竣工文件编制管理办法.doc

吉黑公路拉林至五常至省界改扩建工程建设项目竣工文件编制办法拉五公路B2标段项目经理部二00七年十一月六日目 录一、内容和适用范围3二、编制依据3三、相关要求3四、组卷41、建设单位 (甲组文件)档案42、施工单位 (乙组文件)档案43、照片档案54、录音、录像档案65、购进设备图纸、文件资料档案66、公路建设项目归档文件的装订77、公路建设项目案卷的编目方法7五、竣工图91、竣工图编制的要求92、竣工图的更改方法103、竣工图章的使用1014 Z1标段竣工文件编制办法为使鹤大公路宁安至复兴（改）扩建工程建设项目Z1标段的竣工文件达到标准化、规范化，保证档案的完整、准确、系统，特制定本办法。本办法未涵盖内容，按国家、行业相关标准、要求及指挥部其他相关文件、办法执行。一、内容和适用范围本办法适用于鹤大公路宁安至复兴（改）扩建工程建设项目Z1标段桥梁等所有工程项目的竣工文件编制、竣工验收资料整理，最终形成工程档案，移交有关部门。 二、编制依据1、国家档案局、国家计委国档发19984号基本建设项目档案资料管理暂行规定的通知2、国家计划委员会19901215号关于印发建设项目（工程）竣工验收办法的通知3、国家档案局国档发19928号建设项目（工程）档案验收办法的通知4、交通部公路发19951081号关于发布的通知5、国家档案局档办字199625号关于征求基本建设项目（工程）竣工文件编制及档案整理规范（征求意见稿）意见的通知6、黑龙江省交通厅发1999285号关于进一步做好重点工程建设项目文件材料编制、整理与归档工作的通知7、交通部交办发2001390号关于印发的通知8、鹤大至大连高速公路宁安至复兴段建设指挥部竣工文件编制办法（试行版）三、相关要求1、工程文件的收集、积累、竣工文件的编制及工程档案的整理要与工程的立项准备、建设过程、竣工验收同步进行。2、工程文件质量的要求归档文件材料必须书写工整、字迹清楚、图表清晰整洁、签字手续完备。文件材质优良，纸张便于长期保管。不得用褪色的材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔）书写、绘制，一律用碳素笔书写。施工文件中所用表格采用指挥部印发的统一表格（A4纸）填写，如有小于A4纸标准的应用白纸托裱，托裱时，不可将文字图表和数据掩盖，签署意见在装订线以内的要粘贴补宽订装部分，文件右边和下边分别与托裱右边和下边靠齐；如有大于A4纸标准的，应折叠成A4规格。3、收集范围凡是反映与本项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收齐，归入到竣工文件中。四、组卷竣工文件材料按甲、乙组分别组卷、排序号。甲组文件保存的是建设单位形成的档案，乙组文件保存的是其他参建单位形成的档案。1、建设单位 (甲组文件)档案综合管理性文件材料在项目准备阶段形成的文件，如:立项申报与审批文件，可行性报告及批复，征地拆迁、合同、协议，招投标文件，竣工验收阶段形成的文件，按先问题后时间的原则分别组卷。卷内反映同一问题的文件材料应组为一卷，按时间顺序或重要程度排列。图纸应按阶段、专业、结构的不同分别组卷，如果图纸在形成后有图纸目录控制其排序的，可在组卷时按设计图纸目录的顺序进行排列。2、施工单位 (乙组文件)档案施工文件应按合同段、施工工序、问题、时间排列，具体排列顺序见公路建设项目施工文件归档范围和保管期限表。原则上可按以下方法组卷：文件根据公路工程质量检验评定标准（JTG F80/1-2004）按单位、分部（项）工程的划分，分项工程质量评定表及分项工程的各工程质量检验报告单、施工记录表按分项工程施工工序组卷，分项工程质量评定表置于相应的分项工程及质量检验报告之上。原材料出厂证明；成品、半成品出厂证明及各种实验记录等文件按单位工程组卷。若一个单位工程实验文件较多时，可按若干分部（项)工程组卷。具体单位 (项)工程的会议纪要、监理文件等往来文件按单位 (项)工程组卷。重大的质量事故处理要单独组卷，包括事故发生的原因、处理方案、处理结果。施工中遇到的非正常情况记录及对工程质量影响分析，施工中如发生质量事故，经处理补救后达到设计要求的认可文件应注意归档。为了方便交工验收可多做一份分项工程质量评定表与分部、单位工程质量评定表集中一卷。监理独立检查、抽检的标准实验或平行实验依照施工文件排序方法进行单独组卷 (便于对照比较)。监理工程师质量管理文件及检查文件不包括施工单位的自检质量文件，而施工单位的自检文件部分包括监理工程师的质量管理文件。由于变更文件的特殊性，变更文件组卷不能直接附在被变更竣工图的次页中，在整理时，应以一个单项工程、单位工程为单位，把涉及到该单项 (单位)工程的所有变更通知单集中起来，前面附上该单项 (单位)工程的变更通知单目录。如文件材料数量少，可组成一卷，卷内按专业、文件顺序排列；如文件材料数量多，可按专业分别组卷。若一张图纸由多张修改通知单修改的，这些通知单集中组卷。在施工过程中工程联系单按文种组卷，与修改通知单相同。3、照片档案照片档案的构成由照片、底片和文字说明三部分组成，归档时缺一不可。底片是照片档案最原始材料，归档时要使每张照片附有一张底片。照片档案要以一组有密切联系的照片为单位填写文字说明(即“分组说明”)，如果某次活动只收集了一张照片，则要以单张照片为单位填写文字说明。文字说明要求简短、完整、明了。其内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。其编写要求：事由：照片反映事件、事物的情由。时间：事件发生或事物变化、产生的时间或照片拍摄的时间(用阿拉伯数字表示)。地点：被摄物所在的具体地点。人物：照片反映主要人物的姓名、单位和身份。背景：对揭示照片主题具有一定作用的背景。摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。如果一组有密切联系的照片写分组说明，每张照片的其他要素可以简写。如:一组初步设计审查会的照片，有反映会议前与会者查看线路现场，留下会议代表察看地形的照片。同时，在会议室具体讨论时又会形成一些照片，把这一次会议形成的若干张照片作为一组照片，写一个分组说明。说明这一组照片的内容、开会的时间、地点、照片上的人员情况 (主要部门)、会议议题、结论及拍摄人等。有分组说明的照片只要注明该照片的背景或人物即可，这组照片只拟写一条题名，将分说明放在该组照片之前面，即空出一张照片的位置放置分说明。一个单项工程的建设也一样，开工时一般要举行仪式，这时，我们要把施工前的地形、地貌拍摄下来。一些领导参加奠基，这个仪式也可以形成若干张照片，这若干张照片也应写一个分说明，卷内目录可按一组照片拟写一条题名填写。对于某次活动只收集了单张照片，则要以单张照片为单位拟写文字说明和填写有关各项内容。伴随着施工进程，各阶段都留一些反映施工具体过程的照片，它们是工程竣工文件的主要组成部分，项目竣工时应将照片移交三份给建设单位。施工、监理单位移交照片档案前，根据分说明写出照片的总说明，总说明应该介绍整个项目或单位工程施工、竣工、管理情况。如果照片中有施工工艺的改进，质量问题的处理，还应重点介绍相关内容。4、录音、录像档案凡是归档的声像档案，必须图像清晰、声音清楚，并加以必要的文字说明，录像带刻光盘后必须同时归档，录像带是原版、原件。录音、录像档案以自然盒 (盘)为一卷，每盒(盘)的外套上要贴有标签，注明内容、主要人物、形成日期、带长(分钟)、编号、保管期限等，并填写目录。声像档案实行两套制，以复制件提供利用。借出的声像档案不得在有磁场和不洁的环境中保存，不得转借他人或擅自复制。5、购进设备图纸、文件资料档案设备部分的图纸、文件一般装璜比较考究，总原则是保持原貌。已经成本成册装订好的只要符合牢固、整齐要求，可不重新拆开装订，但必须编上档案号，补写案卷题名和卷内目录。外文部分要将题名翻译成中文，常用的部分应全文翻译。若保管单位内没有编页号的要补编页号。6、公路建设项目归档文件的装订装订的案卷卷内文字材料、图纸统一为A4型标准。鉴于公路建设项目相当部分的施工图纸是装订成册的A3规格，为了便于长久保管和利用，竣工图采用装订和不装订两形式，A3规格的竣工图装订成册后对折叠成A4规格入盒；大于A3图幅按(GB10609.38)技术制图复制图的折叠方法的规定折叠成A4规格入盒，并在折叠好的图纸右上角加盖“档号章”(档号章由档案部门完成)。文件材料一般采用机器装订(无绳胶装)，具体要求为:装订前去除原用于装订的金属物，以免锈蚀纸张。检查案卷封面、卷内目录、备考表等是否符合GB/Tl182-89规定标准。每卷厚度，文件材料一般以每卷160页为宜，如同类文件数量较多，可分成几卷，但每卷有各自的卷皮、目录和备考表，并在卷盒及卷皮的案卷题名中揭示内容。每卷内容排列顺序为：案卷封面卷内目录文件备考表。底图既不能装订，也不能折叠。整理时把同一项目的底图纸目录按顺序排列，装入大牛皮纸袋中平放或卷成筒装入硬纸筒保存，如同一项目的底图数量较多，也可分成几袋或几筒，然后放入底图柜中保存。为方便查找，每个项目应以张为单位编底图目录，编制内容包括：序号、归档时间、档号、底图名称、幅面张数、编制单位、编制日期、备注。7、公路建设项目案卷的编目方法编目工作是档案整理的重要程序，其目的是固定文件材料在一个案卷内的位置及每个案卷在整套项目档案中的位置。编目工作内容可分为编制页号、档案号、卷内目录、档案总目录、备考表、案卷封面和档案索引目录。其目的：一是能清楚地提示出文件材料的整理成果，达到固定排列顺序，反映案卷内的成份和内容；二是能确切地反映案卷的特征和统一使用的名称、术语、符号。编页号公路建设项目文件材料的编号的目的是为了便于确切地统计出案卷内的文件材料的数量，确保其完整性，同时也为档案利用提供方便。装订的案卷一律编页号，顺序均从 “001”开始，一页一号。有些技术说明书，如果是已装订成册的出版物，并有序号的，可以不重新编号，只需在备考表中说明此序号共有多少页。编制页号时，正面在右下角编号，反面在左下角编号。案卷采取不装订形式时，案卷内的文件材料要按卷内目录顺序排列，散页文件和A3、A4型规格图纸装订成册。编写卷内目录卷内目录是对案卷内的每一份文件材料、图纸的确切登记表格，编制内容包括：顺序号、文件编号、责任者(形成文件单位、合同是两个单位形成的应写签章单位)、文件材料题名、日期、页次、备注等。如果文件形成时对单位、分部(项)工程名称填写不准确的，编制卷内目录时要纠正；若会议纪要、变更通知单中每一份文件没有题名要拟卷内题名，揭示会议主题、修改内容等，重拟题名外“”号，原题名不能揭示文件内容的重拟题名，加“”号附于原题名之后。某些图纸原来已有图纸目录的，应保留其目录，再编制简单卷内目录，如一本图纸己装订好，共160页，再打一张目录。如果图纸目录与图纸排列不相一致时，应当重新予以编制卷内目录，保留原目录并编上页号。编写案卷目录公路建设项目档案案卷目录是以案卷为对象进行登记编写的，它是案卷的名册和查找利用档案的工具。编制内容包括：档号、题名、编制单位、编制日期、页(份)数、期限、备注等。编备考表备考表是说明案卷内文件状况的表格，填写分两部分，上半部分在归档时填写，说明卷内文件材料的数量，完整、准确的程序，整理人、检查人；下半部分由监理工程师对本卷内容审核后签字。编制案卷封面编制案卷封面起着固定整理、分类的成果，从封面上直接揭示案卷内文件材料的内容与成份的作用，内容主要包括：档案号、缩微号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级等。案卷题名是对案卷内文件材料内容的概括，应包括项目名称 (按批准文件中的准确的项目名称全称)、卷内文件的针对内容(重大的项目档案数量多时，案卷题名层次可包括：项目名称+单位+分部 (项)工作名称和具体内容等，例如：国道主干线哈尔滨绕城公路东北段（秦家至东风）工程k+-k+(名称)竣工图)。拟写案卷题名要注意问题的专指性，避免拟写过于简单或雷同的题名，要在充分了解案卷内容的基础上，通过拟写案卷题名，准确揭示出案卷的特定内容。例如某大桥的沉降位移观察记录部位、观察时间分类组卷后，在案卷题名上应反映出项目名称、观察部位、观察时间及文件的内容。如果相同内容有数卷时，不能以之一、之二字样出现，应以里程、桩号加以区别。编制日期：填写案卷内文件材料起止日期(编制日期不是归档日期)。保管期限：填写其划定的保管期限，一般分为：永久、长期、短期。密级：依据保密规定填写(由档案部门填写)。编制档案号公路建设项目档案号由分类号和案卷顺序号构成。分类号应根据接收单位的分类编号方案填写，案卷顺序号按分类号的最后一个层次编流水号。公路建设项目档案的档案号可采用汉语拼音和阿拉伯数字混合组成。公路建设项目档案编号方法为:大类代字+属类+档案号例：GL5.1 l.1-l编制档案索引目录档案索引目录的编制是为查找整套档案提供方便，其编排内容、顺序为：档案编制说明、档案验收证书、档案移交接收单、案卷目录、卷内目录。为方便查找，整套卷内目录的右上角应标明第几卷。索引目录的大小尺寸也应和案卷大小一样，封面上标明工程项目索引目录，索引目录不编案卷号。五、竣工图1、竣工图编制的要求 凡按图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图空白处加盖竣工图章；竣工图所用的图纸和图幅应与原设计图一致，即：A3号纸（420297mm）。凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图（新图）上修改，加盖修改专用章并签署竣工图章。凡结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图，重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”。同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。建设单位应负责或委托编制项目总平面图和综合管线竣工图。竣工图按GB 10609.3-89技术制图复制图的折叠方法，统一折叠成210mm297mm（A4）图幅，内折式，外翻图标；按项目的单项、分部工程立卷、装入档案盒内。应编制竣工图总说明，及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。竣工图应准确、清楚、完整、统一，真实反映工程竣工验收时的实际情况。2、竣工图的更改方法利用施工图更改，必须注明更改依据和更改日期，如设计变更通知单、洽商记录等的文件编号。更改一般是杠（划）改，局部可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制。图样上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉。更改应符合各专业的要求。更改应用碳素墨水。3、竣工图章的使用竣工图章尺寸为70mm50mm，内容有：编制单位名称、编制人、技术负责人和编制日期；监理单位、监理单位技术负责人。（式样见图）8mm10mm48mm50mm（编制单位全称）K+ K+段工程竣工图编制人技术负责人编制时间监理单位名称监理人20mm30mm20mm所有竣工图应加盖竣工图章，签字要求填写齐全，不得代签。由设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标，并按要求签署竣工图标。竣工图章盖在图标上方空白处或折叠后外翻图标上方。竣工图章应使用不褪色红印泥。公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表序号归档文件保管单位保管期限一可行性研究交通部主管部门设计单位永久1项目建议书及批复2工程可行性研究报告及批复3项目评估4环境预测、调查报告二设计基础材料1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、重要土岩样说明建设单位永久或长期2水文、气象等其它设计基础材料三设计文件1总体规划设计交通部档案馆、交通主管单位、设计单位永久2审批的设计及有关文件交通主管部门、设计单位永久3公路用地图设计单位长期四工程管理文件建设单位永久1征用土地批准文件及红线图建设单位永久2公路建设用地呈报表建设单位永久3征地数量明细表建设单位永久4拆迁、补偿协议书建设单位永久5承、发包及委托合同、协议书、招标、投标、租赁文件建设单位永久6技术规范的补充文件和修改文件建设单位永久7施工执照建设单位永久8环保、劳动安全、消防、规划等文件建设单位、使用单位永久9电、暖、煤气供应协议书建设单位、使用单位永久10工程总结交通部档案馆、交通主管