借款及报销管理办法.doc

借款及报销管理办法为规范公司各部门借款行为，减少资源不合理利用，回避借款坏帐损失风险，堵塞漏洞，特制定本办法。本办法分为出差借款及报销管理和其它借款及报销管理两部分。 出差借款及报销管理办法1、 出差借款分为营销人员出差借款和其它出差借款两部分，营销人员出差借款须首先填写出差报告单，注明出差任务、行止路线及预计费用，并详细填写所属部门、借款用途、还款期限及姓名。屯玉种业营销管理部出差申请报告单申请人所在营销单元随同人出差地点与路线出差详细事由出差日期填单日期预借费用明细交通费伙食补助其它费用部门考勤员审核意见本单元负责人审核意见营销管理部负责人意见公司分管领导审核意见备注：本报告单与差旅借款单一同按程序审批，审批后报部门考勤员留存，凡无本报告单不得出差。2、 营销人员借款和其它借款均应填制借款单，首先由部门负责人审核，再由分管副总批准，财务负责人复核后方可支取。借 款 单年 月 日借款单位：借款用途：借款金额：人民币（大写） ￥本单位负责人意见： 借款人（签名）：分管经理批示：主管经理批示：限定报帐日期：年 月 日3、 财务部应严格遵循“前帐不清，后帐不借”的原则。4、 借款严格遵循“谁借款，谁使用，谁归还”的原则，财务部应严格执行，杜绝以他人名义借款。5、 借款金额一次超过5000元以上的，须提前一天通知财务部。6、 各级审核人应严格审查每笔借款的用途、去向、还款日期等项目，如发现疑点有权拒付。7、 出差借款须在差旅结束7日内办理相关还款手续，如遇特殊情况确实无法预期内归还，须到财务部经财务部负责人同意后，办理相关续借手续。无正当理由的，不能办理续借手续。8、 借款人到期无正当理由未还请借款的，财务部应按同期银行贷款利率计收罚息，还款时一并收取。9、 借款预期未归还期间，如遇工资发放、奖金及兑现或借款人办理报销领取现金时，财务部有权将其金额冲抵借款。10、 出差借款预期三个月未还的，财务部应向借款人所属部门提交专项清收函，各部门负责人有义务向财务部反馈可行性还款计划书，并向借款人催收借款。11、 遇借款人员变动工作时，原挂个人帐上的出差或公务借款应随工作移交给接交人，并伙同接交人到财务部更换借款手续。移交不清的，财务部有权从其工资、奖金等款项中予以扣除。且款项超过5000元以上的，财务部应及时通知人力资源部及相关领导。12、 遇借款人离职或无能力偿还借款，形成呆死帐时，财务部报经有关领导批准后，作呆死帐处理。公司对呆死帐继续享有清收权。13、 每月末，财务部应及时按部门编制借款余额表，并注明借款用途、借款时间、预计还款日期，如借款已逾期还应注明扣罚及回收方式，于次月初3日前通知到各部门及相关责任人。个人借款余额表部门： 单位：元姓名金额用途借款日期预计还款日期扣罚及回收方式备注14、出差费用的报销，财务部应严格把关，执行公司预算制度和审批制度，超出预算或未经审批，一律不得报销。15、报销人在报销单据前，应首先将票据粘贴整齐、厚薄均匀，书写一律用蓝、黑墨水钢笔和圆珠笔，按要求填写项目、列清用途、点清张数、区分类别。16、 差旅费的报销首先由部门负责人和分管副总审核，常务副总经理或总经理核准。部门副职和10000元以下的报销项目由常务副总经理最终核准，部门正职和10000元以上的报销项目由总经理最终核准。17、 差旅途中的交通费实报实销，原则上副总经理及以上职务可乘坐飞机，且乘坐时间在8小时以内的，应选择火车或汽车作为交通工具。员工出差遇特殊情况需乘坐飞机或火车软卧的公务必须由总经理事先批准；连续乘坐火车达15小时或夜间乘车达8小时以上的，可购买硬卧；市内公共汽车票实报实销，特殊情况乘坐出租车，应在票后注明原因。18、 出差人员夜间乘火车，购买餐车茶座的费用由个人自理，不予报销。19、 出差人员因游览或非因工作需要的参观开支的一切费用，全部由个人自理。20、 出差人员享受会议伙食补助或公费招待用餐的，补助不予报销。21、 出差人员报销车票时，应注明起始站，并在车票背面标注。（如屯留-长治-太原-北京）22、 各项报销单据应为正式发票，除定额发票外所有发票必须经过复写，且必须有经营单位的合法印章，抬头应注明山西屯玉种业科技股份有限公司，发票书写应字迹清楚，大小写一致。23、 出差费用包括食宿费和交通费，食宿费按每人每天80元报销，无住宿票据者补助40元。市场营销员住办事处者每天补助生活费30元，不报销住宿费。24、 报销费用时间应在出差结束后7日内，遇特殊情况经领导批准，到财务部补办续借款手续后，两次差旅费可一并报销。如无特殊情况逾期不报销者，借款依照出差借款管理办法有关规定执行。25、 销售人员出差报销后费用计入各单元待摊费用，待销售结束后从销售收入中扣除。其它借款及报销管理办法其它借款是指除出差借款以外的各项借款，如：零星购物借款、临时性借款、专项借款、备用金借款、业务培训借款、个人借款等。1、 借款人须首先填写借款单，详细填写所属部门、借款用途、还款期限及姓名。2、 产品研发费用、项目调研或专项借款，应附相关审批报告、合同。（原件及复印件各一份）3、 借款严格遵循“谁借款，谁使用，谁归还”的原则，财务部应严格执行，杜绝以他人名义借款。4、 借款金额一次超过5000元以上的，须提前一天通知财务部。5、 借款应先由部门负责人审核，再由分管副总批准，财务负责人复核后方可支取。6、 各级审核人应严格审查每笔借款的用途、去向、还款日期等项目，如发现疑点有权拒付。7、 财务部应严格遵循“前帐不清，后帐不借”的借款原则。8、借款人到期无正当理由未还请借款的，财务部按同期银行贷款利率计收罚息，还款时一并收取。9、 物资采购借款应按采购物品的预估价格借款，各级负责人应严格把关，不允许超值借款。10、其它借款还款期限以借款单所填制的期限为准，个人借款最长不得超过二个月。11、其它借款形成呆死帐时，处理方法同出差借款管理办法。12、 其它借款的报销应严格执行公司预算，超出预算范围的费用，不予报销。13、 报销人在报销单据前，应首先将票据粘贴整齐、厚薄均匀，按要求填写项目、列清用途、点清张数、区分类别。14、 其它费用的报销首先由部门负责人审核，副总经理或总经理核准。部门副职和10000元以下的报销项目由副总经理最终核准，部门正职和10000元以上的报销项目由总经理最终核准。15、 物资采购业务，金额在500元以下的可单独购买，金额在5001000元之间的须两人购置，1000元以上的需三人购置，且在报销时当事人应全部签字确认。16、 购买实物的单据，还应首先由实物保管照单验收，填制入库单方可报销。实物已领用的，应有使用部门和使用人的签字。17、 订购货物预付的款项，经办人必须在货物和票据到达后10日内办妥验收入库手续，并到财务部办理相关报销，否则，从借款之日起按银行同期贷款利率计算经办人罚款。18、 外出学习培训的报销，办理相关审批后，差旅费执行公司规定。取得毕业证书及相关证明材料的，学费报销80%；没有取得毕业证书及相关证明材料的；学费不予报销。19、 探亲人员差旅费的报销，探亲次数及天数按公司规定执行，符合规定的给予报销往返车票，住宿费不予报销。但交通工具仅限为汽车硬座、火车硬座及市内公交车票，出租车票不予报销。20、 对先借款后报销产生的尾欠，报销人员应主动交回财务部，否则财务部有权扣除当事人的工资、奖金、兑现等款项。21、 营销管理部促销宣传费用，支出在10000元以内的，由营销管理部提出意见，分管副总批准。支出在10000-30000元以内的，由营销管理部提出意见，分管副总审核，总经理批准。30000元以上的，由营销管理部会同分管副总提出意见，总经理审核，董事长批准。22、 购买实物的手续报销时，应附有经批准的采购计划书和入库单，根据程序逐级审批后方可报销。23、 对不执行报销制度的人员半年不报停发工资，一年不报开除公职。24、 财务人员如因把关不严造成报销不及时的，处以当事人每次100元罚款，三次以上，调离财务岗位。审批权限：部门经理1、所审核的报账项目必须和本部门的业务职责相关。2、审核报账项目是否合理，用途是否清楚，票据是否合法，补助标准是否合规。3、 核实物的数量是否适当，价格是否异常。4、 核实物的保管和领用是否符合程序，是否有相关人员签字。5、 核大额开支或预算外事项是否附有请示报告或预算审批书。分管经理1、审核报账项目是否与报账人和报账部门相关。2、审核是否有报账人和部门负责人签字。3、审核报账项目是否真实，用途是否合理。4、审核实物的数量和价格是否适合，补助标准是否有据。5、审核实物资产和特殊控制的事项是否履行了相关程序。财务会计1、审核票据的真实性、合法性，确定是否为法定报销凭证2、审核项目的合理性、真实性和与报账部门的相关性。3、审核票据是否存在挖补涂改的迹象。4、审核数量、价格以及标准计算的精确性。5、审核是否为预算内