现金收付内控规则.doc

J2 現金收付內控規則規章第 J2 號民國74年 7 月15日公布民國91年11月11日第二次修訂公布1. 現金收入內部控制a1. 醫療收入及停車場收入：b1. 每日所收現金及票據，應於當天繳交出納，夜班收款者應於隔天上午8:30前繳交出納，不得挪用供當日任何開支使用。b2. 收款人不得兼管現金記錄，收款單位須設置專人負責核對實繳現金與電腦應收金額是否相符，並負責短繳催收作業。b3. 收費優待或減免，須依J3規章費用支出簽准辦法呈請主管核准後辦理。收款人須依據優待證件或專用憑證給予優待減免。b4. 產生應收帳款時，單位須於月底前以會計入帳通知單知會財務部登帳，並定期檢討及催收帳款。單位須於每月月初5日編製應收帳款立沖帳明細表，與財務部進行對帳。a2. 非醫療收入：b1. 除醫療費用收據外，本院非醫療費用收據（如雜項收入收據、捐款收據、請款收據等）均由出納組負責統一印製使用與管理，各部門不得自行印製使用。b2. 如訂有合約之收入(如外援合約)，經辦單位須於合約約定日期向對方提出請款。如有應收帳款逾三個月未沖銷者，財務部須主動通知經辦單位向對方催款。b3. 對外申請款項須預開收據請款者，應向出納組提出申請。b4. 如因業務需要須代收現金者，須經財務部主任核准。b5. 如提供勞務或貨物而有對外收費情形者，可填寫繳費通知單交付買受人，交買受人持單至出納組繳費。提供勞務或貨物的部門應確認買受人已完成繳費手續後始提供勞務或貨物。b6. 收入相關原始憑證、記錄、表單保存期限為七年。b7. 投幣機現金收入每月至少開箱點算一次，且須有二人共同點算。2. 現金支出內部控制a1. 通則：b1. 除零用金支出及銀行轉帳繳費之外，所有支出應填寫支出申請單並依規章J3費用支出簽准辦法之核決簽准程序辦理，經財務部、稽核人員、行政副院長覆核後，出納組始得辦理支付作業。b2. 有關支出匯款帳戶名稱或支票抬頭之規定如下：c1. 開立統一發票之廠商：其匯款帳戶名稱或支票抬頭，須與發票記載之公司名稱一致，不得以負責人或其它廠商代之。c2. 開立普通收據之廠商：其匯款帳戶名稱或支票抬頭，須與收據載行號或負責人名稱一致，不得以其它廠商代之。a2. 零用金付款：b1. 支出金額5,000元以內者，得由申請人檢附費用憑證，經所屬主任簽准後，向零用金保管人領取。零用金保管人應依據J3規章審核費用憑證內容及簽准是否完備。b2. 支出金額超過5,000元者，如欲由零用金支領者，須事先經財務部或分院行政處長核准，50,000元以上者再呈報行政副院長核准。b3. 零用金保管人申請設置或追加零用金者，須書面提出申請，呈所屬主任或分院行政處長核准。a3. 電匯付款：b1. 適用對象及匯款方式：類別適用對象匯款方式一採購系統之供應商區分四種方式：每月15日即付30天期帳款。每月20日即付60天期帳款。每月5日即付90天期帳款。每月10日即付120天期帳款。二工務維修、食材供應商、外包服務、統購或自購之供應商每月15日即付30天期帳款。三工程或設備之供應商每月25日即付30天期帳款，但緊急付款不在此限。四員工、院外人士、其它機構每月15、25日即期支付，如逢假日時得視情形提前或延後，但緊急付款不在此限。b2. 匯款金額小於(含)300元或第四類匯款對象之匯款手續費，由本院或往來銀行負擔；其餘各類對象自行負擔手續費。b3. 財務部得視實際資金調度狀況變動匯款日期，如因故需延後付款，財務部應事前呈報副院長核准，並通知各單位協助轉知廠商。a4. 支票付款：b1. 適用時機：c1. 特殊非例行交易廠商、國外供應商。c2. 情形特殊不宜付現或匯款者，如稅捐、健勞保費、喪事互助金等。c3. 第一次交易且受款人未能及時提供電匯帳號資料者。c4. 臨時緊急付款。b2. 支票應劃線及禁止背書轉讓，如欲取消劃線或禁止背書轉讓者，須呈行政副院長核准。b3. 支票受款人未能親自領取時，出納得以掛號郵寄受款人。b4. 支票受款人遺失支票時，受款人應向銀行辦理掛失並向法院辦理除權判決手續後，始可重新向本院辦理支領。b5. 支票受款人因逾期提示而支票無法兌現時，應以書面向本院財務部申請。3. 理財投資內部控制a1. 投資買賣：b1. 所有投資標的選擇，應符合稅法相關規定，並依董事會授權辦理。b2. 投資標的申購，應由財務部主任提出書面申請，呈行政副院長核准。a2. 保管與紀錄：b1. 出納組應設置有價證券進出登記簿記載，並由財務部主任負責保管實體有價證券。b2. 為質押或保證目的而存出有價證券時，應由財務部主任提出書面申請，呈行政副院長核准後辦理。4. 現金收支預測a1. 由財務部負責每月進行