财务档案管理制度.doc

Xx有限公司管理性文件文件编号NB-CW13-2013版本及修改状态1/0标题财务档案管理制度生效日期2013.05.06页码1/31目的为了加强、规范财务档案管理，依据中华人民共和国会计法、中华人民共和国档案法及财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法，结合我公司的实际情况，制订本制度。2适用范围本制度适用于公司财务及会计相关档案、资料的管理。3职责3.1会计档案由财务部主办会计负责整理、装订、保存。3.2财务部经理负责督导财务档案工作的管理。4管理规定4.1会计档案类别：4.1.1会计凭证：原始凭证、记帐凭证及其它凭证。4.1.2会计帐簿：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐薄及其它帐薄。4.1.3财务报告：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其它财务报告。4.1.4其它：银行存款余额调节表、银行对帐单、发票存根、增值税发票抵扣联、合同、出门证、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。4.2会计档案立卷、保存：4.2.1会计档案由财务部主办会计负责整理、装订、保存。4.2.2会计凭证按月分类分顺序编号，按每册不超过2.5cm的标准装订成册，加贴封面、封底及封皮，用线订结实，并在骑缝上加盖装订人私章，每册一号，分月按年编号；会计报表按年装订成册，并加封面、封底；会计帐薄按年打印并装订成册；其余会计档案按年装订一次。4.2.3会计凭证、帐薄按年存放；会计报表集中存放，以便查阅。 4.2.4财务部电算化系统管理员必须按年用光盘将帐套备份交会计档案管理员保存。4.2.5档案保管室要做好防盗、防火、防尘、防虫、防鼠、防晒等工作，严禁存放易燃、易爆及腐蚀性物品。4.3会计档案保存期限：4.3.1会计凭证、会计帐薄为15年。但固定资产卡片在固定资产报废后保存5年，现金和银行存款日记帐保存25年。Xxx有限公司管理性文件文件编号NB-CW13-2013版本及修改状态1/0标题财务档案管理制度生效日期2013.05.06页码2/34.3.2财务报告：月、季度财务报告保存3年，年度财务报告永久保存。4.3.3会计移交清册：15年4.3.4会计档案保管清册：永久4.3.5会计档案销毁清册：永久4.3.6银行存款余额调节表：5年4.3.7银行对帐单：5年4.3.8其它会计档案：5年4.3.9会计档案的保存期限，自会计年度终了的第一天算起。4.4会计档案查阅：4.4.1查阅、复制或借出会计档案会计档案员必须作好登记。4.4.2查阅、复制或借出会计档案会计档案人员严禁在会计档案上涂画、拆封、和抽换。4.4.3财务人员查阅或复制会计档案必须征得档案管理员同意后，方能查阅或复制。4.4.4财务人员以外的公司员工查阅或复制会计档案必须写书面申请并经财务部经理同意后，方能查阅或复制。4.4.5外单位人员查阅或复制会计档案必须写书面申请并经公司总经理同意后，方能查阅或复制。4.4.6财务档案原则上不得借出，如因特殊情况需要，必须书面申请经公司总经理、财务经理汇签同意后，方能借出。4.5会计档案移交：4.5.1移交会计档案时必须编制移交清册，列明会计档案的名称、编号、册数、起止年度、应保管期间、已保管期限、销毁时间等内容。4.5.2交接会计档案时，移交双方必须按会计档案移交清册上所列内容逐项核对，并由财务部经理负责监交。交接完毕后交接双方及监交人必须在交接清册上签字。4.6会计档案销毁：4.6.1销毁会计档案必须由财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、编号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。4.6.2销毁会计档案总经理及财务经理必须在销毁会计档案清冊上签署意见。4.6.3销毁会计档案时由财务部负责销毁，公司办公室必须派人员监销。4.6.4监销人在销毁会计档案前，必须按照会计档案销毁清单所列内容清点核对所要销毁的Xxx有限公司管理性文件文件编号NB-CW13-2013版本及修改状态1/0标题财务档案管理制度生效日期2013.05.06页码3/3会计档案，销毁后，应当在会计档案销毁清单上签字，并将监销情况报告总经理及财务经理。4.6.5保管期满但未结清的债权债务原