项目编号与自动生成目录教程.doc

自动编号与自动生成目录教程自动编号与自动生成目录很适合于结构复杂的大型文档的编写，掌握此方法后，可以让你编写结构复杂的大型文档事半功倍。学习此教程前必须对标题、样式及大纲级别有所了解，标题就是类似于第一章XXX，第一节XXX等这样的。样式就是具有一些文字属性（格式）的集合，通过样式，可以把文字很方便地设置成你需要的格式。大纲级别举例来说：在一篇文档中，第一章XXX对应的大纲级别就是一级，第一节XXX对应的大纲级别就是二级，以此类推。以上是本人对这几个概念的理解，不正确的地方请指正。关于标题、样式及大纲的详细介绍可以参考WORD的帮助。WORD中样式都有一个大纲级别的属性（在段落属性中设置）。本文介绍的自动编号与自动生成目录都是采用WORD中内置的样式，并没有自已新建具有大纲级别的样式，当然若需要，你也可以自已新建具有相应大纲级别的样式，也可以用于自动编号与自动生成目录。本教程的编写是基于OFFICE 2003来编写的，其它版本的操作可能与此不一样，请注意。1、自动编号的优点在编写结构复杂的大型文档时经常会遇到层次很多的编号问题，若不采用自动编号功能，则在修改或调整文章标题中的一个或几个编号后，以后的所有编号都要进行修改，很麻烦且容易出错。有时文章结构太复杂，很可能要写某个标题时不知这个标题到底是属于哪个级别的标题，用自动编号就能很好地解决这些问题。当然可能还有其它的好处，大家自已去体会吧。2、设置自动编号本文着重介绍多级编号的设置，格式项目符号和编号，打开项目符号和编号对话框，选择多级符号选项卡（在修改样式时选择“编号”菜单也可以打开此对话框）。如下图：按“自定义”按纽可以对选中的编号类型进行修改。这是本节的重点。如下图：自定义多级符号对话框中的控件很多，本文着重介绍几个难于理解的几个控件：1.1 级别此栏选择你要修改的多级符号类型的大纲级别。1.2 编号格式此栏确定你的多级编号以哪种形式出现，在此栏中你直接输入的内容在多级编号中是不会变化的，要想多级编号的数字会根据编号层次自动变化需通过“编号样式”和“前一级别编号”来选择。“编号格式”只对你当前所选的级别的编号的格式更改有效。1.3 前一级别编号此栏一般只有在进行如1.,1.1,1.1.1这种形式的编号时才用得上。作用就是用于选择此级别的前一系列级别的编号。前面说过，在编号格式中输入的内容是不会自动变化的，因此想要在进行如1.,1.1,1.1.1这种形式的编号时上级别的编号需通过此栏来选择。1.4 对齐位置在此需提醒各位要特别注意，对齐位置后面的数据与对样式修改中更改段落格式时的“缩进”是相互影响的。因此为了更精确、更方便地控制样式的段落的缩进，我个人一般都把此栏的值设为0，调整缩进通过段落设置来进行。对于下面三行高级设置我一般很少进行修改。就采用如图示的这些设置。不过有时你进行多级符号设置时与你要求不同时，你可要注意这些设置是否有误。2、例子本教程就是一个很好的多级自动编号例子。你用WORD打开此教程时，建议把文档结构图（视图文档结构图）打开，把样式和格式栏（格式样式和格式）打开。本例的多级编号如下：第一级编号形如：一、二、等，第二级编号形如1、2、等，第三级编号形如1.1 1.2等，第四级编号形如1.1.1 1.1.2等。下面逐步讲解自动编号文档的创建：2.1 本例采用的是WORD中内置的带大纲级别的样式（标题1，标题2等），并没有新建具有大纲级别的样式，当然你也可以自建具有大纲级别的编号。2.2 格式项目符号和编号，打开项目符号和编号对话框，点多级符号选项卡。我们点选对话框中第一个多级符号类型，选择自定义按纽，对其进行修改。修改第一级编号过程如下：在级别栏中选择1，把编号格式栏中的内容全删除，在编号样式中选择我们需要的样式“一，二，三”，再在编号格式栏中的最后手工输入一个“、”号，把对齐位置栏后的数据设为0，因为我们想通过段落设置来设置缩进。修改第二级编号过程与第一级类似。第三级别的编号形式如：1.1，前一个“1”是第二级编号，后一个1是第三级编号，修改第三级编号的过程如下：在级别栏中选择3，把编号格式栏中的内容全删除，点前一级别编号栏的下拉按纽，选择级别2（因为在形如1.1的编号形式中，第一个1是第二级编号），然后在后面输入“.”号，再在“编号样式”中选择“1，2，3”，最后在“编号格式”文本框的最后输入一个空格。“对齐位置”后的数据设为0。如下图。修改第四级编号过程与第三级类似。至此多级符号修改完毕，至于字体的设置我是如下设置的，如下图：1.1 格式样式和格式。打开样式和格式栏。我们先修改标题1的样式，使其可以实现自动编号的功能。鼠标移到标题1样式处，点出现在右边的下拉箭头，选择修改，出现修改样式对话框。如下图。点击“格式”按纽，对“字体”和“段落”进行修改，对字体的修改较简单，在此不讲，对标题1样式的段落格式修改成如下图：注意：在“特殊格式”栏，我们选择了无，这样标题1样式就不存在缩进了。对标题2样式的段落修改后如下图：注意：在“特殊格式”栏，我们选择了首行缩进2字符。1.1 最后强烈建议给每个样式设一个快捷键，这样以后在进行自动编号时只需按快捷键就可以了，不用在自动编号时通过样式和格式栏选择相应级别的样式了，设置快捷键操作如下图。我一般把F5设为标题1的快捷键，把F6设为标题2的快捷键，把F7设为标题3的快捷键。1.1 设置完成后，现在开始写文档了。新建一个新的WORD文档，首先我们要写第一个级别标题的内容，此时的操作就是：按一下F5键（或在样式和格式栏中直接点选标题1样式），这时我们看到第一个级别的标题上就自动添加上了编号。第一个级别标题的内容写完后，写第二个级别标题的内容，此时的操作就是：按一下F6键（或在样式和格式栏中直接点选标题2样式），这时我们看到第二个级别的标题上就自动添加上了编号。打开“文档结构图”，可以清楚地看到文档的结构，编号的层次。至此，自动编号的教程完成了。 二、自动生成目录教程1、自动生成目录的前提自动生成目录的前提就是要在文档中设置带有大纲级别的样式，大纲的级别对应着目录中的级别。在上例中用“自动编号”功能写成的文档就可以直接生成目录，因此，只要你会用自动编号功能了，那么自动生成