B2:B12，按住Ctrl键不放(不连续区域的选取），再选取I2:I12；(2)单击“插入”工具栏中的“图表”；(3)在“图表类型”对话框中选择图表的类型，例如选择“柱状图”，单击“下一步”；(4)在“图表数据源”对话框中选择是根据第一行还是第一列生成图表的系列，单击“下步”；(5)在“图表选项”对话框中设置图表标题、数值轴标题、分类轴标题、有无图例等，单击“下一步”；(6)在“图表位置”对话框中选择生成的图表是“作为新工作表插人”，还是是“作为其中的对象插入”单击“完成”。图附录2-11 插入图表2.设置图表格式在图表的制作过程中、制作完成后均有很多种修饰项目，可根据自己的爱好和需要，按照提示，选择满意的背景、色彩、子