外销产品操作规程.doc

上海集大办公家具有限公司编号:JH/XY-01.2-2006发布日:2008/08/01文件名:外销产品操作规程第A版 第2次修改第1页 共4页外销产品操作规程1、目的：为了使外销产品从接单到出运各道环节能够顺利有效进行，确保产品质量完好、操作流程畅通。2、范围：适用于外销产品的接单、设计、采购、生产、检验、出运、收款。3、相关文件JH/QES-01-2008 质量手册JH/JS-04.16-2008 拆卸式流水线打包操作规定JH/QEP-7.2-01 合同评审控制程序4、职责4.1市场营销部负责外销合同的评审、签定以及客户要求信息的传达，有关资料的翻译、储运、货款收缴等工作。4.2由设计开发部参与外销定制或开发产品合同的评审，负责新产品的图纸、生产工艺、工夹模具、外包装、产品说明书等设计、制作。负责对常规出口产品原材料、产成品的检验、把关和唛头的设计与外加工。4.3供应部负责建立所需材料的信息库，以及物资的采购，外发加工的落实。4.4由生产部参与外销合同的评审，负责按合同要求，在规定时间内进行产品的生产，以及生产过程的成本、质量控制。4.5十万元以上外销合同须经总经理审核、签定；外销需开发新产品的合作项目由总经理参加。5、操作程序5.1常规出口产品的接单5.1.1客户有定单意向后，营销部按JH/QEP-7.2-01合同评审控制程序操作。就与产品固有的特性要求、产品交付要求以及针对顾客要求的承诺等，在合同签定前，与各部门做好合同评审，各部门评审意见一致后，方能与顾客签定合同。意见不能统一时应提请总经理批准。5.1.2由营销部与外商签定正式合同文本，合同应包括数量、价格、交货期、型号、规格、颜色、包装、运输、交货地及买卖双方签字盖章等内容。5.1.3合同签定后，营销部将合同的编号、产品名称、规格、数量、颜色、唛头、包装说明书等要求以及验货、交货日期等相关内容填写在出口产品确认单上，一式7份，由营销、开发、供应、生产、储运等相关部门签字确认后发至营销、开发、供应、生产、储运、质量、档案。上海集大办公家具有限公司编号:JH/XY-01.2-2006发布日:2008/8/13文件名:外销产品操作规程第A版 第2次修改第2页 共4页5.2客户来样产品的开发5.2.1由营销部会同开发部与客户进行充分沟通，了解客户要求。分析投资费用（人力、物力与回报率），预测加工的可能性，不能加工或回报率低的要及时与客户沟通。5.2.2对有开发价值的产品，开发部对来样产品进行材料、结构、工艺、辅配件等解剖、分析、测试、需要修改的部分包括材料、外型、结构、辅配件等拿出书面修改意见交客户确认。5.2.3新产品开发中的配件开发，应由供应部提供有关的市场信息，（或开发人员自行收集市场信息，）经过开发部对各类信息进行性价比较、筛选，择优选取，供应部落实采购。5.2.4开发部核算出产品用料、另配件、人工成本等成本费用，为营销部报价提供参考信息。5.2.5在客户对修改进行确认，并收取一定的款项后，开发部对来样产品进行全面的设计，并做出小样交客户确认。5.2.6对无需大的技术投入的来样产品，可转入常规出口产品的操作程序。5.2.7对需投入模具、设备、资金的定制产品（包括特殊的粉、导轨、五金件等）要核算投资费用与客户沟通，明确承担费用，并落实资金到位后进入开发试制，直至样品通过，工艺、设备、材料也准备完成后，才可转入生产。5.3工艺技术5.3.1无论来样产品再开发和常规出口产品加工输出文件应包括：产品正规图纸、部件规格重量清单、包装及唛头设计图、产品说明书、标准件、外购件清单、产品技术规范等。5.3.2根据产品特点，设计开发部还应对工艺、设备、模具图、工夹图、搬运工具等要求进行说明。5.3.3每个合同的外包唛头由营销部与客户沟通后设计定型，交设计开发部确认后，由供应部落实外发加工。营销部要做好唛头设计与交货日期的衔接预测，开发部确认为1个工作日，外发加工周期为10个工作日，还应考虑生产部打包入库的时间。5.4采购5.4.1供应部应随时收集市场最新信息，建立产品常用零配件资料库包括序号、分类、产品名称、型号、规格、材料、单价、采购期限、生产商等，为开发部、提供最恰当的材料信息。5.4.2供应部负责来样新品中的配件、外包装、以及其他物资采购及外发加工的落实。5.4.3需要定制加工的零配件，应得到开发部发出的加工图纸及加工要求说明。并留有15个工作日的外发加工时间。5.4.4在外销产品投产前，已做好物资供应保证，不得脱节。上海集大办公家具有限公司编号:JH/XY-01.2-2006发布日:2008/8/13文件名:外销产品操作规程第A版 第2次修改第3页 共4页5.5生产5.5.1生产部接到营销部提供的产品信息要求后，立即按产品加工周期的要求制定生产计划，计划书一式五份，交营销部、开发质量检验人员、供应部、储运确认后，按计划书组织生产。5.5.2生产计划应有1-3天的提前量，在生产全过程中有效抓好进度、数量、质量，以确保按时、按质、按量交货。5.5.3无论来样产品和常规出口产品生产时，必须得到设计开发部发出的所有技术文件资料，包括图纸、工艺操作规程、质量标准。新产品、新工艺、新材料首次加工应得到开发部确认。5.5.4在生产过程，应做好产品标识，使产品有可追溯性。5.6检验5.6.1材料检验由开发部负责，包括原材料、包装材料、唛头、说明书、外加工材料等。质量检人员应得到合同中与客户要求一致的检验标准，包括包装材料、唛头、说明书、零配件外加工的设计确认样等，除党规标准外，新的标准由相关人员提供。5.6.2在生产过程中，生产部应做好每道工序、每一部件的首检、巡检、末检，以及特殊过程的确认。5.6.3每批产品应有喷涂前和打包前的两次整体试安装，并做好记录。试安装合格后方可进入下一个流程。5.6.4打包流水线上的作业人员都要划清工作内容和责任，负责对经手部件的质量检验，并对上道工序的缺件进行把关，防止不合格品进入包装，也要防止缺少配件的包装入库。5.6.5车间质量员要进行不定时的抽检。抽检项目及抽检率按成品检验标准执行，并作记录。5.6.6入库后，由厂部检验进行抽检，抽检项目及抽检率按成品检验标准执行，检验项目应包括，部件数量、外观质量、装配质量、包装质量等全项，对抽检情况作详细记录，并上报。5.6.7质量员抽检后的产品，生产部协助重新打包后再入库。5.6.8客户验货日期由营销部通知质量管理员、生产部、仓库。这些人员作好准备。5.6.9客户货货由营销部提前通知质量管理员和生产部，客户验货时由质量管理员现场陪同，生产部、储运部仓库各抽调1-2名熟悉产品人员协助拆包和安装。5.6.10协助客户验货拆包时应根据打包程序逆向操作，并在干净宽敞的场地进行，拆一包验一包，验包后及时重新打包，防止缺件和损坏。上海集大办公家具有限公司编号:JH/XY-01.2-2006发布日:2008/8/13文件名:外销产品操作规程第A版 第2次修改第4页 共4页5.6.11验货结果质量管理员要做好记录，并跟踪整改情况。5.7出运5.7.1由储运部门负责外销产品的入库、储存、出运及产品防护。5.7.2外销产品入库应在交货前1天（24小时）全部入库完毕客户要求验货的产品应在出运前3天全部入库完毕。仓库应做好产品防护。5.7.3接到出运通知时应做好人力、物力以及其他有关方面的准备工作。出运时，仓库管理员做好数量、型号清点，全部装箱完毕后，由营销部经理或指定专人在装箱单上核对、确认、签字。5.8收款5.8.1外销合同签定除具备常规条例外，更应注意货款收回的安全性。5.8.2外销合同签定后，财务部应有一份合同复印件备案。5.8.3货物出运后，营销部负责与外贸公司或客户联系，及时催缴货款，并通知财务部。5.8.4财务部掌握每份合同的收款时间，超过合同约定的范围应立即报告总经理，以便作出应对措施。6、岗位责任6.1各部门