秘书学考试指导(2010修订稿).doc

一、名词解释1、秘书人员：泛指从事秘书工作的各类专门人员，如领导者的个人秘书、秘书机构中的集体秘书，以及为领导工作和机关工作服务的非专门秘书人员。2、秘书方法：是秘书活动得以运行的媒介，意指秘书人员在认识、表达和处理各种事务时所采用的途径、方式、手段和程序的总称。3、秘书技术：是秘书人员用于处理事务的方法、手段和技能。4、秘书（广义）：是指在领导者身边或中枢机构工作，并以办文、办会和承办领导者交办之事为主要辅助任务的专门人员。5、机要工作：就是经管重要秘密事项，使秘密特别是国家秘密不被泄露的工作。6、辅助决策：就是秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采取的各项辅助的行为。它包含决策前的秘书工作、决策中的秘书工作和决策后的秘书工作，即决策过程中的各项辅助行为。7、协调关系：协调作为秘书学的科学概念，是指秘书人员在其职责范围内，或在领导者的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人际之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。8、典型调查法：也称之为“解剖麻雀”。就是有意识地选择某个或几个具有代表性的单位或个人，进行深入细致的调查，从中得出具有普遍意义的结论和规律。9、文书：是指能表达某种意思，用于处理各种事务，并具有一定体式的书面材料。10、公文：是指能表达某种意思，用于处理公共事务，其体式由国家统一规定的文书。11、文件：是指具有法规性、指导性和知识性，并印有因定版头的那一部分公文。12、信访：是人民来信和来访的简称。具体指公民、法人和其他组织采用书信、电话、走访等形式，向行政机关或其他社会组织反映情况，提出意见、建议和要求，依法应当由有关行政机关或组织处理的活动。13、政务：是指行政管理中涉及全局性、长远性的高层次公务活动，如行政决策、行政指挥、行政监督、行政立法等。14、事务：所谓事务，是指行政管理中除政务以外的、具体的、一般的日常公务活动，如办文、办会、值班、接待、印信管理等。15、党政秘书工作（广义）：既包括中国共产党各级领导机关的秘书工作，又包括国家机关中的秘书工作。而国家机关秘书工作又包括各级政府机关、各级人大机关、各级政协机关的秘书工作。简言之，党的机关、政府机关、人大机关、政协机关的秘书工作，统称为党政秘书工作。它是由我国的国体和政体所决定的。16、私人秘书：是指为私营企业、民办机构、个人或家庭所雇佣，提供秘书性服务的社会职业人员。二、填空题：1、秘书学的对象，即秘书学的学科对象，是 秘书活动。2、 辅助性是秘书活动的性质，即秘书活动区别于其他职业活动的本质属性。3、 文字 和 公文 的出现是秘书活动产生的必要条件。4、 公务秘书就是在国家机关、国有或集体企事业单位，以及官办社团中担任秘书工作的公职人员。5、 私人秘书 就是在私营企业、外资企业、民办社团、专业户和个体户，以及社会各界名流那里担任秘书工作的雇用人员。6、 集体秘书 就是辅助领导群体的秘书，而不是只辅助某一位领导者的秘书。7、秘书的文字工作包括两项主要内容，一是文稿的 撰拟，二是文稿的 校核 。 8、信息工作就是信息的收集、加工、传递和 存贮 工作。9、秘书机构是辅助机构，而不是 权力机构 ，是办事机构，而不是 职能机构 ，是协调机构，而不是统辖机构。10、我国将国家秘密的等级分为 绝密 、机密、秘密三级。11、 抽样调查方法 就是从全体调查对象中随机地抽取部分样本进行调查，并以结果推断总体的一般情况。12、在文书的制发阶段， 拟稿 是基础环节， 审核 是中心环节，签发是生效环节。13、商务谈判的主体是参与谈判的当事人 ，客体是谈判的内容和议题 。14、信访人既可以是个人，也可以是 组织。15、办理信访的工作人员与信访事项或者信访人有直接利害关系的应当回避 。16、称谓有亲属称谓和社交称谓，秘书在接待活动中的称谓主要是社交称谓 。17、一级组织的印章须经过 主管机关 批准后方可启用。18、秘书打电话的原则是清楚、 简短 、 礼貌 和保密。19、电报、电传 、 传真 已经成为现代秘书必须掌握的通讯手段。20、所谓政治可靠，主要指党政秘书人员要同党和政府保持一致。21、私人秘书与其服务对象的关系是一种雇佣关系 ，即业主与雇员之间的关系。三、简答题：1、秘书学的学科性质有哪些主要特征？ 秘书学作为一个学科，它具有如下一些特征：（1）知识的综合性； 秘书学的综合性，是秘书学的首要特征，主要表现为研究领域和知识来源上与其他学科互相关联和吸收。（2）理论的应用性；从秘书学的理论知识的来源与实践之间的关系上看来，理论指导着秘书实践，所以从总体上看，秘书学尚属于应用理论学科。（3）学科的群体性。 秘书学也在较短的时期内建立起众多的分支学科，也是秘书学自身发展的结果。2、秘书活动产生的条件有哪些？ 秘书活动是人类社会发展到一定历史阶段的必然产物，是行政管理活动的重要组成部分。其产生必须具备以下两个基本条件：（1）社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件。 秘书活动是适应领导活动的需要而产生的，领导活动是社会管理活动的核心内容，秘书活动也是社会管理活动不可或缺的内容。（2）文字和公文的出现是秘书活动产生的必要条件。 因为秘书活动是以掌管公主为主要职责的，而公文是由文字组成的管理工具。所以，文字的产生便成为秘书活动产生的必要条件。3、简述秘书工作的作用。秘书工作是领导工作和机关工作的组成部分，其作用发挥得如何，对于保证领导工作和机关工作的有效运转，具有十分重要的意义。秘书工作的作用有：（1）参谋助手作用。为领导工作出主意，想办法，提预案；向领导机关提供资料，提供信息、提供咨询；做好事务工作，尽量减累领导工作的负担。（2）沟通协调作用。负责信息的收集、加工、传递和存贮，以便为领导者进行决策与管理提供科学依据。同时，还承担着调整和改善部门关系、工作关系和人际关系的任务，发挥着协调作用。沟通是协调的前提，协调是沟通的结果，沟通贯穿于协调的全过程（3）督促检查作用。秘书部门要积极主动地开展督查工作，发挥督促检查的作用。4、简述秘书工作的趋势。秘书工作的趋势是：（1）延展化趋势。指导思想、工作方式、工作内容、管理模式和办公手段上的新发展。（2）智能化趋势。四个转变”的提出和实现（3）高效化趋势。办公自动化程度越来越高（4）社会化趋势。社会化趋势秘书工作向职业化转变，行业秘书壮大，私人秘书涌现，秘书职业教育兴旺，秘书聘任制推广，秘书职业有着很强的生命力和竞争力。5、简述文书管理的基本原则。1、准确无误。文书运转的各个阶段和每个环节，必须完全符合行文标准和行文制度，做到正确、规范、合乎实际。这是一种质量要求。2、及时迅速。文书在整个运转过程中，必须视文书的紧急程序，急件急转，急件急办，及时传递，及时处理，做到不积压，不托拉，不扯皮，不推诿。这是一种效率要求。3、安全保密。要求文书从形成到终止，必须严守保密纪律和保密制度，自觉维护党和国家的安全与利益，以保证文书特别是秘密文件的安全运转，做到该保的保住，不该保的公开。这是一种可靠性要求。4、集中统一。文书管理在领导、机构、人员和制度等方面，必须实行统一领导，统一编制和统一管理，即统一由机关办公部门的秘书机构集中管理，做到上下一致，业务对口。这是一种管理组织的要求。5、党政分开。文书管理特别是行文，必须按照各自的隶属关系和职权范围办事，禁止政府向党组织发布指示性文件，做到党要管党，政要管政，党政分开。这是一种政治上的要求。6、简述接待工作的一般要求。一、要热情大方。要做到热情大方，就要对于来访的客人，以礼相待，表现出热情、诚恳、大方，使其有一种“宾至如归”的感觉。二、要细致周到要做到。细致周到，就要认识到接待工作无小事，必须有认真、严谨的态度和细致、周到的工作，才以完成接待任务。三、要确保安全。要做到确保安全，就要认识到确保接待中的安全，是接待工作的重要任务之一，也是接待工作必须坚持的重要原则。尤其是高层人士的政事来访保证安全和保守秘密就显得更为重要。四、要俭省节约。接待是一项消费型的事务活动，接待者不仅要投入人力，还要投入物力和财力，秘书人员在接待工作中要精打细算，厉行节约，对于上级领导者的来访更要本着“少花钱，多办事”的原则，做好接待工作。俭省节约还应包括时间的节省。五、要内外有别。内外有别是指在接待中要注意对本系统内和本系统外、党内和党外、国内来宾和国外来宾有所区别。7、简述事务处理的基本特点。简述事务处理的基本特点。答：秘书的事务处理工作与其他工作相比，具有以下显著特点：1、广泛性它的服务对象主要是本机关的领导工作，也包括机关工作，还有相关单位的员工和来访群众。2、重复性内容的类似性，出现的反复性；3、智能性是一种较为复杂的脑力劳动。2、简述涉外秘书工作的特点。2、简述涉外秘书工作的特点。涉外秘书工作有广义和狭义之分。广义的涉外秘书工作，指我国的外事、外贸、海关等部门和“三资”企业以及其他涉外单位的秘书工作。狭义的涉外秘书工作，是指在我国境内具有外资成分或由外籍人员管理的机构、实体、组织内的秘书工作，或以境外人员为服务对象的秘书工作。涉外秘书工作的特点是：第一，跨国性；第二，商务性；第三，单一性；第四，双语性；第五，女性化。四、论述题：（一）、受辅助性的规定，秘书活动还具有哪些重要特征？受辅助性的规定，秘书活动还具有以下重要特征：1、文牍性。从古至今，乃至未来，秘活动都与文书及文书工作密不可分。可以说，秘书辅助行为的首要内容，就是掌管文书，包括撰制文书、传递文书、办理文书和保管文书。2、秘密性。从本来意义上讲，秘书工作就是机要工作，秘书人员就是机要人员，秘书活动的诸多内容忌为人知。秘密一旦泄露出去，就会给国家、集体和个人造成损失，严重的会危害党和国家的安全与利益。3、事务性。处也繁杂而琐碎的事务，是秘书活动的主要任务，也是秘书活动的重要特征。同其它职业活动相比，秘书事务具有：（1）范围广（2）内容杂（3）重复多。4、受动性。秘书活动的辅助性，决定了秘书活动的受动性，即秘书活动必须以领导活动为中心，并受制于领导活动。也就是说，秘书行为的启动、运行和终止，常常受到领导活动的制约。5、随机性。秘书活动用为一种社会现象，它同平具有在一定条件可能出现的必然性和不可能出现的或然性。秘书活动同其他职业活动相比，其随机性尤为显著，这是因为秘书要经常处理非常规性事务、突发性事件和领导者临时交办的事项。这些工作和任务，对秘书来说往往带有不确定性和不可知性。6、补偿性。秘书活动对于领导活动，就其功用而言，就是拾遗补缺，辅其不足，充当领导者的左右手。这种补偿既有知识和能力方面的，又有经验和精力方面的。7、潜隐性。秘书活动与一般辅助活动的重要区别之一，就是它具有潜隐性，即秘书活动始终融于领导活动与组织活动之中，具有潜在的和隐蔽的特征。秘书活动的这一特征，决定了秘书不能追求自己的劳动成果，成果应是领导的，要淡泊名利、默默无闻，甘做无名英雄。（二）、秘书的类型有哪些？按照不同的分类标准，秘书的类型主要有以下几种：（1）按职业性质分类根据职业性质，可将秘书分为公务秘书与私人秘书。公务秘书，就是在国家机关、国有或集体企事业单位，以及官办社团中担任秘书工作的公职人员。私人秘书，就是在私营企业、外资企业、民办社团、专业户和个体户，以及社会各界名流那里担任秘书工作的雇佣人员。（2）按业务范围分类根据业务范围分类，可将秘书分为通用秘书与行业秘书。通用秘书，就是在我国党政机关办公厅（室）担任秘书工作的公职人员。行业秘书，就是在不同行业中担任专业秘书工作的人员，如法律民工、科技秘书、外事秘书等等。（3）按工作岗位分类根据工作岗位分类，可将秘书分为综合秘书与专项秘书。综合秘书，就是承担全局性秘书工作的人员。专顶秘书，就是专门承担某项秘书工作的人员。（4）按辅助对象分类根据辅助对象的多与寡，可将秘书分为集体秘书与个人秘书。 集体秘书，就是辅助领导群体的秘书，而不是只辅助某一位领导者的秘书。个人秘书，就是辅助某位领导者的秘书，而不是辅助领导群体的秘书。 （三）、秘书工作的原则有哪些？如何坚持秘书工作的各项原则。秘书工作的原则有：一、准确原则，是对秘书工作的质量要求。坚持秘书工用的准确原则，就必须做到：1、要准确地理解和执行党和国家的现行方针政策，做到有令则行，有禁则止；2、要准确地收集和提供领导工作需要的信息资料，做到有喜报喜，有忧报忧；3、要准确地判断和贯彻领导意图，做到不误解，不走样；4、要准确地处理各种秘书事务和领导者交办的事项，做到事前有请示，事后有报告；5、要准确地进行文字表达和口头表达，做到语言规范，合乎逻辑。二、及时原则，是对秘书工作的效率要求。坚持秘书工作的及时原则必须做到：1、立正确的时间观念。以适时为本，该快则快，该慢则慢，只要适合领导工作的需要即可。2、讲究工作效率。以较少的人力、物力和时间，去获取较大的工作效果；3、分辨轻重缓急。重要的工作，紧急的工作，首先要去做，下功夫去做，直到取得满意的成果。4、变被动为主动。对于常规性秘书工作，应积极主动，尽可能做到快捷、迅速，及时出手。三、严谨原则严谨原则，是对秘书工作的作风要求。坚持秘书工作的严谨原则，必须做到：1、要严密地思考；2、要周详地运作；3、要谨慎的行事。四、同步原则同步原则，是对秘书工作的态热要求。坚持秘书工作的同步原则，必须做到：1、同步思维尽量做到与领导者同步思维2、要同步行动与领导及时到位，同步运行3、要同步提高与领导者综合素质的提高保持同步。五、保密原则，是对秘书工作的纪律要求，坚持秘书工作的纪律原则，必须做到：1、要强化保密意识；2、要具备法律知识；3、要严守保密纪律。（四）、怎样才能建构和优化秘书的知识结构，实现秘书知识体系的最佳整体效应？第一，秘书的知识结构要有中心性。秘书人员应针对自己的职业特征和工作需要，合理确立知识结构的中心点。第二，秘书的知识结构要有宽阔性。秘书要有广博的知识，应力求涵盖领导者的知识面，要紧紧盯住时代对自己的知识需求，不断拓展知识面。第三，秘书的知识结构要有层次化。秘书的知识结构包括基础层次、中间层次和最高层次。在秘书知识结构中，任何一个层次都不能忽视。第四，秘书的组织结构要有动态性。秘书的知识结构也必须具有自我调节的动态功能：基础较宽，活性较强，反馈及时，调节有力，使个体的知识结构不断趋于完善（五）、信访工作的基本方针是什么？信访工作的原则有哪些？ 信访工作应遵循的基本方针是：联系群众信访工作的出发点：广开言路信访工作的基本要求；满足群众的正当要求信访工作的根本目的。信访工作中要遵循的原则有：1、调查研究、实事求是的原则。调查研究、实事求是的原则是说：事实是处理一切问题包括人民来信来访的依据。秘书人员在信访工作中，必须坚持调查研究、实事示是的基本原则，以信访者提出的问题、反映的情况进行深入细致的调查、分析、弄清事实真相，抓住问题症结，予以正确处理；对于检举、揭发违法违纪的问题，则更要严肃对待，谨慎从事，确保万无一失。在信访工作中，切忌偏听偏信、轻率处理，任何的不慎，都可能对信访结果的正确性产生不良影响，使人民群众的利益以及党和国家的威信受到损害，甚至造成更大错误和损失。可见，信访工作是一项严肃而又细致的政治性工作，只有本着实事求是的负责精神，才能把这项工作做好。2、政策、法规办事的原则。政策和策略是党的生命，也是信访工作的生命。处理人民来信来访，不仅要以事实为依据，还要以政策、法规为准绳，这是秘书人员在信访工作中必须牢纪的重要原则，群众来信来访的内容无所不包，涉及到种种矛盾，这些矛盾的解决，都离不开党和国家的有关政策、法律、法令以及本系统的规章制度，决不能超越政策，法规的范围，自行其是，随心所欲。为此，秘书人员要熟悉掌握党和政府的基本政策，只有这样，才能依法妥善解决问题，保护人民利益，维护政策和法律的严肃性。在履行政策和法律的过程中，要坚持在政策法律面前人人平等的原则，排除干扰，不徇私情，秉公办事。3、思想疏导的原则。做好信访工作，不仅要妥善解决信访者的实际问题，而且要针对具体情况，把解决实际问题与解决思想认识问题结合起来，在解决实际问题的过程中继续做好信访者的思想工作。事实上，信访者的认识水平和思想状况十分复杂，秘书人员有责任、有义务向他们主动宣传有关政策，把思想工作贯穿于信访工作的始终。对于揭发检举检举坏人坏事的信访者，要坚持支持并给予保护。对于提出有益意见和建议的信访者，要细心倾听、热情鼓励。对于要求不合理或超出政策允许范围的信访者，要坚持原则，耐心说明。总之，面对信访者的急躁、气愤、忧虑、痛苦等不同情形，秘书人员应端正态度，区别对待，坚持做好思想工作的原则。4、分级负责、归口办理的原则。所谓分级负责，是指中央、省、市、县、区、乡等各级组织，该哪一级管的总理就由哪一级负责处理，既不要把矛盾下转，也不要把矛盾上交，要明确分工，层层负责。所谓归口办理，就是指对于信访者提出的各种各样的问题，要依靠各个业务部门和工作单位，结合各自的业务分工进行处理，凡属应由本部门解决的信访问题，要认真负责地加以处理，不得推诿。5、及时、就地依法解决问题的原则。所谓及时、就地依法解决问题，就是要求在最短的时间内，依照法规政策，把大量的信访问题解决在县团级以下的基层单位，这是在现阶段做好信访工作应遵循的重要原则。及时、就地依法解决问题的原则，既可方便群众，避免群众往返奔波之苦，又可减少越级信访和重信重访，减轻领导机关的工作负担，是信访工作行之有效的一条重要原则。（六）、谈谈你对改进会风的思考。当前，不少会议的会风存在着比较严重的问题，亟需改进。会风中存在的主要问题有：1、会议过多过滥的现象十分严重，会议的思想作风和工作作风令人担忧2、会期过长，规模过大，规格过高3、借开会之名进行吃喝玩乐，铺张浪费，甚至滥发财物4、会议纪律松懈，迟到、缺席现象普遍5、会议内容空乏，搞形式主义、作表面文章6、议而不决，决而不行，行而不查以上种种，大大妨碍了会议的成效，必须予以重视并加以改进。改进会风的途径包括：1、树立正确的会议观念，倡导开会中的务实精神和负责精神2、建立健全会议的法规制度，破除形式主义，力戒官场院习气，注重会议成效，实现会议工作的科学化、规范化和制度化。3、变革会议的方式和手段。在方式上可多采用现场办公会、对话会、午餐会、限时发言开会、站着开会等方式；在手段上，可多借助广播、电视、电话、计算机等到现代化通讯手段开会。（七）、领导者事务活动安排的原则是什么？ 一、统筹兼顾，有急有缓在安排领导者事务活动时，要做到统筹兼顾，有急有缓，就要从全局出发，统一筹划，兼顾领导者的实际情况，统一协调，做到公平合理。应注意：一是以分管领导为主，其他领导人适当分担，二是布局合理，照顾特点。总之，要统筹兼顾，各得其所。在安排领导者事务活动时，要做到有急有缓，就是根据领导事务活动的情况，确定安排的先后顺序，以保证领导活动的高效率，避免误时误事。二、围绕中心，突出重点秘书机构安排领导者参加的事务性活动，应坚持围绕中心，突出重点的原则。对下级机关、单位要求领导者参加的活动，秘书机构要严格把关，坚持少而精的原则，同时要围绕中心，突出重点，另外，党和国家在不同时期，不同阶段又有不同的工作重点，中心和重点都是主要矛盾，对全局工作起主导和决定作用。因此秘书机构在安排领导活动时必须围绕中心，突出重点。对完成中心工作有直接联系或关系重大的事务性活动，要优先安排，加大力度。以利于领导人集中精力抓大事。三、力戒排场，求真务实从现实的种种实际情况出发，秘书机构在安排领导人活动时一定要力戒排场，求真务实，下大力精简领导者不必要的事务性活动。对那些没有任何意义的应酬活动，做表面文章，摆花架子，大轰大嗡的形式主义活动，要敢于提出意见，不再予以安排。领导者外出活动要尽量轻车简从，不要兴师动众，前呼后拥。（八）、谈谈你对党政秘书人员的素质要求的理解。一、政治可靠所谓政治可靠，主要指党政秘书人员要同党和政府保持一致，做到几个必须：1、必须在政治上可靠，同党中央保持一致，要特别加强党性锻炼，要讲政治；2、必须进一步解决好世界观、人生观、价值观问题，保持政治思想的纯洁性，强化党和人民利益高于一切的观念，密切联系群众，全心全意为人民服务；3、必须以高度的政治责任心和使命感，增强宏观意识，强化大局观念，站在全局的角度考虑和处理问题，一切以有利于全局工作为标准。只有这样，才能使秘书工作始终保持坚定正确的政治方向