02出货作业流程.doc

广州市帝能电子有限公司文件编号出货作业流程文件版次生效日期2010-10-29目的：规范出货计划单运作，完善销售管理，提高工作效率，促进销售与服务工作的改善。适用范围：公司出货运作全过程。作业流程部门执行人表单作业说明客 户 出 货 NG订单评审 签署合同下生产任务单填写出货计划单市场部客户业务员市场部经理客户意向单客户订单电话下单等客户提出订货或其他出货需求，业务员对客户的订货要求记录在客户意向单上，并对客户的订货需求进行初步分析审核，如是有效需求，将客户的客户意向单上报市场部经理进行审核。市场部厂务部研发部财务部部门经理出货计划单厂务部经理负责通知并主持召开订单评审生产协调会，对当日的客户意向单进行评审。1、市场部对价格和服务要求进行评审，厂务部对交期和质量要求进行评审；如是特殊订单，研发部对订单的技术要求和质量要求进行评审，财务部对客户的信用进行评审。2、市场部经理将评审结果反馈至责任业务员，业务员将相关信息反馈给客户确认。3、如订单评审有问题，则由业务员与客户进行协商，重新确认订单。4、已签订的购销合同可视为订单。市场部客 户业务员订购合同销售合同1、客户接到业务员传真或递交的订购合同/销售合同/外借协议后按要求签回，如有问题，则将问题反馈给责任业务员，并与责任业务员达成共识。2、责任业务员将订购合同/销售合同/外借协议交部门经理审核、一联交客户、复印一份交财务部；3、客户要求货到付款，一列先通过信用考核，如超过信用标准，由业务员出具一份书面申请由市场部经理批准方可，如出货金额超5万人民币且需总经理批准方可。市场部业务员出货计划单业务员依据有效合同的要求填好出货计划单，交市场部经理审批，厂务部经理签字确认，一联厂务保管，一联市场部保管,一联仓库保管。厂务部厂务部经理生产任务单厂务部主管根据出货计划单下生产责任单。生产、质检、入仓生产部质检仓库厂务部主管品管员仓管员生产任务单生产日报表质量检验单入库单1、 车间根据生产责任单进行生产并确保质量和交期，并将相关单据存档管理；2、 质检员对各生产车间的产品进行检验，如有问题，可拒绝验收并提出意见；如无异议则验收通知仓管员入库。具体操作请参考品质检验作业流程开出仓申请单市场部业务员出仓申请单业务员根据向客户承诺的交期开具出仓申请单交市场部经理。市场部财务部业务员财务部仓管员出仓申请单出库单联络单市场部经理对出仓申请单审核后，交财务部进行审批；审批完成后仓管员根据库存情况安排备货及开具出库单。相关人员如发现资料有问题，须在1030分钟（参考相关职责要求）内将单据退回上一方。出货确认市场部储运部仓管员业务员发货员出库单出货计划单出仓申请单发货员根据出货计划单出仓申请单的发货方式、时间等要求安排装车，完成后，仓管员确认装车是否与出库单要求相符。交货确认市场部厂务部财务部市场部客 户往来会计发货员文员出仓申请单订购合同销售合同外借协议1、发货员发货后，将货运单（注明出库单号）交仓库主管，仓库主管确定无误后，注明完单交文员将相关信息录入备查。2、库管员将计划单出仓申请单成品出库单存档。4、文员负责将所有出仓申请单的发货信息通知客户5、业务人员及时跟踪在途货物情况，有问题及时协调处理。对帐/收款财务部市场部客户会计业务员客 户对账单送货合同清单收据/发票每月月底至次月5日前（遇五一、十一、春节放假时间顺延）由财务部会计作客户对帐单，与业务确认收款日期或电汇日期，必要时与客户确认；如有异常，须在两小时内向业务员反馈，责任业务员进行处理。（请参考应收帐款管理办法）市场部订 单 结 案厂务部业务员厂务部经理销售表出货计划生产计划销售合同/订购合同订单完成后，业务员在销售表上做好记录，厂务在生产任务单和出货计划上做好记录。市场部经理将出货计划单出仓申请单订购合同销售合同或外借协议存档。售 后 服 务市场部业务员客户抱怨与投诉登记表客户信息调查表、退货申请单1、市场部责任业务员做好对客户售后服务工作，对客户的使用情况要经常询问、交流、指导，对客户的意见和建议要及时处理或上报。2、对客户重大投诉的处理或对客户全面的信息调研工作由市场部完成。二、说明1、客户意向单指确定出货事宜前客户要求与公司内部的协调单，也可以通过电话等方式代替。2、出货计划单指与客户签定订单（合同）或外借协议后，根据确定的客户意向单信息通知厂务备货（生产）的联络单。3、生产任务单指厂务接到出货计划单后安排生产的指令单。4、出仓申请单指按照订单（合同）或外借协议承诺的出货时间等，申请出货的协调单。5、出货计划单出仓申请单上“样机、备机、换机” 样机：指提供给客户演示、投标使用，新品推广的一种方式，且数量一般在12台。 备机：指在客户大量采购后为确保客户验收中如有问题可及时更换，或为公关一些大客户采用的一种方式。 换机：指在产品包换期间，为了提高我们的服务时效，采取的一种方式。三、职责要求及规范 一）市场部 1、业务人员应本着对客户及公司负责的态度，在与客户签约前需再次就客户意向单信息确定，在提交出货计划单时，对交货期再次确定，并及时提交。 2、相关订单、合同、外借协议等应按公司模板填写，如要改动需得到市场部经理同意方可，特单或滞销品（出货量较少）需向客户收取不低于20%的定金。 3、如特殊情况无法先签订订单、合同、外借协议等（非滞销品）时，可以先填写出货计划单安排生产，但出货前一定要补齐，不得用复印或其他手段蒙骗过关。 4、按照合同或客户要求等认真填写出货计划单出仓申请单，确保工整、清晰、无误。 5、客户第二次下单在出货计划单出仓申请单上客户名有简称填写，今后用同一简称，不用填写收货资料。 6、客户名称或收货资料等如有变更应出示变更通知函，通知相关部门及相关人员。 7、市场部经理需在10分钟内完成订单、合同、外借协议等相关单据的审核，并提交下一流程或退回。 8、合同/订单/外借协议编号规则：省份名称拼音+日期（年月日）+编号，如： BEIJING20081016-1。 内容包括品名、单价、数量、出货时间、收款时间，含税/未税，货运方式：汽车自提（默认）。 9、已订单合同（订单）/协议等如执行中要求变更，需与客户签订变更协议。 二）厂务 1、出货计划单需在半小时内审核完，并提交下一流程或退回，并按照要求安排生产/备货。 2、因特殊情况未能按交期发货时间发货的，应提前一个工作日通知所属业务人员，并参与解决讨论。 3、认真阅读备注内容与随货同行物品注明，如有不明及时与所属业务人员沟通。 4、发货员要按货运方式/是否指定货运公司/是否送货上门/要求到货期/运费归属、通知放货/货运代收等要求作业。5、完单后将出仓申请单出仓单货运公司货单等相关单据第二天上午交到相关部门或相关人员。三）财务1、财务部在接到出仓申请单与合同等后，应在10分钟内完成客户信用等审核，如属注明”款到发货”的一定要确定款项已到后方可。四）研发部/技术部1、特单要求涉及部分，研发部/技术部应在二小时内（难度较大的两天内）答复是否可以满足客户需求，并提出所需时间。五）其他1、因质量问题换机方式出货一定要确定外壳完好，一列不含线材等辅件。2、赠送物品直接填写出仓申请单，备注栏注明赠送。3、相关单据一经签字确定，各部门应按要求执行，不得随意更改。如需更改一列将单退回从新审核，如涉及到合同条款需重签合同。4、由于我方如交货期拖延等原因导致订单作废，将查明原因，责任当事人；由于客户违约照成的，将按照合同条款处理，今后将对此客户信用重新评估。5、出货作业中途作废，应向市场部经理提交原因，同意后按出货流程反向流程作业。 即：市场人员提交原因-市场部经理