第05章笔头沟通技能.ppt

管理沟通 第5章笔头沟通 报告写作 本章基本要点笔头沟通的作用 类型 特点及局限性受众导向的信息组织原则笔头沟通的语言组织和逻辑 结构笔头沟通的写作过程 引题 丰田公司的跨部门沟通报告大多数公司决定新车型的变动方案都通过开会的方式 而丰田公司的做法是 7天连锁酒店当新车型的变动需要跨部门分工时 主张谁发现问题 谁撰写报告 分析问题并建议可行性的解决办法 这些报告简明扼要 原则上在一两页的篇幅内 有时 口头汇报附加一个电话汇报就可以了 收到报告的人认真阅读后 用另外一个报告回复 几个报告的回合 大部分问题都解决了 假如问题依然存在 涉及各方会面 此时 大家都已经认真思考过同样的问题了 写作要求的精度有利于集中大家的思维过程 这样 及时开会 时间短 成效显著 1笔头沟通的作用和类型 笔头沟通的作用 1 信息易于记录和永久保存 2 使不在沟通现场的受众能得到真实的信息 3 信息传递速度快 4 可以更多关注细节方面的信息 5 比口头表达采用更为精确的用词 1笔头沟通的作用和类型 笔头沟通的重要前提 对受众的分析受众导向的文字组织原则 1 受众对信息的第一反应会是什么 2 受众到底需要多少信息 3 以何种方式编辑信息以激发受众兴趣 2受众导向的信息组织原则 用主体句或首段显示信息的重要性和相关性把应付诸实施的内容尽量简化对信息内容的实施 设定可行的截止日期信息越短越好 如何让受众对信息感兴趣 受众对于讨论主题知道多少受众对信息主题的常识来自平时阅读还是个人经验要受众接收你的观点 他们需要你提供哪些信息 分析受众到底需要多少信息 站在受众的立场为他们提供积极信息向受众提供你们共同的经历 兴趣 目标和价值观 用一致的感觉加强说服力注意受众对于文章的语言 结构和格式的偏好 如何编辑信息以激发受众兴趣 笔头沟通的语言组织逻辑 运用演绎 归纳等推理方法 建立在论证 论据及结构的有机结合7天连锁酒店的基础上组织信息内容 1 最高层次逻辑 前后逻辑性要强 一气呵成 2 中间层次逻辑 每个论点要有其系统逻辑结构 3 基础层次逻辑 每个完整的句子要有逻辑性 3笔头沟通的语言组织逻辑和结构 1 收集材料文献材料第一手调查材料 2 组织观点观点分组选择观点和素材归纳标题论据和结论编排 3 提炼材料概括主要观点选择论证材料快速说服对方惜字如金 4 起草文稿电脑写作一气呵成避免边改边写不拘泥写作顺序 5 修改文稿注意时间间隔层次性修改 写作过程的五阶段图 4笔头沟通的写作过程 报告的概念报告是一种搜集研究事实的人与由于某种目的而要求看报告的人之间的信息或建议的交流形式 报告的最终作用通常是作为行动和决策的基础 报告的类型 1 根据长度指标不同 有知报告和长报告 2 根据语气指标不同 有非正式报告 一般报告和正式报告 3 根据主要内容指标不同 有工程报告 财务报告和营销报告等 4 根据时间指标不同 有日报告 周报告 月度报告等 5 根据重要性指标不同 有日常报告 特殊报告和紧急报告 5报告的书写 1 报告内容应该统一 2 报告内容应该完整 3 所有的信息应该准确 4 基于逻辑分析和材料分类的写作 5 内容表述方式应使计划清楚 6 报告写作风格应简单精炼 便于阅读 7 尽量使所有可能的读者都易于了解 成功报告要具备的条件 Prerequisite writingreportforyourleaderUnderstandingandThinkingPreparationHandouts Skeleton StyleandExpressionProcessofreportwritingSkills AttentionsConclusion 报告写作的基本要点 Understanding 听取领导的要求 Thinking 结合自己理解 再与领导沟通Viewpoints 高屋建瓴 领会意图 提炼核心 把握主要思想Evidences 平时积累 资料收集 建立数据库 归类整理Structuring 正叙 倒叙 插叙 演绎 归纳 例证 枚举 反证 排除 5 1UnderstandingandThinking 5 2PreparationforWriting 思想准备 一般提前1 1 5个月做准备材料准备 根据领导意图 平时有心收集材料 丰富数据库 让办公室起枢纽作用明确性质 阶段性 半年 年度报告明确受众 谁来听报告明确目的 老总要讲什么 达到什么目的和期望 5 3OutlineLayout 设计报告框架思路 确定标题和主体 可以由一个班子来讨论题目设计报告题目 一级子标题7天连锁酒店价格 二级子标题 其中一级子标题可以的单层式 也可以是复合式的 素材初步考虑 不要求有很详细的设计 但有计划 OutlineLayout 常规年度工作报告的一般性框架A过去一年的工作回顾 充分肯定成绩 鼓舞士气 以必要的数据说明 篇幅约整个报告的1 3 B内 外部环境分析 提出下年度工作总体思路 C确定工作目标和工作任务 B C约占1 2强 D完成上述目标和任务的措施 人 财 物 党 政 工 团 妇 尽量面面俱到 尽管篇幅不多 但对各个部门都应提到 内容与表达匹配 报告的不同风格相同内容用不同的表达风格如上述报告框架也可改为 A 现状分析 B 目标确定 C 对策建议表达与风格整合 惜墨如金 挥毫泼墨 5 4StyleandExpression 5 5报告写作过程 6 求职信的写作 一 求职信的礼仪要求1 称呼要准确 得体2 问候要真诚3 内容要清楚4 包装要适度 二 求职信的基本结构1 开头开门见山 直截了当地说明求职意图 以引起对方注意 2 主体 1 自己求职的理由 2 个人的目标 3 介绍自己应聘该岗位所具备的条件3 结尾再次强调求职的愿望 三 求职信撰写的注意事项1 格式规范 言简意赅2 富于个性 针对性强3 朴实诚恳 以情动人4 传递有效信息 争取面试机会 四 求职信撰写中常见的问题 1 没有注明求职职位2 撰写中过于浮夸3 表述时过分谦虚4 在文字 排版 格式上的错误5 对薪水随意开价 五 求职信样例提纲第一段 为什么 职位 信息来源 第二段 优势 岗位的理解 第三段 争取投递简历的机会 第四段 网络联系方式或电话 XX经理 您好 我写此信应聘贵公司招聘的经理助理职位 我很高兴地在招聘网站得知你们的招聘广告 并一直期望能有机会加盟贵公司 两年前我毕业于XX大学国际贸易专业 在校期间学到了许多专业知识 如国际贸易 国际贸易实务 国际商务谈判 国际贸易法 外经贸英语等课程 毕业后 就职于一家外贸公司 从事市场助理工作 主要是协助经理制定工作计划 一些外联工作 以及文件 档案的管理工作 本人具备一定的管理和策划能力 熟悉各种办公软件的操作 英语熟练 略懂日语 我深信可以胜任贵公司经理助理之职 个人简历及相关材料一并附上 希望您能感到我是该职位的有力竞争者 并希望能尽快收到面试通知 我的联系电话 139 感谢您阅读此信并考虑我的应聘要求 此致敬礼 您真诚的朋友 XXXX年X月X月 求职信示例 应届生求职信示例 尊敬的XX公司领导 您好 衷心的感谢您在百忙之中翻阅我的这份材料 并祝愿贵单位事业欣欣向荣 蒸蒸日上 我是XX大学XX院法律专业XX届毕业生 自从进入大学之后 高考后的轻松 获知被录取的喜悦随风而逝 因为一切要从新开始 重新努力拼搏 为下一个挑战的胜利积蓄力量 大学四年让我在思想 知识 心理 生长都迅速的成熟起来 人文大学浓厚的学习氛围 在这厚重的学习氛围中 我成为了一名综合型人才 时光流逝 我怀着我的梦想离开母校 踏上即将走上工作岗位的征程 我会以 严 字当头 在学习上勤奋严谨 对课堂知识不懂就问 力求深刻理解 在掌握了本专业知识的基础上 不忘拓展自己的知识面 对课外知识也有比较广泛的涉猎 我还很重视英语的学习 不断努力扩大词汇量 英语交际能力也有了长足的进步 同时 为了全面提升个人素质 我积极参加各种活动 这些经历使我认识到团结合作的重要性 也学到了很多社交方面的知识 增加了阅历 相信这对我今后投身社会将起重要作用 我是一名应届生 现在 我以满腔的热情 准备投身到现实社会这个大熔炉中 虽然存在很多艰难困苦 但我坚信 大学生活给我的精神财富能够使我战胜它们 长风破浪会有时 直挂云帆济沧海 希望贵公司能给我一个发展的平台 我会好好珍惜它 并全力以赴 为实现自己的人生价值而奋斗 为贵公司的发展贡献力量 此致敬礼 二 个人简历的制作 完美的简历就是能达到面试这一目标的简历 仅此而已 当简历能使你的大名被收入面试候选人的名单时 就已大功告成 摘自网络 一 书写简历的原则1 要围绕一个目标 求职 奖学金 升学 2 自我宣传的广告3 扬长避短 争取成功机会 二 简历写作基本结构基本信息 个人概况 求职意向 求职目标 教育背景 学习经历 社会实践 实习经历 个人能力 个人特长 所获奖励 获奖情况 三 简历中具体内容的书写 班级排名体育比赛发表论文公益活动 荣誉和奖励社会实践实习 实践情况其它相关活动 1 教育背景的描述 2 基本技能描述技术才干 计算机技能各类培训证书 技能证书及有关的资格证书语言 其它的基本技能善于学习 在学校掌握的基本读写 算能力 良好的专业交流能力 创造性思维和解决问题的能力 思想积极 有明确的奋斗目标 个人和事业开拓能力 交际 谈判能力及团体协作能力 有很好的组织和领导能力 3 如何处理简历中的个人弱项经历中的间隙 可省去月份 应届毕业生 强调教育背景 缺少相关的工作经验 用有关的经历或培训来弥补 4 如何突出目标岗位重点强调最近的教育与培训 尤其是与正在申请的工作最直接相关的课程或实践活动 将你所了解和熟悉的这一工作领域的最新知识与工作技能写入简历 这些经验也可以成为你的简历的有力支持 四 撰写简历的常用语1 各种常用语形象好 气质佳 爱好广泛 文字基础功底好 口头表达能力强 工作认真务实 责任心强 有很强的拼搏进取精神 富有浓厚的团队意识 与人相处和谐 融洽 擅长与人合作 能和谐处理好上下级关系 具有良好的适应能力 组织能力 沟通能力 协调管理和心理承受能力 2 计算机能力描述何时通过计算机等级考试 成绩如何 掌握了计算机的一些基础知识和基本工作原理 能熟练使用 组装及维修电脑能快速地进行中 英文输入 在此基础上还进一步学习了何种编程语言 并参加了那些专业实践和勤工助学岗位 除此之外 能熟练地操作Word编辑软件 Windows和Dos操作系统 能在工作中迅速掌握各种应用软件 熟练使用Internet 能在Internet中发布及查阅信息 3 外语能力的描述例 通过大学英语四级 六级考试 英语口语课学期成绩全优 专业英语课成绩为优 具有雄厚的基础和实力 有良好的英文听说 读 写能力 注重专业与英语相结合 多次帮教授翻译专业文章 4 专项能力描述 例 本人有 会计 律师 工作实践经验 养成了认真负责 踏实稳重的工作作风 能够熟练应用财务软件和各类办公软件 在XXX单位工作实践期间 对 会计 律师 事务有一定理解 对 会计 律师 有较深刻的认识等等 5 综合能力描述例 有较强的组织能力 活动策划能力和公关能力 如 在大学期间领导组织过多次文艺晚会及体育比赛 并取得良好效果 有较强的语言表达能力 如 曾多次作为班 系 校等单位代表 在大型活动中发言 有较强的团队合作精神 如 在同学中 有良好的人际关系 在同学中享有较高的威信 善于协同 作战 四 简历写作的注意事项简历不应太冗长硬性指标文字表达能力相关课程比整体排名更重要外企 合资企业 比较重视外语和学校不要在简历中提出薪水要求不要过多描述世界观和价值观不要限制工作地点和