OA协同办公系统-知识中心、文档管理.doc

4.4. 知识管理4.4.1. 知识管理概述知识，是企业的无形资产。管理大师德鲁克说：“21 世纪的组织，最有价值的资产是组织内的知识工作者和他们的生产力”。当一份有价值的报告，常常想不起放在哪里时；当面对成百上千的文档，不知从哪里下手时；当辛辛苦苦找到的文档，因缺乏维护不是最新时；当老员工不能有意识地奉献知识；当新员工不能从企业积累的知识中获得快速成长时，人们对企业内的知识及其管理有了越来越深刻地认识和迫切需要。虽然知识管理目前还没有一个被大家广泛认可的定义，但是，将隐性知识显性化，实现知识的捕获、积累、共享、利用和创新，使知识成为生产力，是知识管理的关键所在。图：企业知识的组成n 知识管理的重要性：在组织中建构一个量化与质化的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新等过程，不断的回馈到知识系统内，形成永不间断的组织智慧的循环，成为管理与应用的智慧资本。 竞争：知识为企业创造竞争优势和持续竞争优势 顾客导向：企业必须为顾客创造价值 工作流动性的挑战：员工流动性加快，企业若不能很好的管理知识，有失去知识基础的风险 环境的不确定性：在动态不确定环境下，组织成员获取并使用知识的能力成为组织的核心技能n A8-m 知识管理系统能够协助组织完成知识管理活动和过程（知识的获取、评估、存储、传递、利用和创新）的IT 工具 。A8-m 知识管理是帮助使用者管理个人、单位和集团的文件、公文以及审批流转的各种信息，并提供相应的编辑，借阅，共享，转发等操作，还提供了RSS 订阅和博客功能，可以进行显性知识和隐性知识的捕获、积累、共享、利用和创新，使知识成为生产力。图：A8-m 知识管理工作原理图A8-m 知识管理系统包括：知识中心、文档中心、RSS 订阅、文档库管理、博客等。 知识首页、文档中心、全文检索、多空间栏目展现 内容类型：协同、公文、表单、新闻、调查、复合自定义文档 应用方式：订阅、关联、转发、学习、评论、阅读、下载，发送到首页栏目 来源：流程行为、公共信息、博客书写和共享、rss 订阅 管理：文档版本、日志、阅读记录、评论记录图：A8-m 知识管理的组成n 应用特征知识管理是信息管理发展的新阶段，与过去不同的是，它要求将信息与信息、信息与活动、信息与人连结起来。基于这一思想，A8-m 协同管理软件以知识结构文档为载体设计并实现了知识管理系统，它具有以下特征： 支持信息与知识的转换：通过上传、归档等，实现个人知识与各类活动信息向组织知识转换 支持信息分享：通过推送、发布、借阅、共享，实现组织知识主动分享给个人 支持用户自定义：支持文档属性、信息类型（内容类型）、文档库和显示栏目的用户自定义，以便有序存储与检索 格式支持：支持任意格式文件的上载存档 支持在线编辑：HTML、Word、Excel、WPS 常用格式文件的在线编辑 支持复合文档结构：支持由属性、正文、附件、相关文档、评论与修改历史所组成的复合文档结构 支持系统信息归档：支持协同、公文、会议、新闻、公告、调查、讨论、项目等系统信息类的归档 支持在线点评与回复：使知识在碰撞中得以升华促成新版本 支持借阅与共享：支持有时间限制的文档借阅，有操作权限控制的文件夹共享 支持文档的订阅：文档变更的消息提醒；支持用户的RSS 订阅 支持日志记录：支持文档被访问、被操作的历史记载，供查询统计 支持文档管理的常用功能：如新建、编辑、删除、移动、重命名、快捷方式、转发、下载和打印，以及多文档或文档夹的手工排序 权限控制：提供读、写、改、浏览等完备的操作权限控制机制 安全管理：提供文档加锁保护、加密存储的安全管理机制 支持海量存储：知识文档的各种附件分区存储，可以分到很多磁盘上，支持大组织海量知识长期存储 支持通过路径查看文档：点击文档路径可以直接跳转到具体文档夹中。 文档版本管理：支持对集团文档库、单位文档库、项目文档库和自定义文档库提供文档版本管理图：通过路径查看文档 新建文档：包括新建文档和文档夹功能；支持在线新增5 种类型文档，分别为：1.Html 文档；2.Word 文档；3.Excel 文档；4.WPS 文字；5.WPS 表格。其中，Word 文档、Excel 文档、WPS文字、WPS 表格需要Office 控件的支持，并且客户端需要安装相应的Office 或WPS 软件。 支持文档的树形结构查看 支持对知识库的综合查询与全文检索 提供博客与博客管理功能4.4.2. 知识中心n 功能描述：知识中心是个人对知识库中所关注信息的集中呈现，也是获取他人所推送信息的接受平台。知识中心由“我的学习区”、“常用文档”、“最新订阅文档”、“我的RSS 订阅”、“我的博客”、“我关注的博客”所构成。n 应用特征： 我的学习区：展示由自己或他人在文档中心发送到个人学习区的文档。在知识中心界面可以查看发布到我的学习区的文档的详细内容，也可以取消发布到我的学习区的文档。 常用文档：展示自己在文档中心中发送到常用文档的文档或文档夹。进入知识中心界面，可以查看发布常用文档的文档或文档夹的详细内容，也可以取消发布到的文档或文档夹。 订阅文档：展示已订阅的有新增、修改、评论等改动操作的文档。 我的RSS 订阅：展示了最新订阅的RSS 链接，系统对RSS 链接进行实时更新。点击链接可直接打开网页浏览，此模块需要在系统开关中启用RSS 功能。 我的博客：展示【我的博客】中最新发表的文章。 我关注的博客：展示已配置的【他人博客】，单击用户直接进入对方博客。4.4.3. 文档中心n 功能描述：文档中心是集中管理和使用知识文档的地方。A8-m 协同管理软件提供了“我的文档”、“集团文档”、“单位文档”、“项目文档”和“公文档案”五个系统缺省文档库。分别用于存放用户个人文档、集团所属文档、单位所属文档、项目自关联文档和归档公文。每个库下用户可以自建文档目录结构，自定义显示栏目。不同的库拥有不同的操作职能和管理权限，确保了对知识的规范化组织与查阅。图：文档中心n 应用特征 我的文档：存储个人的文档，提供文档的新建、修改、移动、查询等操作；支持文档发送到个人空间，支持转发协同和邮件。 集团文档：是由集团文档管理员管理的，用来存放集团文档的文档库。普通人员通过授权可进行相应的操作。集团文档划分建议：集团文档管理员根据集团组织机构或应用需求建立相应的文档夹，如按单位建立单位的文档夹，并授权单位文档管理员。也可以按照分类建立相应的文档夹，如人事制度、销售制度等，再把文档夹共享给相应的管理人员。 单位文档：主要用于各单位存储各自的文档，由各单位的单位文档库管理员各自管理及向下授权。单位文档管理员可根据单位组织机构或应用需求建立相应的文件夹，并授权部门文档管理员。举例：建立行政制度、人事制度，销售制度，并授权给相应分管人员管理。 项目文档：是项目创建时自动根据项目名称建立的项目文档夹，项目负责人管理各自的项目归档目录。 公文档案：用来进行公文文档的存储、归档。由公文档案库管理员进行管理，普通用户查看归档公文需要通过公文档案库管理员借阅。图：添加借阅对象 支持自定义文档库：A8-m 系统除我的文档、集团文档、单位文档、项目文档、公文档案外，还支持自定义文档库。自定义文档库的管理员对该文档库有管理权限，新建文档、文档夹，继续向下授权等，具体操作与集团文档、单位文档类似。4.4.4. RSS 订阅RSS 是一种简单的信息发布和传递方式，使得一个网站可以方便地调用提供RSS 订阅服务的其他网站内容，形成“新闻聚合”。A8-m 协同管理软件的RSS 订阅支持RSS1.1、RSS2.0 和Atom 标准，系统能自动更新所订阅的网站信息，方便用户快捷访问。图：阅读RSS4.4.5. 文档库管理n 功能描述：文档库管理提供了进入文档库的入口，也为文档库管理员提供了管理文档库的平台图：文档库管理n 应用特征： 设置显示栏目：设置文档库中列表的显示样式。 管理加锁文档：将文档库中被用户加锁的文档解锁。 设置共享：将文档库进行授权。 文档历史：查看用户对文档库中文档的操作记录。 设置订阅：对文档库设置订阅。4.4.6. 博客n 功能描述：设立博客是为了在企业内建立一个非正式的交流网络（低成本、易操作、持续性），来帮助实