管理制度2.doc

文件管理制度第一条 管理要点1、 使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、学校各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。3、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。4、 制度类文件按照学校文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明学校全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。5、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。6、各种密级文件，要按保密规定范围组织阅读和传达，不得随意扩大范围。第二条 收文制度（一）收文制度1、凡收到的文件，都要根据发文单位，分别立册登记，登记项目要齐全。2、文件登记后，及时送校长阅签分办意见。如校长不在，重大问题或特急件，可先送主管领导批示或相关部门进行办理。根据主管领导批示意见，及时将文件送有关部门承办，需要几个部门联办的文件，要先送主管部门承办，然后转有关部门，以免误事。3、凡领导批示传阅的文件，均由文书负责传阅。4、传阅文件严禁个人之间或者部门之间横传，必须由文书办理传阅手续。5、文件转给承办部门后，文书要及时了解经办情况。主办部门承办后。要在文件拟办单上填写处理结果。（二）收文管理制度1、认真签收，做到所收文件份数与投递单相符，行文关系正确，文件印章及手续完整无缺。来文单位、文号、份数、页数、标题、日期、顺序号、附件号等登记项目齐全，字迹清晰。2、对所收文件，要及时填好拟办单，经办公室主任阅批后，及时送交主管领导批示和有关部门阅办；批示意见要具体、完整。正常文件不超过七天办完，急件要在两天内办完。处理结果要有记载。3、凡文件中需要答复、批复、上报、批示有期限要求的，都要进行催办，认真给予回复。4、严格文件传阅范围，杜绝横传现象。第三条 发文制度（一）发文管理制度1、发文必须经办公室主任核稿，送交有关部门会签，经校长批准后，方可打印下发。2、发文要做到行文关系准确，格式正确，日期、主送机关、主办单位、文件编号、标题、印发份数、附件号等项目完整齐全。3、所发文要做到字体清晰、准确无误、牌面整洁，装订毛天齐地，毛左齐右，印章起年压月，内容尊重原稿。4、文件发放及时无误，领取单位有签字。5、所发文和发文底稿完整存档。（二）文件校对印刷制度l、文件校对、印刷要严格保证质量，做到整洁、无差错、装订整齐，毛天齐地、毛左齐右，否则不能发出。2、各部门起草以学校名义发出的文件，由起草文件的部门负责校对，印、刷由打字室负责。办公室文书负责登记、编号、盖印、归档、发出。3、各部门起草的文件材料校对工作，原则上有拟稿人或核稿人进行，印刷工作由本科室人员协助打字室负责。4、文件材料校对、印刷后，要按照要求将打字者、校对者、印刷者名字登记在发文审批单上，以备核实、检查。第三条 文件立卷归档管理制度1、文书平时要按照档卷类目及时将办理完的文件立卷。2、每年年初要抓紧将上一年度的文件按照立卷要求，及时进行立卷。3、所立的卷要做到分类准确，保管期限适当，成卷质量好。4、案卷必须有标题，有登记、有目录。5、根据有关规定，按期把案卷移交档案室。6、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。第四条 文件销毁制度1、凡发给基层单位、部门的秘密文件、资料，要定期清理上交，由上级有关部门集中统一销毁。2、任何单位和个人，不得向废旧物资收购部门出售秘密文件资料。3、凡不需立卷或超过保管期限的文件、资料，要在年初的四月份销毁，不得长期保存。4、销毁文件时，要逐份清点登记，填写“销毁文件清单”，经主管领导审批后，到指定地点由二人监销，严禁失散或泄密。第五条 文件管理流程设计1、 内部文件管理流程：起草文件审查编号审批、签发打印文件下发文件文件存档2、 外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存档清退文件存档文件销毁3、 借阅流程：提出申请，办理手续批准借阅清退文件存档文件销毁内务管理制度第一条 办公楼管理制度1、搞好办公楼内外卫生，做到窗明几净，四壁无尘，备品摆放布局合理，盆花常绿常鲜。2、搞好办公楼内建筑设施修善，建立设施使用期，做到设施完整常修常新。3、搞好安全防范工作，严禁外人进入楼内，阻止个别上访人员无理纠缠领导，影响领导正常工作。4、办公楼内严禁大声喧哗，走廊内禁止吸烟，严禁用重物砸击地面和墙壁，以免发出噪音影响大楼办公。第二条 办公室用品管理制度1、各部门需要借用办公室用品时，办公室当事人员做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。2、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。3、办公用品管理人员负责收发入、离职人员借用的办公室用品。4、管理员定期对办公室用品进行盘查，属于消耗性物品的，应及时报告办公室负责人联系补充，并督促借用人员按期归还借用物品。第四条 办公人员管理制度1、签到制度。实行上班签到和抽查在岗情况相结合的考勤制度，签到必须本人签名，不得代签。因公外出不能按时签到须电话告知办公室负责人，否则作为缺勤处理。2、请销假制度。办公室人员因事或者因病请假，须先办理请假好手续，一至两天由分管领导批准，三天及以上由校长批准。凡请假在一天及以上者，须填写请假条，假满后要及时销假。续假要提前打招呼，经领导批准。不得无故超假，特殊情况可事后补假。3、考勤制度。建立工作人员日考勤制度，按照机关统一作息时间，由办公室人员负责考勤，由月底汇报公布。考勤结果作为年终考核评比和核发外勤补贴的依据。第五条 后勤管理1、为了认真贯彻学校的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。2、后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。3、办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。4、根据外出工作人员情况，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。5、办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。6、流程设计：监督如实审核汇总登记报表第六条 报刊收发整理1、办公室管理人员按照学校实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。2、办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带