EZOFFICE应用价值实例.doc

ezOFFICE协同管理平台专业版产品白皮书 ezOFFICE应用价值实例(1) 企业文化不是摸不着的以前，在办公楼内设立宣传栏，张贴宣传画和简报，在墙上粉刷标语。现在，作为全体员工常用的办公工具，协同办公系统是企业文化传播的重要媒介，我们在协同办公系统中设立栏目发布企业的文化理念体系、信息简报、规章制度、业务规范等等，形成一种无处不在、无时不在的企业文化建设氛围。精神文化层、制度文化层、物质文化层是企业文化构成的三个层面。企业文化，就在这里。(2) 信息快速传播，消除信息壁垒以前，在走道里张贴新发布的财务制度，打电话、发传真通知很多人参加会议。公司又签了一个大单，管理者却不能很快的让员工感受到公司前行的脚步。现在，通过协同办公系统发布信息，员工不管在哪里出差都能很快浏览，并被记录在案。信息分门别类，不像邮件那样杂乱无章。设置发布和查看权限，让不同的信息跟着不同的人跑！信息快速传播，分门别类，设置权限，让不同的信息跟着不同的人跑！(3) 年复一年的重复培训本来可以避免以前，当小王入职的第一天，顿时茫然失措。怎么能很快熟悉这个环境？怎么了解新东家的历史、现状和未来规划？怎么能很快熟悉自己这块的业务？人力资源部拿了一堆资料进行培训，行政、人事、财务、企业文化、业务规范、技术文档等等方方面面的，轮番填鸭，大家都累效果又不好现在，人力资源部李经理眉开眼笑，发给小王协同办公系统账号，告诉他新入职的同事需要了解的信息在哪些栏目里，再也不用年复一年的重复培训啦！人员流动快，再也不用年复一年的重复培训啦！(4) 知识管理从文档管理开始以前，在公司干了8年的老张辞职的时候，虽然有交接，但是很多业务根本不能一下子理清楚，接受的同事也无法判断是否交接完整，只有在以后出现问题的时候才会想起。更重要的是多年的知识经验的积累，本来也是公司的财富，却在老张的大脑里带走了几年过去，老总才发现除了赚些钱之外，没有什么知识积累。现在，公司协同办公系统就是一个宝库，多年的信息、知识、经验作为公司的无形资产慢慢积累和沉淀，时间越长越表现出它的强大魅力！舍利子是得道高僧不化的骨骼，而知识经验就是企业的舍利子。知识经验就是企业的舍利子。知识管理从文档管理开始。(5) 全程掌控，炼成执行力以前，员工多了，不知道他们能否有效的安排时间？不知道是否忙的忙、闲的闲？不知道工作中有没有什么困难？到最后一天的时候，小王才向我汇报一个紧急订单不能交付？现在，每个员工可以在协同办公系统里进行日程安排，并共享给领导和同事，可以填写日志和工作汇报，我可以在任务中心安排任务，员工可以按阶段进行任务进度的汇报。作为部门主管，我从此不再心虚全程掌控，步步为营，执行力就是这样炼成的。(6) 效能，就在流程图上以前，拿着合同审批报告，在多个领导的办公室穿梭，有领导出差不在就得等，好不容易等领导回来了，这个报告却找不到了现在，公司的很多业务审批都放在协同办公系统里，只要能上网领导就能批，办公室豁然变得无形，从此没有地域之分。审批，催办，反馈，一应俱全。流程图上，每个人的审批时间都客观记录。效能，就在这里！在咖啡馆，或者在去咖啡馆的路上，只要能上网就能批文件。效能，无处不在。(7) 规范化管理，规避人为因素以前，没有明确的分工，没有现成的规章制度，没有共同的做事方法。即使制度定了，也缺乏有效的执行和监督。而人非圣贤，通过人为处理总会打上人性弱点的标记。小王拿着图纸找产品经理老潘签字，老潘却不在，小王心想没什么问题吧，就拿给车间生产去了。一次侥幸可能会造成大笔损失。现在，很多生产下单通过协同办公系统的工作流程去流转执行，将它的办理步骤固化下来，老潘出差在外照样审批图纸，车间不见老潘审批不同意生产。规避人为因素，规范管理有工具。规避人为因素，固化办事过程，规范化管理有工具。(8) 业务信息共享，不撞车更顺畅以前，小方给客户打电话介绍公司的产品，客户听了半天吐了一句：“我们公司已经用了你们的产品啦！”一打听，才知道客户已经和公司签过合同了，弄得小方一脸的尴尬管理者，你发现了吗，大家都在埋头各忙各的，很多业务信息互相不知道，重复劳动，盲目工作，好钢没有用在刀刃上。现在，合同、客户等大量业务数据在协同办公系统里得到有效管理，方便多个业务部门多角度的查询，减少疏漏和推诿，不撞车更顺畅！合同、客户等海量业务数据有效管理。好大脑不如烂笔头，烂笔头不如好OA！(9) 快速得到第一手数据，才能快速决策以前，驻外省销售经理老吴每天都要仔细核对上百个销售员上报的当天啤酒销量，再发传真到销售总公司。销售总公司的王秘书每天不管多晚，都要接收很多销售经理传真来的销量报表，再统计合并。第二天上班前，最终销售日报就要躺在老总的桌上。现在，一线销售员在第一时间直接进入协同办公系统输入自己的当日销量，老吴和王秘书不用加班统计。市场犹如战场，老总每天很快就能查看到整个销售网络上报的销售日报，老总耳聪目明，纵然千里也能运筹帷幄！市场犹如战场，机会稍纵即逝。快速上报、快速统计，才能快速决策。(10) 数据的积累产生价值以前，作为对内服务部门，信息部的同事总在抱怨，一年到头忙死了，整天帮同事们修电脑整网络，到年底评优的时候，同事们都关注那些做了轰轰烈烈大事的前端部门。行政领导也不清楚IT一年“挨踢”了多少钱？现在，每次维修都要在协同办公系统里走申请流程，一年积累下来不仅能看到工作量，还能从各个角度去分析这些原始数据，比如总的维护费用多少