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设计PPT的基本原则 2011张运海国投洋浦港有限公司2011-05-30设计PPT的基本原则-计算机管理中心 张运海Office办公软件现在已经成为我们必不少的办公工具，尤其是WORD、EXCEL和PPT。目前我公司的Office软件的使用水平比以前大有提高，但还存在不足，制作出来的文档不太注重文档的视觉美观，或者是修饰太过于花哨不实用。Office制作文档上的有丰富功能，我们都没有充分利用，使用不难，只要我们掌握了一些基本原则，一通百通，我们一样可以设计出漂亮的适合我们公司的规范的电子文档。举例说明：国投洋浦港有限公司2010年度工作报告点评：结构与布局需进一步清晰、简洁；文本字体颜色、图表背景色彩搭配欠缺；呈现的动画花样太多。各类电子文档已经是上下级间重要的汇报材料，今天主要讲PPT的基本设计原则。一、为什么要再次培训PPT？公司从07年至今为提高我公司各部门相关人员PPT的设计水平，公司已举办四次PPT培训班，包括基础操作培训、制作提高培训，参训人数达到五十人次，但还不够，现在公司领导要求再次进行PPT培训，这说明公司领导对我们的PPT设计水平非常重视！现在汇报工作、召开会议或项目总结等借助PPT来辅助演讲已经成为重要手段； PPT制作一般熟练操作office软件的都能做，但设计出一份好PPT就不容易了，而我们正需要的是一份“好”的PPT！二、为什么我们做的幻灯片总不理想？我们这么认为，对幻灯片认识不清晰；没有逻辑性的思路；对汇报材料不熟悉；缺乏很好的表达形式；缺乏基本的美感。也就是对设计PPT的一些基本原则缺乏认识，认为直接将文本从 WORD搬家! 复制到PPT中, 再想当然地插入剪贴画或插入一张漂亮图片就可以大功告成，其实不然，要让PPT成为讲授的得力助手并非易事，比如，一张PPT，没有统一字体没有统一的色彩，主次不分，那很容易分散观众的注意力，整场演讲就不能达到最佳的效果。所以今天主要交流一下设计PPT的基本原则，有利于提高我们的PPT设计水平。三、如何学习PPT？1、平时就应该掌握好PPT的基本操作，操作多了，熟能成巧。2、多些观摩别人成功的作品，细致观察每个环节的处理方式，领会整个作品的设计思路。3、平时多收集些网上素材资料。尤其是图形图片，往往是一张适当的图片就增强了一个问题的表达力。4、注意PPT的美感效果上设计。多些模仿修改别人的设计，学会图片剪切处理，处理好色彩搭配，多用些渐变图形，图形背景半或全透明。5、网上有些专业PPT网站,通过的培训学习,会非常有利于你从整体设计专业的PPT有很大的帮助。四、PPT是辅助工具，演讲者才是主角为什么这么说呢？一次有说服力或精彩汇报演讲，软件的各种功能、特效制作出来一个幻灯片对你都有很大的帮助，但你要记住一件事，在演示中，真正的主角是演讲者本身，而不是幻灯片。我们使用幻灯片的目的并不纯粹只是在上面写上一些东西代替我们的演讲，而是它能够补充你的演讲，使你演讲的内容更容易被记住。正因为这样，演讲者与PPT要有很好的结合，要求演讲者及PPT设计者对演讲材料准确和深入理解。五、设计PPT的基本原则（一）、PPT设计总体原则怎样做出成功有效的PPT 呢? 仅依靠PPT 软件的操作功能和技巧, 只能帮助我们做出PPT, 却不能帮助我们做出好的PPT。好的PPT不是制作出来的, 而是设计出来的。只有全面了解PPT 设计理念、掌握正确的设计原则, 才能做出高水平的PPT。一个成功的演示PPT 必须满足: 内容精练、结构清晰、页面简洁这样三个标准。但实际设计PPT 时, 很多朋友都发现很难达到这样理想的效果, 做出来的PPT 不好用，不好看，甚至看不懂!在我看来一个好的PPT演讲需要演讲者的精心策划与细致的准备，同样必须对PPT演讲的技巧有所了解。PPT设计始于制作之前的准备阶段, 要制作出内容精练、结构清晰、页面简洁的PPT, 必须遵循的设计原则是: 结构化思考、概念化表述、视觉化呈现。1、结构化思考, 保证PPT 结构清晰，逻辑性强。通过结构与布局，用清晰的逻辑把主题表达清楚。做提纲时，用逻辑树将大问题分解成小问题，小问题用图表现。2、概念化表述,力求PPT。内容精炼演示的内容是PPT 成功的基础, 如果内容不正确、或是内容不恰当, 无论PPT 制作得多么好看, 也只能是枉费工夫。而内容是否恰当, 精练, 需要我们在设计之初对内容本身、其广度与深度, 以及对观众的需求和兴奋点有准确地理解和把握。PPT内容精炼、观点鲜明、言之有物, 才受人关注。而堆积大量文字信息的 文档式PPT是不成功的, 也是不受人欢迎的。因为大段的文字投影在屏幕上, 讲授者希望带领观众随着自己的节奏和焦点而行进, 但观众的关注点却在洋洋洒洒的字里行间跳来跳去, 这样的PPT 演示完全达不到辅助讲授的目的。 概念!反映客观事物的一般的、本质性的特征。使用概念化表述将体现对事物本质的追求, 使要传达的信息和要解决的问题变得简明扼要、清晰透彻。3、视觉化呈现, 实现PPT。页面简洁的PPT 会给人以清新的感觉, 观看起来自然、舒服, 不会产生视觉疲劳。而文字信息太多、太烦杂的页面会失去重点, 造成观众听的障碍, 使接收信息变得被动, 直接影响PPT的演示效果。尽管中国汉字是由图形演化而来, 但仍属抽象符号, 远不比图片来的真实、直观。所以, 在使用PPT 幻灯片演示时, 以恰当的图片强化内容, 更容易在较短时间里让观众理解, 并留下深刻印象。视觉化呈现原则强调把抽象的概念及复杂的数据翻译成图, 使用简明的图示、图片、图表, 简单、直观、形象地诠释你的观点和要传达的信息。让观众可以一边轻松地看, 一边专注地听, 让你的讲授、演示相得益彰。（二）PPT设计具体原则一个PPT的设计在总体上把握好以上三个原则外，还要遵循讲究操作层面细节原则。深入体会每个原则要求，设计漂亮的PPT会起到事半功倍作用。1、一张幻灯片一个主题。围绕一个确定的主题来讲，不要一张幻灯片有多个主题，或把一个主题折分到多张幻灯片中； ppt更依赖于演讲来表述更多细节去说服听众这也是ppt与其他文档的区别。 2、“演讲时ppt为辅，演讲者才是中心”。 制作ppt每页只要一个中心点,同一时刻只让一个点吸引观众的注意，其余的都是点缀。 所以除了PowerPoint幻灯片以外，最好还要准备一份书面资料，强调并详细说明演示中的内容。在演示完成以后，再向观众发放一份详细的书面汇报材料或印刷物，您就不必用大量文本来填充 PowerPoint幻灯片，并更利于观众理解演示的内容。当然也有习惯是在会前就已经向观众发放了材料，能改一改也许效果会更好些吧。3、Magic Seven原则（7士259）。每张幻灯片传达5个概念（主题）效果最好。 7个概念人脑恰恰好可以处理。 超过9个概念负担太重了。如果你能做到一张幻灯片能表明一个问题最好，做到这一点，不在于你的PPT技术，而在于你对所演示内容的掌握，只有对内容熟悉，才能做到精简，否则你觉得什么内容都很重要，什么都不可以去掉，所以做PPT，内容才是根本。不要把全屏都铺满文字，演示是提纲式的，显示内容越精炼越好。也可以尝试为文字内容设定动画，一步一步显示，有利于讲演。这是动画的另一种作用，当然要控制好内容的呈现方式和速度。4、KISS （Keep It Simple and Stupid）原则。意思是要保持简单、简洁和有序的风格。因为我们做PPT针对的是大众。我们的目的是把自己的理解灌输给观众。深入浅出才代表你对汇报内容的真正掌握。记住人才是主角，不能让PPT代替你的存在，除非你在写一个说明文档，或者你希望别人利用PPT就能达到目标，否则你就应当多准备些东西，如何解释你的PPT，可以使用试试幻灯片的备注。5、“文不如表，表不如图”。能用图时，不用表；能用表时，不用字。人先看图表，再才看文字。所以能用图的不要用表，能用表的不要用文字，杜绝长篇大论！所有人看到图表，第一眼就是找最低的和最高的，然后找跟自己相关的。把这三个东西标出来，人家会觉得很省事。没有图表，怎么办？图表也依赖于你对内容的理解，你理解了，就可以找出对比，有对比，有就图表存在的可能。6、“不超过3种字体、不要超过3种色系、不超过3种动画效果，包括幻灯片切换”。PPT初学者插入一页PPT时，有时随意的设置字体、字大小及文本框背景颜色，没有把握好风格的统一性。也乐意尝试追求动态与色彩效果，但这不是根本，除非必要，不要使用动态的东西，我从不认为动态效果或GIF文件可以增加效果，很多时候，它所起到的都是负面效果，动画只有本身含有所要表达的信息时，其存在才是有意义。四个建议：（1）字体大小建议：大标题 44 点 粗体；标题一 32点 粗体；标题二 28点 粗体；标题三 24点 粗体。（2）在PPT上插入一些装饰图也会达到很好吸引人的效果，但装饰图使用原则是“符合当页主题，大小、颜色不能喧宾夺主！”。（3）尽量选择深色背景配浅色字体，或者浅色背景配深色字体，对比强一些，因为如果用颜色相近的背景和字体，会看不清楚。（4）好的PPT不是靠动画效果堆砌出来的，要有简洁而鲜明的风格，朴素一点比花哨的更受欢迎。7、10/20/30原则。即任何一个单一话题，不要超过10屏去讲解；标题或关键字用20磅以上的字标出；任何辅助性的文字说明，最好不要超过30个字，别写那么多字，没人看，同时插入页码让人知道你的PPT还有多少，或者告诉人家你要说的条理和结构。这非常重要。8、界面风格统一原则。（1）封面、内容幻灯片采用一致的字体色彩与模板；（2）设置封面文字的字体，大小与风格；（3）设置每张幻灯片标题与正文的大小与字体，尽量每张幻灯片都保持统一，说明注释文字也采用统一的风格；（4）幻灯片采用与PPT主题统一的背影风格，并使幻灯片前后风格都保持这种风格；（5）幻灯片版面规划统一，前后一致，标题区，正文区，图片区，文字说明区等都相对清楚，位置相对固定；（6）交互操作标志统一，链接文字形式相同，交互按钮位置固定，便于操作。以上我讲了设计PPT总体和具体原则，这些原则是由PPT大师们总结出来的。正是这些原则，才能让我们少犯错误，提醒自己，设计出理想效果的PPT。当然，以上的一些建议只能作为参考，个人觉得有一定的指导意义，但不是绝对的，设计好的PPT需要很强的经验感和技术感，也说不清楚为什么要这样做，只觉得尽可能的“利用PPT作为工具来吸引观众的眼球和注意力”。六、推荐学习网站在这我推荐几个优秀的PPT学习网站，通过网站或