管理制度 (2).doc

发放号： 文件号：HT-GLZD-01-2013XXXX有限公司公司文件管理制度（版本/修订：A/0）编制：审核： 批准： 受控状态：2013-07-01发布 2013-07-01实施 XXXX有限公司发布文件管理制度1 目的 为规范公司内部文件的编写、发放、审批、发布、评审、修订、作废等管理，以提高文件编写质量，加强文件的系统性、合规性、适用性、唯一性；为使文件受控，确保本公司所有场所使用的文件资料为最新有效版本，特制定本制度。2 适用范围 本制度适用于本公司内部文件的控制管理。3 引用文件 道路旅客运输企业安全生产达标考评指标企业安全生产标准化基本规范公司公文处理办法4 术语和定义4.1 文件信息及其承载媒体示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。注1：媒体可以是纸张、磁盘、计算机软盘或光盘、照片或标准样品、或它们的组合。注2：某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求。5 职责5.1 行政部a) 负责确定内部文件的管理要求。b) 负责标准化审查、编号及登记、发放文件。5.2 其它各职能部门a) 负责编制及审核主管工作所需的文件。 b) 参与会审相关文件。5.3 安全分管领导a) 负责审定（或批准）分管部门编制的文件。b) 参与会审相关文件。c) 参与审核安全管理手册。d) 负责批准公司安全操作规程。5.4 总经理 a) 负责批准公司公文、安全管理手册及公司管理制度/办法、应急预案。6 管理要求6.1 文件分类要求a） 管理手册（安全）：向公司内外部提供关于安全管理工作整体概括描述的文件。b） 管理制度/办法（与安全相关）等：规定如何一致地完成主要安全管理工作，确保标准化管理的文件。c） 应急预案：规定各种紧急情况的应急方法的文件。d） 安全操作规程：规定如何一致地完成各项现场作业活动，确保标准化作业的文件。e） 记录表格：规定填写内容的格式文件，一般随文件同时发布。6.2 文件编制总要求6.2.1 各类文件所规定的条款应明确而无歧义，并且在其范围所规定的界限内按需要力求完整、清楚、准确、相互协调，能被未参加文件编制的相关人员所理解。6.2.2 各类文件充分考虑与现行相关法律、法规、规章及相关标准，特别是强制性标准的协调性，并考虑最新管理水平，能达到控制风险的目的。6.2.3 在各层级文件内，文件的结构、文体和术语应保持一致，同类文件的结构及其章、条的编号应尽可能相同，类似的条款应使用类似的措辞来表达，相同的条款应使用相同的措辞来表达。6.2.4 在各层级文件内，某一给定概念应使用相同的术语。对于已定义的概念应避免使用同义词，每个选用的术语应尽可能只有唯一的含义。6.2.5 文件的内容应便于实施，并易被其他文件引用。6.2.6 为了保证文件的及时发布，在制定文件时，应遵守文件制定程序。在起草文件前，应确定预计的结构和内在关系，尤其应考虑内容的划分。6.3 文件编号规则序号文件类别代码备注1安全管理手册HT-/AQSC-20132管理制度/办法HT-GLZD-01（序号）-2013（年代号）3应急预案HT-/YJYA-01（序号）-2013（年代号）4安全操作规程HT-/AQGC-01（序号）-2013（年代号）5记录表格HT-/GSQR-01（序号）-A/0（版次/修订）6.4 文件编制、评审、审批、发布6.4.1 文件编制6.4.1.1 各部门根据管理需要按照本文件6.2条的要求编制相关文件。a） 公司安全管理手册、应急预案由安全部负责组织编制；b） 管理制度/办法、安全操作规程由各相关主责部门负责组织编制。6.4.2 文件评审6.4.2.1 各部门将文件初稿提交评审。 a） 公司安全管理手册由安全部组织公司领导、相关职能部门领导评审； b） 管理制度/办法、应急预案、安全操作规程由编制部门分管领导审核通过后，组织相关部门评审。6.4.2.2 评审可采用以下两种方式： a） 书面评审：编制部门填写“文件评审记录”中的文件基本信息栏目，提出审阅要求（包括审阅重点、完成时间等），并将待评审文件（电子版、纸质版均可）及“文件评审记录”提交相关评审人员。评审人员按照审阅要求，认真评审文件，并填写“文件评审记录”中的评审意见栏目，按期返回编制部门。b） 跨部门会议评审：由分管领导主持，编制部门组织并负责汇报。形成“会议评审记录”。6.4.2.3 编制部门根据评审意见进行修订，必要时执行上述条款再次评审。6.4.3 文件格式审查6.4.3.1 编制部门应根据6.1条的要求进行格式自查。6.4.3.2 行政部对文件的格式进行最终审查，对不符合要求的文件应返回文件编制部门修改，直至符合要求。6.4.4 文件审批6.4.4.1 编制部门将经过评审通过后的文件按照公文处理办法履行审批手续。6.4.5 文件编号6.4.5.1 行政部按照6.3条的规定，对格式符合要求的文件给予唯一受控编号，并在“有效文件清单”中登记。6.4.6 文件发布发放6.4.6.1 公司文件由行政部以公司通知类公文形式发布。编制部门通过OA 系统或纸质文件发放到各相关领导及部门。文件及评审记录交行政部归档。发放时填写“文件管理一览表”。6.4.7 公文的编制、评审、审批、发布、发放执行公文处理办法。6.5 在用文件评审及更改、作废6.5.1 各部门根据使用情况，评审文件的持续适宜性，对发现的问题及时记录，填写“在用文件评审/更改/作废记录”，交文件编制部门确认是否更改或作废相关文件。6.5.2 文件编制部门每年对所编制的文件进行定期评审，当出现组织机构调整、产品结构调整、生产作业场所重大变化等情况时，应及时跟踪变更情况，并评审文件是否适宜，填写“在用文件评审/更改/作废记录”，经部门领导确认是否需要更改或作废相关文件。6.5.3 经确认需更改的文件一般由原编制部门组织更改，如转交其他部门更改，应由原编制部门提交相关背景资料。更改完成后，应填写“在用文件评审/更改/作废记录”，并按照6.4条履行相关手续。6.5.4 经确认需作废的文件由原编制部门填写“在用文件评审/更改/作废记录”，经分管领导审批后，回收作废文件或通知作废信息。6.5.5 因法律或积累知识的目的而需保留的作废文件应标识“作废仅供参考”，以防混淆，该类文件应单独存放。6.5.6 不需保留的作废文件，由负责回