开心人公司业务流程及岗位操作手册 精品.doc

Part Number：Abacus-IM-xtcs-001奥博克信息系统有限公司ABACUS奥博克连锁业务流程及岗位操作手册 阅读指南1.1读者奥博克信息系统有限公司该项目实施人员及实施部、公司技术委员会、公司开发部；用户参与该项目实施的具体执行人员及相关人员。1.2文档定义文档名称业务流程及岗位操作手册文档编号PART Number：Abacus-IM-lsbhcs-001保密级别公共传阅更新版本5更新日期20XX-03-11电子文档业务流程及岗位操作手册.doc文档描述业务流程及岗位操作手册.1.3创作团队职 责作 者备注撰写咨询组校验蔡良评审实施部咨询组印制蔡良1.4术语定义术语解 释备注目 录一、基础信息及合同管理业务1、新商品引进与供应商合同签约流程采购部业务组采购部经理质检组开始填写手工“新品引进评估表”并附草签合同及相关资质证照 签定合同，并填写“供应商及主合同信息表”。结束根据反馈的“供应商编码”和“合同编号”准备送货和以后结算用。采购部合同组核查合同并加盖合同章采购部录入“供应商及主合同信息表”生成供应商编码和合同号。反馈“供应商编码”和“合同编号”用于业务存档对不合格的，返回修改、补充资料或重新谈判YN初审录入首营供应商和首营商品信息YN审批该流程操作说明：1、同一个商品、对于同一个供应商在同一个采购部业务组，如果结算方式也相同的，则只能签定一份合同，否则要重新定义新的供应商重新签定新的合同。2、一个供应商在一个采购部业务组如结算方式（实销实结和帐期）不同，则要分别签定不同的经代销合同；3、严格按照供应商合同要求的格式填写合同信息，对信息不全的不于录入，返回重新填写（主要是对合同填写的内容不标准和不完善进行审核）。4、合同的初审要求采购部经理严格按照公司的规定进行审核，对不合格的合同一律返回重新填写和谈判。5、对已有的供应商，只是此供应商有新的商品引入，只要新增加商品信息，再在合同商品明细里添加此商品就可以了。6、对没有此供应商，但此商品在商品信息里已经存在，对此供应商只要录入供应商信息，建立供应商的合同信息，把此商品添加到此供应商合同明细中就可以了7、对商品和供应商在系统中不存在的信息，按照新商品和新供应商要求业务流程进行操作。8、商品和供应商信息严格按照商品信息表和供应商合同信息表要求填写，不允许自己定义的商品信息和合同信息表进行添写信息，对不合符标准的商品信息和合同信息不受理。2、新商品编码生成及合同商品明细建立流程采购部业务组采购部质检部开始结束反馈新生成的“商品编码”给供应商，准备送货。填写手工“商品基础信息表”。核查商品样品及质检报告，验证商品条码，确认拟淘汰商品，并督促供应商交纳条码费用采购部合同组录入“商品基础信息表”，生成新的商品编码。在此供应商采购合同供货明细中增加新商品。录入首营供应商和首营商品信息审批该流程操作说明：1、此业务是指在采购合同确定的商品品牌品类和采购条件下，引进新商品品种的业务。2、采购业务部在引进新品种时原则上须同时提供相同数量的拟淘汰商品，商品部通过对样品进行核查并验证条码以确认是否需要新增商品编码。3、对没有签定采购合同的或者合同明细中没有的商品，不能开展商品进销存业务。4、采购部业务组应规范填写通知单中的商品基本信息，商品部对填写不规范的通知单应要求各业务组重新填写以确保相关基础信息的准确性。5、采购合同明细中的“含税供货价”由采购部各业务组确定，“最高供货价”自动按首次含税供货价确定。由于商品订货是严格根据合同进行的，对入库价高于“最高供货价”的业务将不能进行，须由采购业务部通知商品部上调该商品的“含税供货价”和“最高供货价”。商品部对调整合同供价的行为应予登记并由采购业务人员签字，定期汇总上报。6、商品信息的生成规则是大类码+流水码，所以在商品录入的时候一定要严格按照商品的分类进行录入，录入的要求按照商品信息录入的要求进行操作。7、商品信息建立一定要注意是否上称商品（是否是要用电子称称重的商品），对上称商品录入的时候是定义成5位的商品编码，其他的是定义成8位的商品编码。4、供应商信息变更流程1）、供应商因改制重组、业务需要等原因对其基本信息（不含供应商编码）进行变更，须由供应商提出书面变更函并附变更后的相关资质证照。采购部业务员填写“供应商信息变更通知单”一式三份报采购部负责人和商品部负责人签字同意后，交商品部进行变更操作。2）、“供应商信息变更通知单”第一联及其附件由商品部存档，其他联次分别由采购部、财务部留存，商品部对供应商的相关信息作对应变更。采购部业务组采购部质检部开始结束反馈变更名称后的供应商信息给采购业务部。填写手工“供应商信息变更通知单” 并附草签合同及相关资质证照NN对不合格的，返回修改、补充资料更新供应商信息修改首营供应商和首营商品信息审批1、 对供应商信息变更按照上面的操作流程进行操作。二、商品采购订货、入库及退厂业务1、商品采购订货流程采购部开始配送中心供应商录入手工“采购订单”复核并打印“采购订单”一联确认系统产生的自动 “采购订单”开始提示当前缺货商品品种，并填写手工“采购订单”。备货并送货到配送中心结束该流程操作说明：“采购订单”供方送货联1、商品采购订货业务是指采购部向供应商发出“采购订单”，要求供应商送货至配送中心仓库的订货业务。2、“采购订单”受该供应商采购合同中的商品供货明细品种和“最高供货价”控制，对于系统产生的自动“采购订单”须经采购部业务员进行签字认可。采购业务部在确定订货数量时，应尽可能根据商品的“包装规格”按整件进行订货。3、“采购订单”生成后，采购部业务组可传送纸质订单以通知供应商送货，也可以电话、传真、E_mail等方式进行通知，但须清楚表述订单编号、商品编码、数量、进价及到货时间，且供应商送货到配送中心仓库时须先调出并打印纸质“采购订单”。2、商品入库业务流程供应商质检部配送中心财务部“经销入库单”供应商结算联供应商根据“采购订单”送货至配送中心仓库。开始质检部对商品进行检查,将订单转成验收单,修改商品验收单YN结束商品返回“经销入库单”配送中心留存联复核后打印“经销入库单”一式三联供应商和收货人双方在“经销入库单”和厂家的送货单上签字。仓库验货、收货后，将“采购订单”转“经销入库单”。仓库预验供应商的送货，并在采购订单上盖预验章。核查所附“采购订单”和原始送货单据，进行“经销入库单”登帐结束“经销入库单”财务记帐联该流程操作说明：1、 商品入库业务是指供应商根据订单送货到配送中心仓库后由仓库进行验货、转单和收货入库的业务。2、 采购订单的预验主要检查供应商的送货商品品种是否送达和质量是否合格。2、配送中心仓库必须严格按订单收货。遇有订单与实物不符时，应坚持以下原则：对订单上没有的商品品种应予拒收；对高于订单上商品进价的商品应予拒收；对多于订单上商品数量的多余商品应予拒收。若出现验货时出现实物与“采购订单”不符时，配送中心仓库在转入库单时需更改“实收数量”为实际收货数量，并通知采购业务部。3、特殊情况下，经采购部同意也可在外地供应商已将无订单或超订单量的商品送至配送中心时，再由配送中心通知采购部对应业务组根据厂家的“送货单”或“随货同行联”补录入并复核商品“采购订单”，经配送中心打印后方可进行商品入库。3、 当发生供应商委托第三方物流送货等供应商不能直接取得入库单的情况时，配送中心签收入库后，将“经销入库单”的供应商结算联定期送至采购部对应业务组，由其代供应商保管，以便供应商在结算时可在采购部对应业务组拿到结算单据。4、 严格按照采购订单转入库单，不允许在没有订单的情况下直接对商品进行入库处理。5、 对商品入库数据要求每天的入库单每天完成,不允许将入库单据推迟到月末处理.6、 所以的单据在月末,也就是本会计期间必须完成,对没有审核登帐的单据系统将做删除处理.3、商品退厂业务流程供应商配送中心采购部财务部“商品退厂单”供应商结算联根据协商结果准备接收退厂商品打印“商品退厂单”一式三联根据“商品退厂单”向供应商退货并由供应商负责签收“商品退厂单”仓库发货凭据联提示采购业务部须退厂商品，并做好退厂商品的整理工作开始录入“商品退厂单”开始与供应商商定商品退厂事宜登帐“商品退厂单”“商品退厂单”财务记帐联结束该流程操作说明：1、 商品退厂业务是指将商品从配送中心仓库退还供应商的业务。2、供应商收货后由配送中心发货仓库与供应商共同在机制“商品退厂单”上签字。“商品退厂单”一联交供应商，一联配送中心发货仓库自留。 2、 如遇机制“商品退厂单”与所退实物数量不符，则必须通知采购部以冲单或补录单据来解决，而不允许对机制退厂单进行修改。3、 商品退厂数据要求每天的退厂单每天完成,不允许将退厂据推迟到月末处理.4、 所有的单据在月末,也就是本会计期间必须完成,对没有审核登帐的单据系统将做删除处理.三、商品配送及直配业务1、总部配送业务流程配送中心门店财务部业务员录入“门店配送单”或根据“配送申请单”转“门店配送单”并复核开始备货并向门店发货（“门店配送单”三联随货由司机带到门店）打印“门店配送单”三联 “门店配送单”仓库发货凭据联司机将双方签字的“门店配送单”带回配送中心后，定期传送至总部财务部根据“门店配送单” 在电脑上进行门店入库门店验货、收货，并同司机一起在两联“门店配送单”上签字”开始门店收货员录入“配送申请单”“门店配送单”分店收货凭据联结束留存“门店配送单”财务记帐联备注：1、配送中心根据门店请求或自主决定，通过配送中心将商品统一配送至各门店的业务。2、门店的“配送申请单”仅起要货申请作用，采购部可根据库存等情况决定实际配送品种和数量，并产生“门店配送单”。3、配送价格按照入库的价格进行平价配送。4、“门店配送单”打印后将不能进行修改，以免造成电脑数据与票据数据不符。配送中心仓库和门店都必须严格根据“门店配送单”上的品种和数量进行发货和收货工作，若发生货单不符须通过采购部对应业务组进行门店返仓处理。5、“配送申请单”和“门店配送单”必须分不同采购业务部申请和配送。采购部配送中心门店财务部业务员将门店“返仓申请单”转为“门店返仓单”，复核后通知配送中心业务员通知分店需返仓商品品种及数量开始整理并定期传送至财务部仓库收货，并在两联“门店返仓单”上签字将三联单据交司机去门店取货，仓库做好收货准备打印“门店返仓单”三联“门店返仓单”仓库收货凭据联司机将商品和双方签字的“门店返仓单”两联，带回配送中心根据“门店返仓单” 在电脑上进行门店返仓收货员根据“门店返仓单”进行退货，并和司机在三联单据上签字开始门店核清需返仓商品品种及数量，撤架并做好返仓准备后，录入“返仓申请单”“门店返仓单”门店发货凭据联“门店返仓单”总部财务记帐联上机复核“门店返仓单”结束岗位职责：1、此业务是指门店返仓所发生的业务。2、门店必须对返仓商品撤架整理后核清其品种及数量，方可录入“返仓申请单”以防返仓数量超出实际数量而造成负库存。3、“门店返仓单” 复核后将不能进行修改，以免造成电脑数据与票据数据不符。配送中心仓库和门店都必须严格根据“门店返仓单”上的品种和数量进行发货和返仓工作。2、门店返仓业务流程四、分店商品调剂业务流程(分店与分店调拨)调出门店调入门店采购部财务部“门店调剂单”调出分店联（第二联）上机登帐“门店调剂单”录入门店调剂申请单开始上机登帐“门店调剂单”“门店调剂单”调入分店联（第三联）打印“调剂单”一式三联。把门店调剂申请单转成门店调剂单。审核门店调剂申请单。结束“门店调剂单”财务记帐联（第一联）备注：1、 分店进行调剂之前，先由调出分店填写调剂申请单上传到总部，总部根据调剂申请单产生分店调剂单然后下传到调出分店和调入分店；一张调剂申请单只能是总部的一个业务部门。2、 调剂申请单由调出分店填制，因此打开申请单根据注册分店就直接填写调出分店，调入分店可以选择或录入，下面的批次信息窗口与返仓申请一样，列出该商品的批次，让分店自己去选一个批次，录入数量；3、 总部在接收到分店的调剂申请单后，然后转调剂单，在转换成调剂单时，总部复核调剂单后，生成调入、调出分店的日志，分店下载调剂单，复核、登帐分店的帐。调出分店扣减库存，调入分店增加库存。4、调剂单（也就是分店与分店的调拨单）五、分店促销业务流程1. 由采购部制定促销方案。2. 交促销方案审定小组审定。3. 审定后由采购业务人员与供应商洽谈，并签定销协议。4. 填写手工“促销申请表”交促销商品审定小组审定。5. 审定后返回促销部录入促销单。6. 促销单复核后分店生效七、总部配送中心、分店盘点业务流程（一） 配送中心盘点配送中心防损部财务部开始录入盘点单产生盘点差异单产生盘点损益单对此商品重盘录入N审查Y财务记帐处理结束备注：（二） 门店盘点门店防损部配送中心财务部开始录入盘点单产生盘点差异单盘点差异单数据上传总部结束盘点损益处理盘点损益数据下传对此商品重盘录入N审查Y产生盘点损益结束财务记帐备注：十三、配送中心验码、收货等操作流程（一）、新商品的编码、验码1、采购中心业务部业务员在处理超市商品的新品时，通过扫描供应商提供的新商品条形码，查询条形码是否存在（使用模块“条形码校验”），