腾云酒店客房管理系统使用说明书(佳驰软件).doc

第 0 页 一一 操作说明约定操作说明约定 6 1 1 格式约定 6 1 2 常用图标和操作 6 1 3 相关概念 6 1 4 软件界面说明 7 1 5 操作规则 9 二二 基本操作基本操作 9 2 1 进入宾馆管理系统 9 2 2 退出宾馆管理系统 11 三三 系统设置系统设置 11 3 1 用户单位设置 11 3 2 系统设置 12 3 3 数据初始化 20 3 4 备份数据库 21 3 5 还原数据库 21 3 6 修改密码 22 3 7 更换操作员 22 3 8 权限管理 22 3 9 自动修复数据 23 3 10 打印机设置 23 四四 基础数据基础数据 24 4 1 基础数据的组成 24 4 2 客房信息管理 25 4 3 商品信息管理 31 4 4 费用信息管理 32 4 5 其他基础资料 33 4 6 操作员管理 34 4 7 黑名单 34 第 1 页 4 8 员工留言 34 4 9 客人留言 35 4 10 操作员折扣设置 35 4 11 客房特价管理 36 五五 接待登记接待登记 36 5 1 入住登记 37 5 2 预定登记 41 5 3 消费入账 43 5 4 宾客续住 44 5 5 换房 45 5 6 退房登记 46 5 7 转账 49 5 8 补打账单 50 5 9 寄存与招领 50 5 10 物品租赁 51 六六 账务中心账务中心 52 6 1 宾客账务 52 6 2 财务催缴 52 6 3 费用入账 非住客帐 53 6 4 撤单 54 6 5 拆分账单 55 6 6 账单合并 56 6 7 账务处理 57 6 8 挂账结算 58 6 9 交接班 59 6 10 挂单客人 61 6 11 虚拟账单 62 七七 销售中心销售中心 62 7 1 协议单位 62 第 2 页 7 2 会员类型 63 7 3 会员管理 65 7 4 积分调整 68 7 5 会员卡密码修改 69 7 6 会员消费统计 69 7 7 会员充值查询 70 7 8 会员情况分类统计 70 7 9 销售员资料与提成 71 7 10 打扫员资料与提成 71 7 11 会员充值方案 72 7 12 会员提醒 73 7 13 积分返点方案与积分兑换方案 73 八八 库存管理库存管理 73 8 1 供应商资料 73 8 2 仓库资料 74 8 3 部门资料 74 8 4 入库单 75 8 5 退货单 77 8 6 领料单 77 8 7 领料退货单 78 8 8 仓库调拨单 79 8 9 当前库存 79 8 10 库存进销存统计 79 8 11 库存盘点 80 8 12 单据查询 80 九九 查询中心查询中心 80 9 1 前台收银查询 80 9 2 宾客账务查询 81 9 3 在店宾客查询 81 9 4 客史查询 81 第 3 页 9 5 换房记录查询 82 9 6 预定查询 82 9 7 可用房查询 83 9 8 挂账查询 83 9 9 交接班查询 83 9 10 操作日志查询 84 9 11 物品消耗清单 84 9 12 物品消耗汇总 85 9 13 费用入账查询 86 9 14 话单查询 86 9 15 门锁发卡记录 86 9 16 将走房查询 87 9 17 日历查询 87 9 18 世界时间 87 9 19 发票发放查询 87 9 20 房间打扫查询 87 9 21 房态修改查询 87 9 22 免费自用房查询 87 十十 报表中心报表中心 87 10 1 营业日报表 88 10 2 预定类报表 89 10 3 接待类报表 90 10 4 收银类报表 91 10 5 财务类报表 92 10 6 客房报表 93 10 7 经理报表 94 10 8 销售报表 94 第 4 页 一一 操作说明约定操作说明约定 本操作说明对一些格式 规范和动作作了约定 操作者应该熟悉以 下约定 方便对本操作说明内容的理解 1 1 1 1 格式约定格式约定 项项 目目表述方式表述方式实实 例例 项项 目目 名名 散客工作窗口中有很多需要输入内 容的项目如 姓名 证件号码 等 菜菜 单单菜单名菜单名预定表示预定是菜单 按按 键键确确 定定 表示按钮 如 确 定 表示确定按 键 系统信息系统信息 用 表示系统自动生成体 显示 或提示的信息 二级菜单二级菜单 执行菜单名 1 菜单 名 2 执行登记 散客登记 表述的意思 为 单击主菜单登记下的子菜单散 客登记 注注 释释 框框 注释框中的内容是对 箭头所指信息的解释 注意信息注意信息 对于需要引起注意或补充的内容加 以说明 1 2 1 2 常用图标和操作常用图标和操作 1 单选框表示几个中只能选择一个 表示已被选中 2 多选框表示几个中同时能选择多个 表示已被选中 3 表示表中有多条信息 为当前选中信息 4 表示有多个选项 单击可以选择其中一个 第 5 页 5 表示数字选项 可以通过上下箭头进行时间和数字的调整 1 3 1 3 相关概念相关概念 散 客 是一般零星客人的总称 协议单位 指跟宾馆签订价格和服务协议的单位 协议单位宾客入住 宾馆按照协议价格进行结算 一般不交押金 由财务收款 联 房 联房主要用于散客 一般把散客中账务需要一起结算的房 间进行联房设置 拼 房 即按床卖房 同一个房间中住多个单独结算的客人时需进 行拼房操作 可以定义拼房房价 钟 点 房 酒店在白天临时提供给客人休息 不过夜的情况 可以定 义钟点房房价 午 夜 房 宾客凌晨入住宾馆 相对天房房费较为便宜 可以定义凌 晨房房价和生效时间段 宾客续住 即补交押金 押金不足和延长客人预离酒店的时间等情况 都适合这类操作 红 冲 处理或检查账务处理的过程中 发现处理过的业务中由于 某一笔会计分录处理不恰当 需要进行更正 为保持调账的完整性 将 此笔会计分录用红字原封不动的进行更正冲回 再重新进行正确的账务 处理 电话接口 连接电话计费系统和宾馆管理系统的文件 通过电话接口 可以实现在宾馆系统中直接读取电话计费系统中的数据 避免重复录入 客人数据 且可以避免操作员给客人开卡但不登记信息私自吞钱的情况 门锁接口 连接门锁计费系统和宾馆管理系统的文件 通过门锁接口 可以实现在宾馆系统中直接读取门锁系统中的数据 户籍接口 连接公安户籍系统和宾馆管理系统的文件 通过户籍接口 可以实现在宾馆系统中直接将宾馆系统入住信息发送至公安部门 1 4 1 4 软件界面说明软件界面说明 第 6 页 本系统采用灵活易懂的房态图设计方式 房态图设置详见本书 3 2 它能使今后的操作更加方便快捷 建议操作者应优先选用在房态图上操 作的方式 房态图分为四个区 分类查询栏 房态显示区 右键功能区 和房态 显示区 系统在实时房态图上可对客人进行查询操作 房态显示区 1 该区中每一方格代表一个房间 不同的颜色代表不同的房间状态 如 房间图表示房间号为 220 的豪华单人间 默认绿色表示当前状 态为空房间 这些方格的大小和颜色以及显示方式等均可以通过系统设置系统设置 房态设房态设 置置进行调整 2 房态标识 即方格中的符号 代表钟点房 代表团体房 代表协议房 自用房 保密 预定 今日预离 明日预离 该区方格中的注释与方格的颜色及形态相对应 方格后边的数字表示当 菜单栏 工具栏 房态图显示区 房态标识区 刷新 关闭房态图 第 7 页 前该房态的房间数量 例如 表示此颜色为预留房 当前 预留房有 2 间 3 分类查询栏 提供用户可按房态 楼层 类别来分类显示房态图 并可使用房号定位功 能快速定位某个房间 4 右键功能区 在任意房间图上右键单击即出现该菜单 我们可以通过该菜单进行 接待登记 图 A 空房间 图 B 入住房 1 5 1 5 操作规则操作规则 请用户在使用前熟读本使用说明书 如在使用过程中有任何疑问 请拨打我们的服务热线进行咨询 1 禁止不熟悉本软件系统或操作的人使用 否则可能带来系统破坏 使系统数据混乱 2 软件安装以后 不要随意改动操作系统的设置 例如 系统时间 计算机名和 SqlServer 数据库等 否则易造成系统数据出错 3 不按操作规则使用的客户造成系统数据错误 责任自负 二二 基本操作基本操作 第 8 页 2 12 1 进入宾馆管理系统进入宾馆管理系统 网络版用户首先需要确定服务器端的电脑已经在运行 宾馆管理系统 提供时间为 30 天的试用期 在 这 30 天内 您可以免费使用这款软件 并且在您正式使用时 试用期内 的数据可以完整保留 第一次使用软件 请将您购买的加密狗插入计算机的 usb 口 会有 提示框提示 这是您第一次使用软件 请按照提示激活软件 或者双 击 TyServer exe 打开加密狗服务 如果您机器可以连接互联网 将信息填写完整后 点击激活 如果您的机器不能连接互联网 请您拨打电话 0731 82908361 82908362 82908363 并请您将产品名称 加密狗号 单位名 称 联系人 手机号码 电子邮箱和详细地址这六项信息告知 第 9 页 将获得的 16 位激活码填入 点击激活 双击宾馆管理系统 exe 打开 软件 进入登录界面 用户名为 system 密码为 888888 首次进入系统 前 用户需校正电脑操作系统的时间 网络版用户需确保客户端与服务 器的时间一致 正常使用后严禁更改操作系统的时间 因为软件会自动 过账 以防出现混乱的过账数据 若出现如下问题 请检查 SQLserver 是否已开启服务 并打开安装目录下的 数据库 配置 exe 检查服务端计算机名 或 IP 地址 sa 的密码是否正确 测 试连接 2 22 2 退出宾馆管理系统退出宾馆管理系统 宾馆管理系统支持多种不同的退出方式 常用的有以下两种 1 执行安全退出安全退出 安全退出安全退出 系统提示 您确定要退出系统吗 单击确定即可退出 或单击系统右上角的 2 也可以执行安全退出安全退出 暂时离开暂时离开 暂时中止系统操作 第 10 页 退出系统后会提示 您是否现在备份数据库 推荐选择 是是 并将 文件备份到一个固定的文件夹中 默认为安装目录下的 backup 文件夹中 每隔一段时间定期做一次备份 三三 系统设置系统设置 3 13 1 用户单位设置用户单位设置 用户单位是指宾馆的名称等信息 此名称会在各入住单 账单 收 款单等的标题显示 执行 系统设置系统设置 用户单位设置用户单位设置 弹出设置的对话框 输入相应的 信息 单击 确确 定定 即可保存设置 用户单位信息可以根据我们的需要在 打印表单时提示出来 单位名称不可修改 如果需要修改 请将您的加密狗号和新单位名称 提供给经销商以获得授权码进行修改 3 23 2 系统设置系统设置 执行 系统设置系统设置 系统设置系统设置 弹出系统设置的对话框 在系统设置系统设置 中可对以下内容进行设置 1 1 基本设置基本设置 第 11 页 1 本机不参与房租过账 此项服务端不需选此项 其它收银端选 择此项 只使一台电脑进行房租过账即可以防止多台收银机重 复过账的问题 2 使用拼房功能 拼房是指多个人共同承担房租的方式共同租住 一间客房并共同使用公用设施 选中此项后 右键点击房态图 的一间房会出现拼房的选项 3 使用月租房功能 计费方案上拥有按月计的功能 如下 4 禁止修改系统时间 设置此项后 直接修改系统时间会使软件 自动关闭 这样可以保护营业数据 重开软件时会自动过账 5 启用操作员授权功能 选中此项后 若操作员使用某种功能时 没有权限 会自动弹出一个授权登录框 可使用有此权限的操 作员名和密码进行授权 且当班操作员不会因此改变 第 12 页 6 禁止修改系统时间 选择此项 直接修改系统时间后软件会自 动退出 这样可以保护营业数据的正确性 重开软件时会自动 进行过账 7 启用自动备份数据库功能 此功能应该在服务器上进行设置 备份路径应该选择服务端电脑中存在的路径 8 启用房间打扫记录 设置此项后 由打扫房改变房态到干净房 时 弹出打扫人选择框 9 信用卡预授权 设置此项后 支付方式中将会添加信用卡预授 权方式 10 手工费用每天入账 设置此项后 费用入账界面将出现 选择按每天产生 则 费用将会在设置的时间点自动过账 2 2 房态设置房态设置 客户可随自己的喜好对系统主界面房态图的显示方式 进行设置 第 13 页 1 颜色设置及自定义房态标识 此设置后 入住房的方太图颜色是 橘黄色 且最底下显示 2 房态表显示方式 全方位图 以矩形的方式排列 按房号排 序 按楼层 按楼层顺序排列 3 房态图方格大小 系统支持 1215 885 1500 1095 1800 1305 2370 1710 等大小格式 4 预定房转预留房 可以设置 预定房提前几个小时转为预留房 客人预订的房间在空房状态下时 会预订入住前 26 小时显示为 预留房的颜色 提示操作员此房间有人预留 5 预定房预订单取消 可以设置 预定房超过预定时间几个小时 后自动将该订单取消 注 定金大于 0 的预定单不会自动取消 需要在账务中心账务中心 撤单撤单中的撤销预定手动删除 并且退定金 3 3 账务设置 账务设置 包括三类关于账务的设置 结账时金额取整方式 营业日设置的时间点 撤单的限制规则 入住 消费 结账设置 如下图 第 14 页 1 宾客接待与收银分开 在入住登记时将没有押金的输入项 此时 若要收押金 在财务管理财务管理 收银收银中收取 未选择此设置时没有收收 银银功能 2 登记时允许修改入住时间 在入住时的来期输入框变为可以修改 建议不选择此项以保证营业数据正确 3 回头客人入住时自动显示最后一次入住同房型房间时的折后价 若 A 上一次住过豪华套间折后价为 200 元 本次入住豪华套间时 自动显示折后价为 200 元 4 客人延时退房采用手动加收房费 若系统自动以整天时间计算房 租 所有的半天价 数量为 0 5 都需手动加收 若 A 客房 12 点 后退房加收半天 18 点后退房加收一天房费 那么 12 点 18 点之 间退房的半天价系统不会记账 需要操作员手动输入 使用 费 用入账 的方法加收 详见本书 5 4 费用入账 第 15 页 4 4 其他设置 其他设置 房态图上的显示信息的设置 提醒设置 账务设置 1 关于交接班模式设置 自动生成上缴金额的方式设置 2 房价自动转换时使用冲减模式设置 3 系统使用 ID 卡作为操作员登陆账号 使用 ID 卡时是否需要输入密码 4 挂账结账允许输入负数红冲 5 挂账结算 预授权 交接班不自动上缴 6 在账单中 房租 前加上计费方案 1 在房态图上显示今日预离 在房态图上显示明日预离 在房 态图上显示预订 提示框中显示备注信息 选择之后重新打开房态图效 果如图 第 16 页 明日预离 今日预离 预订标记 表示张三已预定 预抵日期为本月 16 日 2 交接班管理使用简单模式 注意 如果酒店采用押金和营业 额合计的方式进行员工交接班则选中此功能 如果酒店采用押金押前台 与营业额分开清算则请去掉此功能选项 如下图所示 图 1 系统默认简单模式 图 2 押金与营业额分开模式 注意 软件在正式用于营业后 如果需要更改模式 必须在没有任 何交接班数据时进行更改 否则会导致交接班数据不正确 建议使用系统默认模式 不要更改 以押金和营业额合计的方式进 行员工交接班 3 挂账结算 非本班操作交接班不统计 勾选此项 则 001 用户挂 账结算的金额 只会显示在用 001 账户的交接班里 002 用户登录则看不 到此金额 完善挂账结算上缴金额功能 5 5 接口设置接口设置 主要设置会员接口 门锁发卡 钱箱接口 如果您 的电脑系统连接了会员卡读卡器 可以在这里设置对应的 会员卡读写 器型号 端口 读写器密码 等 如果您的电脑系统连接了钱箱 请选择正确的钱箱端口 设置结账后自动开钱箱 快捷键打开钱箱 若 没有钱箱请不要设置钱箱 否则会造成程序无响应 第 17 页 注 门锁接口必须同购买商联系 由专门的技术员开发配套的门锁 接口 根据用户使用的门锁软件的不同 门锁接口也不一样 6 6 电话接口 电话接口 如果宾馆安装了电话并有计费系统 可以在这里设置 连接 将电话计费统一计算到退房结账的界面 请选择计费软件的品牌 和话单的存放位置 如下图所示 第 18 页 注意 以上接口一般需要定制 您需要向我们公司技术咨询 并将电话 计费 电子门锁软件接口发送给我们并由技术员制作好接口之后发送给 您 7 7 打印设置 打印设置 包括设置入住完成后自动提示打印入住单 结账完 成后自动提示打印结账单 打印结账单提示 是否打印结账明细单 系 统提供了多种账单样式 客户需根据自己用的打印纸大小进行设定 样 式的选择比实际纸张大小的稍微小一些没关系 但不能过大 上边距为账单上面的空白高度 左边距为账单左边空白的宽度 客户 可按实际情况设定 自定义账单 分为默认样式和自定义样式两种 建议使用默认样式 如果宾馆有特殊字段要求 可以选择自定义样式来设定宾馆特色的账单 建议此操作请联系购买商 以免出现字段错误 单击这里浏览话 单的保存位置 电话机或交 换机接口 第 19 页 提示 入住单自定义信息 只在 入住单 中显示 账单自定义 信息 1 和 账单自定义信息 2 则会在 入住单 消费单 结账单 及 押金单 上均有显示 例例 如果设置如上图 则在入住单中打印显示如下 3 33 3 数据初始化数据初始化 数据初始化将清空系统数据库中的相应数据 包括登记信息和管理 第 20 页 员信息 使用该功能前请注意备份原有的数据 以免对您的使用造成不 必要的麻烦 数据初始化之前系统自动备份数据到宾馆系统安装文件夹 下 操作方法 执行 系统设置系统设置 数据初始化数据初始化 选择初始化的方式 再单击 开始初始化 进行数据清空 1 选择 清空所有数据 会将软件中所有的基础数据 包括房间信 息 房价信息 操作员信息等 和营业数据 包括入住信息 结账信息 财务报表等 都清空 2 选择 仅清空营业数据 会将软件中所有的营业数据清空 房间 信息 房价方案 会员信息等基础数据则会保存下来 3 选择 清空 yyyy mm dd 之前的营业数据 会将选择日期之前的 所有营业数据清空 但是会保留会员 协议单位入住的营业数据 储值 卡和挂账支付的营业数据 3 43 4 备份数据库备份数据库 此功能可将软件之前的营业数据做个备份保存下来 可以避免营业数 据因为意外情况丢失 执行 系统设置系统设置 备份数据库备份数据库 弹出备份数据库对话框 选择默 认的或者想要份到的文件夹 既可进行数据库备份 例例 如果想要将数据库备份到 E 盘 code 文件夹下 执行 系统系统 设置设置 备份数据库备份数据库 弹出备份数据库对话框 单击按钮 出现如 第 21 页 上图对话框 选择 E 盘 code 文件夹 单击 确 定 选中文件夹 再单击 开始备份 即可备份数据库 稍后系统提示 备份成功 即表示备份 完成 如果备份日期为 2013 年 12 月 12 日 则备份文件名默认为 131212 bak 表示不定变量 3 53 5 还原数据库还原数据库 执行 系统设置系统设置 还原数据库还原数据库 弹出备份数据库对话框 找到想 要还原的数据文件 bak 文件 即本文 3 4 中 备份数据库 得到的文 件 然后单击 开始还原 按钮 即可进行数据库还原 3 63 6 修改密码修改密码 此功能只能修改当前操作员的登录密码 3 73 7 更换操作员更换操作员 换用另外一个操作员账户操作 执行 系统设置系统设置 更换操作员更换操作员 弹 出登陆系统的对话框 输入要登陆的用户名和密码 即可更换操作员 3 83 8 权限管理权限管理 执行 系统设置系统设置 权限管理权限管理 注 本身的账号要有 修改权限 的权限 才可以对其他用户权限进行修改 先为权限组设置权限 然后设置权限组对应操作员 例 例 如果要设置图中管理员组的权限 单击 管理员 在操作员权 限列表中选中相应的权限 可通过全选中全选中和全不选全不选进行快捷操作 选择 好相应权限后 然后点击设置权限对应的操作员 就可把 system 加入管 理员组中 单击 修修 改改 即可保存修改 那么 system 用户就拥有管理员 组的权限 第 22 页 3 93 9 自动修复数据自动修复数据 完成此功能后会将系统错误数据进行修复 比如 结账后 房态还 处于占用状态 修复下数据 房态就会变为空房间 请在使用本功能前预先备份数据库 3 103 10 打印机设置打印机设置 执行 系统设置系统设置 打印机设置打印机设置 出现如下图对话框 设置权限组 对应操作员 操作员权 限列表 第 23 页 如果在您的电脑中安装有多台打印机 可以选中需要的打印机即可 您也可以在打印机列表中 单击右键 设置默认的打印机 四四 基础数据基础数据 4 14 1 基础数据的组成基础数据的组成 宾馆管理软件的基础数据主要如下 客房基础信息 包括客房管理 房价方案的设置 客房特价管理 商品基础信息 费用信息 其他基础 资料 操作员信息 黑名单以及员工留言本与客人留言 4 24 2 客房客房信息管理信息管理 客房的设置步骤 客房楼层 客房类别 客房信息 房价方案 客 房特价管理 第一步 添加客房信息 楼层 类别 客房 执行 基础数据基础数据 客房管理客房管理 可以添加与编辑客房信息 客房信息 包括客房楼层和客房类别 首先必须建立客房楼层和客房类别 然后后 建立客房信息 选择使用的 打印机 第 24 页 1 楼栋的添加必须首先在系统设置中启用楼栋的功能才能使用 2 客房楼层 单击客房楼层 出现楼层列表 单击添加可进行楼层 添加 输入楼层信息后单击保存即可完成添加操作 另外 可对 楼层进行删除 修改等操作 注 楼层号请用阿拉伯数字 如第 一楼写为 1 楼 3 客房类别 类别信息包括全体房标准价 单价 钟点房起钟价 钟点起价 钟点房加钟加 钟点补价 入住时系统自动取得 房间类别的价格作为标价 客房类别的添加 修改 删除操作方 式同上 4 客房信息 完成了楼层和类别的设置后方可进行客房信息添加 批量添加客房 例 要添加一楼标准单人间房号自 A101 A150 的房 间号 不要房号尾数为 4 的房号 每个房间的电话依次为 2908101 2908150 可作为钟点房 则具体应当操作如下 之后单击批量添加即可 完成添加 如果取消操作 单击关闭即可 单击这里进行 客房类别编辑 单击这里进行楼栋 楼层 类别编辑 单击这里进行批 量添加房间信息 第 25 页 第二步 设计房价方案 房价方案即入住登记界面里的 房价方案的设置 直接关系到结账金额 房间的折后价格 半天价和计费方式都在此房价 方案中设置 因此必须谨慎设置 执行 基础数据基础数据 房价方案房价方案 可对房价方案进行查看 添加 修改 删除 单击添加 然后依次添入方案名称 计费方式 时间段设置 再单 击保存完成设置 也可以对房价方案进行删除或者编辑 计费方式包括天房按天计算 按小时计算 按 24 小时计算 按月计 算 单击此处添加新 房价方案 单击此处修改选 中的房价方案 第 26 页 按天计算 在该时间内入住按本方案计费 如果没有选择此项则会随时可以 使用此房价方案 在该时间段内开房默认为本房价方案 选中此项后 该时间段内 入住登记时会默认该开房方式 退房超时加收方式 即设置半天价的收款金额 按半天价加收为 按开房时折后价的一半收取费用 查账时一天半就是 1 5 天 按小时加 收即会提示 也可在上图 第 27 页 中自定义半天价 选此项出现 入住时间超过一天后自动转为其他房价方案 多用于钟点房转为 天房 午夜房转天房 转成其他房价方案后 按所转方案的折后价收取 房租 入住时允许修改折扣 最低折扣 房价方案的最低折扣以这个为 基准 操作员的特殊折扣也不能低于这个折扣 还可以设置入住时间少于多少分钟不收房费 如上图 选择登记时允许修改折后价 并设置最低折扣 那么登记 入住时 天房的折后价最低为标价的 10 不允许输入更低值 下图为按小时计算的收费方式设置 第 28 页 按小时计算 上图的设置讲解 方案名称为终点房 按小时计算 当天的 0 点到 次日的 0 点内都可以开终点房 0 5 分钟不收费 5 30 分钟按半小时 收费 30 分钟 1 小时之间按一小时计算 起钟为 3 小时 即 1 小时 3 小时是按起钟价 设置了每种客房类别的加钟价都为 10 元 小时 入住 超过 6 小时自动转为天房 下图为按 24 小时计算的收费方式设置 第 29 页 按 24 小时计 以 24 小时为一个计费周期 客人 8 31 入住 那么到次日 8 31 退房计一天 上图的方案讲解 方案名称为全天房 按 24 小时计算 当天的所有 时间都可以开此种类型的房间 超过 24 小时按照标价的一半加收 退房加收方式可选择 按半天加收 按小时加收 按全天 自定 义半天价 设置方式同天房 下图是按月计算的收费方式 操作方法和天房 钟点房一样 此功 能需选择系统设置系统设置 基本设置基本设置 启用月租房功能启用月租房功能后才能生效 第 30 页 按月计算 第三步 设置特价客房 特价房的设定是根据房间类别和房价方案类别进行设置 可以灵活 的根据星期或时间段设定特价日期 注意 1 非特价日入住的房 到了特价日就会转为特价 特价日一过 就 自动转为原价 2 特价日入住的房 一直是特价不改 但是操作员可以调整价格 调价方法是在入住登记界面中账务管理账务管理 房价调整 房价调整 第 31 页 如上图所示 每周一至周五 标准单人间开天房 特价为 100 元 4 34 3 商品信息商品信息管理管理 此商品信息是指供顾客在宾馆消费的商品 客人购买商品的费用可 以纳入客房 也可额外收取 宾馆可拥有独立的销售场所商品既能对内 销售又能对外销售 商品的设置步骤 商品类别 商品信息 商品类别包括类别名称和仓库 若选择仓库 会有是否参与库存管 理的设置 关于具体库存的管理 请参考本书 8 2 仓库资料 商品信息包括商品编号 唯一 名称 单位 单价 元 执行 基础数据基础数据 商品信息商品信息 首先必须添加商品类别 然后对各商 品类别下进行具体商品信息的添加 如下图所示 第 32 页 参与库存管理 选择此项后 消费商品会减库存的相应商品数量 最低预警 当库存数量小于设置的项时 会有预警提示 时价 针对时间不同 价格变化的商品 选择此项 商品价格将需 要手动输入 在商品信息中还可以对已经添加的商品类别和商品信息进行编辑 在此添加 商品类别 第 33 页 删除等操作 商品的销售操作 请参考本书 5 3 消费入账 4 44 4 费用费用信息管理信息管理 费用信息是围绕房客需收取的某些费用 此费用直接纳入客房入住 人的账单 例如赔偿金 补交押金 房租 电话费 房吧费等 执行 基础数据基础数据 费用类型费用类型 添加费用类型 单击添加后依次输入 类型名 说明 再单击保存即可 并可对费用类型进行删除或修改 执行 基础数据基础数据 费用项目费用项目 对宾馆中的费用项目进行添加编辑等 操作 单击添加 然后依次填入项目名称 单价 说明 再单击保存即 可 单价可以为空 并在费用入账时可以修改 详情请参考本书 5 4 费 用入账 4 54 5 其他基础资料其他基础资料 其他基础资料是指客人来源 支付方式 商品单位 租借物品 其 它说明五大类的具体信息的管理 使得宾客入住和账务结算更加灵活 适应不同的需求 执行 基础数据基础数据 其他基础资料其他基础资料 可以进行此类信息 的新增 修改 删除 这部分包含 客人来源 支付方式 商品单位 单击添加 然后 输入 类型 说明 等 再单击保存即可 第 34 页 租借物品 民族 换房原由和其他说明 4 64 6 操作员管理操作员管理 此功能用于添加 修改 删除操作员 执行 基础数据基础数据 操作员管操作员管 理理 操作添加后没有任何权限 请立刻在系统设置系统设置 权限管理权限管理添加操 作员的权限 详情请查看本书 3 8 权限设置 若要限制操作员办理入住时房价的最低折扣 请在基础数据基础数据 操作操作 员折扣设置员折扣设置中 但是 若 房价方案 明细 中设置了登记时允许修改折 扣价 那么操作员的最低折扣率必须在 房价方案房价方案 中的最低折扣之上 否则设置无效 系统以房价方案中的折扣为主 如下图房间方案中截图 所示 那么设置操作员的最低折扣应高于 10 否则设置无效 操作员的 最低折扣仍是 10 4 74 7 黑名单黑名单 该功能主要是添加不愿接纳的客人信息 当黑名单中的客人入住时 第 35 页 系统将自动识别客人姓名且证件号码是否同时与黑名单中匹配 若是则 弹出提示 对不起 该客已在黑名单中 不能入住 执行 基础数据基础数据 黑名单黑名单 单击添加 依次输入要加入的信息 单 击保存即设置成功 姓名和证件号必须填写 否则无效 4 84 8 员工留言员工留言 此功能用于操作员发送信息给所有操作员或指定发送给某个操作员 执行 基础数据基础数据 员工留言本员工留言本 可以查看到操作员发出去的和其他操作 员发给自己的留言 系统不会自动提醒 操作方法 1 通过选择 发信人 时间 收信人 等可以查询到符合条件 的留言 2 在发信内容框中可以选择留言收信人 在文本框中输入留言 内容 单击发发 送送进行留言发送 3 在 收到的信息内容 框中可以查看留给本班操作员的留言 可 以删除信息 4 94 9 客人留言客人留言 当正在入住的客人在某个时间有特殊需求时 操作员可以使用此功 能为客人添加留言 并添加定时提醒 时间一到系统将在右下角弹出自 动提醒框 告诉操作员某房间客人有什么需求 执行 基础数据基础数据 客人客人 留言留言 出现如下图所示 第 36 页 4 104 10 操作员折扣设置操作员折扣设置 客户根据操作员不同设置房价与消费入账的折扣 4 114 11 客房特价管理客房特价管理 客户可以按星期与时间段 对房类进行设置特价优惠 第 37 页 五五 接待登记接待登记 宾馆管理系统为用户提供了智能的接待登记操作 全面处理客人不 同房类的开多间房的预定 快递登记客人的入住 并给客人相印的开出 各种特色房间 散客房 钟点房 午休房 团队房等等 记住客人信息 再入住时系统会自动提示其以前消费的记录和客人的详细资料 快速处 理房价自动关联 续住 换房 更改客户资料和房价等功能 接待登记的流程 1 预定登记 输入客人信息 选择预定房间 折后价 押金 预定 2 入住登记 预定入住 客人信息 折后价 押金 入住 3 联房开房 客人信息 选择所开房间 折后价 押金 入住 5 15 1 入住登记入住登记 第 38 页 入住登记包括如下信息的管理 散客登记 联房开房 发卡 押金 房租调整 撤销入住 1 1 散客登记散客登记 直接双击房态图中空房间 或使用右键选择功能 即出现散客登记 界面 房间的价格是根据所选房间类别自动生成 系统默认为天房 可 调整 依次填写客人基本信息 注 姓名必须 若其它信息缺失 可不 填 如果需要输入手工单号的应在系统设置里勾上手工单号这一项 填 写客人支付的押金 1 输入姓名后 在客人历史入住信息中可以查询此客人的历史消费 记录和消费总额 地址可根据身份证号自动识别 2 客人类型有团队 会员 协议单位以及自用房 系统折后价会自 动关联相应的折后房价 其中自用房是指宾馆内部人员住 价格为 0 00 会员折扣在会员类型中设置 会员管理详见本书 7 3 节 协议单位折 扣价在协议单位中设置 详见本书 7 1 协议单位 3 最后单击工具栏入住按钮 或使用快捷键 F3 完成入住登记 第 39 页 4 散客接洽可以查看到已付押金 接待操作员 已付金额 累计消 费金额 客人欠款 2 2 联房开房 联房开房 操作方法 在房态图中相应空房间右键单击 选择联房开房 出现 联房登记界面 如下图所示 登记好客人信息后 单击添加 进行多个客 房选择 打开添加界面如下图 选择房间类型显示该类型当前空房间信息 将需要入住房间勾选 选定房间以及开房方式后单击 可设置主单房 手动输入以便前台服务催款 选择此项后不会关闭房间信息 窗口 可继续添加 确定保存 回到登记界面 单击入住按钮 或使用快捷键 F3 完成入 第 40 页 住登记 若要添加其他入住房间客人的信息 可在联房开房界面中房务管理房务管理 随客管理随客管理中添加 如下图所示 3 3 部分房间转入住 部分房间转入住 当客人预订的房间过多 暂时人还没有来齐 需要只开一部分房间 时 可是用此功能 操作步骤 选择预定房间右键 预订入住预订入住 房务管理房务管理 部分房间转入住 部分房间转入住 选择要入住的房间后点击确定 当其它客户到齐后 仍然使用此功能入住到其它房间 若不需要预订了 则设为空房即可 4 4 门锁发卡 门锁发卡 发卡功能在散客接洽 联房开房界面中门锁接口门锁接口 发卡发卡 功能中 发卡 前必须联系我们技术人员制作与门锁软件相吻合的接口 并设好门锁接门锁接 口接口参数设置口接口参数设置 才能正常发卡 5 5 押金 押金 房价的调整房价的调整 1 房价调整 房价调整的位置在散客接洽 联房开房页面中 财务管理财务管理 房价调整房价调整 可调整开房方式 房价以及调整之前的房租红冲 如下图 第 41 页 之前房租红冲 为了避免之前班次的账务出现问题 用之前房 租红冲调整的方式之前的账务 如上图所示 已经产生房租为 108 元 实际需要产生房租为 98 元 那么 之前房租红冲填写 10 2 押金调整 退押金功能在 散客接洽 联房开房 页面中 财务管理财务管理 退押金退押金 输入需退押金金额后单击 保保 存存 按钮进行保存 即可退押金成功 补交押金功能 通过续住功能添加押金 将续住天数设为 0 输入补 交押金金额 保存即可 6 6 修改宾客入住信息 修改宾客入住信息 双击房态图中已入住房间 进入入住登记信息页面 先输入新信息 然后点击房务管理房务管理 修改宾客信息修改宾客信息 即可修改成功 7 7 撤销入住 撤销入住 撤销入住的方法详情请看本书 6 3 撤单 5 25 2 预定登记预定登记 软件提供了对散客 团队 会员 协议单位等进行快捷方便的预定处理 在房态图中单击任意空房间右键 预定登记预定登记 出现预订登记界面 进行预 订登记 还可以在系统主界面菜单栏第一个接待登记接待登记 预定登记预定登记 对宾馆 第 42 页 所有预订进行统一添加 修改和查询 点击 新增 按钮即可弹出预订登 记界面 如下 1 添加 点击上图的添加按钮即出现 房间信息 界面如上图所示 选择所 要预订的房间 图中方框处是统一设定所开房的开房方式 折后价 来 期 天数并自动生成预离期 可设置主单房 手动输入以便前台服务催款 2 修改预订房间的开房方式 类型 价格等 完成添加后 请使用修 改按钮修改单个房间的信息 如下图所示 第 43 页 3 自动分配预定房间 操作方法 在预订登记页面中 单击房务管理房务管理 自动分配预定房间自动分配预定房间 出 现如下图所示界面 选择需要分配房间的数量后 点自动分配完成自动分配预定房间 4 撤销预定信息 未交押金的预定可以直接在房态图上修改 点击预 订房右键 修改房态 置为空房间 已交押金的预定房需在账务中心账务中心 撤撤 单单 撤消预订撤消预订 详情请见本书 6 4 撤单 注 预订房间在状态图中未变成预留房颜色 这是与系统设置中房 第 44 页 态设置有关 预订房在设定时段之前才变成预留房 详情请参考本书 3 2 系统设置 5 35 3 消费入账消费入账 消费入账指正在入住的客人在宾馆的商品消费 商品信息的设置详 见本书 4 3 商品信息的管理 消费入账既可以将费用纳入客房账单 又 可直接付现 操作方法 打开消费入账 a 在房态图中 选中入账房间 单击右 键出现操作菜单 选择消费入账消费入账 b 执行主菜单选项接待登记接待登记 消费入账消费入账 打 开 房客消费入账 界面 c 直接单击工具栏消费入账消费入账图标 打开 房客 消费入账 界面 房客消费入账 界面如下图 操作方法 1 通过 房号 选择在店宾客信息 2 通过单击 服务项目 对商品类别进行选择 操作方法 单击即 可选中商品类别 如单击下图中 客房商品 即可在价格表中出 现该类别具体商品信息 3 通过 价格表 对商品进行选择 双击商品信息即可记录该消费 双击选择商品列 表的商品 单击列表选 择商品类别 已选商品 第 45 页 消费量限为 1 或者单击商品信息进行选中 并可手工输入 代码 数量 折扣率 等进行添加 选中的消费信息将会 出现在消费列表中 4 入账 对于已经出现在消费列表中的商品 可以进行删除 清空 修改等操作 修改 5 打印 若需要打印账单 则单击账 单按钮 即可 5 付现 可以选择现金和储值卡等其他结账方式 6 打印 使用付现时 可打印当前消费的账单 也可打印此客房之 前消费的账单 5 45 4 宾客续住宾客续住 打开方式 1 在房态图中 选中房间 单击右键出现操作菜单 选择宾客续住宾客续住 2 执行主菜单接待登记接待登记 宾客续住宾客续住 打开宾客续住对话框 3 单击工具栏 宾客续住宾客续住 按钮 打开宾客续住对话框 如下图 操作方法 宾客续住 又可作为 补交押金 的功能 通过房号确定宾客单 号 姓名 入住时间以及押金情况 设置续住天数 输入宾客补交的押金 数量以及付款方式 若只补交押金 则续住天数必须输入 0 完成之 第 46 页 后单击 保保 存存 按钮进行保存即可 5 55 5 换房换房 打开方式 1 在房态图中 选中换房客房 单击右键出现操作菜单 选择换房换房 1 执行主菜单接待登记接待登记 宾客换房宾客换房 打开宾客换房对话框 2 单击工具栏 宾客换房宾客换房 按钮 打开宾客换房对话框 如下图 操作方法 1 通过单击 空房列表 对空房间进行选择 可通过选择 类别 对 空房间进行类别过滤 2 同房价换房 在换房信息处先选择 同房价换房 双击左侧空房 间同房价的换入房间 显示换入房间信息 单击换换 房房即可 3 不同房价换房 在换房信息处先选择 不同房价换房 双击左侧 空房间的换入房间 显示换入房间信息 输入并检查 折扣价 之前 房租红冲 新房间生效时间 换房原因 之后单击换换 房房即可 注意 不同房价换房时 请注意 之前房租红冲 例如 某客人刚刚住进价格为 100 元的房间就需要换入价格为 120 元房间 那么 之前房租红冲 输入 20 反之 由 120 换到 100 输入 20 选择 下次记账时间 第 47 页 某客人住进价格为 100 元的房间要求第二天换入价格为 120 元房价 那么 之前房租红冲 输入 0 选择 下次记账时间 5 65 6 退房登记退房登记 打开方式 1 在房态图中 选中换房客房 单击右键出现操作菜单 选择退房退房 结账结账 2 执行主菜单接待登记接待登记 退房登记退房登记 打开退房结算界面 3 单击工具栏 退房登记 按钮 打开退房结算界面 操作方法 1 通过房号确定客人信息 显示具体收费项目列表 押金 房价 入住时间 天数 操作员等信息 2 选择退款方式以及填写退款金额 3 单击结结 账账按钮或联合结账联合结账进行结账操作 其中联合结账可分多 种方式一起结账 包括现金 挂账 银行卡 储值卡以及免单方 式 注 挂账单位的设置请参考本书 7 1 协议单位 第 48 页 4 若需要打印账单 单击打 印按钮即可 未结账时点打印是结账 预览 结账后打印是结账单 2 2 挂单退房挂单退房 挂单退房是指客人不结账将客房退掉 仍保留入住信息 以后可以 续住或结账退房 操作步骤 双击客房进入散客接洽 联房开房界面 选 择房务管理房务管理 挂单退房挂单退房 查看消费列表后 直接点击退退 房房按钮即可 挂单记录查询 首界面中账务中心账务中心 挂单客人挂单客人在此做结账或恢复入住 处理 3 3 不结账退房不结账退房 此功能只用于联合开房 当 A 客户与 B 客户联房开房账务一起结算 但其中 A 客户有事需先退房 就可以使用 A 客户不结账退房功能 第 49 页 操作步骤 双击客房进入散客接洽 联房开房界面 选择房务管理房务管理 不结账退房不结账退房 弹出房间选择界面 选择需退房的房间 进入不结账退房界面 查看账 务后直接点击退退 房房按钮即可 4 4 部分结账部分结账 若客户想将房租或押金等费用分几次结账 则可使用 部分结账 功能 操作流程 双击客房进入散客接洽 联房开房界面 点击账务管理账务管理 部分结账 部分结账 进入部分结账界面 选中要结账的项目名称 可使用联合结 账 收取费用后点击确确 定定即可 如下图所示 第 50 页 联房开房时需要进行部分房间退房操作时 请勿用此操作 此操作无 法退房 请用不结账退房 详见 5 7 3 5 75 7 转账转账 当客户想把 A 房的部分或全部账务转到 B 房间时 可使用转账功能 操作步骤 在房态图中选择要转出账务的房间 双击进入 散客接洽 联房开房 界面 选择账务管理账务管理 转账转账功能 第 51 页 如上图所示 转账操作会将 8630 号房间中 4 天的房租 四个选中 项 转到 8717 房的账户中 输入的转出押金必需小于等于已交押金 5 85 8 补打账单补打账单 打开方式 1 执行主菜单接待登记接待登记 补打账单补打账单 打开补打账单对话框 2 单击工具栏 补打账单 按钮 打开补打账单对话框 账单类型 包括 入住单 结账单 收款单 消费单 换房单 房价调整单 操作方法 1 根据账单类型以及单号进行查询 2 选择需要补打的账单 将使其高亮显示 3 单击 打打 印印 按钮执行打印操作 注意 在按账单类型选择账单时 系统默认只列出当天的账单信息 如果需要补打之前的账单信息 可按单号进行查询 5 95 9 寄存寄存与招领与招领 1 1 寄存寄存 执行主菜单接待登记接待登记 寄存寄存 即可对寄存物品进行寄存 取回 打印 等操作 第 52 页 打开寄存对话框 进行单击 寄寄 存存 寄存操作 如果勾选上 自动编 号 此物品将自动分配编号 输入客人编号 姓名 物品以及备注 单击 确确 定定 进行保存 并可在寄存后打印寄存单据 取回 通过输入编号或者姓名 定位到寄存物品 单击 取取 回回 进行 物品取回操作 2 2 拾物招领拾物招领 打开方式 1 执行主菜单接待登记接待登记 拾物招领拾物招领 即可对丢失物品进行添加 修改 认领 删除 打印等操作 第 53 页 5 105 10 物品租赁物品租赁 1 租借物品信息 执行主菜单基础数据基础数据 其它基础资料其它基础资料 选择租赁物品 即可录入可被 租赁的物品信息 2 录入租赁记录 在房态图中选中一个房间 选择鼠标右键菜单栏中的物品借用 即 可为此房间录入客人借用物品的信息 弹出界面如下 借用 点击借用按钮 录入借用记录 同时还可添加新的可借用 物品 点击确定 第 54 页 归还 选择一条借用记录 点击归还按钮 输入正确的数量 点 击确定按钮后归还成功 借用记录的归还状态显示为已归还 六六 账务中心账务中心 6 16 1 宾客账务宾客账务 宾客账务查询能方便快捷的查询每一个在住的宾客消费信息 财务 状况 支付状况 并进行打印 如下图 操作方法 1 打开对话框时 系统默认显示所有的在店宾客账务 单击其中任 意一条宾客信息 则在下端列表中可出现该宾客详细的账务信息 2 通过房号或