记录控制程序.doc

记录控制程序文件编号：ZYT/PD-02-002 A/01 目的对记录进行有效控制和管理，使记录符合规范化管理的要求，并为管理体系的有效运行提供客观证据。2 适用范围本程序适用于质量保证体系、环境及职业健康安全管理体系运行中及日常生产、经营活动中形成的所有记录。3 职责3.1 记录表格式由各使用部门编制，由办公室校审后统一编号、标识和印制。3.2 档案室负责重要记录的最终存档、销毁管理。3.3 各部门、车间按本程序要求对本部门涉及的记录实施管理。4 工作程序4.1 记录表格式编制及审核4.1.1 记录表格式由各使用部门根据相关程序文件和作业指导书的内容要求进行编制，由办公室统一审核标识、编号和备案，编制记录汇总表，并确定记录的归口管理部门。4.1.2 记录的标记和编号必须统一，记录的标识应于记录的右上方，标识方法详见文件控制程序中的4.1.2 e，编号按程序文件中的规定执行。4.1.3 经备案的记录表格式不得随意更改，如需更改，应由使用部门报办公室审批同意，并重新备案。4.1.4 各部门需使用和印制表单时，需经办公室确认表单为最新版次后方可印制，避免误用废表单。4.1.5 所有表单均由办公室统一印刷。4.2 记录的填写4.2.1 公司的记录采用两种方式：文字填写和磁盘贮存。4.2.2 记录按规定格式填写（或输入），做到填写（输入）及时、完整、内容准确、字迹清楚、整齐、不得随意涂改。如需涂改，应采用划改的方式，必要时需由涂改人签字予以确认。4.3 记录的收集、存档和保管4.3.1 记录由归口管理部门收集、整理、编目、归档。保管方式应便于检索、查阅或存取。4.3.2对于有永久性保存价值和重要、关键的记录，由各部门在每年的元月上旬整理后交办公室（档案室）保存，档案室应进行编目管理。4.3.3 记录的保管部门应提供合适的贮存场所，使记录在适宜的环境中贮存，以防丢失、损坏和变质。4.3.4 管理者代表（质量保证工程师）根据记录的重要程度确定保存期限：a) 有长久保存价值的记录，如：管理体系审核报告、管理评审记录、产品鉴定报告、培训考核档案、统计年报等整理后，交档案室，保存期为五年以上。b) 重要的记录，如：检测报告、检验记录、工艺更改记录、纠正和预防措施记录等有保存价值的记录，整理归档，保存三年以上。c) 一般的记录，如：过程记录、文件借阅登记表等，由使用部门整理保管，保存期限为一年。d) 合同有要求时，记录的保存期应征得顾客的同意或由顾客确定。4.4 记录的借阅、复制（参见文件控制程序）4.5 记录的作废和销毁记录超过了规定保存期限，即为“作废记录”，除有特殊原因或继续有保存价值需延长保存期外，“作废”记录一般由主管部门或档案室统一回收，经主管领导确认后进行处理，对于需保密的记录由主管部门或档案室按文件控制程序4.9条款予以销毁：4.6 合同有规定时，应按要求供顾客查阅有关记录，记录保管部门应积极配合提供查阅方便，同时执行上述第4.4条款。4.7 在本程序中所形成的记录由档案室负责。5 引用文件ZYT/PD-02