ERP环境下的企业内部控制研究.docx

ERP 环境下的企业内部控制研究王铁媛 1，2，白文义 3（1.中央财经大学 会计学院，北京 100081； 2. 内蒙古财经大学 会计学院，呼和浩特 010051；3.内蒙古国土资源信息院，呼和浩特 010010）摘 要在 ERP 环 境 下 ，由于系统本身所具有的特点使得企业环境也具有了新的变化 ，手工环境下的的内部 控 制 体 制 已 经 远远落后于企业现状 。 加强和改进企业的内部控制制度是企业迫切需要解决的问题 。 本文通过分析 ERP 环境下企业内部控 制环境的变化及其特点 ，提出了几点改进措施 。关键词内 部 控 制 ；ERP；内 部 控 制 环 境doi: 10. 3969/j. issn. 1673 - 0194. 2012. 18. 001中图分类号 F232 文献标识码 A文章编号 1673-0194（2012）18-0002-03随着经济的发展 ，信息技术的广泛使用 ，使得企业飞速发展 ；会计信息化在企业中 的 应 用 ，更使得企业的发展更上一层楼 ；而ERP 系 统 的 实 施 ，实 现 了 资 金 流 、物 流 、信 息 流 “三 流 合 一 ”，真 正 做到了财务业务一体化 。 但 是 ，ERP 应 用 到 企 业 后 ，企 业 的 原 有 管理制度已经远远适应不了新的会计环境 ，尤为重要的是企业的 内 部 控 制 制 度 。 所 以 ，加强和改进企业在新环境下的内部控制制 度 ，就 成 为 ERP 系统实施后迫切需要解决的问题 。开放的信息系统也为内部员工和管理者提供了开放的沟通 渠 道 ，有利于内部沟通的进行 ，管理者也可以随时掌握内部控制 制 度 的 执行与生效情况 。 但 是 ，开放的技术环境很难避免非法侵扰 ，ERP系统也存在着遭受非法访问甚至破坏的可能性 。 同 时 ，在 新 的 环境 下 ，由 于 各 种信息都是借助于网络来完成传递的 ，电 子 符 号 代 替了文字和数据 ，磁性介质代替了纸张 ，财务数据流动过程中签 字盖章等传统的授权控制手段也不再存在 。这些变化使得信息的 真实性受到质疑 ，内部控制出现了新问题 。1.4 内部监督的变化 在 ERP 环 境 下 ， 内部控制体系的程序化使内部控制在一定 程度上具有了对 ERP 软件系统的依赖性 ， 同时还增加了由于差 错得不到及时有效控制而反复发生的可能性 。程序化内部控制的 有效性取决于应用程序设计的质量 ，如果程序发生差错或 不 起 作 用 ，那 么 控 制 失效就可能长期不被发现 ，从而使系统由于程序运 行的错误而反复 发 生 。 所 以 ，在 ERP 环 境 下 ，更应注意对内部控 制体系运行的监督 ，应该由适当的人员在适当的时候及时 评 估 内部控制体系的设计和运作情况 。1ERP 实施后企业内部控制环境的变化 会计信息化的发 展对企业的内部控制产生了很大影响 ，ERP系统的应用也对内部控制制度 提出了新的挑战 。 企 业 在 实 施ERP 之 后 ，企业的内部控制环境 发生了很大的变化 ，具 体 有 如 下 几 个 方 面 。1.1控制环境的变化 ERP 的 实 施 ，改 变 了 企 业内部的组织结构体系 ，管 理 结 构 变得 扁 平 化 、流 程 化 ，决策者和执行者能够快速沟通 ，企 业 的 内 部 控制层次明显减少 ，控 制责任更加明确 ，控 制 效 率 更 高 。 同 时 也 改 变了企业内部控制的方式 和 管 理 理 念 。 ERP 的应用增强了企业 内部控制的灵活性 ，使信息无论处于何处都可以被企业内外部人 员轻而易举地得到 。1.2 企业内部控制活动的转变 ERP 系 统 的 应 用 ，增 强 了控制手段的灵活多样性和高效性 ， 加强了内部控制体系的预防 、检查和纠正功能 。使企业摆脱人员 、 资源对内控体系有效性的限制并在企业内部形成新的控制理念 ，ERP 系统所运用的信息技术 工具对内控体系提出了新的控制要 求 。 如 ：储 存 在 计 算 机中的数据很容易被篡改 ；数据库技术使数 据 高 度 集 中 ，未经授权的人员有可能通过非法手段获得对数据库 的处理权限来浏览全 部 数 据 文 件 ；复 制 、伪造甚至销毁企业的重 要 数 据 等 等 。 信 息技术的运用增加了企业内部控制的难度与复 杂 性 。2ERP 环境下企业内部控制的特点 随着企业各级管理部门及外部利益相关的信息使用者的决 策 对 ERP 系 统 产 生的信息的依赖性逐渐增大 ， 企业原有的内部 控制制度已经不 再适应新的会计环境的变化 ，因 为 ，在 ERP 环 境 下有其自身的新特点 。2.1人机控制的结合 手工会计系统中 ，内部控制的方式主要是人员和职位 的 内 部牵 制 制 度 ；会 计 信 息 化 后 ，由于会计账务的处理都是通过会计软 件 来 实 现 的 ，会计部门传统的内部控制措施已经不起作用 。因 此 ，在 ERP 环 境 下 的 控制转变为计算机内部的控制和人的控制相结 合 的 方 式 。例 如 ，会计凭证输入计算机后 ，计算机可自动检查会计 科目的编码是否合法 、凭证编号是否重复 、输入数据是否正确 ；在 处理完一批凭证后 ，计算机可自动检查借方金额合计是否 等 于 贷 方 金 额 合 计 等 。2.2 ERP 系统可以自动授权 、批 准授 权 、 批准控制是指各级业务人员必须获得授权和批准 ，才 能执行某项业务 。 在传统的手工会计系统中 ，对 于 一 项 经 济 业 务的每个环节都要经 过某些具有相应权限人员的签章 。 但 在 ERP系 统 中 ，可直接由电子数据处理功能取得授权 、批 准 。 例 如 ，业 务 经 办 人 员 可以利用特殊的授权文件 ， 如录有监督码的磁性识别 1.3信息传递的转变 在 ERP 环 境 下 ，网 络 连接企业各职能部门 ，实现了各种业务 流程的一体化处理 ，信息需求者可以随时获取各种信息 。 在 这 种条 件 下 ，内 部 控 制 由 顺序化控制向并行化控制发展 。 同 时 ，相 对收稿日期2012-05-18作者简介王铁媛（1981-），女，内蒙古呼和浩特人，中央财经大学会 计学院在读博士，内蒙古财经大学会计学院讲师，主要研究方向：会计理论与方法。2 / CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION会计研究卡 ，插 入 （或 输 入 ）机 器 内 ，即 可获得批准终端机或运转有关的特 定 系 统 。对处理过的每一笔业务 进 行 多 方 备 份 。 当会计人员利用 ERP 系统进行账务处理时 ， 其操作和数据也被同步记录在监控人员的 机 器 上 ，并由监控人员 进 行 及 时 备 份 ，定 期 审 查 。 重 要 的 会 计 资料 、会计报表都应采用纸质形式保管 ，以 备 检 查 。3.2.2 实行严格的系统授权制度 系统软件应设 置有关操作人员的姓名 、操 作 权 限 、相 应 人 员 的密码和电子签名 。 对一些控制操作的环节需严格控制的 ，应 设“双 口 令 ”，只 有 “双 口 令 ”同时到位才能进行该操作 。 “双 口 令 ”由分管该权限的两个人各自按照规定设置 ，其他人无权知道 。 进 行 操 作 时 ，必 须 由 “双 口 令 ”同时进入才能执行 。 同时一定要按操作 权限严格控制系统软件的安装和修改 。 另 外 ，为了防止非法修改 软 件 ，必须对软件的修改建立严格的审批制度 。3.2.3 制定严格的员工考核制度 严格的职工考 勤 制 度 ，即是职工操作系统的考核制度 ，每 一 次的操作都应有严格的 记 录 ，有 数 据 的 备 份 ，定期对职工的操作 进 行 检 查 。 如有违规操作的行为 ，及 时 处 理 。3.2.4 检查计划的完成情况和制度的执行情况 系 统 可 定 期将企业的实际绩效与计划目标相比较 ， 分 析 各 项工作进展情况及 其变动趋势是否符合要求 。 通过搜集整理员 工 的 日 常 操 作 ， 系 统可定期分析工作内容及行为方式是否合乎 规 范 。3.3 加强系统的安全管理控制 （1）输 入 控 制 。 输入控制是整个系统控制的第一步 ，也 是 关 键 的 一 步 。 首先要求输入的数据要经过授权 ，并经有关部门的检 查 ；其 次 ，在 系 统 中 应 采用各种技术手段对输入数据的准确性进 行 校 验 。（2）处 理 控 制 。 在数据的处理过程中也可能会由于软件本身 的 问 题 ，导致一些错误 的 发 生 。 所 以 ，必须采用一些技术对输入 的数据进行校验 ，例 如 登 账 控 制 ，即系统确认数据经恢复后才能 进 行 登 账 ；余 额 控 制 ；总账明细账余额核对控制等 。（3）输 出 控 制 。 数据输出是数据处理的最后结果 。 数 据 的 输 出控制一般包括屏 幕 查 询 控 制 、 打印输出控制和备份文件输出 等 控 制 形 式 。 对 于 各 种 形 式 的 输 出 ，要进行权限的控制 ，未 经 授 权 拒 绝 执 行 。3.4 建立新的内部审计监督机制 在 网 络 经 济 下 ， 内 审 部 门 要 对 ERP 系统各职能部门的工作 进行有效的监督和检查 ，协调好各级管理部门的关系 ，使 其 有 效 地 履 行 职 责 ，保证会计系统的正常运行 。 内审人员要根据 ERP 系 统 的 特 点 ，改 进 和 创 新 审计程序和方法 。 另 外 ，内部审计人员要 积极学习新知识 ，除 了 精 通 会 计 、审 计 、经 济 、管 理 、 法 律 等 方 面 的 知 识 外 ， 还应掌握计算机 、ERP 系统等多方面的知识和技能 。 只 有 这 样 ，内 部 审 计 才 能在新的环境下 ，及时发现内部控制存在 的 各 种 问 题 ，充分发挥其监督职能 ，更好地为单位服务 。2.3存 储 介 质 改 变在手工会计系统中 ，由于各项经济业务是记录于书面纸张 ，是 肉 眼 可 见 的 ，一般来说不容易丢失 。 一些舞弊人员篡改账表单 证的行为也会留下痕迹 ， 这些痕迹是手工会计系统一项固有的 控 制 措 施 。 但 在 ERP 系 统 中 ，各 项经济业务是存储于电 、磁 介 质上 ，是肉眼不可见的 ，而 且 这 些 电 、磁 介 质 在 受 热 、受 潮 或 强 的 电磁场下都会损坏 。 因 此 ，存 于 这 些 电 、磁介质之上的信息有丢失 和 毁 损 的 危 险 。 另 外 ，在 操 作 时 ，除了工作人员疏忽大意容易将 存储于这些磁性介质上 的信息毁坏之外 ， 如果没有适当的内部 控 制 ，一些舞弊人员还可以进入系统 ，对 存 储 于 这 些 电 、 磁 介 质之上的信息以及对程序进行篡改或拷贝 ，而不留下任何痕迹 。2.4差错容易被复制 在手工会计系统中 ，发生差错往往是个别现象 ，而 且 由 于 数据处理各环节分散于各个部门 ，由于多个人完成 ，一 个 部 门 和 人员的差错往往可以在下 一个环节中发现并改正 。 由 于 计 算 机 处 理依靠程序运行并且运 算 速 度 极 高 ， 其处理结果一旦在某个环 节 发 生 错 误 ，就能在短时间内迅速蔓延 ，使 得 相 应 的 文 件 、 账 簿 乃至整个系统的信息失真 。 如果错误是由于应用程序和系统软 件 造 成 的 ， 则计算机会反复执行同一错误操作 ， 多 次 给 出 错 误 结 果 。2.5 操 作 不 留 痕 迹凭证是经济业 务 活 动 的 依 据 ， 设计良好的凭证格式及其传 递 程 序 ，具有较强的控制功能 ，一旦发生某些 错 弊 ， 凭 证 就 成 为追查责任的依据 。 在 ERP 系 统 中 ，特别是在联机实时系统中 ，终 端操作者经常把业务直接输入计算机 ，而没有留下任何凭证 。 例如 ，订 货 业 务 ，订货者可以通过电脑把业务直 接 输 入 系 统 ， 在 这些 情 况 下 ，如果没有适当的 控 制 ，未经授权批准的业务就可能进 入 系 统 ，审计线索也可能消失 。3ERP 环境下建立企业内部控制的措施 基 于 ERP 环 境 下 企 业 内部控制的变化和 ERP 系 统 本 身 的特 点 ，我们发现原有的企业 制度已经不能适应新环境的要求 ，因此 ，改进和完善企业内部控制制度是刻不容缓的问题 。 针 对 ERP系统给企业带来的变化 ，提出以下几个方面的改进措施 。3.1优化内部控制环境 控制环境是内 部控制系统的基石 ， 控制的环境直接影响到 企业内部控制的贯彻执行和 企业经营环境的好坏 。 在 ERP 的 新环 境 下 ， 完善企业的内 部 控 制 ， 首先应注重内部控制环境的建 设 。 企业主管部门应根据新环境的形式和特点 ，制定新的统一管 理 制 度 。 如 ，系统各功能模 块之间的数据传递 、数据传递的保密 等 ，都应做出统一的规定 。 这样才能保证信息的安全 ，使 得 内 部 控制环境得到优化 。3.2 根 据 ERP 系 统 的 特 点 ，制定新的内部控制制度 3.2.1 严 格 岗 位 设 置 ，进行有效的职责分离 在 ERP 系 统 中 ，由 于 计 算 机 具有自动高效的特点 ，许 多 不 相 容的工作都合并到一起 由计算机统一执行 ， 这样很容易形成内 部 隐 患 。 为了加强系统的内部控制 ，一个有效的方法就是在 ERP系 统中设置系统设计 、 系 统 操 作 、 数 据 录 入 、 数 据 审 核 、 系 统 监 控 、系统维护等岗位 ，各 个 岗 位 之 间 相 互 联 系 、相 互 监 督 、相 互 牵制 。 一 般 情 况 下 ，每 处 理 一 项重要的经济业务 ，或者在经济业务 的某几个重要环节都规 定要由两个部门或两个以上部门 、 两 名 或两名以上工作人员分工负责 ，起到相互制约的作用 。 同 时 还 应4结 束 语综 上 所 述 ， 内部控制是为了保证会计数据的真实正确和财 产物资的安全完整 而设置的各种会计处理方法和程序 ， 是 科 学管理的主要工具和手段 。 ERP 系 统 的 实 施 ，使得企业内部控制有 了 新 的 特 点 ，内部控制环境有了新的变化 。 只有根据新的会计环 境 ，制定出符合新形势 下的企业内部控制制度 ，才能保证会计信 息 的 真 实 ， 才 能 使 得企业面对新挑战寻求新的发展商机 。 也 相 信 ，只有根据新的变化 不断调整改进企业的管理制度 ，才 能 使 企 业在激烈的竞争中立于不败之地 。CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION / 32012 年 9 月第 15 卷第 18 期中 国 管 理 信 息 化China Management InformationizationSep.，2012Vol15，No18上市公司存货计价方法选择偏好分析以食品饮料业非酿酒类公司为例邹武平（广西大学 商学院，南宁 530004）摘 要本文选取了 我 国食品饮料业中非酿酒类的 40 家 上 市 公 司 作 为 研 究 样 本 ，以 2008-2010 年 的 年 报 为 信 息 来 源 ，对 样 本 公 司 发 出 存 货 的 计 价 方 法 进 行 描 述 性 统 计 和 分 析 ， 经 过 分 析 发 现 绝 大 部 分 公 司 均 采 用 加 权 平 均 法 对 发 出 的 存 货 进 行 计 价、年报中对发出存货计价方法 的变更披露不够充 分、注册会计师未能很好地履行对年报会计政策 变更的审计监督职能 。关键词食 品 饮 料 业 ；存 货 计 价 方 法 ；加 权 平 均 法 ；先 进 先 出 法 ；个 别 计 价 法doi: 10. 3969/j. issn. 1673 - 0194. 2012. 18. 002中图分类号 F234 文献标识码 A文章编号 1673-0194（2012）18-0004-03存货是食品饮料企业一项非常 重要的流动资产 ， 它 涉 及 的金 额 往 往 较 大 ，并 且 企 业 会 计 准 则 规定企业发出存货可以自 行从多种计价方法中选择一种进行计价 ， 因此食品饮料企业对 发出存货计价方法的选择是一项重要的会计政策选择 。采用先进先出法 、加权平均法或者个别计价法确定发出存货的实 际 成 本 。 对于性质和用途相似的存货 ，应当采用相同的成本计算 方法确定发出存货的成本 。 对于不能替代使用的存货 、为 特 定 项 目专门购入或制造的存货以及提供劳务的成本 ，通常采用个别计 价法确定发出存货的成本 。 ”发出存货计价方法的选择决定了存 货成本在期末该如何 分 配 ，即有多少存货成本计入当期成本中 ，又有多少存货成 本计入期末存货价值 。 食品饮料业上市公司在 选择发出存货的计价方法时通常要考虑以下因素 。2.1 食品饮料企业存货的特点 选 择 发 出存货的计价方法要考虑的第一个因素就是企业自 身 存 货 的 特 点 。 不 同 的食品饮料企业 ，存 货 的 种 类 、数 量 也 不 完全 相 同 ，但往往都种类繁多 ，如 国 投 中 鲁 （600962）虽 然 只 是 一 个 产品结构单一的 浓缩苹果汁生产企业 ， 但其产品也包括苹果浊 汁 、脱 色 果 汁 、梨 汁 、红 薯 汁 、大 枣 汁 、山 楂 汁 等 20 多 种 产 品 。通 常 来 讲 ，食品饮料企业要考虑各种存货的特点来选择合适的存货计 价 方 法 ，如对于不能替代使用的存货以及为特定项目专门购入或 制 造 的 存 货 ，一 般 采 用个别计价法确定发出存货的成本 ，而 如 果存在大量可以替换的 存 货 项 目 时 ，采用个别计价法将十分麻烦 ， 此时应当选择加 权平均法或者先进先出法来确定当期发出存货 的 成 本 。2.2 对食品饮料企业当期经营成果和税收的影响 发 出 存 货计价方法的选择对食品饮料业上市公司的经营成 果和税收有着重要的影响 ，因为不同的存货计价方法会直接影响 上市公司当期销售成本的计算 ，进而影响公司当期利润和税收负 担 。 一 般 来 说 ，处 在 通 货 膨 胀 时 期 ，采用先进先出法会使当期发 出存货的成本偏低 ，从而会增加当期利润 ，进而增强股东对上市 公 司 的 信 心 ，但同时也会增加公司所得税税负 。 加权平均法使用 起 来 最 为 方 便 ，其作为一种在价格变化时计算平均化单位成本的 方 法 ，受到诸多公司 的 青 睐 ，这种方法计算出来的当期销售成本 自然与先进先出法不同 ，进而产生不同的利润和所得税税负 。 个 别计价法作为一种成本流转与实物流转完全一致的方法 ，其 计 算1样本选择与数据来源 随着人民生活水平的提高 ， 老 百姓对食品的质量要求也越 来 越 严 格。 然而，近几年来食品安全问题频频曝光 ，给食品行业蒙上 了 一 层 阴 影 ，从 2002 年 南 京 冠 生 园 “陈 馅 月 饼 ”，到 2008 年 引 起轩然大波的三鹿 “三聚氰胺 ”奶粉，再到 2011 年的双汇 “瘦肉精”事件，食品行业也受到大众更多的关注 。 本文基于此 ，选择我国食品饮料业非酿酒类上市公司发出存货计 价方法的选择为研究对 象 ，目的是为了研究食品 饮料业上市公司选择存货计价方法的特 点，以期规范会计政策的选择 ，从而促进食品饮料业的健康发展 。本 文 将 代 码 为 C0 的 食 品 、饮料业中非酿酒类的上市公