中职院校档案管理研究的论文.doc

中职院校档案管理研究的论文 一、中职档案管理发展背景 中职档案工作的重要作用逐渐被师生和管理层所重视在此基础上档案管理工作的需求较之以往更为复杂对档案资料进行深度的解析通过对档案资料的合理化的、创造性的应用使其能够为学校各方面发展提供更多的建设性意见是目前档案管理工作的主要任务另外信息化环境的两大特征：云计算和网络化使得档案管理发展趋向创新和服务云计算指导着中职院校档案管理对档案进行大数据分析使网络上的所有终端都能受益实现档案的服务功能；网络化则给档案管理提供了管理方法上的突破和创新的空间 二、中职档案管理存在的问题及原因 1.管理思想老旧中职档案管理的需求变化以及管理工作的环境变化使得档案管理本身的地位和职能得到扩展原有的档案管理思想是对档案资料进行收集和保存而现在的档案管理思想应该转变到利用档案对学校发展进行服务方面档案资料是云计算的资源应该服务于中职学校日常建设但是这种管理思想目前还没有被管理者所接受和理解管理工作在很多时候是被动的并非主动的2.管理方法不够先进信息化技术的发展为中职院校档案管理提供了一系列先进的管理策略例如转换档案资料的形式节省存储空间、灵活调用档案、允许学校师生自由访问个人档案、利用档案进行科学技术研究等但是现在大多数做中职院校还没有做到档案管理全面信息化很多档案仍以纸质的形式出现档案格式不一给管理人员带来了巨大的工作压力管理方法不够先进造成档案管理效率低而这一问题的根本原因在于档案管理缺乏明确的制度、信息化策略没有完全应用于管理过程中3.管理人才不足档案管理网络化和信息化需要大量的相关人才进行推进无论是普及档案管理的基本方法还是进行档案管理的服务性应用都需要档案管理者在其中扮演重要的角色管理技术和职业技能的提高必不可少除了对档案进行收集整理之外还应该拥有处理信息技术问题、进行电脑和网络维护的能力但是现在中职院校的档案管理人员缺乏这种能力管理人才不足导致档案管理工作发展进程缓慢 三、对中职档案管理的建议 1.以网络化为基础改换管理思想高校档案管理办公室的负责人应该根据学校发展计划和发展需要主动进行档案资料的重新分类、整理和数据化使档案以信息的形式呈现在全校师生面前；以档案资料的数据化为前提对已有的档案进行科学分析和解读、研究已有的档案寻找高校发展过程中各项事务的特征为现在的学校管理和发展工作提出建议2.进行标准化档案管理随着多媒体技术与“信息高速公路”等现代档案管理手段的采用要求档案工作必须实行标准化管理中职院校主管部门在档案工作领域内应与档案或标准化管理部门共同协商对档案事业的发展和业务工作方面的概念、原则、质量、方法等制定统一的规划使档案工作在客观上有共同的语言共同的衡量标准共同的比较基础共同的协作依据共同的协调保证以便建成档案信息网络走档案信息资源共享之路例如档案收入和整理可以采用信息技术即对某一档案类型设定固定的档案提交形式使其以数据化的状态存在这不同于以往的word文档或excle表格而是以选填式表格的形式出现每一份档案都是一个文件所有文件统一存储在某一固定的程序之中这样一来进行档案的调取和资料综合整理都非常容易3.提高管理工作者的专业能力中职院校有必要对管理工作人员进行一系列的职业技能培训可以选择定岗培训的方式对档案网络动态化管理工作进行系统分析将岗位职责分类按照职员的工作能力以及发展前景进行特殊的工作项目培训使其能够胜任某一类型的管理工作；也可以选择胜任力培训的方式根据工作需要评估现有职员的岗位胜任力针对其中不足的部分进行有目标的培训使其成为能够胜任档案现代化管理、维护工作的“全才” 四、结语 综上所述中职院校档案管理工作的环境以及工作目的已经发生改变管理思想、管理方法以及管理者的职业技能也应该随之发展和变化中职院校要解决在当下出现的档案管理问题应该以网络化和信息化为基础改善管理思想制定管理制度并使用先进的管理方法着重提高管理者的职业技能只有这样中职档案管理才能获得长足的发展 参考文献： 1苗睿.中职院校档案管理工