订货作业规范.doc

订货作业规范壹、目的：使各分店能够正确灵活使用订单系统，以达准确订货之目的。贰、适用范围：各分店。叁、订单系统（HOPESM系统）与使用时机： 一、总公司订单（代号H）： 总公司使用之订单，主要用于新品第一次订货、印花商品及一次性切货商品之 订货。 二、电脑订单（代号O）： 分店使用之主要订单，由电脑系统自动产生建议订货量与建议到货日期，主要 使用于新品第二次以后订货与正常商品订货。 三、日配订单（代号P）： 分店使用之订单，主要用于生鲜面销商品及杂货日配商品，保质期短且每日配 送正常商品之订货。 四、紧急订单（代号E）： 分店使用之订单，主要用于大宗、团购、瞬间大量需求商品或非电脑订单行程 中发生可能缺货商品之追加补单。 五、特殊订单（代号S）： 分店使用之订单，主要用于服饰、书籍、音像制品、鞋、香烟、特殊季节、节 庆商品（如年节饰品）等不适合以电脑及日配订单方式订货的正常商品。 六、促销订单(代号M)： 主要用于快报商品(促销商品)之订货。 七、其它订单： 区内调货订单：分店使用之订单，主要使用于同一区内分店之间调货（如华东 区各分店之间的调货）。: 区各分店之间的调货）。 区间调货订单：分店使用之订单，主要使用于不同区分店之间的调货（如华东 区闸北店与华北区历下店两店间的调货）。肆、订货作业流程： 订货作业分为订单制作、订单确认与催单和到货确认三阶段。伍、订单制作流程： 一、总公司订单（H）： （一）使用时机：新品与印花商品之订货由采购人员下总公司订单,分店课长可 从S106/SD106总公司下单明细报表了解采购为分店下单的情况。 （二）课长必须确认下单数量与到货日期符合分店之需求。 （三）若分店认为采购下单量或到货时间异常，应立即联系采购，了解情况， 及时修正。未得采购同意，分店不得擅自修改总公司订单之订货量与到货日期， 更不得自行删单。 二、电脑订单（O）： （一）使用时机：分店使用主要订单，由电脑系统自动产生建议订货量与建议到 货时，主要使用于新品第二次以后订货与正常商品之订货（生鲜面销商品与少 数特殊商品除外）。 （二）课长阅读S151订货参考报表，确认电脑建议订购量与到货日期（原则上不 做修改）；若有修改需在报表上注明修改原因,然后按规定签注姓名、日期与时 间后交经理检查签字，再交给后勤管理部（课长必须在下午14时前将S151报表 交后勤管理部）。后勤管理部课长检查各课的S151报表，审核课长下单量与到 货日期是否合理。若合理，签字后下电脑订单。若修改数量与到货日不合理， 则与课长、经理沟通修改的原因并探讨最合理之处理方法，确认后下电脑订单。: 则与课长、经理沟通修改的原因并探讨最合理之处理方法，确认后下电脑订单。 （三）电脑下单流程： 订单电脑订单厂编Home预定到货日期PageDown修改数量 （如需增加品项按Insert增加数量Ctrl+F6两下保存）。 （四）下单注意事项： 1、查看商品是否有待收订单，根据需要删除或修改待收订单。 2、日均销量是否准确，有无季节、类似商品促销等影响因素。 3、注意备注栏的商品促销档期。 4、控制前七后八的订货量。 5、供应商的最低送货量（MOC）。 三、日配订单（P）： （一）课长在S152日配订单订货报表上填写目测库存、订购数量、交货日期， 下午14：00前签名后交后勤管理部KEY IN并确认到货日期。 （二）电脑下单流程： 订单新日配订单输入厂编Home输入预定收货日期PageDown 输入订购数量Ctrl+F6两下保存订单号码产生订单立即传真ALC 确认订单是否收到。 四、紧急订单（E）： （一）使用时机：主要用于大宗、团购、瞬间大量需求商品或非电脑订单行程中 可能缺货商品之追加补单。 电脑下单流程： 订单紧急订单输入厂商编号预定到货日期PageDown输入货号 输入订购量Ctrl+F6两 输入订购量Ctrl+F6两下订单号码产生订单立即传真。 （二）下单注意事项： 1、大宗、团购订货必须根据有店总签字的大宗订单方可确认下单。 2、业代将大宗单交与后勤管理部，后勤管理部接单后立即下紧急订单。 3、输入电脑后，订单即自动生成，电脑立即自动传真订单。后勤管理部 需立即与供应商确认订单与到货时间，然后在大宗订单上（黄联）签上 姓名、时间与日期。 五、特殊订单（S）： （一）使用时机：主要用于香烟以分店订单方式订货的正常商品。 （二）电脑下单流程： 订单分店订单输入厂编输入预定收货日期PageDown输入货号 输入数量Ctrl+F6两下订单号码产生。 （三）下单注意事项： 1、此商品的日均销量、最小订购量与送货行程。 2、大家电、书籍、音像制品、服饰、鞋、香烟等特殊商品须检查该厂编 所有商品。 3、特殊订单根据需要可修改其数量与到货日期。 六、分店促销订单（M）： （一）使用时机：主要用于印花（第二次下单）、快报商品的订货。 （二）电脑下单流程：订单分店订单输入厂编促销档期输入预定收货日期 PageDown输入货号输入数量Ctrl+F6两下订单号码产生。 （三）下单注意事项： 1、根据每档促销商品的预计销售数量先下百分之五十订单。:下订单号码产生订单立即传真1、根据每档促销商品的预计销售数量先下百分之五十订单。 2、促销商品上档后，课长每日须根据销售情况及时补单，后勤管理部须 在下午2点以前传真至供应商并确认。 3、促销订单根据销售情况只可修改数量，不可修改日期。 七、分店间调入/调出订单： （一）区内调货：详见区内分店调货作业规范。 （二）区间调货：详见跨区分店调货作业规范。陆：订单确认与催单流程： 一、通过电脑检查订单传真状况： （一）每日早班查看订单传真状况界面，将所有的失败订单手传给供应商。 （二）电脑作业流程： 订单订单传真状况选中失败订单按F2列印订单手传给供应商 二、通过报表检查确认订单及催单： 使用“分店DSP订单催单记录”界面结合以下报表进行催单。 （一）使用S170可能缺货报表： 后勤管理部催单时注意先催加品项（加表示畅销商品），再催其他品项， 并将与供应商联系的催单情况输入分店DSP订单催单记录”界面 。 （二）使用S133促销商品销售趋势分析报表： 1、后勤管理部必须每日与供应商确认S133报表上待收订单的到货时间， 并将催单情况输入分店DSP订单催单记录”界面 。 2、催单注意事项： （1）无论供应商提前或延后送货，只要订单上注明促销档期即是 促销订单，均可享受促销进价。 促销订单，均可享受促销进价。 （2）促销订单不可以修改预定到货日期，以免超出档期时间， 故只宜修改订购量。 （三）使用S146促销商品计划报表： 1、后勤管理部应于上档前7天逐一确认所有促销商品待收订单的到货 情况，确保上档当日有足够的陈列量。后勤管理部需将催单情况输入 分店DSP订单催单记录”界面 。 若上档前三天（周日）印花快报商 品还未到货，立即输入到货异常界面，及时反馈给课长、经理及店总。 （四）使用S158迟交订单明细报表： 1、课长每日阅读此报表，超过预定收货日7天之订单要做删除处理， 同时决定是否需要修改其他订单之订购量或预定到货日期，并注明于本 报表上，签字后交ALC。 2、后勤管理部与供应商确认订单迟交原因，若需修改订单，则与供应商 确认并催其尽快送货，然后将催单情况详细输入分店DSP订单催单记录” 界面 。 3、电脑修改订单流程： 订单分店订单End输入订单号码Home Enter 送货日期(修改日期) PageDown增加货号或修改数量Ctrl+F6 两下订单立即传真。 4、注意事项： 删除或修改订单时必须先与供应商联系，确认预定商品是否已送出， 再做修改或删除动作；状态6、8商品（非本档或下档）之待收订单 可直接删除。: 可直接删除。 三、大宗订单的确认： （一）大宗订货必须及时下紧急订单，并立即与供应商确认到货时间， 到货后立即通知业代及相关课长。陆、订单到货确认流程： 一、经理与课长每日根据S103当日收货明细报表与营运课收货检查表检查 商品到货情况（详见收货作业规范）： （一）品质（保质期）是否符合收货标准。（参考保质期收货标准表） （二）商品品项是否齐全。（订购品项须送齐） （三）商品的订购量与实际到货量是否一致。（超出订购量部分可拒收， 低于订购量70%视为短交） （四）商品的到货日期是否准时。（预定收货日前后一天到货视为准时）。 二、发现异常状况，应及时联系供应商了解原因，并作相应处理： （一）若发现品质（保质期）不符合收货标准，课长立即通知仓管课， 及时汇报经理、店总并追究收货人责任。 （二）商品品项：若短交品项长期无货，进行到货异常提报，建议采购改状态。 （三）商品的订购量与实际到货量不符：若确认此商品无货，立即输入 到货异常界面请采购处理。 三、若供应商促销商品订单不送货： （一）后勤管理部查明原因： 1、此促销商品的进货量若高于采购建档的供货量，则删除待收订单。 2、此促销商品的进货量低于采购建档的供货量，则后勤管理部按照 此促销订单的品项、数量、再追加一张正常订单，其品项及数量应与: 此促销订单的品项、数量、再追加一张正常订单，其品项及数量应与 促销商品订单一致。 四、若供应商促销商品订单短交： （一）供应商未按照促销订单的下单量送货，营运课应通过S103报表查看 是否补单。柒、DC商品的订货 一、DC正常商品的订货 每日根据DC订货报表SD152、SD154、SD155、SD151-1、SD151-5等报表于 上午10：00前完成订货。 （一）订货注意： 1、SD151-系列报表只跑有建议量的商品明细，分店在作业时对建议量 只能改小，不能改大。 2、如遇特殊订货需求时，使用DC商品紧急需求界面申请，大宗团购时， 使用大宗团购申请单处理。 3、SD152、SD155分店可根据需求修改建议量，但必须注明合理修改原因。 二、DC促销商品的订货 分店根据促销计划做好促销销量预估，存控根据分店预估量进行配单。 （一）S146促销计划报表 1、档前24天（一般为周日）填写级别1印花预估 2、档前17天完成端架计划 3、档前15天完成级别2-9的促销预销量和排面的系统输入，后续每天完成 新增品项的系统维护。 4、档前14天存控开始按分店预估量进行配单: 每日根据DC订货报表SD152、SD154、SD155、SD151-1、SD151-5等报表于 上午10：00前完成订货。 （一）订货注意： 1、SD151-系列报表只跑有建议量的商品明细，分店在作业时对建议量 只能改小，不能改大。 2、如遇特殊订货需求时，使用DC商品紧急需求界面申请，大宗团购时， 使用大宗团购申请单处理。 3、SD152、SD155分店可根据需求修改建议量，但必须注明合理修改原因。 二、DC促销商品的订货 分店根据促销计划做好促销销量预估，存控根据分店预估量进行配单。 （