分公司法律风险防控方案.docx

.陕西秦楚新干线物流有限公司分公司风险防控方案一、 风险防控方案的目的为维护客户、员工、公司及股东的合法权益，提高分公司运营管理水平，针对分公司工作中可能出现的风险，特制定本防控方案。二、 风险防控范围 （一）运费与代收货款交付风险 未按照财务部制定的运费与代收货款交付规定执行，造成迟延交付或交付不足。 （二）错投风险 货物实际送达地与预期送达地不符。 （三）交通事故风险货车司机酒驾、醉驾、疲劳驾驶，吸食毒品后驾驶，超速，超载等情形会引发交通事故，造成车损、货损及迟延交货。（四）、火灾、自然灾害风险人为原因发生火灾、以及自然灾害风险对于露天货物的损害。（五）盗、抢、诈骗风险盗抢货物、货款，以及交易诈骗。（六）印章管理风险印章管理使用混乱，造成法律风险。（七）密码管理及特殊交易业务风险。交易密码的持有、管理，运费金额变更，或增值服务费变更，代收金额的变更、取消等，到付改寄付、寄付改到付，或改第三方付等情况。（八）固定资产管理风险现有资产统计与实际状况，各分公司经理填写现有固定资产统计表，报总部行政人事处备案。以后若有固定资产增减，及时填写该表格，报总部行政人事处备案。对于分公司增加固定资产，各分公司需要填写物资申购单，由行政人事部审核固定资产的变更是否合理，是否符合实际状况，对于确实需要的物资由总部统一采购。（见附表1）（九）备用金风险根据日常工作需要，总公司会向各分公司拨付一定金额的备用金，各分公司备用金的使用应符合规定的用途。（十）场地权属纠纷风险土地房屋权属不明，易导致租赁合同无效，影响分公司营业场地的合法使用。 （十一） 特种设备操作风险 叉车、货车等设备操作主体、操作流程风险。（十二）分公司经理的不当行为分公司经理在岗位说明书所确定的工作权限内代表公司开展业务，在实际工作中，可能出现无权行为、越权行为、以权谋私及其他不当行为的情况。如：分公司经理在未取得公司书面授权情况下出租场地属于无权行为；对客户做出大大低于总部指导价的价格承诺属于越权行为；利用公司客户资源谋取个人不正当利益属于以权谋私；其他不当行为是指分公司经理怠于履行岗位职责，疏忽分公司团队建设、财务管理等行为。（十三）员工道德风险 员工因不良嗜好导致道德风险与他人串通侵占货物、货款，损害公司利益。三、风险防控措施 （一）分公司经理岗位权力制约1、明确分公司经理岗位职责，配发岗位说明书在各分公司办公区域内显著位置公示分公司经理岗位职责与岗位权限，分公司员工及客户均可监督分公司经理的行为是否合规，如发生分公司经理无权、越权行为、以权谋私或有其他不当行为，均可予以拒绝，并可向上级部门进行反映。2、 与分公司经理签订尽职协议书（见附件2）分公司经理的行为对外往往代表公司，通常其行为后果由公司承担责任，因此通过与分公司签订尽职协议书的形式，使得分公司经理能够模范的遵守公司的各项规章制度，严以律己，保障分公司的合规经营。（二）对分公司经理的监督分公司经理负责分公司的人员管理，同时分公司其他人员有权对分公司经理的越权行为、无权行为向分公司经理的直接上级反映。经核实后，避免公司损失的，给予奖励，奖励标准按公司规定执行。分公司经理应当每月十号前向公司递交尽职报告，尽职报告内容以分公司业务状况、分公司人员变动、备用资金使用情况、固定资产变动情况为主。分公司经理应每两月向公司提交固定资产的现有使用情况，向总部备案；向行政人事部提交资产统计表，资产统计表应当列明资产种类、数目、是否破损。对于固定资产的管理和分公司的备用金使用规则、报销程序等见附件3、附件4。（三）不定期巡查建立定期与不定期相结合的巡查制度或引进神秘人制度，由分公司旬自查，运维部月查、财务部季查，行政部半年查的定期巡查制度与总经理年不定期抽查的制度或由神秘人进行暗访，从而加强对分公司的管控。（四）员工背景调查调查分公司员工职业经历、个人品行以及有无赌博、酗酒等不良嗜好。（五）运费与代收货款交付规定必须依照财务部制定的运费与代收货款规定执行，不得擅自更改运费及代收货款交付流程，分公司经理是第一负责人。 （六）特殊交易管理交易密码专人持有，特殊交易管理参见红冲管理制度附件5。（七）场地确权承租场地必须提供出租场地、房屋产权人产权证明，如属转租，还应提供原租合同及产权人出具的转租同意书作为租赁合同的附件，以确保分公司对承租场地的合法使用。（八）印章管理分公司印章由经理保管，用印必须进行登记，并载明用途，印章使用登记表必须由分公司经理以外的人进行实时登记。（见附件6） （九） 特种设备管理 由操作中心储运部制定特种设备管理制度进行公示并对相关员工进行专项培训。（十）火灾及自然灾害分公司建设必须符合相关消防规定，货场严禁明火。货物必须入库，由储运部门制定极端天气下影响货物质量的防控措施。（十一）盗、抢、交易诈骗 必须遵守储运部制定的货物处理规定，货物责任落实到人。分公司经理为交易责任人，负责审查具体交易内容。发生交易诈骗，分公司经理无法处理的，报总部，由总部安排法务部门处理。必须遵守财务部制定的运费与代收货款的规定，不得由员工单人带款出行。（十二）错投风险 必须遵守运输部门制定的运输规定，货物信息登记专人负责，确保复核无误，专人承担责任。（十三）交通事故 由运输部定期对车辆进行检修保养，确保运输货物时车况良好，无安全隐患，制定司机运输规范，杜绝疲劳驾驶，超速驾驶，超重驾驶。四、风险防控措施的执行（一）、各分公司经理是风险管理措施的第一责任执行人，未按相关程序进行风险预防，造成损失的，各分公司经理依规承担相应的责任。（二）、运维部门负责人是风险管理措施的第二责任执行人，分公司经理承担责任的，运维部门负责人承担补充责任。五、 突发事件 （一）人员伤亡 1、报告制度分公司在作业流程中如发生人员伤亡，应当由分公司经理半小时内上报运维中心负责人，运维总监半小时内上报总经理。 2、伤亡救治分公司经理判断伤亡情况，轻伤可先行处理。重伤及伤势不明，应立即拨打120，避免贻误诊治。 3、原因调查伤亡事故发生后，分公司经理应当保护现场，亲自或立即安排专人调查事故原因，并保留相关物证与相关证人证言，需要报案的，立即作报警处理。 （二）加盟商扣货1、报告制度扣货事件发生后，分公司经理或加盟部应当一小时内上报运维中心负责人，由运维中心负责人一小时内上报总经理。2、应急措施加盟商扣货后，分公司经理或加盟部应当积极与加盟商联系，以维护客户利益为原则，争取在最短时间内解决矛盾，使货物在约定时间内到达目的地。 3、原因调查分公司经理或加盟部查明原因后逐级上报，由运维中心负责人征询法律顾问意见后，确定永久性解决方案。 （三） 场地权属纠纷1、报告制度场地权属纠纷发生后，分公司经理或加盟部应当一小时内上报运维中心负责人，由运维中心负责人一小时内上报总经理。2、应急措施分公司经理应当寻找临时场地，确保场地纠纷不影响正常业务开展。3、纠纷解决 若纠纷短期无法解决，分公司经理应当另行寻找新的场地，若短期可解决，应当向客户解释说明，争取客户谅解。（四）交通事故1、报告制度交通意外发生后，如属于轻微交通事故，在不影响货物安全及到达时间的前提下，应按快速理赔程序进行处理。