欧辉客车服务站帮助手册.doc

欧欧 V 新能源客车配件服务信息新能源客车配件服务信息 系统系统 帮帮 助助 手手 册册 服务站部分 欧欧 V V 新能源客车事业部新能源客车事业部 20112011 年年 7 7 月月 配件服务系统帮助手册 第 2 页 共 44 页 目录目录 欧欧 V V 新能源客车事业部新能源客车事业部 1 1 1 项目说明项目说明 3 2 2 软硬件安装环境及网络设置说明 软硬件安装环境及网络设置说明 3 2 1 硬件要求 3 2 2 软件要求 3 3 3 登录登录 3 3 13 1 登录界面登录界面 3 3 23 2 登录步骤登录步骤 4 3 33 3 登录时常见的错误提示登录时常见的错误提示 4 4 4 业务环节业务环节 5 4 1 售后服务管理系统 5 4 1 1 基础信息 5 4 1 1 14 1 1 1 保修标准查询保修标准查询 5 4 1 1 24 1 1 2 保养标准查询保养标准查询 6 4 1 1 34 1 1 3 配件保修标准查询配件保修标准查询 7 4 1 1 44 1 1 4 维修项目及工时查询维修项目及工时查询 8 4 1 2 索赔业务 9 4 1 2 14 1 2 1 预申请管理预申请管理 9 4 1 2 24 1 2 2 外出登记管理外出登记管理 14 4 1 2 34 1 2 3 索赔单管理索赔单管理 15 4 1 2 44 1 2 4 发运管理发运管理 21 4 1 2 54 1 2 5 扣补款管理扣补款管理 23 4 1 3 车辆销售 25 4 1 3 14 1 3 1 售后车辆管理 售后车辆管理 25 4 1 3 24 1 3 2 用户信息管理用户信息管理 26 4 1 4 结算业务 27 4 1 4 14 1 4 1 服务站结算管理 服务站结算管理 27 4 2 配件供应链管理系统 28 4 2 1 采购业务 28 4 2 1 14 2 1 1 订单管理订单管理 28 4 2 1 24 2 1 2 退货管理退货管理 30 4 2 1 34 2 1 3 运单管理运单管理 32 4 2 1 44 2 1 4 直供订单管理直供订单管理 34 4 2 1 54 2 1 5 直供产品抵达确认直供产品抵达确认 35 4 2 1 64 2 1 6 采购计划管理采购计划管理 37 4 3 配件代理库管理系统 39 4 3 1 服务站业务 39 4 3 1 14 3 1 1 采购订单管理采购订单管理 39 4 3 1 24 3 1 2 采购退货管理采购退货管理 41 4 3 1 34 3 1 3 运单抵达管理运单抵达管理 42 配件服务系统帮助手册 第 3 页 共 44 页 1 1 项目项目说明说明 OV 系统是在晨阑公司 VE I 系统现有功能的基础上进行相应开发而成 系统主要功能包含备件进销存 以及维修服务和索赔管理 应用范围包括公司总部 服务站 中心仓库 区域中心库 备件供应商和承运 商 晨阑公司的 VE I 系统已有国内大型汽车生产企业多年应用实践 福田公司在引时又根据自身特点进行 了适当的调整和改进 通过新系统的实施 一方面能够显著提高工作效率 既能通过数据共享减少重复劳 动 又能通过 Internet 提高数据传递速度 另一方面能够减少工作失误的发生 通过系统参数以及基础资 料的设置来减少人为因素的影响 同时新系统中包含了大量的先进管理经验和技术 能够大大提高管理水 平 增加客户满意度 为整个售后服务管理达到一个新的台阶而打下坚实的基础 2 2 软硬件安装环境及网络设置说明 软硬件安装环境及网络设置说明 2 12 1 硬件要求硬件要求 客户端最低配置 CPU PIII 800 及以上 内存 128MB 及以上 硬盘空闲空间 100MB 及以上 网卡 10MB 及以上 网络 128K ISDN 或 512K 及以上宽带接入 2 22 2 软件要求软件要求 客户端 操作系统 win2000 win XP windows server 2003 3 3 登录登录 3 13 1 登录界面登录界面 1 登陆 配件服务系统帮助手册 第 4 页 共 44 页 用户名 每个登录的用户都有一个用户名做为唯一标识 登录时用户名不得为空 密码 一个用户名对应一个密码 登录时注意密码的正确性 企业编号 一个企业有惟一的一个企业编号 该企业编号由福田公司分配给每个企业 登录时企业编号不 得为空 3 23 2 登录步骤登录步骤 第一次登录时密码为 a12345 登录系统以后可以重新设置密码 只需依次输入 用户名 企业编号 然后点击登录即可 以后每次登录只需输入密码 用户名和企业编号会自动默认为上次登录时的用户名和企业编号 如果 要更换用户和企业则需重新输入用户名和企业编号 3 33 3 登录时常见的错误提示登录时常见的错误提示 1 报错 用户名 不存在或密码错误 输入的用户名不存在 用户名输入错误 密码输入错误都会引起此错误 用户名和密码的输入要注意 区分大小写 连续出现 5 次登陆失败登陆界面将会自动关闭 2 报错 无法与服务器建立连接 配件服务系统帮助手册 第 5 页 共 44 页 如果出现这种情况请先检查网络连接 如果网络连接没有问题 请联系相关人员检查服务器连接情况 连续出现 5 次登陆失败登陆界面将会自动关闭 3 报错 主程序无法加载 这类错误需要手动下载安装程序 重新安装程序 4 报错 对不起 全部服务器的链接都尝试失败 系统无法继续运行 这种情况一般是没有加载或者登陆 VPN 失败造成的 解决办法是进入 登陆账号 4 4 业务环节业务环节 4 14 1 售后服务管理系统售后服务管理系统 4 1 1 基础信息基础信息 4 1 1 14 1 1 1 保修标准查询保修标准查询 操作名称 保修标准查询 操作目的 查看某些车型或车的保修标准 操作说明 服务站帐号登陆 操作位置 售后服务管理系统 服务站业务 基础信息 保修标准查询 前序操作 保修标准申请管理 后续操作 无 操作步骤图例 1 点击节点 进入以下界面 配件服务系统帮助手册 第 6 页 共 44 页 选择某一查询条件点击查询 可以查询某台车或某个车型的保修标准 点击明细查看 可以查询该车 型或车的某些总成件或零部件的保修标准 如下图所示 4 1 1 24 1 1 2 保养标准查询保养标准查询 操作名称 保养标准查询 操作目的 查看某些车型或车的保养标准 配件服务系统帮助手册 第 7 页 共 44 页 操作说明 服务站帐号登陆 操作位置 售后服务管理系统 服务站业务 基础信息 保养标准查询 前序操作 保养标准申请管理 后续操作 无 操作步骤图例 1 点击节点 进入界面如下 可根据不同的查询条件去查询某个车型或者车的保养标准 4 1 1 34 1 1 3 配件保修标准查询配件保修标准查询 操作名称 配件保修标准查询 操作目的 查看某些总成件或者零部件的保修标准 操作说明 服务站帐号登陆 操作位置 售后服务管理系统 服务站业务 基础信息 配件保修标准查询 前序操作 配件保修标准申请管理 后续操作 无 操作步骤图例 点击节点 进入界面如下 可根据不同的查询条件去查询某些总成或者配件的保修标准 配件服务系统帮助手册 第 8 页 共 44 页 4 1 1 44 1 1 4 维修项目及工时查询维修项目及工时查询 操作名称 维修项目及工时查询 操作目的 查询某些车对应的维修项目所需的工时 操作说明 服务站帐号登陆 操作位置 售后服务管理系统 服务站业务 基础信息 维修项目及工时查询 前序操作 维修项目及工时维护 后续操作 无 操作步骤图例 1 点击节点 进入界面如下 可根据不同的查询条件去查询某些车对应的维修项目所需的工时 配件服务系统帮助手册 第 9 页 共 44 页 2 点击明细查询 如下图所示 4 1 24 1 2 索赔业务索赔业务 4 1 2 14 1 2 1 预申请管理预申请管理 操作名称 预申请管理 配件服务系统帮助手册 第 10 页 共 44 页 操作目的 对重大索赔 一般让度 外出服务 强保让度 直播维修 照顾性维修 商品车维修打申请 操作说明 服务站帐号登陆之后 操作位置 售后服务管理系统 服务站业务 索赔业务 预申请管理 前序操作 外出登记管理 后续操作 预申请单初审 市场部经理审核 以及预申请单终审 服务科审核 操作步骤图例 1 打开界面 选择时间或其他查询条件 可以查询出最近做过的申请单 具体界面如下 2 如果要新提交申请 点击 新增 按钮 弹出预申请单生成界面 如下 配件服务系统帮助手册 第 11 页 共 44 页 3 选择申请类型 其中标志特殊颜色字体的部分是必填内容 选择完申请类型以后 VIN 码后面出现一个放大 镜的图案 如下图所示 4 点击放大镜按钮 弹出 车辆信息查询 界面 根据 VIN 或发动机编号查询条件查询出要打申请的车 配件服务系统帮助手册 第 12 页 共 44 页 5 双击或点击确定按钮 系统返回申请单新增的界面 将会自动将该车的销售日期 用户名称带出来 6 点击联系人名称 弹出选择的 VIN 码对应的所有的联系人 双击或点击确定某一条联系人以后 返回主界 面 配件服务系统帮助手册 第 13 页 共 44 页 7 点击祸首件编号的放大镜 选择故障件 填写上其他信息后界面如下 8 因有些申请类型需要将更换的配件选择一并打申请 因此 右侧部分点击查询 双击选择需打申请的配件 界面如下 配件服务系统帮助手册 第 14 页 共 44 页 9 用鼠标点击数量列 直接输入要使用的数量 回车后点击保存 预申请单新增完成 10 如果申请类型为外出维修的话 外出登记单节点 必须选择对应的车辆的外出登记 才能保存成功 11 保存成功后 系统返回主界面 点击上方的 提交 按钮 单据将提交给市场部经理或服务科进行审核操 作 4 1 2 24 1 2 2 外出登记管理外出登记管理 操作名称 外出登记管理 操作目的 对外出类型的索赔单做外出登记 操作说明 服务站帐号登陆之后 操作位置 售后服务管理系统 服务站业务 索赔业务 外出登记管理 前序操作 无 后续操作 预申请单管理 操作步骤图例 1 打开节点 点击查询界面如下 配件服务系统帮助手册 第 15 页 共 44 页 2 如果要做外出类的申请 必须先登记外出 选择 新建 弹出界面如下 填写维修电话 里程 维修人 外出人数等信息 点击确定返回主界面 3 点击主界面的 提交 按钮 即可在预申请管理新增外出类型的申请时选择该外出登记 4 1 2 34 1 2 3 索赔单管理索赔单管理 操作名称 索赔单管理 操作目的 对所作的维修做索赔单申请索赔 操作说明 服务站帐号登陆之后 操作位置 售后服务管理系统 服务站业务 索赔业务 索赔单管理 前序操作 预申请单管理 后续操作 索赔单管理 初审 终审 配件服务系统帮助手册 第 16 页 共 44 页 操作步骤图例 1 点击节点进入该界面 可以选择查询条件来查询以前做的单据 2 点击新增按钮 弹出如下窗体 有颜色标记的部分为必填项 将信息填写完整 配件服务系统帮助手册 第 17 页 共 44 页 4 添加完信息如下图所示 其中索赔单类型包含 普通维修 外出维修 强制保养 服务活动 商品车维 修 重大索赔 直拨维修 照顾性维修 批量整改等 其中外出维修 超保的车做保养 重大索赔 照顾 性维修需要打申请 并且在外出登记单及预申请单选框选上打申请的单据 5 选择维修项目 点击左上的隐藏面板 以方便选择维修项目 点击后的效果如下 配件服务系统帮助手册 第 18 页 共 44 页 6 点击左下方的目录树 双击右下方的维修项目 就会跑到上方 见图示 配件服务系统帮助手册 第 19 页 共 44 页 7 点击右上有个维修材料按钮 界面切换到选择维修材料窗体 配件服务系统帮助手册 第 20 页 共 44 页 8 选择相应的维修材料 点击下方的查询按钮 找到要更换的配件 双击 并且选择配件来源 新旧件供 应商 索赔类型 也可以双击多个配件 分别选择对应的信息 如下图所示 配件服务系统帮助手册 第 21 页 共 44 页 9 选择完成后 点击保存 返回主界面 维修索赔单操作完成 10 选中新建的索赔单 点击上方的修改按钮 可以对新建的索赔单进行修改操作 点击提交按钮 该索 赔单提交成功 等待市场部经理及服务科审核 11 如果所维修的部位有生产厂家的直接做了维修 而不需要向总部索赔 即要等级一条质量反馈单 点 击顶端的质量反馈单按钮 4 1 2 44 1 2 4 发运管理发运管理 操作名称 发运管理 操作目的 对索赔更换的旧件进行发运 操作说明 服务站帐号登陆之后 操作位置 售后服务管理系统 服务站业务 索赔业务 发运管理 前续操作 索赔单管理 初审 终审 后续操作 发运管理 确认 配件服务系统帮助手册 第 22 页 共 44 页 操作步骤图例 1 点击节点 显示操作界面如下 可以点击 查询 按钮查询以前生成的单据 2 点击新增按钮 如下图所示 点击右侧的查询按钮 将需要发运的旧件双击选择 索赔单审核通过以后 发运管理节点自动将索赔单上更换的旧件体现出来 配件服务系统帮助手册 第 23 页 共 44 页 3 填写承运商信息及目的仓库运输方式等信息后 界面如下 点击确定按钮 发运单生成 4 1 2 54 1 2 5 扣补款管理扣补款管理 操作名称 扣补款管理 操作目的 对服务站进行扣补款操作 操作说明 服务站帐号登陆之后 操作位置 售后服务管理系统 服务站业务 索赔业务 扣补款管理 前续操作 无 后续操作 扣补款管理 审核 操作步骤图例 1 点击节点 点击查询可以查询出所有的扣补款单据 显示操作界面如下 配件服务系统帮助手册 第 24 页 共 44 页 2 如果要新增扣补款单 点击顶端的新增按钮 弹出新增窗体如下 3 填写扣补款类型及金额 也可以选择是针对哪个索赔单进行的扣补款 再添写扣补款原因 点击确定返 回主界面 4 点击顶端的修改按钮 可以对新建状态的单据进行修改操作 点击提交按钮 该扣补款单被提交至服务 配件服务系统帮助手册 第 25 页 共 44 页 科进行审核操作 4 1 3 车辆销售车辆销售 4 1 3 14 1 3 1 售后车辆管理售后车辆管理 操作名称 售后车辆管理 操作目的 了解用户车辆信息 可新增 修改车辆信息及车辆的联系人信息 操作说明 可以按照一定条件查询 操作位置 售后服务管理系统 服务站业务 车辆销售 售后车辆管理 前序操作 无 后续操作 无 操作步骤图例 1 进入主界面 可以根据查询条件查询出所有的车辆信息 配件服务系统帮助手册 第 26 页 共 44 页 2 点击服务站修改按钮 可以对车辆信息进行修改 点击更改车主按钮 可以重新选择车主信息 4 1 3 24 1 3 2 用户信息管理用户信息管理 操作名称 用户信息管理 操作目的 查询系统中的客户信息并进行补录 修改操作 操作说明 无 操作位置 售后服务管理系统 服务站业务 车辆销售 用户信息管理 前序操作 无 后续操作 无 操作步骤图例 1 点开节点以后 界面如下 可以点击查询查询所有的客户信息 配件服务系统帮助手册 第 27 页 共 44 页 2 如果客户信息系统中不存在 需要补录 即可点击 新增 按钮 弹出界面如下 3 将特殊颜色字体的字段填写上以后 点击确定即可保存成功 4 如果某些客户信息有了变动 可以点击修改按钮对客户信息进行修改 4 1 4 结算业务结算业务 4 1 4 14 1 4 1 服务站结算管理 服务站结算管理 操作名称 服务站结算管理 操作目的 查询总部结算的工时费用信息 操作说明 可以按照一定条件查询 操作位置 售后服务管理系统 服务站业务 结算业务 服务站结算管理 前序操作 无 后续操作 无 操作步骤图例 1 进入主界面 可以根据查询条件查询出服务站结算单信息 配件服务系统帮助手册 第 28 页 共 44 页 4 24 2 配件供应链管理系统配件供应链管理系统 4 2 14 2 1 采购业务采购业务 4 2 1 14 2 1 1 订单管理订单管理 操作名称 订单管理 操作目的 生成采购订单并提交给总部 操作说明 服务站生成 操作位置 配件供应链管理系统 采购业务 订单管理 前序操作 无 后续操作 销售订单审核 操作步骤图例 1 进入 订单管理 主界面后 可以点击查询 查询所有的采购订单的历史单据 界面如下 配件服务系统帮助手册 第 29 页 共 44 页 2 如果要向总部或中心库订配件 点击新增按钮 弹出销售订单清单编辑界面 选择订单的类型 以及到 货时间 供货仓库收货人 联系方式等信息 填写好的界面如下 配件服务系统帮助手册 第 30 页 共 44 页 3 右侧填写查询条件 点击 查询 按钮 查找出配件信息 双击选择销售的配件 增加到订单清单中 可 双击选择多条记录 初始化的申请量默认为 0 点击编辑将数量修改为需要采购的数量 或者在正常订货 数量字段下 直接输入数字回车 界面如下 4 在清单的上方有个允许欠货补发的信息 勾选上该信息以后 如果采购的配件仓库的库存不满足的话 审核以后 系统自动生成一订单 等待仓库满足以后继续发运 如果不勾选此框 如果总部仓库库存不能 满足的话 系统将自动将该订单作废 点击确定后 系统返回主界面 5 点击修改按钮 可以对生成的订单进行修改操作 点击作废按钮 可以将单据状态为新建和提交状态的 作废 点击提交按钮 提交给配件科人员进行审核 4 2 1 24 2 1 2 退货管理退货管理 操作名称 退货管理 操作目的 生成销售退单并提交退货单 操作说明 在销售订单已经出库的状态时 可以生成此单据 操作位置 配件供应链管理系统 采购业务 退货管理 前序操作 出库单生成 后续操作 销售退货管理 操作步骤图例 1 点击退货管理节点 进入界面 点击查询按钮 可以查询出符合条件的所有的退货单 界面如下 配件服务系统帮助手册 第 31 页 共 44 页 2 如果要退货 点击 新增 按钮 弹出界面如下 3 选择入库仓库 退货原因 右侧有历史销售订单查询和系统外订单退货两个界面 历史销售订单查询界面 是要退的配件能够找到上游采购的订单号 而系统外订单退货是找不到上游单据而直接做退货操作 如果 配件服务系统帮助手册 第 32 页 共 44 页 能够找到上游单据 退货时价格将取当时采购配件时的价格 如果没有上游单据 则取值为当前最新的索 赔价 右侧点击选择需要退货的配件 界面如下 4 点击确定按钮 返回主界面 点击修改按钮 可以对新建的单据进行修改 如果不需要修改 点击提交按 钮 该单据提交给总部配件科 4 2 1 34 2 1 3 运单管理运单管理 操作名称 运单管理 操作目的 确认总部发运过去的发运单 并回执 操作说明 由服务站人员登录操作 操作位置 配件供应链管理系统 采购业务 运单管理 前序操作 运单生成 后续操作 运单管理 返单确认 操作步骤图例 1 进入界面 点击查询 可查询出所有状态的运单 如图 配件服务系统帮助手册 第 33 页 共 44 页 2 抵达确认功能只适用于新建状态的运单 点击抵达确认按钮 可以查看装箱的配件清单 如下图所示 3 点击确定按钮 运单确认完成 配件服务系统帮助手册 第 34 页 共 44 页 4 2 1 44 2 1 4 直供订单管理直供订单管理 操作名称 直供订单管理 操作目的 服务站可以通过该节点直接订购供应商的配件发给服务站 操作说明 由服务站人员登录操作 操作位置 配件供应链管理系统 采购业务 直供订单管理 前序操作 无 后续操作 直供订单管理 审核操作 操作步骤图例 1 进入界面 点击查询可查询出所有的直供订单 如图 2 点击新增按钮 填写供货仓库 要求到达时间等信息 右侧查询配件如下图所示 配件服务系统帮助手册 第 35 页 共 44 页 3 双击配件 并编写订货数量 如下图所示 4 点击确定 订单生成 可以点击修改对订单进行修改操作 点击提交 直供订单提交给配件科审核 4 2 1 54 2 1 5 直供产品抵达确认直供产品抵达确认 操作名称 直供产品抵达确认 配件服务系统帮助手册 第 36 页 共 44 页 操作目的 确认直供订单的数量 操作说明 有服务站人员操作 操作位置 配件供应链管理系统 采购业务 直供产品抵达确认 前序操作 采购订单确认 后续操作 无 操作步骤图例 1 进入该模块 选择查询条件点击查询 可以查询出所有的直供订单 界面如下 2 找到要确认的单据 点击确认按钮 界面如下 配件服务系统帮助手册 第 37 页 共 44 页 3 系统外核实配件的数量和种类是否和系统中的一致 如果一致 点击确定按钮 操作完成 4 2 1 64 2 1 6 采购计划管理采购计划管理 操作名称 采购计划管理 操作目的 服务站提报每月的采购计划 操作说明 无 操作位置 配件供应链管理系统 采购业务 采购计划管理 前序操作 无 后续操作 无 操作步骤图例 1 点击节点 进入界面后点击查询 可查询出所有的采购计划 界面如下 配件服务系统帮助手册 第 38 页 共 44 页 2 点击新增按钮 转换到新增界面 右侧根据查询条件查询出配件信息 如下 3 双击要做采购计划的配件 输入计划数量 点击确定即可 界面如下 配件服务系统帮助手册 第 39 页 共 44 页 4 点击确定后返回主界面 点击修改按钮可以修改采购计划 如果没有问题 点击提交按钮 该采购计划 即可提交给配件科 4 2 1 74 2 1 7 出库单查询出库单查询 操作名称 出库单查询 操作目的 对生成的出库单做查询操作 操作说明 无 操作位置 配件供应链管理系统 服务站业务 采购业务 出库单查询 前序操作 出库单生成 后续操作 无 操作步骤图例 1 打开节点后 点击查询 可以查询出涉及到该服务站的所有的出库单据记录 如下图所示 配件服务系统帮助手册 第 40 页 共 44 页 4 34 3 配件代理库管理系统配件代理库管理系统 4 3 14 3 1 服务站业务服务站业务 4 3 1 14 3 1 1 采购订单管理采购订单管理 操作名称 采购订单管理 操作目的 生成向代理库的采购订单并提交给代理库 操作说明 服务站生成 操作位置 配件代理库管理系统 服务站业务 采购订单管理 前序操作 无 后续操作 中心库渠道销售订单管理 操作步骤图例 1 进入 采购订单管理 主界面后 可以点击查询 查询所有的向代理库采购订单的历史单据 界面如下 配件服务系统帮助手册 第 41 页 共 44 页 2 如果要向