监理物品申领、整理、归档须知.doc

项目监理组监理资料/物品申领、整理、归档须知表1一、开工前向公司申领资料/物品内容及要求序号申 领 内 容数量备 注经办人1公司营业执照1份复印件，签“再复印无效”并加盖公司公章2公司资质证书1份复印件，签“再复印无效”并加盖公司公章3监理中标通知书1份指招标项目，复印件4监理合同1份为报建合同复印件，必须含有专用条款部分5项目监理组章印/印泥1套印章到财务部签收，印泥到办公室签收6监理工作牌图1套8张牌图7监理安全帽若干与现场实际或备案监理人员数相对应，注意区分总监、专监或监理员帽，开工时适当调整8文件架/文件夹/侧页格式若干1个文件架配套812个文件夹，颜色尽可能一致，侧页格式监理部电子档拷贝9档案袋若干根据工程资料量多少确定10备案人员表1张有建设局建工科章印原件或复印件11总监任命书1张原件，加盖公章和法人代表章12总监代表委托书1张空白内容，内容由项目负责人根据需要填写13监理人员上岗证1套复印件，签“再复印无效”并加盖公司公章，与备案人员相符，复印时须与监理部联系14现场监理用表（四版）1套监理部电子档拷贝或复印15监理日记1本/16旁站记录1本/17监理安全台帐1套监理部电子档拷贝或复印18来/发文登记2张监理部电子档拷贝或复印19监理进退场联系单1套监理部电子档拷贝或复印20考勤表1张监理部电子档拷贝或复印21晴雨表1张每项目每年1份22建工监理归档文件目录1张监理部电子档拷贝或复印23项目监理组监理资料/物品申领、整理、归档须知1套监理部电子档拷贝或复印24办公用品若干根据实际工作需要领取25仪器设备若干根据实际工作需要领取26仪器设备检定证书1套一般为经纬仪、水准仪、钢卷尺检定证书，监理部制作，与实际领用仪器、设备相符注：工程开工申领资料时，有关人员证件及安排，项目监理组务必与监理部沟通确认。表2二、监理过程中的监理资料整理归档内容及要求（2-1）文件夹文件夹中放置内容备 注归档说明项目外部来文来文登记表/发文登记表根据实际来/发文日期登记，注明签收人监理公司简报、文件现场监理人员在相应位置上签阅各级行政部门、相关单位下发、转发的各类文件需转发的应及时转发，接收人应签名供电、供水部门转发的停电、停水通知需转发的应及时转发，接收人应签名，作为工程延期审批依据其他外部来文资料相关单位来文来文登记表/发文登记表根据实际来/发文日期登记，注明签收人项目立项批文复印件1份，建设单位提供工程项目规划许可证（附规划红线图）复印件1份，建设单位提供工程项目施工许可证复印件1份，建设单位提供图审合格证及施工图纸审查意见书复印件1份，建设单位提供，施工图纸审查意见书须附审查意见的设计回复图纸会审记录及设计修改通知单原件，修改部分可在图纸上及时注明工程项目地质勘探资料复印件1份，建设单位提供抗震审查意见书建设单位若提供，则归档消防审查意见书建设单位若提供，则归档建设工程质量安全监督通知单质安站提供建设工程质量安全监督工作方案质安站提供上级部门出具的整改通知单及回复单上级检查部门出具建设单位工程通知单/联系单（C1/C2）建设单位若提供，则归档监理单位资料来文登记表/发文登记表设立登记目录即可公司营业执照复印件，在“再复印无效”上加盖公司公章公司资质证书复印件，在“再复印无效”上加盖公司公章监理项目中标通知书指招标项目，复印件上应有招标办签章监理项目委托合同书指备案监理合同，须全面包含专用条款内容，注意合同价款及监理范围内容监理人员备案人员表原件上墙，复印件归档项目监理机构组织机构图与监理规划必须一致监理人员变更手续原件归档，其他资料应注意与变更日期一致总监任命书原件，加盖公司公章和法人代表章总监代表委托书如总监指定总监代表，则归档监理人员上岗证复印件，签“再复印无效”并加盖公司公章，与备案人员相符见证取样人员上岗证原件日常使用，复印件归档监理人员进退场联系单原件，应有业主签名/时间记录公司提供的仪器设备目录清单及检定证书复印件，检定内容与工程实际相符监理工作文件来文登记表/发文登记表设立登记目录即可，监理规划业主签收监理规划（B12）总监、技术负责人须在封面上签名，加盖公章，应包括封面指定14项内容，并涉及监理履行安全责任、保温节能、通病防治等方面的内容监理细则（B13）总监审批，加盖项目监理组印章，应包括监理履行安全责任、保温节能、通病防治、旁站方案等方面的细则工程质量评估报告（B9）每一单体工程均有独立评估报告，评估报告至少含有桩基评估报告和竣工验收评估报告，加盖公司印章监理工作总结（B10）工程竣工、资料交公司归档时应具备工程监理总结工程竣工，提交业主签收监理工作文件来文登记表/发文登记表根据实际来/发文日期登记，注明签收人公司各类检查通知单及其回复单可复印件归档，回复单内容注明整改附件存放处工程暂停令（B1）及复工令发前须与业主充分沟通，问题解决后应附有工程复工申请及工程复工令监理工程师通知单（B2）附回复单（A5）必须一单一回，回复单必须逐条回复，监理签批意见监理工程师联系单（B3）与各方沟通用表监理工程师备忘录（B4）为项目监理机构就有关建议未被业主采纳或监理工程师通知单的应执行事项承包单位未予执行的最终书面说明，经公司同意，可抄报有关上级主管部门项目监理机构向有关主管部门质量安全报告单（B14）经公司同意，方可抄报上级有关主管部门2012表3二、实施过程中的监理资料整理归档内容及要求（2-2）文件夹文件夹中放置内容备 注归档说明监理工作文件来文登记表/发文登记表根据实际来/发文日期登记，注明签收人工地例会纪要（B61）第一次工地会议须附监理工作交底，施工单位确认。与会人员应尽可能本人签到，监理存档会议纪要签到人必须与监理备案人员一致专题会议纪要（B62）监理组例会纪要（B63）其它各类会议纪要监理工作文件来文登记表/发文登记表根据实际来/发文日期登记，注明签收人监理月报（B5）每月一报，业主签收工程款支付证书（B8）应附施工单位工程款支付申请表（A4.3）旁站监理记录表（B11）根据旁站方案、旁站要求记录，施工单位质检员和旁站监理人员签名并加盖施工项目部及监理组印章监理平行检查记录可在各类检验批记录中附监理独立平行检查数据监理履行安全职责台帐根据工程安全工作需要定期记录工程监理资料移交单（B15）工程竣工、资料移交业主，业主应签收施工单位资料来文登记表/发文登记表根据实际来/发文日期登记，注明签收人施工单位中标通知书指招标项目，复印件上应有招标办签章，加盖施工项目部章施工合同复印件，加盖施工项目部章，须全面包含专用条款内容施工单位营业执照复印件，加盖公司公章或施工项目部章施工单位资质证书复印件，加盖公司公章或施工项目部章施工单位安全许可证复印件，采用施工安全生产管理体系报审表（A3.2）报审，证件加盖公司公章或施工项目部章施工单位管理人员一览表采用工程开工报审表（A1）报审，证件包括施工单位项目经理、施工员、质检员、安全员等上岗证书复印件，加盖施工项目部章特殊工种人员（电工、焊工、架子工、机械工等）名单及上岗证书采用工程开工报审表（A1）或施工安全生产管理体系报审表（A3.2）报审，证件加盖施工项目部章施工单位安全生产管理体系、安全管理制度、工程重大危险源识别、安全事故应急救援预案等采用施工安全生产管理体系报审表（A3.2）报审，应急救援预案也可用施工安全专项方案报审表（A3.9）报审工程投标用技术标、商务标监理有履行投资控制职责的需归档分包单位资质材料由总包单位报监理审核，采用分包单位资质报审表（A3.6）报审，内容应包括分包单位的企业法人营业执照、资质证书、人员资格证明、机具仪器装备情况、业绩等有关资料。施工分包合同监理应在尽可能的情况下归档其他应备资料施工报审资料来文登记表/发文登记表根据实际来/发文日期登记，注明签收人施工组织设计采用施工组织设计/方案报审表（A3.1）报审其它涉及工程实体内容的施工方案临时用电施工方案采用施工安全专项方案报审表（A3.9）报审，根据工程实际情况归档，符合专家论证条件的应附专家论证核定单，须到建设行政部门备案的应有建设行政备案印章基坑支护与降水工程专项施工方案土方开挖工程专项施工方案模板工程专项施工方案起重吊装工程专项施工方案脚手架工程专项施工方案拆除、爆破工程专项施工方案其它安全方面的专项施工方案应急救援预案采用施工安全生产管理体系报审表（A3.2）或施工安全专项方案报审表（A3.9）报审工程安全防护措施费用使用计划A4.4 工程安全防护措施费用使用计划报审表其他应备资料2012表4二、实施过程中的监理资料整理归档内容及要求（2-3）文件夹文件夹中放置内容备 注归档说明施工报审资料来文登记表/发文登记表根据实际来/发文日期登记，注明签收人工程开工报审表（A1）应附开工报告，其它附件应在报审表上注明索引编号工程进度计划报审表（A2.1）必须含有总进度计划，总进度计划与合同约定工期一致，月/周进度计划，监理应提出审核意见延长工期报审表（A2.2）监理应与相关方有充分沟通后签批监理意见工程计量报审表（A4.1）应附有计量公式、数据、图例、照片等依据，监理如实签批意见工程费用索赔报审表（A4.2）监理应与相关方有充分沟通后签批监理意见施工测量报验单（A3.7）应附有业主提供的测量控制点资料，监理应对报审测量记录进行独立审核，并形成相应监理记录单位分项工程竣工报验单（A7）各相应附件及签字应齐全分部验收报告原件，应有各相关单位签字盖章，日期应注明（十一）施工报审资料来文登记表/发文登记表根据实际来/发文日期登记，注明签收人施工起重机械设备进场使用报验单（A3.4）应具有出厂合格证或检测报告，相应资料应齐全材料（构配件）、设备进场使用报验单（A3.3）主要指各类质保资料，应包括各类材料的合格证明文件及检测报告，施工单位应在材料进场时报验（时间应在监理见证送检日期之前或同日），监理人员应在检测合格后签批意见。检测不合格，监理应出具监理工程师通知单，并将处理全过程闭合安全和功能检测报告主要指除材料检测外的检测项目，监理应建立如砼试块、钢筋焊接、环境检测等等检测项的目录台帐。检测不合格，监理应出具监理工程师通知单，并将处理全过程闭合（十二）施工报审资料来文登记表/发文登记表根据实际来/发文日期登记，注明签收人工序质量报验单（A3.5）根据资料量的大小，在分部（子分部）完成或文件夹装满后，可转至档案袋放置，文件夹中应始终保持近期报审资料。也可从开始即按不同分部（子分部）增加文件夹装置相应工序资料混凝土浇筑报审表（A3.8）相应附件和隐蔽验收记录应及时报审（十三）非文件夹内容施工图纸在固定地方放置监理牌图按序等距上墙设置，注意美观效果安全帽在固定地方放置，应考虑与备案人员数量一致监理领用仪器设备、日常用品在固定地方放置，校正证书与领用仪器规格、型号相符晴雨表上墙，每日均有记录考勤表由项目监理组负责人每日记录，最迟不超过2天备案人员表上墙，监理各类资料签名须与其相符注：1、每一文件夹首页均应放置来文或发文登记表；2、文件夹中如不能按要求放下资料，可通过编号注明地方，用档案袋另行存放资料；3、表中“归档说明”栏中注明“”的，工程中如有涉及，必须及时归档便查；4、文件夹实际存放内容可根据工程资料情况适当调整；5、材料见证取样要求见附件一；6、施工单位工序报验资料见附件二；7、文件夹侧页格式见下图：2012表5三、送审公司归档监理资料内容及要求序号归 档 文 件 内 容备 注1建工监理归档文件目录（附件三）作为呈交公司监理资料封面，须如实注明各文件数量，监理组实际负责人应在该页归档人栏中签名2监理合同复印件即可3施工合同及相关协议复印件即可4其它各类分包合同复印件即可5工程相关签证/审计资料复印件即可6图审合格证及施工图纸审查意见书复印件即可7图纸会审记录/设计修改通知单复印件即可8行政部门整改通知单、通报及相应回复行政部门出具，通知单原件归档，回复单可复印件归档9建设单位工程通知单/联系单（C1/C2）建设单位若提供，原件归档10公司各类检查通知单及其回复单复印件即可11监理人员备案人员表复印件即可12监理进退场联系单原件归档，须有业主签名/日期13开工审批文件原件归档14监理规划（B12）原件归档15监理细则（B13）原件归档16监理月报（B5）原件归档17工地例会纪要（B61）原件归档18专题会议纪要（B62）原件归档19其它各类会议纪要原件归档20工程暂停令（B1）及复工令原件归档21监理工程师通知单（B2）附回复单（A5）原件归档22监理工程师联系单（B3）原件归档23监理工程师备忘录（B4）原件归档24项目监理机构向有关主管部门质量安全报告单（B14）原件归档25监理旁站记录表（B11）原件归档26工程质量评估报告（B9）原件归档27监理工作总结（B10）原件归档28工程监理总结原件归档29监理工作登记表（来文、发文汇总登记表）原件归档30监理日记（B7）原件归档，监理日记反映起止日期应与监理进退场联系单时间相符31分部验收报告原件归档32单位分项工程竣工报验单（A7）原件归档33单位工程竣工验收证明书原件归档，各相关方签名、印章齐全，日期明确34监理业务手册原件归档，建设单位印章齐全35工程监理资料移交单（B15）原件归档，建设单位签收36业主满意度考核跟踪表如有，则原件归档37其