最好会议管理办法.doc

会议管理办法1.目的为实现公司的经营、管理目标，进一步规范会议程序，严肃会议纪律，提高公司各类会议的效率，特制定本办法。2.适用范围公司各类会议：2.1公司性会议（详见附件1）：2.1.1例会：总经理办公会（周会）、月度经营和管理分析会（含员工建议反馈）、季度经营和管理分析会、季度房地产市场走势分析会、半年总结会、年度总结表彰会、工程项目月例会；2.1.2临时会议：业务专题会、动员会、座谈会、对外接待会、通报会等；2.2部门会议（略）。3.会议召开原则3.1按照“重要、紧急、必须”的三原则组织召开；杜绝召开没有明确议题、没有准备、无实质意义、单独沟通可解决问题的会议。3.2公司性临时会议根据董事长或总经理批示意见召开。4.职责权限4.1总经理负责组织召开公司性会议，会议安排（内容、时间等）报董事长；4.2行政管理部负责公司性会议的筹备、会议服务及记录；4.3主办部门或分管领导负责组织召开业务专题会。4.4各部门负责人负责组织召开部门会议。5.工作程序5.1公司性会议5.1.1会议准备行政管理部负责筹备公司性会议： 5.1.1.1秘书根据议题拟好会议议程，与总经理沟通确定会议时间、地点、议题、与会人员、主持人等；5.1.1.2秘书进行会议通知（见附表1），做好会议准备工作（参照附件2：会议准备工作表）。5.1.1.3根据会议性质，可提前向与会人员发放电子版会议议题相关材料（需保密或紧急事件等特殊情况除外），以提前思考，提高会议效率。5.1.1.4凡已进行通知的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排其他新的会议时，秘书应立即通知与会人员。5.1.1.5有外单位人员参加的会议视具体情况安排车辆接送，专人接待，并提前与其沟通会议相关内容。5.1.2 会议召开5.1.2.1会议主持人须遵守以下规定：5.1.2.1.1不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。5.1.2.1.2会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。5.1.2.1.3 议题讲解人概括介绍议题主要内容后，主持人组织与会人员发表个人观点。5.1.2.1.4对于决策性会议主持人应引导会议做出结论，避免议而不决。5.1.2.1.5主持人为会议考勤的核准人。5.1.2.2与会人员须遵守以下规定：5.1.2.2.1准时参加会议；5.1.2.2.2积极发言，发言应围绕核心议题，条理清晰、重点突出，语言精炼，禁止离题发言，以确保议程顺利推进及会议效率，与会人员均有责任纠偏。5.1.2.2.3会议安排工作落实，及时、准确传达会议要求传达的工作。5.1.3 会议记录 5.1.3.1 公司各类会议原则上均应确定专人进行会议记录（格式见附件3）。5.1.3.2 会议记录员的确定应遵守以下原则：5.1.3.2.1公司性会议原则上由行政管理部秘书负责记录工作。5.1.3.2.2各部门应常设一名会议记录员，负责本部门组织会议的记录工作。5.1.3.2.3如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。5.1.3.3会议记录员应遵守以下规定：5.1.3.3.1做好会议的原始记录，根据会议主持人的要求整理会议记录或纪要。最迟于24小时内（有要求的按要求时间完成）经主持人审定后提交相关人员会签。5.1.3.3.2会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。5.1.3.3.3会议记录本为专用本，用完归档。5.1.4会议决议及安排工作跟进5.1.4.1行政管理部应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、完成时间和标准等会后跟进安排向与会人明确，并跟踪督办。5.1.4.2工作跟进的依据以会议记录或会议纪要为准。5.1.5会议纪律5.1.5.1保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。如有违反，记严重不合格记录，每次罚款50元以上。5.1.5.2因故不能出席会议应提前向会议主持人请假，否则以缺席论处，每次罚款50元。5.1.5.3参加会议的人员必须准时出席，迟到每次罚款20元，迟到30分钟以上及早退者以缺席论处，每次罚款50元。5.1.5.4参会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动、说笑，与会期间应将手机调到振动，高层重要业务电话可以接听（非重要业务电话尽量于会后接听），且应尽量简短，其他人员不允许接听电话，如有违反，每次罚款10元。 5.1.5.5以上罚款均在会议现场落实。5.1.5.6不落实会议决议的按工作质量评定管理办法记不合格记录一次。5.2部门会议: 自行参照公司性会议进行组织。6.记录6.1会议通知6.2会议签到簿 附件1：公司各类会议一览表2：会议准备工作表3：会议记录、会议纪要格式公司名称会议通知文件编号：责任部门： 承办人： 会议内容： 主持人会议时间会议地点序号所属部门参加人员签 字备 注一出席人员1.2.3.4.5.二列席人员6.7.8.9.10.公司名称会议签到簿文件编码：责任部门： 承办人： 日 期时 间主持人内 容序号部 门姓 名职务/职称签 字缺勤审批点到备 注事 由部门经理总经理1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.会议主持人意见：附件1： 附件2：附件3： 会议记录格式会议名称： 时 间：地 点： 参加人员（如有公司外人员参加需根据公司分别列出）：列席人员：主 持 人：