办公软件培训1(WORD,EXCEL的基本运用).doc

办公软件EXCEL、WORD的基本培训 (以office2007例)今天我们来做一个常用办公软件的一个基础的培训，这个无论是我们后台人员还是业务组的成员做明细，做各种表单，联络函的时候都会用到的。今天我们讲一些日常用到的，也是必须掌握的基本功能和操作。EXCEL表中常用的操作及功能：单元格格式：选择你要设置格式的区域，右键，设置单元格格式包括数字，对齐，字体，边框，填充，保护。特别是数字类型里面，输入身份证要用文本，输入日期时间要选定日期，时间格式，需要进行计算的数据只能用数值格式（是否使用分隔符及小数精确位数，负数表示方法）。对齐：用于单元格内容所在的位置，也可通过开始工具栏里的左/右对齐或居中等来调节，对于要输入的有倾斜角度或竖版的文字时，可通过选择文本方向对单元格内容进行调节。字体：在工具栏左边B上方白色选项框内选择也可，在旁边还可以选择字体大小，字体大小也可以自己选择（中文初号为大，但如果还需要更大的，可选择数字，EXCEL中数字在1-1638之间均可选，WORD中调整幅度稍小）。加粗：可以点击开始工具栏左边 B，下划线：工具栏左边U，常在重点标注或需要填充内容时使用。边框也可以用开始工具栏左边线框位置（WORD在中间），根据实际情况选择半框，全框或无框。标色：除了选择填充里面外，开始工具栏中桶状表示页面颜色（WORD上为铅笔），A下颜色表示字体颜色。常用快捷键：（ctrl+C复制，ctrl+X剪切，ctrl+V粘贴，ctrl+S保存，ctrl+N新建，ctrl+O打开文件，ctrl+F查找及替换，ctrl+A全选）。查找及替换功能：输入需要查找的内容，回车即可。若不能确定查找的内容，可以模糊查找，将不清楚的，或是没有共性的用 * 表示。如果在一个工作簿里面有很多工作表都需要查找，则点开选项栏，将范围改为工作簿。替换则是在查找的基础上进行修改或批量修改。替换的内容不能用*表示。常用运算：累加=SUM( ),或右侧工具栏。减，乘，除选择对应单元格进行相应运算（单元格与单元格之间的运算，根据内容之间逻辑关系进行运算），需要批量运算的，可找出规律，对最上面一栏进行运算，然后向下填充。百分比转换：选择需要转换的数值/数值区域，选择工具栏上开始，找到中间的%，点击即可。在涉及运算的过程中经常会用到本工作表（簿）外的数据。其操作方法与本表中其他单元格相同。但要注意：采用运算的单元格要特别数据的对应及运算原始数据的更改保存，以及原始数据更改后的更改。排序及筛选：工具栏右侧排序及筛选，常用升序和降序。排序最好用筛选里面的升降序，开始排序/筛选操作有2种方式，一种是直接选取需要排序/筛选的那一列进行筛选，另一种是将表头栏直接全部选中，点击筛选。推荐大家使用第二种。点击筛选后就可以到需要的位置去筛选了，可以通过颜色筛选，可以通过自己勾选选项栏筛选（全选，去除空白等），也可以根据文本筛选。文本筛选主要是选择关键字，通过包含，不包含，或，与这种逻辑关系筛选。复制及填充：拖曳选中的单元格进行复制或填充，拖曳后也可以根据实际情况，在拖曳处右下角位置选择复制或是填充。或是使用工具栏右方填充键。当你拖曳下来时是复制时，按住Ctrl键，则变成填充，反之亦然。冻结窗格（单列/行冻结，行列均冻结）：单列或行冻结只要选择需要冻结位置的后一栏，在工具栏上选择 视图冻结窗格冻结拆分窗格。如果行列都需要冻结，则选择冻结位置后一栏相交的单元格，如上操作即可。自动换行：选择需要自动换行的区域，点击开始工具栏中间位置的自动换行键。或者右键选择设置单元格格式对齐自动换行。自动换行后通常需要调整行距或列宽。合并居中：选中需要合并居中的区域（需要方正形状）开始工具栏中间位置的合并后居中键。注意合并后留下的只是左上角的数据。隐藏及取消隐藏：选中需要隐藏的内容（行/列），右键，选择隐藏即可，需要取消隐藏，则选中隐藏内容两边的区域，右键，选择取消隐藏即可。插入批注：选中单元格-右键选中插入批注即可.这是对于一些需要说明的数据单独备注用的，特别是统计类报表。 限制数据输入：主要是为了防止数字位数输错问题。选择工具栏最上方中间位置的数据数据有效性设置。如手机号码，我只需设置成允许文本长度 等于 11.这样可以保证你最基本的位数错误识别，其他如限制整数/时间范围等均可用。删除重复项：统计人数时经常用到。选中需要重复删除的区域，选择工具栏最上方中间位置的数据删除重复项。出来以后会选择拓展区域或当前区域，根据自己实际情况选择。若选择拓展区域，则会让你勾选需要筛选的范围。插入行或列：只需选中插入位置的单元格，右键选择插入，活动单元格右/下移是针对单个单元格的，整行或整列是针对行/列的。斜线表头的制作：（实例）主要是通过斜线等形状将表头上不同内容分开对应。选择插入形状，选择线条后在相应位置进行分隔。最适合的列/行距：选中区域后，工具栏开始格式，点击行高/列宽自己输入数值，或者选择根据内容自动调整。或者选中区域后，左键双击表格外围的调整区域，就可以自动调整。重命名工作表或工作表标色：也可以工具栏开始格式进行，或者右键点击工作表位置，选择重命名或工作表标签颜色。 打印排版：在页面设置，或打印里面可选择，包括按区域（选中要打印的区域后勾选），按页打印（可以选择从*页至*页），打印标题（页面布局打印标题，在顶端标题行/左端标题列中，将需要打印入每页的标题选中即可，顶端标题行针对表头打印，左端标题列主要用于多种信息对应使用。文件加密：最左上角OFFICE按钮-准备-加密文档输入密码即可。EXCEL中的常用的或者实用的一些功能大致就是这些，很多功能在WORD中也一样可以使用，下面我们来讲一下WORD中的一些异于EXCEL的基本功能：工具栏：在WORD中，工具栏上常用的还有项目符号，编号，标题格式，根据实际内容进行运用。这样一是增加了输入的简便性也保证整体版面的简洁明了。输入内容的上/下标：在输入N2，或N2+N等格式时，我们无法再插入符号中找到相应的内容。这时我们需要用到对相应内容进行上/下标。如输入N2，时，先输入N2，选中2，点击工具栏开始，点击字体栏下面的X2,就形成了N2，下标则选择X2.EXCEL中的上下标，则是在选中后在单元格格式字体中勾选特殊效果。检查拼写及语法错误：这是常用的一种基本校对手段。要进行全稿校对时，直接点击审阅拼写与语法，则出现系统认为错误的地方及修改建议。根据实际情况来更改。表格的制作：在WORD工作中经常需要用到表格。插入-表格，根据个人习惯选择插入表格（先设定行列数）、绘制表格（通过鼠标拖曳画出表格）、EXCEL表格等。做出基本表格，输入内容后，根据内容及需要，将鼠标移到表格左上角顶点，点击右键根据选项进行调整。页眉，页脚，页码的设置：比较简单的方法是在页眉/页脚的相应位置，点击右键或者双击左键，则出现编辑选项，填入内容即可。或者在工具栏最左上方，点击白色条纹的相应编辑按键即