承办人合同系统操作指引.doc

合同承办人合同系统操作指引一、 合同总体流程二、 合同系统操作指引图三、 承办人合同系统操作步骤介绍1、 合同起草审批合同起草有两个源头：合同系统和采购系统。目前支出类中的工程建设类和购置类的合同必须在采购系统起草合同，所有需要做采购订单的合同必须在采购系统起草合同。对于基站租赁合同，如果租金全部计入维护成本则可在合同系统起草，选择合同类型“支出类-网络运行及支撑成本-租赁”，如果部分租金需要计入在建工程费用的则必须在采购系统起草，具体记账情况请咨询本地财务部。在采购系统起草的合同填完信息后提交到合同系统，再补充完整相关信息再提交合同审批。（1）采购系统发起合同起草：如果是在采购系统起草合同则登录门户，通过 全国应用采购管理 进入采购系统起草合同，如下图。（在采购系统起草合同请参考采购系统资料）（2）合同系统发起合同起草：如果是在合同系统起草合同则登录门户，通过 全国应用合同管理 进入合同系统起草合同，如下图。（3）起草合同：进入合同管理系统后 点击在左边菜单 合同起草新建单个合同 开始起草合同，如下图。首先需要选择合同类型，进入合同类型选择界面，点击右边的放大镜选择合同类型，如下图。在合同类型选择界面可以查看到所有可以选择的合同类型，如下图。但是支出类中的工程建设类和购置类已经屏蔽，这两大类合同必须在采购系统起草选择。合同分类是一个非常重要的信息，不同的合同类型包含不同的合同信息内容，而且一旦合同提交审批就无法修改合同类型。合同分类选择可以咨询财务部和法律部。（4）合同信息填写：选择合同类型后点击确定进入合同起草界面，合同起草界面包含基本信息和其他一些专有信息。下图是合同基本信息内容。带有红字*的字段是必填信息，各字段信息填写说明：我方签约主体：只能选择，注意上市公司和存续公司的区别；对方全称：支持选择多个对方签约主体，且在报账时只能选择合同系统上该合同选择的签约主体进行支付。收入类、无收无支类、支出类-市场营销支出-代理商/营销渠道业务代理、支出类-网络运行及支撑成本-能耗 和有收有支类-CP/SP合作 这几类合同可以手工录入对方签约主体，其他合同类型只能选择系统中存在的签约主体。如果系统中不存在该签约主体，可以在签约主体选择界面点“点击此处申请对方签约主体”链接，如下图，进入到供应商申请界面，填写供应商信息提交给地市供应商管理员新增供应商。如果链接地址无法打开请联系本地信息化支撑人员查看原因。供应商申请的有关问题，请咨询本单位物资采购部门的供应商管理员。合同说明签订依据：对合同签订依据进行说明描述，如果有相关文件依据将文件上传。对方资质相关说明：在合同订立前，承办部门负责对合同对方的营业执照副本、资质证书等相关证照的原件进行审核，证照通过承办部门审核后有效期为6个月，超出6个月的承办部门需要重新审核原件。承办人应将营业执照副本和相关资质证书的扫描件上传至本栏目，合同审签的相关环节将会对上述证照的扫描件进行复核。未上传资质扫描件的合同应被退回承办部门重新处理。支出类、有收有支类合同必须上传资质；收入类、无收支类合同，实在无法取得对方资质证照的，应在该栏目说明情况。合同正文、选择模板：合同正文填写需要先打开选择模板字段的放大镜进入模板选择界面，如下图，可以选系统中的模板，如系统中没有相关合同模板的，则可以选择无模板点确定然后上传自己做的正文。正文模板分结构化模板和非结构化模板，结构化模板只能填写空白栏位，其他内容不能修改，非结构化模板所有信息都可以编辑修改。合同正文只能有一个文件，且必须是03版本的word格式，即文件后缀为.doc，不支持07版本.docx 。是否固定金额：该字段是一个非常重要的控制字段信息，当选择“是”时，在报账系统该合同累计报账金额不能超过合同金额。当选择“否”时，系统不会控制报账金额。对于合同无法确定一个具体金额的需要选择为“否”。合同金额/预估金额：当是否固定金额为“是”时，该字段名为“合同金额”，需填写该合同的具体合同金额值，当是否固定金额为“否”时，该字段名为“预估金额”，这时如果无法给出一个具体金额则填0。承办人：合同起草人，系统自动带出。承办人部门：承办人所在的一级部门，系统自动带出。建议签约授权代表：合同正文的最终授权签字人，为必填项。合同模板使用：根据合同正文模板实际使用情况选择。合同送审前履行状态：根据合同签订时合同履行状态实际情况选择。（5）合同起草界面除了基本信息外还有其他一些专有信息，如下图。付款条件：是否固定金额为“是”的必须填写付款条件，根据合同正文约定付款情况填写，且所有付款条件的付款金额合计必须等于基本信息中的合同金额，其中所属组织必须正确选择是营运公司还是存续公司，选择存续公司将不会传到报账系统。是否固定金额为“否”不需填写付款条件信息，将空白行选中点删除按钮即可。对方签约主体信息：填写上对方签约主体的银行账户信息，与合同正文中的保存一致。合同受益期：一般租赁类、广告类合同填写，主要作为财务做预提或待摊的参考。且当是否固定金额为“是”时填写，每个付款周期的支付金额一致时填写一条记录，金额填合同金额，起止日期与合同履行起止日期一致，付款周期的支付金额不一致时每个付款周期填写一条，金额为每个付款周期的支付金额，受益期内合同标的金额合计需要等于基本信息中的合同金额。是否固定金额为“否”不需填写，将空白行选中点删除按钮即可。（6）采购系统提交合同：采购系统起草提交的合同在合同信息左边采购 合同起草采购合同草稿箱 中查找，如下图。在采购合同草稿箱中打开合同，进入起草界面，如下图。与合同系统起草的合同区别在于在采购系统填写的内容在合同系统不能修改，如需修改则点击“退回采购系统”按钮，再在采购系统修改然后提交到合同系统。在下图界面补充正文等相关信息。下图中的采购信息和合同项目金额信息页签内容是工程建设类或购置类合同携带的信息，这些信息都来自采购系统，在合同系统不需填写，通过点击采购结果编号、配置单信息链接可以进入采购系统对应页面查看相关信息。（7）合同提交审批:合同起草界面中的合同基本信息和其他专有信息中所有必填信息填写完后保存合同就可以提交审批，在提交审批前一定要检查合同填写的信息是否正确，上传的正文附件等文件是否能正常打开，如果基本信息和文件信息不正确，在审批过程中必须退回到承办人重新修改，会影响合同审批效率。在确保合同信息填写无误后即可点击提交按钮发起审批，如下图。（8）点击提交按钮后首先进入合同审批流程选择界面，如下图，根据实际情况选择审批流程。选择审批流程后点击确定即进入合同审签单界面，在该界面可以点击左上角的编辑合同信息链接对合同信息进行修改。可以点击“无修改痕迹”和“有修改痕迹”对正文进行编辑修改。在确保没有问题后即可点击左上角下一步按钮提交审批。在点击下一步按钮后即进入选择下一步处理人界面，如下图，首先需要选择下一步环节分支，请审签是送给部门最终审批领导，请审核则可发给部门内所有人进行审核。合同审批提交后 ，可以在已办事项找到该合同审签单，打开后可以点击流程跟踪按钮查看合同审批流程图，如下图。如果其他审批环节将合同审批退回给承认人，承办人打开待办后调出的合同申请单将会有一个取消审签按钮，如果这个合同不再需要审批，则可点取消审签按钮，如下图，这样合同将会回到草稿箱中，可以在草稿箱进行删除操作。当合同在其他环节都正常审批完后将会又送到承办人，这时是承办人处理环节，在承办人待办事项中找到待办事项打开合同审签单点击下一步即可送结束，完成合同审批，如下图。一旦合同完成审批，合同信息将无法在进行修改。合同审批结束时合同系统将自动生成合同编号，同时将会给承认人发送一个合同定稿待办事项，合同进入合同处理环节。2、 合同处理在合同处理环节需要完成合同定稿、打印、签订盖章审批操作，同时也可以打印签约授权书、打印审签单和合同作废操作。（1）合同定稿：在合同审批结束后承办人会收到定稿待办事项，如下图。同时也可以在左边菜单 合同处理合同定稿 下找到该合同打开进入定稿操作。进入定稿操作界面如下图，点击有水印定稿按钮。然后弹出生成文档界面，点击生成文档按钮，如下图。系统自动进行定稿生成一个正式文件，如下图，然后点击确定按钮。合同定稿后的正文后自动插入合同编号、条形码以及水印，如下图。定稿完成后在合同审批单的合同正文栏多了一个 定稿正文，如下图。点击上图的 定稿正文，弹出如下界面，可以将定稿正文保存到本地电脑，也可以点打开查看定稿后正文。（2）合同打印：合同定稿完后系统会自动生成打印和签订盖章的待办事项，如下图。也可以在合同处理菜单下对应地方找到合同，如下图。打开合同打印待办进入进行合同打印操作界面，如下图，点击合同打印按钮，系统自动调出合同正文和打印机打印界面。在该界面同样可以进行签约授权书打印、审签单打印、无水印申请操作，如下图。（3）合同作废：如果审批完的合同不需要再签订，则可以进行作废操作，在 合同处理合同作废 找到合同，打开点击合同作废按钮，如下图。但是注意合同作废后将无法恢复，所以操作时一定要谨慎。（4）合同签订盖章：合同打印后合同各方签字盖章，承办人确定合同各方都已签字盖章后即可点击签订盖章待办进入合同处理界面，点击签订盖章按钮发起签订盖章审批，如下图。进入合同签订盖章及履行人确定界面，承办人需要勾上承办人确认信息，填写各方签订盖章日期，填写原件份数，如下图。同时合同自动将承认人默认为合同主要履行人，承认人需要确定是否更换主要履行人，如下图更换则点击添加主要履行人按钮，原主要履行人将自动被删除。同时必须在该界面上传签订盖章页面扫描件。这些信息都填完后点下一步提交给部门合同管理员审核，合同管理审核通过后即完成合同处理阶段的操作，合同进入履行状态。3、 合同履行合同完成签订盖章审批后合同即进入履行状态，同时合同系统将会把合同信息分发给其他业务系统，这时便可以在其他业务系统做相关的履行业务操作，如订单、到货接收等。合同进入履行状态后系统自动给合同履行人发生合同履行待办事项，如下图。同时履行人也可以在左边菜单 合同履行合同履行监控 中找到该履行中的合同，如下图。（1）付款条件维护：在上图中点击合同名称链接即可打开合同履行单，如下图。在合同履行单中可以进行相关的履行操作，最常处理的操作是付款条件维护，对于是固定金额的合同，在报账时需要选择对应的付款条件，因此但需要付款时首先需要检查付款是否满足合同约定条件，如果满足付款条件则需要在合同履行单中对应的付款条件后面的“是否具备付款条件”勾上，然后点击保存并提交按钮，如下图，这样付款条件就会分发到报账系统，在报账系统就可以进行查看到该付款条件。（2）添加协助履行人和合同履行信息：由于系统限制只有合同履行人才能报账，即报账人员必须是合同履行人，如果报账人员不是合同履行人需要合同的履行人将报账人员添加为协助履行人，如下图点击添加协助履行人选择人员然后点击履行人信息页签下的保存按钮即可。对应合同履行过程中产生的重要履行信息或文档可以在合同履行信息页签中添加记录，如下图点击添加按钮进行文字描述或上传附件，然后点击保存。（3）合同履行其他操作：在合同履行中可能存在主要履行人移交、变更补充或终止解除的操作，合同主要履行人在合同履行单中点击对应的操作按钮即可发起对应的操作,如下图。（4）合同承办人移交：如果承办人部门调动或因为部门业务职能发现变化需要将合同移交给其他人员则可以进行合同移交操作，如下图在左边菜单 合同履行合同移交管理 查询到对应的合同，选择前面的选项框点击移交按钮。点击移交按钮后进入合同移交审批单如下图，填写接收人和移交原因，点下一步按钮提交审批即可。（5）合同办结：如果合同正常履行完毕，对于支出类合同所有款项都已支付完毕则可进行履行办结操作，由主要履