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时间管理TimeManagement2003年5月 1 第四章时间管理的步骤 分析当前工作事项和时间支配 确定浪费时间的因素 审核目标 将目标分解成可管理的任务 安排时间计划 实施计划并力争形成习惯 评估计划并进行调整 2 一 分析当前工作事项和时间支配情况 分析你在一个工作日内都做了那些工作事项和实际用时 连续记录四周后汇总成星期和月度工作完成情况表 运用 紧急性 重要性 效益性 指标对工作事项作出分类 分别归纳到第一至第四象限中 3 二 确定浪费时间的因素并列出应对策略 审查你的时间使用情况 并确定浪费时间的因素 针对每一种浪费时间的因素 思考适合你的风格的策略 一次对付一种浪费时间的因素 对你制定的策略进行尝试 保留切合实际的那些 4 三 审核目标 审核你个人的工作目标是否与组织的战略 目标 部门的任务以及岗位职责相适应 考虑你为每一目标安排的优先顺序 时间资源分配和完成期限 5 四 将目标分解成可管理的任务 采用树杈法 鱼骨法 将工作目标分解成需要完成的多层任务 在此基础上才能制定自己的年度 半年 季度 月度 周工作计划 根据任务对首要目标的支持程度 给每项任务设定优先顺序 将任务按先后顺序进行排列 6 五 安排时间计划 在任务分解的基础上制定自己的年度 半年 季度 月度 周工作计划 同时从长期和短期的角度考虑 计划每天应完成的任务 一次应制定出数周甚或数月的时间安排 根据计划确定所有必要的工作事项 运用 紧急性 重要性 效益性 指标对工作事项作出分类 分别归纳到第一至第四象限中 运用第二象限工作法排出完成事项的顺序和分配时间资源 7 目标 任务 总体工作计划 工作事项 短期具体工作计划 整体思路 8 六 实施计划并力争形成习惯 带上你的待办事项清单 需要时对照查询 以保证你至少完成了当天的首要任务 在一天结束时对计划进行复核 奖赏自己按计划完成了某些任务 并在一周剩下的时间内对计划进行必要的调整 谨记 像坚持计划这样的新习惯一开始是很难保持的 习惯成自然 你实践得越多 保持起来就会越容易 9 七 评估计划并进行调整 在使用有关辅助工具安排时间一个月之后 监督你的执行情况及其所带来的结果 向自己提出以下问题 你能完成为一周设定的任务吗 为实现目标你正在取得进展吗 不做某些事情会有什么后果 你在回避浪费时间的情况吗 这是你能坚持的计划吗 如果你在按时完成任务方面有困难 可以让你的经理 同事和下属提供反馈意见 采纳他们的意见不断改进自己的工作 并根据你的分析修订自己的计划 10 第五章时间管理的技巧 安排时间计划的技巧 遵循时间计划的技巧 控制浪费时间因素的技巧 11 一 安排时间的技巧 12 1 期望不要太多 我们都有太多的事情要做 承认你不可能将所有的目标都实现是很重要的 即使是你的最首要目标 期望太多对生活的所有方面都有不好的影响 了解你的主要责任 专注于你最主要的目标 这一原则有助于你避开这个陷阱 13 2 利用工具 时间安排工具可以帮助你轻而易举地对任务和活动进行整体规划 使你能够观察自己能否应对任何计划外的请求 也可以使你了解自己为什么没有时间 以下是一些时间计划工具 年度 季度 月度与每周的工作计划表格 待办事项 清单约会日程表管理软件 如电脑日程表和个人助理 台历 效率手册 14 下面重点介绍 待办事项 清单 一份有效的 待办事项 清单包括以下按优先顺序排列的工作事项 你需要做出的决定 你需要起草的总结报告 你正在等待的信息 你需要拨打或你期待接听的电话 你需要发送的信函和电子邮件 你应该参加的会议和约会 15 16 3 记住帕金森定律 抓住工作的关键 集中80 的主要精力做20 的主要工作 17 4 平衡你每日的活动 即计划时间时要考虑放松的时间 用来活动身体 娱乐和参加社会活动 18 5 每天留出至少一个小时计划外的时间 用以应付危机和突发事件和处理一些耗费时间而无效的事情 19 6 给每月工作设定一个核心主题 争取每月完成一项重要任务 每周完成组成该重要任务的重要一环 20 2020 1 27 21 二 遵循时间计划的技巧 22 1 利用个人生理周期 了解你的 兴奋 和 低潮 时间段 把需要创造力和智慧的重要工作或活动安排在你精力旺盛的时间来做 日常的或单调的事务则应放在精力不太旺盛时处理 23 2 今天抽取一些时间为明天最重要的工作做些准备 查看你的档案 审查时间期限 或突出关键事件 这样当你第二天开始工作时 你将节省不少时间 24 3 奖励自己的有效使用工作时间 25 4 不必太追求完美 如果你已完成当天任务的90 你就算成功了 26 5 将你的计划放在一个易于取放的地方 把你要完成的目标粘贴到你随时可以看见的地方 视线之内应该永远有一幅挂历或台历打开着置于你的桌面之上 不时用它检查你一天的工作是否达到了目标 27 三 控制浪费时间因素的技巧 28 1 给约会限定时间以保证你自己能在既定的会面时间内集中精力 29 2 合并同类项 尽可能将相似的任务进行综合与合并 30 3 把诸如回电话 收发EMAIL 约会 案头工作等相似的活动集中到一个时间段处理 例如 将所有的电话安排在每天计划好的某个时间一起打 在一上班 午休后 下班前各留15分钟处理EMAIL 余时不看 31 4 利用意料之外的空闲时间 下列多种因素会导致出现意料之外的空闲时间 旅行延迟 会议取消 约会延迟 这些时间经常会被浪费掉 要养成利用这些空余时间处理事务的习惯 32 利用空闲时间的建议 5分钟10分钟30分钟安排一个约会打一个简短的电话浏览刊物 杂志和写张便条为某次会议准备议题安排你的每周计划更新代办单阅读并回复电子邮件撰写一份报告提纲安排即将来临的旅行填写一份开支报告 33 5 利用授权 授权能够让你在你所拥有的时间内扩大你能够完成的工作范围 仔细检查你希望授权出去的工作 并为此挑选适合的人员 如果你没有直接下属 你也许可以将此项工作与某位同事进行交换 你在授权工作时务必要讲清楚你的预期结果和参与程度 要给予授权对象完成任务所需要的权限 34 6 文件处理原则 努力做到每次只处理一份文件 一份文件只处理一次 处理完的文件即时或归档 或传递 或扔掉 35 7 消除无效会议 参加任何会议之前 确定你是否是最佳代表 如果你肯定会议值得参加 要确保该会议有明确的目标 议程 时限以及时间地点是否合适 36 如果是你在主持会议 要在会议召开之前明确会议的目标 议程 时限以及考虑时间地点是否合适 还要充分做好会议的组织工作 确保参会者准时到场 在会议进行中要严格按照议程进行控制 避免跑题 注意维持会议秩序严肃会议纪律 避免外界干扰 会议结束后要留下会议记要 还要跟踪会议决议的执行情况 如此才能保证所有与会者的时间得到最充分的利用 37 8 拒绝职责外的额外无关事项 学习会说 不 首先 应该明确你为什么要说 不 这有助于你坚持说 不 并避免内疚 尽量只介入那些有助于你实现目标的事务 尽管为了体现作为团队一名成员的素质 你可能很想介入既定目标之外的事务