办公常务工作执行标准及流程.doc

办公常务工作执行标准及流程一、 公用品领用、整理、返还1、 领用人向行政部办公用品管理人员提出申请，待其做好相应登记签字后领取。2、 办公用品领取申请采购原则上根据各岗位工作需要，由当事人提出要求，经行政人事经理填写办公用品领购记录表后予对常规用品领取予以发放，对特殊申请采购事项须上报总经理批示后实施购买，采购及发放工作应在2日内完成，以至影响员工工作开展。3、 日常办公用品及岗位资料文本，应由各自归整到位，重要价格报表及文件不允许乱扔乱放。保证个人办公空间整洁。4、 同事间借用办公物品，应有借有还，切勿忘记返还，给他人造成不便。5、 员工离职时，应认真清点办公用品，到行政人事部填写交接清单并签字确认。二、 印章管理1、 根据岗位工作需要，企业印章使用许可需要总经理或副总经理直接请示；三、 复印、打印1、 企业所有复印工作原则上必须在企业内部完成，未经请示确认，各部门岗位不得私自拿到企业以外场所复印，防止商业信息外露。2、 复印执行人应自觉在复印工作完成后，在相应地管理记录本上登记（纸张使用登记表）。3、 如发现复印申请人未填写复印数量或数量不符，需责令其重新填写。4、 如复印或打印的文稿仅作为草稿、非正式文稿、试打效果等作用，应尽量采用可回收纸张，避免浪费。四、 电话1、 接听业务电话时，应随时注重必要的转告、转接、留言、登记工作；2、 任何员工不得在未经请示的情况下利用企业话机拨打私人电话，在接听私人电话时，要尽量控制好时间，或及时改为个人电话接听，以免影响工作电话的接听。3、 各部门岗位配备电话应尽量避免串岗使用，对于非本岗位业务电话，由接听人做出解释后，告知客户正确号码，或帮其及时转接当事人；当事人随之接听后，应尽量改为使用本人岗位电话转接或回拨，不要影响他人业务电话联络工作。五、 传真收发1、 企业与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明企业具体收件人，以便接受人收发无误。2、 发送传真前应与接受方进行必要的信息确认，避免发送错误，带来不必要的麻烦。3、 我方接受传真时，如对方要求给予信号回应时，应事前问清楚相关事宜，对于被通知非重要性传真，我方可以委婉拒收，例如：与我公司业务无关的广告性质商业推广文字等。六、 信件收发1、 企业所有收发管理工作均由办公室主任统一监督负责，收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。2、 收发人员须根据相关文件资料填写发件登记簿（物件收发登记表）3、 收到信件资料由办公室主任负责通知收件人及时领取。4、 对投递错误的邮件，应及时退回或设法转移。七、 名片管理1、 企业名片实行格式统一化，由企划部依据企业形象标准设计后联系印制。2、 名片使用完毕者，应到办公室管理人员处填写（办公用品领购记录表）登记后，将确认的名片信息交由企划部设计人员处理。3、 名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。4、 公务、客户名片须在企业内作为共享的备案留存，并到办公室主任处签收。八、 午餐1、 午餐就餐时为30分钟，原则上每日中午11：30-12：00。但应尽量避免就餐高峰期前往就餐。2、 到了就餐时间，除一人留守办公场所以后，其他所有员工均摊应马上前往就餐，就餐结束后立即返回公司。3、 如手边有紧急事件需要处理或有客人在场，应尽量处理和安置完后再去就餐。4、 留守人员需等其他员工就餐结束回公司后，方可就餐，就餐时间为30分钟。九、 宣传品1、 企业宣传品包括手提袋（长、短）、宣传彩页、企业简介和产品说明书等。2、 各岗位可根据联络客户需要向办公室主任提出申请后领用，并配合做好相应登记手续（办公用品领购记录表）。3、 如发现领取人未填写或领用数目超过填写数目，行政部除责令其重新填写外，并向其部门经理投诉及进行相关处罚。十、 会议管理1、 企划部统一管理和起草会议制度，所有会议执行程序根据（会议制度）实施。2、 会议所需物资及讨论资料由企划部负责收集整理。3、 所有会议程序、内容、目的均需经总经理授权后实行。十一、车辆管理企业现有车辆主要供企业重要活动及主要业务活动使用，企业人员如需用车，请遵循以下管理条例：1、 企业车辆的使用实行“凭单出车”制度，由办公室主任负责调度管理。2、 出车前，申请派车者必须做好相应的出行管理登记（厂派出车记录的派车单）。3、 派车单交由办公室主任填写好后交由总经理或副总经理签字生效。4、 厂派出车记录由办公室主任负责填写和核查。5、 厂派出车应讲究提早通知，便于分配安排。6、 驾驶员在完成派送任务后，应即时返回，以便其他任务安排。7、 如驾驶员在外公完成后返回途中，遇到需要办理的其他事项，应及时向办公室主任取得联系，便于派车调度管理。8、 驾驶员根据车辆状况，认为需要进行必要检修时，需提前与办公室主任进行沟通，再由其将情况反映至总经理请示办法；检修完毕后将费用支出凭证上报财务核实后报销开支。十二、设备维修流程1、 电脑及网络线路出现问题，报修人员可将报修信息直接反馈于企业相关维修人员，立即执行；如我维修人员解决不了，则将情况上报办公室主任，联系外界专业人员上门解决。2、 其他专业调备如有损害，在不了解的不清的情况下，员工切忌擅自拆装摆弄，因此而造成的相关损失，将由个人承担。3、 专业设备损害企业无法修复的，由报修人员将报修信息反馈于办公室主任，再由其根据要求安排后备采购。4、 通过暂借、调拨待方式，将暂时不用的设备给报修者使用。加班管理制度第一条 目的：为明确加班审批程序及有关费用的计算，特制度本制度第二条 对象适用于计时资制制岗位员工第三条 责任各部门经理第四条 程序内容企业提介高效率工作，鼓励员工在正常工和时间内完成工作任务，但对于因工作需要的必需加班，企业按排调休或支付相应加班补贴及费用。第五条 加班申请流程及事项1、 加班申请可由员工个人或部门负责人代表部门提出。2、 工作日加班。企业除10天法定假（无旦1天、春节3天、清明节1天、端午节1天、劳动节1天、中秋节1天、国庆节3天）及正常周末例假以外的时间加班均属工作日加班。员工或部门负责人须在计划加班当天下午五点钟以前，将附有加班原因的预计时间的申请表，提交到部门经理签字确认后执行，收到加班申请表的负责人需要在上面注明签收时间，包括日期和钟点。3、 周末加班。原本安排周六、周日休息的周末例假加放。员工或部门负责人须在实际加班前一天的下午五点钟以前，把经过部门经理签字确认的加班申请表上交总经理（或副总经理）批示，收到加班申请表的负责人需要在上面注明签收时间，包括时期和钟点。4、 法定假加班者，原则上，员工每年可享受法定假11天。如在此期间由于企业生产或经营需要，要求员工上岗工作，均被视为加班。员工或部门负责人须在实际加班前一天的下午五点钟以前，把经过部门经理签字确认的加班申请表上交总经理（或副总经理）批示，收到加班申请表的负责人需要在上面注明签收时间，包括日期和钟点。5、 严格执行：为了更好地培养员工计划工作的好习惯，企业将强制执行加班必须提前申请的做法，因此，除紧急突发事件及任务以外，如果不能在规定时间交出加班申请的部门和员工，其实际加班时间将视为无效。6、 加班时长：（1） 工作日延时加班，原则上，当日延时加班最多不超过4小时（特殊情况，另行处理）；（2） 周末和假日的加班，必须在申请表上注明预计加班小时数或天数；（3） 实际加班时长与计划不得存在较大偏差，部门主管和领导需要对加班时间进行有效监控和评估。7、 特殊情况：如因突发事件需要临时加班者，可在理由充分的前提下，延期填写和上呈加班申请表；8、 加班打卡：无论是工作日、周末或是法定假日加班，员工均应如实打卡，记录加班时间，出勤卡上的加班记录将成为加班费核算的唯一依据。第六条 加班工资计算1、 工作日加班。加班费从超过每日正常工作时间附后加半小时以外开始计算，以岗位工资平均时薪为依据，以每30分钟为结算单位，超过30分钟以上按一个小时计算；30分钟以风按30分钟计算。2、 周末例假加班，加班费按实际加班时长计算，以正常工作日加班标准发放。加班所占用假可酌情弥补休假。3、 法定假加班。加班费按正常岗位工资平均日薪的3倍计算。4、 经理级以上管理人员（包括部门经理）不享受工作日加班补贴及加班费。考勤制度第一条 目的为确保企业高效有序的经营管理而制定第二条 适用范围适用于企业副总经理以下所有岗位第三条 责任各部门经理、考勤审核及执行人第四条 程序内容一、 出勤1、 工作时间（1） 每周工作五天。（2） 每天工作8小时，正常时间为8：3017：00（3） 中午11：3012：00为午餐时间2、 打卡：（1） 员工每天上班、下班，午休出入均需打卡（共计4次）。（2） 员工应亲自打卡，代人打卡和接帮助打卡者，无论是否迟到，均按C类迟到计算。（3） 忘记打卡或外出公务而不能返回打卡的员工，需要其直接上级把该员工漏打卡的时间及理由以文字形式注明在个人出勤卡上，并签字证明。3、 公出：公务性出差期间，其考勤卡必须由部门经理签字证明。4、 请假：1、 任何类别的假期都需向部门经理事前申请，并填写请假申请表送总经办行政管理人员登记。2、 单天假日向部门经理请示批准，单天以上假日由部门经理协同总经办共同审核批准。3、 如有紧急情况，不能事先请假，应在两小时以内电话通知本部门经理和总经办行政管理人员，并在上班当日人请假手续，否则以单天旷工计算。4、 非病、公休假，一律不予以发放当天岗位工资。5、 迟到、早退（1） 全勤奖：针对在一个自然月里，无任何缺勤记录的员工，当月奖励50元，以考勤记录为准。（2） 迟到早退线：上班8：30以后到达，视为迟到，下班5点前离开（值班人员5点半以前离开），视为早退。（3） 特别规定：允许员工在一个自然月份里，有一次迟到记录（不得超过10分钟），予以口头告戒但不采用罚款处理。（4） 迟到细则：在一个自然月份里，第二次或更多的迟到处理如下：A：8：308：45到，即迟到015分钟/次，扣除个人月岗位工资的1%B：8：459：00到，即迟到1630分钟/次，扣除个人月岗位工资的2%C：9：009：30到，即迟到3060分钟/次，扣除个人月岗位工资的3%D：9：30以后，接单天旷工计算，作相应扣罚。（注：若8：3010：30期间致电部门经理请假者，将依据请假制度进行正常工资扣除。）（5） 早退细则：A：17：0016：45到，即早退015分钟/次，扣除个人月岗位工资的1%B：16：4516：30到，即早退1630分钟/次，扣除个人月岗位工资的2%C：16：3016：00到，即早退3060分钟/次，扣除个人月岗位工资的3%D：16：00以后，接单天旷工计算，作相应扣罚。二、 旷工无帮缺勤或末经批准自行休假者视为旷工。经济处罚标准为：A：单日旷工者，除扣除个人当天全部岗位工资外，另追加处罚扣除岗位工资3%；B：连续多日及总计多次旷工者（6天以下，含6天），除扣除个人缺勤日全部岗位工资外，另按岗位工资3%乘以缺勤天数计算进行追加处罚；C：连续无帮旷工3天，或一年风累计旷工超过6天以上者，将由部门经理亲自联络本人查明原因，并于满六天后的二天内交出针对该员工的“辞退处分建议报告”。三、 请假1、 病假（1） 带薪病假不得超过3天，3天以外的病假期企业将不予以薪资补偿。（2） 员工因病假不能上班，应提前以书面报告通知部门经理，以便安排工作；（3） 急症病假也应尽早与部门经理联系；（4） 除一般常见多发病症（例如感冒、胃痛、妇科常见病等）以外，其他特殊病症均需提供病假证明，并经部门经理批准，行政部认可为有效。（5） 病假的工资补贴员工的工龄制定，如下计算：工龄不满4年者，发放本人基本工资的40%；工作年限满8年或8年以上者，发本人基本工资的80%；（6） 因病假造成岗位空缺，该岗位对当事员工保留90天。2、 事假（1） 原则上事假不得超过2天，特殊情况事假最长为期15天；（2） 任何个人理由的事假均属于非带薪制，员工事假期间的工资被扣除，年终奖或考核工资也会按比例扣除；（3） 员工因事假不能上班，应提前以书面报告通知部门经理，以便安排工作；（4） 因事假造成岗位空缺，该岗位对当事员工保留30天；（5） 员工因违反制度而被暂时停职、停工的，按事假处理。3、 年休假（1） 加入企业员工服务期满12个月后可享受企业的带薪年假；（2） 工龄满1年，不满5年的，每年年休假为2个工作日；（3） 工龄满5年，不满10年的，每年年休假为5个工作日；（4） 工龄满10年，不满20年的，每年年休假为7个工作日；（5） 工龄满20年或以上的，每年年休假为10个工作日；（6） 员工的工齿以个人档案记载为准；（7） 企业年休假使用须以书面申请，事前交由部门经理批示，后经行政部讨论备案批准后执行；（8） 可一次或分二次使用年假，应在当年内用完。如因工作原因未用完的年假，需书面报经部门经理签署意见及交行政部讨论批准后，方可顺延一个季度，否则将视为自行放弃，无任何补偿。4、 婚假（1） 婚假包括公休假和法定假日内；（2） 员工结婚（包括再婚）可享受婚假3天；（3） 晚婚（登记之日男年满25