项目监理部文件管理办法(李思平修改版).doc

广西建设监理有限责任公司 编号：KJ/QC20072 项目监理部文件管理办法编写：审核：批准： 二00七年十一月一日起实施 受控状态： 发行版本：第2版编 写 说 明本项目监理部文件管理办法是根据GB503002001建设工程施工质量验收统一标准和GB503192000建设工程监理规范的要求；并参考GBT503282001建设工程文件归档整理规范、二00一年十月广西工程质量监督总站编制建设工程施工许可管理、质量监督、竣工验收与备案实施文件及相关法规汇编等编写。在本办法实施之前已开工的监理项目仍可按项目监理部文件管理办法（KJQC20034）整理资料，在本办法实施后开工的监理项目按本办法整理资料（本办法适用于房屋建筑工程项目监理资料的整理，非房屋建筑工程项目监理资料可参照本办法整理）。项目监理部文件管理办法一、现场监理文件资料的质量要求1、归档的工程文件原则上应为原件，若为复印件，应加盖原件存放单位公章，注明原件存放处。2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。3、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水；不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。5、工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。6、工程文件文字材料宜为A4幅面（297210）。7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性的纸张。二、现场监理文件资料的管理要求1、现场监理文件资料分四大类：(1)公司发放文件、规范标准、工具书目录见（附录1）；(2)质量管理体系运行资料目录见（附录2）；(3)归档长期保存文件资料见（附录3）。(4)归档短期保存文件资料见（附录4）。2、每种文件或质量记录要进行编号标识，建立目录清单，记录清楚。3、受控文件和非受控文件应分区存放。4、监理资料必须及时整理，存放有序，便于查找。5、工程竣工验收后三个月内，总监理工程师应组织项目部监理人员对监理资料进行归档整理，整理完成，编制人签名、总监签字后，报生产技术部审核，经总工程师批准，符合要求后，由项目监理部进行装订、归档、移交。三、工程竣工监理资料整理、立卷、移交1、文件资料整理方法：(1)公司发放文件、规范标准、工具书不用装订，不归档。(2)质量管理体系运行资料，按（附录2）整理，有目录清单，按顺序存放，不用装订，不归档，生产技术部进行评价。(3)归档长期保存文件资料按（附录3）顺序整理，按类成册或成卷。(4)归档短期保存文件资料按（附录4）顺序整理，归档。2、文件资料立卷方法和要求：(1)归档文件每盒为一卷，卷内可作为一册或多册；(2)案卷内一般不应有重份文件（特殊要求除外）、文件资料（包括目录清单），按书写内容在左右下角进行编页码，从“1”开始，以册分别编号；(3)印刷成册的文件资料自成一册的，不必重新编写页码；(4)每册文件应有册目录见（附录5）（如该册为单一文件，可直接用目录清单代替），册封面见（附录6）；(5)每卷应有卷目录见（附录7），卷封面用盒面代替见（附录8），案卷背脊式样见（附录9）。3、归档资料装订、移交：(1)归档资料经生产技术部审核，报总工程师批准后进行装订。(2)文字材料必须装订；既有文字材料、又有图纸的案卷应装订；装订应采用棉纱线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。(3)装订必须剔除金属物。(4)立卷按一卷一册或一卷多册均可，但分卷方法按保管期年限分卷。(5)装订、立卷、并卷内外内容填写完整后，填写监理资料移交目录表见（附录10），并写明监理资料移交说明见（附录11），办理移交手续。(6)监理资料审核备考表见（附录12），填写齐全、归档；办公室制定监理部资料归档目录封面，见（附录13）。四、归档监理资料的借阅、保存与销毁1、监理文件资料归档后，因工作需要借用时，经办公室领导同意后，并办理借阅手续，用毕归还。2、监理资料保管期限：(1)A类、B类、C类、D类的保管期限为长期（该工程的使用寿命年限）。(2)E类（附录4）归档短期保存文件资料的保存期限为5年，如5年未结算完，继续保存至结算完毕，并清理需保存文件归到相应类别，并注明清楚，方便查阅。3、对超过保存期限的监理文件资料，需销毁的由办公室统一造册，经管理者代表批准后销毁。五、文件、规范标准、工具书（附录1）(一)文件1、公司发放受控文件2、公司发放非受控文件3、监理合同（复印件）(二) 各种规范、标准、图集(三)各种工具书及参考资料六、质量管理体系运行资料（附录2）1、监理部质量目标分解记录及实施情况2、监理部人员岗位职责分工3、新聘人员“试用期考核表”4、项目监理部人员综合考核表5、顾客满意度调查表6、内部审核通知单7、内部审核不合格通知单8、不合格的评审处置记录表9、纠正措施实施记录表10、预防措施实施记录表11、收发文登记本12、其它与质量运行有关资料七、归档长期保存文件资料（附录3）(一)监理文件（A类长期保存）1、工程项目监理机构文件(1)项目监理部及负责人名单(2)监理部人员变更文件2、监理规划和监理实施细则3、进度控制文件(1)工程开工令（附施工现场质量管理检查记录表）(2)工程暂停令/复工报审表4、质量控制文件(1)不合格项目通知(2)质量事故报告及处理意见5、监理通知及回复单6、合同与其他事项管理(1)工程延期报告及审批(2)费用索赔报告及审批(3)合同争议、违约报告及处理意见(4)合同变更材料(5)与工程监理有关的重要文件7、监理会议纪要8、监理月报9、监理工作总结(1)专题总结(2)阶段总结(3)工程竣工总结(4)监理单位工程竣工质量评价报告10、监理旁站记录11、监理日记(二)竣工验收文件（B类长期）1、地基验槽记录2、基桩工程质量验收报告3、地基处理工程质量验收报告4、地基与基础分部工程质量验收报告5、主体结构分部工程质量验收报告6、特殊部分工程质量验收报告（包括：建筑幕墙、电梯安装、建筑二次装修、附属建筑设备安装等特殊工程）7、线路敷设验收报告8、单位（子单位）工程质量竣工验收记录汇总表9、工程质量主要控制资料核查记录10、安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录11、观感质量检查记录 12、施工单位工程竣工报告13、建设工程质量竣工验收意见书14、竣工验收存在问题整改通知书15、竣工验收存在问题整改验收意见书16、其它重要文件(三)分部、子分部、分项、检验批验收记录（C类长期）1、地基与基础分部工程质量验收记录（包括分部、子分部、分项、检验批验收记录，以下同）2、主体结构分部工程质量验收记录3、建筑装饰装修分部工程质量验收记录4、建筑屋面分部工程质量验收记录5、建筑给水排水及采暖分部工程质量验收记录6、建筑电气分部工程质量验收记录7、通风与空调分部工程质量验收记录8、电梯分部工程质量验收记录9、建筑节能分部工程质量验收记录注：一般以分部或子分部成册、成卷，合卷顺序如下：(1)分部工程质量验收记录(2)子分部工程质量验收记录(3)分项工程质量验收记录(4)检验批质量验收记录9、检验批的附类，主要有：(1)测量放线报验记录(2)隐蔽工程检查验收记录(3)砼结构子分部工程结构实体钢筋保护层厚度验收记录(4)砼结构子分部工程结构实体砼强度验收记录(5)砼试块抗压强度统计及验收记录(6)砌筑砂浆试块抗压强度统计及验收记录(7)砼同条件养护强度报告(8)砼标准养护强度报告(9)砼抗渗试块报告(10)砂浆试块抗压强度报告(11)钢筋焊接、连接试验报告(12)外窗性能检测报告(13)桩基检测报告(14)接地电阻、绝缘电阻、蓄水、灌水、通水、通球等测试记录 (四)材料报验文件（D类长期）1、钢材报验文件2、水泥报验文件3、砂、石报验文件4、预拌混凝土报验文件5、砌体材料报验文件6、防水材料报验文件7、预制构件报验文件8、给水排水及采暖分部材料报验文件9、建筑电气分部材料报验文件10、智能建筑分部材料报验文件11、通风与空调分部材料报验文件12、建筑节能分部材料报验文件13、电梯分部材料报验文件14、各特殊部分工程材料报验文件八、归档短期保存文件资料（E类附录4）1、工程建设审批文件（施工许可证、规划红线图等）2、施工单位合同文件（合同、招投标文件、中标通知书等）3、资质报审文件 (1)施工单位项目经理部及负责人名单(2)分包单位资质报审文件(3)供货单位资质报审文件(4)试验单位资质报审文件4、施工组织设计及施工方案报审文件5、主要施工机械进场报审表6、进度计划报审表7、造价控制文件(1)工程签证报审文件(2)申请付款报审表(3)工程竣工决算审核意见书8、施工特殊工种作业人员资格报审文件9、申请拆模文件10、其它需短期保存文件册目录（附录5）第 卷 第 册目录表序号类别内 容页次备注备注：文件材料首页上标注的页号，最后一份文件填写起止页号。册封面（附录6）工程名称：共 卷第 卷 共 册 第 册类别：内容：编 制：审 核：批 准：编制部门：编制日期：备注：编制立卷人 审核材料形成相关监理部人员 批准总监 编制部门某单位工程监理部 编制日期填写开工报送日期和竣工报告日期卷目录（附录7）工程名称：共 卷 第 卷 共 册序号类别内 容备注案卷封面（附录8）档 号：（办公室填写）档案馆(室)号：（办公室填写）缩 微 号：（办公室填写）档 案 盒工程名称：共 卷 第 卷案卷题名：类别、名称 编制单位： 编制日期： 保管期限： 密 级： 注：编制单位某单位工程监理部。 编制日期填写开工报送日期和竣工报告日期。保管期限长期为工程使用年限，短期为5年。密级一般项目为内部，桥梁和特殊重要工程为秘密。案卷脊背式样（附录9）（卷号）（填写阿拉伯数字）档 号（办公室填写）案卷题名单位工程名称（类别）附录10监理资料移交目录卷号册号类别主要内容数量备注册页附录11监理资料移交说明1、文件、规范标准、工具书不归档， 移交发放部门。2、质量管理体系运行资料：生产技术部评价 ，评价人 。 3、归档长期保存文件资料：共 卷，共 册 共 页，详见监理资料移交目录。 4、短期保存文件资料：共 卷，共 册。 5、图片共 册，共 张。 6、其它有关监理资料的说明： 监理部：某单位工程监理部 整 理：签名 总 监：签名 日 期：实际移交日期 附录12监理