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PPT使用技巧 入门篇 学习目的 PowerPoint主要功能 学习目的 开发客户就象是一场战役 作为主攻方的广告销售 除了配备先进的武器外 还需要熟练掌握技巧 才能运用自如 百发百中 武器 技能 PPT制作 PPT魔法原则 幻灯片是辅助传达演讲信息的 只列出要点即可 切忌不要成为演讲稿的PPT版 全篇都是文字 同时背景不要追求花哨 清爽最佳 每张幻灯片传达5个概念效果最好 7个正好符合人们接受程度 超过9个则会让人感觉负担重 我们是来演讲 不是来做视力检查 字体要大 标题最好只有5 9个字 最好不要用标点符号 PPT的MagicSeven原则 表胜于文 图胜于表 所以图表自己就能讲故事 同时 图表不要加文字解释 这个工作不该电脑做的 而应该留给你 最好有一张演讲要点预告幻灯片 告诉听众你要讲什么 在完成演讲的时候应有一张总结幻灯片 让听众再次回顾一遍 加深印象 好的演讲者要能控制时间 所以最好利用PowerPoint的排练功能 幻灯片放映 排练计时 预估一下时间 PPT的MagicSeven原则 提案PPT制作入门 PPT入门培训目录 新建幻灯片使用PPT母版设置幻灯片版式插入文本框直接输入文本嵌入字体插入声音插入视频插入其他演示文稿插入批注插入Excel表格 配色方案设置动画播放方式设置超链接跳转设置放映方式幻灯片放映技巧幻灯片打印技巧用网格线定位对象提取文稿中的图片在PowerPoint中快速准确地选择多个对象 新建幻灯片 快捷键法 按 Ctrl M 组合键回车键法 在 普通视图 下 将鼠标定在左侧的窗格中 然后按下回车键 Enter 命令法 执行 插入 新幻灯片 命令 也可以新增一张空白幻灯片 我们可以通过下面三种方法 在当前演示文稿中添加新的幻灯片 使用PPT母版 使用PPT母版可以使整个PPT统一背景和版式 使编辑制作更简单 更富整体性 执行 视图 母板 幻灯片母版 出现母版编辑页面 对其背景和文字进行编辑 设置幻灯片版式 在标题幻灯片下面新建的幻灯片 默认情况下给出的是 标题和文本 版式 我们可以根据需要重新设置其版式 执行 格式 幻灯片版式 命令 使用右键弹出菜单亦可 选择一种版式 根据需要应用版式即可 配色方案 如果对当前的配色方案不满意 可以选择其内置的配色方案来进行调整 并可以修改其背景颜色 页面单击右键 弹出窗口中选择 配色方案 选项 展开任务窗格 选择一种配色方案 然后按其右侧的下拉按钮 在弹出的下拉列表中 根据需要应用即可 如果需要修改其背景颜色可以这样设置 执行 格式 背景 命令 打开 背景 对话框 设置一种颜色 确定返回即可 插入文本框 执行 插入 文本框 水平 垂直 命令 然后在幻灯片中拖拉出一个文本框来 将相应的字符输入到文本框中 设置好字体 字号和字符颜色等 调整好文本框的大小 并将其定位在幻灯片的合适位置上即可 通常情况下 在演示文稿的幻灯片中添加文本字符时 需要通过文本框来实现 注意 也可以用 绘图 工具栏上的文本框按钮来插入文本框 并输入字符 直接输入文本 如果演示文稿中需要编辑大量文本 我推荐大家使用下面直接输入文本的方法 在 普通视图 下 将鼠标定在左侧的窗格中 切换到 大纲 标签下 然后直接输入文本字符 每输入完一个内容后 按下 Enter 键 新建一张幻灯片 输入后面的内容 注意 如果按下 Enter 键 仍然希望在原幻灯片中输入文本 只要按一下 Tab 键即可 此时 如果想新增一张幻灯片 按下 Enter 键后 再按一下 Shift Tab 键就可以了 嵌入字体 当我们将制作好演示文稿复制到其他电脑中进行播放时 由于其他电脑没有相应的字体 必然会影响文稿的演示效果 其实 我们可以将字体嵌入到演示文稿中带走 1 执行 工具 选项 命令 打开 选项 对话框 2 切换到 保存 标签中 选中 嵌入TrueType字体 选项 确定返回 3 再保存一下演示文稿即可 插入声音 为演示文稿配上声音 可以大大增强演示文稿的播放效果 注意 演示文稿支持mp3 wma wav mid等格式声音文件 插入的声音文件后 会在幻灯片中显示出一个小喇叭图片 在幻灯片放映时 通常会显示在画面了 为了不影响播放效果 通常将该图标移到幻灯片边缘处 执行 插入 影片和声音 文件中的声音 命令 打开 插入声音 对话框 定位到需要插入声音文件所在的文件夹 选中相应的声音文件 然后按下 确定 按钮 插入视频 我们可以将视频文件添加到演示文稿中 来增加演示文稿的播放效果 注意 演示文稿支持avi wmv mpg等格式视频文件 执行 插入 影片和声音 文件中的影片 命令 打开 插入影片 对话框 定位到需要插入视频文件所在的文件夹 选中相应的视频文件 然后按下 确定 按钮 在随后弹出的快捷菜单中 根据需要选择 是 或 否 选项返回 即可将声音文件插入到当前幻灯片中 调整处视频播放窗口的大小 将其定位在幻灯片的合适位置上即可 插入其他演示文稿 如果在编辑某个演示文稿时 需要引用其他演示文稿中的部分幻灯片 可以通过下面的方法快速插入 将光标定在需要插入的幻灯片前面 执行 插入 幻灯片 从文件 命令 打开 幻灯片搜索器 对话框 单击其中的 浏览 按钮 打开 浏览 对话框 定位到被引用演示文稿所在的文件夹中 选中相应的演示文稿 确定返回 选中需要引用的幻灯片 然后按下 插入 按钮 再 关闭 退出即可 插入批注 审查他人的演示文稿时 可以利用批注功能提出自己的修改意见 批注内容并不会在放映过程中显示出来 选中需要添加意见的幻灯片 执行 插入批注 命令 进入批注编辑状态 输入批注内容 当使用者将鼠标指向批注标识时 批注内容即刻显示了出来 批注内容不会在放映过程中显示出来 右击批注标识 利用弹出的快捷菜单 可以对批注进行相应的编辑处理 插入Excel表格 由于PowerPoint的表格功能不太强 如果需要添加表格时 我们先在Excel中制作好 然后将其插入到幻灯片中 执行 插入 对象 命令 打开 插入对象 对话框 选中 由文件创建 选项 然后单击 浏览 按钮 定位到Excel表格文件所在的文件夹 选中相应的文件 单击 确定 按钮返回 即可将表格插入到幻灯片中 调整好表格的大小 并将其定位在合适位置上即可 设置超链接跳转 我们在Powerpoint演示文稿的放映过程中 希望从某张幻灯片中快速切换到另外一张不连续的幻灯片中 可以通过 超级链接 来实现 超链接到其他文档 程序 网页上 在幻灯片中 用文本框 图形 片 制作一个 超级链接 按钮 并添加相关的提示文本 如 陀螺旋 选中相应的按钮 执行 插入 超链接 命令 打开 插入超链接 对话框 在左侧 链接到 下面 选中 本文档中的位置 选项 然后在右侧选中需要链接的幻灯片 确定返回即可 设置动画播放方式 如果一张幻灯片中的多个对象都设置了动画 就需要确定其播放方式 是 自动播放 还是 手动播放 使用动画播放的原则 朴实 有益于说明思路 展开 自定义动画 任务窗格 双击第二个动画方案 单击 开始 右侧的下拉按钮 在随后弹出的快捷菜单中 选择 之后 选项即可 注意 在 自定义动画 任务窗格中 还可以快速设置动画播放 速度 等选项 设置放映方式 PPT演示文稿制作完成后 有的由演讲者播放 有的让观众自行播放 这需要通过设置幻灯片放映方式进行控制 执行 幻灯片放映 设置放映方式 命令 打开 设置放映方式 对话框 选择一种 放映类型 如 观众自行浏览 确定 放映幻灯片 范围 如第3至第8张 设置好 放映选项 如 自动放映 按ESC键终止 再根据需要设置好其它选项 确定退即可 幻灯片放映技巧 在幻灯片放映过程中 如果要中止放映 请按下Esc键 如果想暂时隐藏幻灯片内容 可按下 B 或 键使屏幕全黑 也可以按 W 或 键使屏幕全变白 按Esc退出全黑或全白状态 放映幻灯片时 其右下角会有四个透明的按钮 单击其中左 右方向的箭头按钮可查看下一张幻灯片或返回前面的幻灯片 单击其中的铅笔图标 快捷键为Ctrl P 还可以像在黑板上一样在当前放映的幻灯片上写写画画 见图6 即所谓的幻灯片 注释 退出幻灯演示时 PowerPoint会提示是否保留这些注释 幻灯片打印技巧 我们想把幻灯片打印出来校对一下其中的文字 但是 一张纸只打印出一幅幻灯片 太浪费了 如何设置让一张打印多幅呢 执行 文件 打印 命令 打开 打印 对话框 将 打印内容 设置为 讲义 然后再设置一下其他参数 确定打印即可 注意 如果选中 颜色 灰度 下面的 灰度 选项 打印时可以节省墨水 如果经常要进行上述打印 将其设置为默认的打印方式 执行 工具 选项 命令 打开 选项 对话框 切换到 打印 标签下 选中 使用下列打印设置 选项 然后设置好下面的相关选项 确定返回即可 用网格线定位对象 当我们在PPT幻灯片中添加了多个对象后 可以通过网格线来精确定位对象的位置 1 执行 视图 网格和参考线 命令 打开 网格和参考线 对话框 2 单击 间距 右侧的下拉按钮 在随后弹出的下拉列表中 选择一种网格样式 如 每厘米8个网格 再选中 屏幕上显示网格 选项 确定返回即可 3 有了网格线 就可以轻松定位对象位置了 具体操作的动画演示过程如下 提取文稿中的图片 如果我们需要将某个Powerpoint演示文稿中的图片单独提取出来 只要将其另存为网页格式即可 启动PowerPoint 打开相应的演示文稿文档 执行 文件 另存为网页 命令 打开 另存为网页 对话框 将 保存类型 设置为 网页 htm html 然后取名 如tp 保存返回 我们在上述网页文件保存的文件夹中 会找到一个名这 tp files 的文件夹 其中单独保存了演示文稿中的所有图片 具体操作的动画演示过程如下 在PowerPoint中快速准确地选择多个对象 在PowerPoint2003中 如果要选择叠放在一起的若干个对象时会不太容易 特别是它们又位于叠放次序下层的时候更麻烦 那么我们该如何快速准确地选择多个对象呢 我们可以点击 绘图 工具栏右侧的三角箭头 工具栏选项 依次指向 添加或删除按钮 绘图 然后选中 选中多个对象 将它添加到 绘图 工具栏中 点击它 会打开 选择多个对象 对话框 我们只要在对话框的对象列表中选中相应的那些对象就可以了 PPT的保存 PPT的保存格式多种多样 下面介绍几种常用的保存格式及其效果 PPTPPSJPG 学用PowerPoint快捷键 学用PowerPoint快捷键避免鼠标操作失误 作为演示用途的软件 PowerPoint以其易于编辑制作和修改 支持媒体格式丰富以及演示方便等诸多优点受到用户的好评 但在实际应用PowerPoint过程中我们可能会碰到这样或那样的问题 比如用户在演示比较复杂的幻灯片时 由于一张幻灯片中的对象较多 操作失误 多点了一下鼠标 其实使用幻灯片放映控制快捷键更容易避免 所以作为一名PowerPoint的用户 掌握这些快捷键 可以更为有效 方便地应用这一演示软件 学用PowerPoint快捷键避免鼠标操作失误 1 编辑快捷键Ctrl T 在句子 小写或大写之间更改字符格式Shift F3 更改字母大小写Ctrl B 应用粗体格式Ctrl U 应用下划线Ctrl l 应用斜体格式Ctrl 等号 应用下标格式 自动调整间距 Ctrl Shift 加号 应用上标格式 自动调整间距 Ctrl 空格键 删除手动字符格式 如下标和上标Ctrl Shift C 复制文本格式Ctrl Shift V 粘贴文本格式Ctrl E 居中对齐段落Ctrl J 使段落两端对齐Ctrl L 使段落左对齐Ctrl R 使段落右对齐 学用PowerPoint快捷键避免鼠标操作失误 2 幻灯片放映控制快捷键PowerPoint在全屏方式下进行演示时 用户可以操作的只有右键菜单和放映按钮 大家还可以使用以下专门控制幻灯片放映的快捷键 非常方便 N Enter PageDown 右箭头 下箭头 或空格键 执行下一个动画或换页到下一张幻灯片P PageUp 左箭头 上箭头 或Backspace 执行上一个动画或返回到上一个幻灯片 Enter 超级链接到幻灯片上B或句号 黑屏或从黑屏返回幻灯片放映W或逗号 白屏或从白屏返回幻灯片放映s或加号 停止或重新启动自动幻灯片放映Esc Ctrl Break或连字符 退出幻灯片放映E 擦除屏幕上的注释H 到下一张隐藏幻灯片T 排练时设置新的时间 学用PowerPoint快捷键避免鼠标操作失误 O 排练时使用原设置时间M 排练时使用鼠标单击切换到下一张幻灯片同时按下两个鼠标按钮几秒钟 返回第一张幻灯片Ctrl P 重新显示隐藏的指针或将指针改变成绘图笔Ctrl A 重新显示隐藏的指针和将指针改变成箭头Ctrl H 立即隐藏指针和按钮Ctrl U 在15秒内隐藏指针和按钮Shift F10 相当于单击鼠标右键 显示右键快捷菜单Tab 转到幻灯片上的第一个或下一个超级链接Shift Tab 转到幻灯片上的最后一个或上一个超级链接Alt K 在 通讯簿 中选择 收件人 抄送 和 密件抄送 栏中的姓名Tab 选择电子邮件头的下一个框 如果电子邮件头的最后一个框处于激活状态 则选择邮件正文Shift Tab 选择邮件头中的前一个字段或按钮 学用PowerPoint快捷键避免鼠标操作失误 3 浏览Web演示文稿的快捷键以下快捷键用于在网络 包