图表写作的开头段和结尾段.doc

图表写作的开头段和结尾段学员目前所学内容只是针对图表本身，而没有介绍图表的来龙去脉并在文章的最后做收尾工作。在这节中，我们将把这种描述在进一步的完善。一、主题句的写法 在考试题目要求的第一项内容中往往是针对该图表的内容作总结性介绍。比如：我们在该章第一单元的练习中碰到了这样一道题，它的题目要求是这样表达的：l The graph below shows development in the ownership of mobile telephones as percentage of all telephones owned.l Using the information from the graph, write a short report on changes in telephone ownership.第一项内容中说到下面的这幅图表显示手机在所有电话所占比例的情况。因此考生在开始描述图表中的趋势变化之前应该单独书写一段起始段，告诉读者你要描述的是一幅有关哪个方面的图表。书写这样的起始段有以下一些规律可以遵循。（1）起始句可以遵循下面的一些模式性套话。Type of chartAppropriate verbDescriptionTheillustrationline graphpie chartbar charttableshowsillustratespresentsthe number of the proportion of information ondata on （1）尽量用自己的语言将题目要求和图表主题归纳出来。如果你将题目的要求或图表的主题逐字照搬，这样的做法会影响到你的分数。为了避免原文照搬，下面有几条建议：方法一 简单改变措辞。题目要求：The two pie charts show the proportion of males and females in employment in 6 broad categories.主题句可以改写为：The two pie charts show the proportion of men and women employed in 6 broad categories. 方法二 改变结构。题目要求：The two pie charts show the proportion of males and females in employment in 6 broad categories.主题句可以改写为：The two pie charts show, in 6 broad categories, the proportion of males and females in employment.方法三 改变时间状语的表达方法。题目要求：The graph shows the total grain harvest area in millions of hectares between 1950 and 1996.主题句可以改写为：The graph shows the total grain harvest area in millions of hectares over a 36-year period.一、结束语的写法为了让读者知道你的写作结束，你应该使用一些明显提示性的语句。下面就是一些可供大家参考的语句。ExpressionWhat to writeIn summary, To sum up, 重申上面提到的内容。Express the main points of the illustration again in your own words.In conclusion, To conclude, 对上面还未提及的内容作总结性概括。Say something new that does not extend too far beyond what the illustration shows. 在写结束语时，中国考生还容易犯一个错误，就是对图表传达出来的信息做臆测。也就是说很多中国学生在结尾句中发表没有太多依据的主观看法。这样的结尾句写得就有问题，希望能够引起考生的注意。下面请学员多看主题句和结束语的例证。例一：l The graphs below the changing share prices of two private companies that went public and issued shares on the stock exchange. Both companies were eventually bought back by their previous owners.l Using the information from the graphs, write a short report describing the general movement of the share prices and comparing the performance of the two companies between the issue date and the buy-back date.起始段The graphs show the changing share prices of Scorpio Group and West End Group, from the date when they went public to the date when they were eventually bought back.中间两段描述略结束语The shares of West End Group performed much better than Scorpio Group.例二：l The two pie charts below show a) the three main types of shop which sell your companys products, and b) the proportion of your sales that each type of shop handle in 1994 and 1995.l Using the information from the charts, write a short report which describes the situation in 1994 and compares it with the situation in 1995.起始段The two pie charts present the proportion of sales made in three types of shop between 1994 and 1995.中间段略结束语The figures show that the large Supermarkets/ Hypermarkets took more of our goods than our other retailers and their sales represented well over 50% of our total sales.What benefits and problems are mentioned?BenefitsProblemsCan increase efficiency Can remain competitive in a global marketMerging of different cultures can have a destablising effect on the workforce.Can enter new markets Can diversify and extend their product rangeProjected efficiencies may not be delivered.Can acquire product patents Can make short-term savings and attract shareholdersThere may be redundancies as a result of restructuring There is no evidence that long-term value is added to company performance.Deutsche Bank: to buy market shareSiemens: to enter a new marketVodafone: to expand the company / enter new marketsMicrosoft: to diversify/ buy distribution channelsBMW/ Rover: to extend BMWs product portfolio/ to raise capital for RoverZeneca: to expand / buy patents第三讲 homework：Comparison of performance of Scorpio and West End sharesThe issue price of shares in Scorpio was US$6 in late 1986. The price then rose, but fell dramatically at the end of 1987. Prices recovered slightly in 1988, but were still below the issue price. They fell again and recovered to reach the issue price in late 1988 when the company was bought back.The issue price of shares in the West End Group was just over US$5 in January 1986. Despite a couple of falls, the price rose steadily throughout the late1980s and never fell below the issue price. The buy-back in mid-1990 was almost four times the issue price.West End shares performed much better than Scorpios.第五讲商务写作内容1. Writers address or company letterhead: at the top or in the top right-hand corner. The writers name is not at the top of the letter. 信头: 在信的顶端或右上角，写信人的姓名不留在信头部分。2Date：on the right. Various forms of the date are possible.日期: 在信纸的右端。日期的写法可以采取多种形式。3Reference: is useful for filing. It tells you who wrote and signed the letter (the boss) and then who typed it (the secretary). A reference may also include a file number and a date.编号: 这对信件进行分类存档非常有用。它告诉你这封信是谁由起草并签署的（经理），是由谁打出来的（秘书）。编号中也可包括档案号和日期。在日期的下面是编号这一项，即Your ref: , Our ref: LD/ sa。上面的LD说明是Lewis Davison写的，他的秘书Sarah Aspinal打出来的。LD 和SA是他们两个人姓名首写字母的缩写。4 Addressee：on the left. If you are writing to another country, write the country in the address.收信人情况: 在信纸的左边。如果收信人在国外，那么就应该将收信人所在的国家也写进地址中。收信人情况包括：1) 收信人姓名 (name of addressee)2) 职衔 (title of addressee)3) 公司名称（name of company）收信人地址 (address of addressee)5. （1）Salutation：Use the name of the reader if you know it, without the initial. If you do not, write Dear Sirs to a company, Dear sir to a man, Dear Madam to a woman or Dear Sir or Madam if you do not know the sex of the reader.称呼: 如果你知道收信人姓名的话，就应该写出来，但是不要写他的首字母缩写。当这封信是写给公司时，应该用Dear Sirs, 当这封信是写给不知道姓名的人的时候，应该写成Dear sir, Dear Madam 或者是 Dear Sir or Madam。在美国英语中，通常用Gentlemen。（2）Complimentary Close：Yours faithfully if you do not know the readers name. Yours sincerely if you do (US Yours truly or Sincerely yours )结束语：如果不知道收信人是谁的情况下应该使用Yours faithfully美国英语是Faithfully yours或Faithfully，如果知道收信人是谁，就用 Yours sincerely。 美国英语是Yours truly 或 Sincerely yours或Sincerely。当你知道收信人姓名时：称呼可以写成：Dear Mr Cox (收信人为男性时)Dear Mrs Cox (收信人为已婚女性时)Dear Miss Cox (收信人为未婚女性时)Dear Ms Cox (收信人为女性，但你不清楚她的婚姻状况时)结束语都应该是:Yours sincerely当你不知道收信人的姓名时：称呼可以写成：Dear Sir or Madam （当你不知道收信人的姓名以及性别时）Dear Sir (to a man) （当你写给一位不知名的男性时）Dear Madam (to a woman) （当你写给一位不知名的女性时）结束语都应该是:Yours faithfully当你写信给一个公司或一个部门时：称呼可以写成：Dear Sirs结束语应该是：Yours faithfully 当你写给一个关系很近的人或这封信并不正式时: 称呼可以写成:Dear Lucy 直接使用收信人的名（first name）结束语可以写成: With best wishes / With kind regards / Best wishes6.Subject：Sometimes we write a heading at the top of the letter. It tells us exactly what the letter is about.主题: 主题行出现在一封信称呼和正文之间。它告诉我们这封信要说明的是什么。 从上面那封信的主题部分我们可以看出那封信是有关John Burrows出差去法国的事情。有的时候还可以使用Re：即单词regarding的缩写，它也表示信的主题，是“关于”的意思。7Body：start a new paragraph for each new idea or subject. Leave a line space between each paragraph. Do not break words at the end of a line.正文: 每当讲到一个新的主题或意思的时候，就应该另起一段。当你使用齐头式的书写格式时你应该在段与段之间空一行。不要在一行的末尾将一个单词隔开。但是在这里大家需要注意正文的书写格式。英文书信在书写时同样也有格式上的要求。我们可以从上面给出的那封信中发现，正文的三个段落与收信人情况、称呼、主题、结束语以及写信人姓名都位于一条竖线上，我们称这种格式为齐头式（Block Style）。我们在写信时可以用这种齐头式的格式来书写， 因为这种格式清楚易读，是现代书信中经常采用的格式。8Signature，Writers full name，Position / Title签名、写信人姓名和写信人的职位 / 称呼Punctuation: in modern business letters punctuation not used in the headings and endings of a letter. Normal punctuation is used in the body of the letter. 最后请大家注意：如果你很仔细地看上面那封信的话，你就会发现在写信人和收信人的地址中、称呼和结束语的后面都不使用任何的标点符号。所以大家在今后的书信写作中也可以将上述几处地方的标点符号省略。但是正文中还应使用标点符号。 Basic Business Letter Terminology书信写作的常用句型及表达方法 一封信能否发挥它的作用关键在于它的内容，即正文部分 (body of the letter)。那么，如何能写好一封信呢？这除了大家平时对语言的积累外，在书信写作时，这里面还是有一定规律可循的。所以我们专门就书信表达时经常会碰到的一些情况作一个归纳总结。在我们写信时，我们经常会碰到以下一些情况：l stating the reference at the beginning of the letterl explaining the reason for writing l requestingl thankingl enclosing documentsl apologising l agreeing to requests l confirmingl giving bad newsl expressing urgencyl ending the letter 下面我们就来看一下都有哪些句型可以用来表达上面的情况。1 Stating the reference at the beginning of the letter（介绍这封信的背景资料）我们在一封信的开始不会很突兀地就展开正文，总是会给读信的人一个提示。比如，在你看到一张报纸上的招聘广告后，如果你对其中的一个职位很感兴趣，这时你就会给这家公司写信。因此在这封信的开始，你为了能将事情的来龙去脉说清楚，你肯定会写上这样一句话，在看了贵公司在月日在报纸上的刊登的招聘广告后，我对职位很感兴趣。这样的写法会让读信人在读信时一目了然，很快搞清这封信的意图。 我们在写英文信时也有同样的道理，在每封信的开始最好是将你的信件与某件事情有所联系。在英文中，你要想表达这样的含义可以使用以下的表达方法：1) With reference to 这个词组的含义是“关于，就而言”，在介词to后面的内容应该就是你所指代的事情了。比如:With reference to your advertisement in the Times of/dated12th December, . .(关于贵公司12月12日在泰晤士报所刊登的广告，。 ) With reference to your letter of/dated 11th March, .(关于你在3月11日写来那封信，。) With reference to your phone call today, .(关于你今天打来的电话，。)在大家使用这个句型时，一定要注意“with reference to”只是一个词组，所以在这个词组的最后用得是逗号。因为你要表达的重点还在后面，所以with reference to 这个词组只是一个完整句子中的一部分。 2) Further to , . “further to” 这个词组的含义是“继之后”的意思。它的含义跟上面的with reference to 这个词组意义相近。在用法上也没有什么区别。这里也希望大家能够注意这个词组也只是一个短语，并不能当成一句话，所以在它的后面也要用逗号。我们下面举一个例子。Further to our telephone conversation this afternoon, . .上面这个短语的含义是“继我们今天下午通过电话之后， 。” 3) Thank you for .在上面这个例子中，“感谢。”是一句完整的话。它的含义大家可能都清楚，就是“感谢.。”我们可以说感谢你在月日的来信、电话或询问等。我们可以写成：Thank you for your letter of 1 May.(Thank you for your letter of/dated 1 May concerning/about/regarding your broken tableware.)Thank you for your letter of/dated 1 May, complaining about your broken tableware.) Thank you for your enquiry of 2 June.Thank you for your telephone call today. 2 Explaining the reason for writing（解释写信原由）我们说一封信的关键部分就在与此。你能否将自己所想要表达的思想和意图很清楚地写出来是很重要的。在我们将一封信的背景情况介绍清楚后，你就应该开门见山地说明此封来信的目的是什么。在我们表达这一想法时，我们可以采用以下这个句型：I am writing to .我们说每封信的写作的目的都是不一样的。有的信是想要咨询某事；有的信是想要向某人表示歉意；有的信时想要向某个公司确认一件事，等等。为了能够区分开这些信件的不同写信的目的，我们可以在动词不定式to 的后面写上你的意图。比如：I am writing to confirm . .（我写此信是要向您确认。）I am writing to enquire about . .(我写此信是要向您咨询 。)I am writing to inform you of/ that. .(我写这封信是要通知您 。)I am writing to apologise for/that . .（我写此信是要向您就表示道歉。）I am writing to apply for .(我写此信是要向您申请职位。)I am writing to complain about .(我写此信是要抱怨/投诉. 。)通过上面六个例子，我们可以大致了解如何表达写信的意图。 3 Requesting（提出要求）在我们写信时，我们经常是希望会对方能够满足自己的一些要求。这时你必须用很客气的方法来表达。比如：1) I would be grateful if you could .2) I would appreciate it if you could .3) Could you possibly ?在上面的三句话中，你可以发现一个很明显的用法，就是情态动词都用了过去时。这是因为在你向别人提要求时，你必须很客气。另外，在情态动词的后面动词仍然要用原形，比如：I would be grateful if you could send me a catalogue.( 如果您能寄给我一份产品目录的话，我将万分感激。) I would appreciate it if you could deliver them as soon as possible.( 如果您能尽早地送来这批货物的话，我们将不胜感激。) Could you possibly give a presentation at the annual sales conference?( 您能否为我们在一年一度的销售会议上做一个报告呢？)此外，在你想要向别人提出要求时，你会用到“如果您能.，我将万分感激。”这个句型。在这个句型中，“如果”这个英文单词能不能把if 替换成whether呢？答案是不能。因为whether如果做连接词只能用在宾语从句中表示“如果”，而不能用在虚拟语气的句子中，表示“如果”。这一点请大家切记。 4 Thanking（表示感谢）在表达“感谢”时，大家可以使用这样的句型：Thank you for .在使用这个句型时，大家一定要注意for 是一个介词，因此，你要想表达感谢这个人为你做了某事，你必须用这个动词的名词形式才对。比如，你想要说“感谢你今天打来电话。”我们既可以说成 “Thank you for your telephone call today。”也可以说成“Thank you for telephoning me today.”在这两个句子中，介词for的后面都用了名词，一个是真正的名词telephone call，另外一个是telephoning，它也是个名词，只不过是个动名词，即在动词的后面加上-ing就可以了。 5Enclosing documents （ 随信寄去的材料 ）如果在你的信中还同时寄去了别的物品，你也要在信中告诉对方。我们可以用下面的句型来表达。1) Please find enclosed 2) I am enclosing .3) We enclose .动词enclose 的含义是把（公文、票据等）封入信封。比如，当我们在一封信中同时还寄去了一张支票的时候，我们可以说：Please find enclosed a cheque. I am enclosing a cheque. I enclose a cheque. 6 Apologising （表示道歉）在商业运作中合作的双方难免会产生一些摩擦，这时出了差错的一方应该向另一方表示歉意。再比如，某家公司提供的产品令顾客很不满意，这位顾客于是向公司进行投诉。作为公司，它也应该向这位顾客表示道歉。还有，当你不能答应对方提出的某种要求时，你也应该用非常婉转的方式来向对方表白。你可以先向对方表示歉意，再说明你的理由。由此可见，在书信写作中，表示道歉的书信是经常会碰上的。在表示道歉时，我们可以用下列这些句型：1) I regret that .2) I am afraid that .3) I am sorry that/for .4) I am terribly/awfully sorry for/that .5) I am sorry for any inconvenience this/it has caused.6) I apologise for .7) I wish to offer my sincere apologies for.在这里希望大家都能够掌握第4）句中apologise for 这个词组的正确用法。for仍然是个介词，因此它后面的词汇应该都用名词形式出现。如果出现了动词，那么，这个动词就应该做一个小小的变动，即在这个动词的词尾加上ing，将这个动词变成动名词形式。下面我们就用apologise for这个句型来翻译一句话：“对不起，我这个星期五很忙。” 如果单独表示“这个星期五我很忙。”我们应该说I am busy this Friday. 如果因你忙而要向别人道歉时，我们应该说 I apologise for being busy. 这时就需要将系动词be改为它的动名词形式，即being。在很多种情况下，我们在表示道歉时是因为我们没做某事。在表达“未能做到”这个概念时，我们应该用not。现在问题的关键在于not的位置应该在哪了呢？我们说not应该放在动名词的前面。比如“对不起，我未能将样品寄出。”我们应该说成是I apologise for not sending the sample. 7 Agreeing to request（同意别人的要求） 当一封来信是邀请你参加某项活动时，如果你不想参加，你可以先说对不起，这是第六项介绍的内容。如果你很愿意参加的话，你可以用下面的表达方式：1) I would be delighted/pleased to . .2) It is my pleasure/honour to . .比如你很愿意出席一个大会，我们可以这样来表达：I would be delighted to participate in the conference. 8 Confirming( 确认某事 )在商务环境中，有很多的事情都是需要确认的。比如，你的公司想要向一家饭店预定一间会议室，这家饭店肯定希望你们公司能够用书面的形式予以确认。再比如，一家公司订购了某种产品，希望能在预定的日期前交货，于是写来了一封信，询问能否在规定的日期前交货。另一家公司就必须向客户就此事予以确认，对他们作出保证。在表达这一意思时，我们可以用以下的一些方法：1) I am pleased to confirm that .2) I confirm that .3) I can assure you that .4) I can ensure that.动词confirm的意思是“确认”。如果想要确认某事时，我们可以直接用这个动词来表达。不过在有些情况下，确认某事指的是向别人做出保证，让对方相信你。所以我们可以用另外一个动词assure，它的意思是“使确信，使放心”。其实还有一种最简单的表达方式就是I am sure that 。在这两种情况下，“确认”的含义就变成使别人放心的意思了。 9. Giving bad news( 告知对方坏消息 )如果我们购买了一件很不满意的商品，我们应该向厂家投诉。在申诉商品的问题时，我们应该用一种很客气的方式来表达。比如，1) Unfortunately, . 2) I am afraid that . 10. Expressing urgency（表达一件事情的紧迫性）当你想让对方尽快为你做一件事时，你可以用下面的句型来表达：1) at your earliest convenience.2) without delay.3) as soon as possible.比如我们可以说：I would be grateful if you could send the price list as soon as possible. 这句话的意思是：如果你能将价目表尽快地寄来，我将不胜感激。再比如，我们可以说：We would appreciate a reply at your earliest convenience. 这句话的意思是：如果你能尽快地给予答复，我们将不胜感激。 11. Ending the letter（结束一封信）一封信写到最后总是要有一个结尾。我们可以用以下一些方式来表达：1) Thank you for your help. 2) Please contact us again ifwe can help in any way.there are any problems. you have any questions. 3) I look forward to hearing from you soon./meeting /seeingyou next Wednesday. 以上这些表达方式大家都可以根据每封信的具体情况来加以选择。 但是在上面这些表达方法中，有三处地方是大家最容易出错的。第一个容易出错的地方是在第二种表达方式中出现的contact这个词。contact这个词既可以做动词，也可以做名词，而且意思也是一致的，都有“联系、接触”的含义在里面。但是在用法上，就有了一些差别。如果我们想要表达“请与我联系”这个意思时，我们可以有两种说法。当contact做名词时，我们可以说成：Please make contact with me. 而contact用做动词时，我们则应该说Please contact me. 通过上面这两句话，我们发现contact的词性不同，用法也就会有所不同。许多人在这里最有可能犯的错误是Please contact with me. 我们说这句话错就错在contact在作动词时是一个及物动词，后面可以直接跟宾语，而不需要加介词with。所以大家的问题就出在了将contact这个词在不同词性的用法给搞混了。下面我们可以试着翻译一句话，请同学们用contact这个单词的两个不同词性来完成。你如果想要得到更多的信息，请您打68976558这个电话与我联系。答案：（名词）Please make contact with me on 68976558 if you would like further information.（动词） Please contact me/ us on 68976558 if you would like further information. 第二处容易出错的地方是词组“look forward to”的用法。“look forward to”的意思是“盼望”。但是这里的“to”不是动词不定式的标志，而是一个介词。所以当你想要表达“盼望见到某人”这个动作时，应该把这个动词转换成动名词的形式。比如，当我们表达“盼望见到某人”时，我们应该说成“look forward to seeing sb.”而决不能写成“look forward to see sb.”。如果盼望的是一件事情时，我们就可以直接在介词to的后面用名词形式。下面我们来翻译一句话，请大家试着用名词形式和动名词形式来翻译。l 我盼望早日收到您的回信。(1) 名词形式：I look forward to your early reply.(2) 动名词形式：I look forward to receiving your reply soon. 第三处容易出错的地方是词组“hear from sb.”。当我们在写信时，我们有时是希望收信人能够为我们完成一件事情，你为了能尽早地知道结果，在一封信的最后往往会说一些很客气的话，比如我盼望能早日收到您的来信。这是一句套话，在英文中也有相应的一个词组来表达相同的意思，就是“hear from sb”。这个词组的含义是“收到某人的来信”。在运用这个词组时，你需要注意两点。第一， 虽然在这个词组中，根本就没有出现一个与信有关的单词，但是它的含义就是“收到某人的来信”。这也就是说如果你想要表达“收到你的来信”时，你应该写成“hear from you”，而不能写成“hear from your letter”。这是许多考生最容易出错的一个地方。第二， from是一个介词，所以它后面的人称代词应该用宾格形式。比如当我们要表述“收到他的来信”时，我们应该写成 “hear from him”，而不应该写成 “hear from he/ his”，这两种写法都是绝对错误的。 那么，在写信时大家还应该注意以下方面：注意1 - 缩写形式不应出现在正式书信中。上面，我们给大家就一封信中可能出现的11种情况做了一个简单的介绍。在学习的过程中，大家可能也发现了一个问题，就是所有的表达方式中都没有出现缩写形式。比如，“我写信是要通知你”, 我们写成是 “I am writing to inform you of .”。在我们平时的书写习惯中，我们往往会将I 和am 缩写成Im。而且在别的一些情况下，我们早已习惯了缩写的形式。但是在正式商务信件中，我们是不能将主语和助动词缩写的。比如我们应该将Ive在商务书信中写成I have；将Im写成I am；将Hes写成He is 或He has；将Id be grateful to do sth.写成 I would be gra