会议准备工作WBS(参考).doc

管理经验交流大会准备练习模板Work Breakdown Structure (WBS) 工作分解结构WBS工作分解结构Code编号Task Name工作名称Owner负责人1会议策划负责人：策划组1.1确定会议时间1.2确定参会人员名单1.3确定会议形式1.4确定会议地点1.5成立会务相关组织1.5.1确定总负责人1.5.2成立策划组1.5.3成立接待组1.5.4成立文秘组1.5.5成立会务组1.5.6成立宣传组1.5.7成立应急组1.6开会确定各组职责分配1.7开会讨论会议规划1.8发布会议筹备工作计划1.9确定会议日程安排1.10确定会议预算1.11会议方案审批发布1.12发布会议通知文件或邀请2接待工作负责人接待组2.1落实与会人员信息2.1.1了解与会人员的不同需求2.1.2性别、年龄、人数、行政级别2.1.3抵达时间及抵达地点（航班、车次）2.2酒店确定2.3接站安排2.4会议期间车辆安排2.5返程安排2.5.1登记返程回执单2.5.2订票2.5.3送站车辆安排2.6会议礼品2.6.1确定礼品数量、标准、样式2.6.2采购2.6.3发放2.7向与会人员发送当地手机天气预报3会议文件准备负责人文秘组3.1各项目汇报材料汇编成册3.1.1确定材料汇编封面、内容3.1.2联系专业公司制作3.1.3收集需制作的各类资料3.1.4电子版审核无误后要求专业公司制作3.1.5专业公司印刷样本3.1.6样本确认无误后制作3.2准备会务指南3.2.1确定会务指南内容3.2.2会务指南制作3.3资料袋准备3.4会议纪要编发4会议执行准备负责人会务组4.1会场准备及布置4.1.1会场选择4.1.2会场确定4.1.3签定会场使用协议4.1.4准备会议条幅4.1.5设置会场指示牌4.1.6确定人员就坐位置摆放桌牌4.1.7准备好演讲台（公司徽标、花）4.1.8测试麦克风、音响4.1.9准备好电脑4.1.10准备好投影仪4.1.11会议桌椅摆放布置4.1.12开会前及休息期间的背景音乐、视频（公司宣传片）4.1.13领导讲话稿及会议主持词4.2服务相关4.2.1桌布、椅子清洁4.2.2会场地面清洁、吸尘4.2.3准备好笔、本并保证能用4.2.4准备好茶水、饮料4.2.5准备好休息期间的果盘、糕点4.2.6会议期间茶水服务准备4.2.7会议前音响师就位4.2.8会议前电脑专业人员就位4.3合影留念4.3.1留念时间、场所确定4.3.2摄影师确定4.3.3领导座次确定4.3.4打印领导名签并张贴在椅子上5会议期间活动安排负责人接待组5.1现场参观5.1.1参观路线确定5.1.2讲解词准备5.1.3劳保用品准备（工作服、鞋、安全帽）5.1.4讲解工具准备5.1.5车辆准备5.1.6换衣间准备5.1.7现场参观5.1.8陪同人员确定5.1.9办理出入证5.1.10现场参观5.2参加项目举办的联谊活动5.2.1确定晚会时间，并确定出发时间5.2.2晚会现场布置（水、水果、桌椅、桌牌）5.2.3征求参会人员是否出节目，并与晚会负责人联系，调整节目表5.2.4征求参会领导是否讲话，并与晚会主持人联系，调整顺序5.2.5车辆准备5.2.6参会人员去会场（陪同）5.2.7晚会后返回酒店6宣传工作负责人宣传组6.1会场摄影、摄像6.2宣传稿件编写6.3会议期间的采访6.3.1确定采访人，被采访者6.3.2确定采访话题时间、地点6.3.3准备采访的摄像机7应急准备负责人应急组7.1应急预案准备7.2应急资源准备7.2.1备用车辆准备7.2.2备用电脑准备7.2.3备用投影仪准备7.2.4空白桌牌、打印机、纸7.3应急演练七、