学校学杂费收缴系统.doc

第一章 学校学杂费收缴系统 V1.0概述本系统是专门为学校财务部门提供学杂费收缴、计算、存储、查询、统计以及打印（发票、收据、统计表）等管理功能而设计的，可大大降低财务人员的劳动强度，提高工作效率，对学校实施财务办公自动化具有一定的推动作用。系统主要功能:一、 校名注册功能通过使用该项功能，用户可以方便地输入学校名称，便于系统生成各项报表时调用学校名称，使生成的报表更清晰、更实用。二、 新建文件功能通过使用该项功能，用户可以建立一新文件，用来保存原始数据，为保证系统正确存储数据，新文件命名时，须按照系统规定的要求给文件命名。三、 开具发票功能该项功能是本系统的核心功能，通过使用该项功能，能够打印出满足一定要求的票据，从根本上解决了人工开具票据费时、费力的局面，极大的提高了工作效率。四、 用户注册功能该项功能是为设置合法用户而设计的，因为只有合法用户才能使用该系统，从而通过技术手段保证系统数据的安全性。五、 密码修改功能该项功能也是基于系统安全方面考虑的，可方便地对合法用户的密码进行更改，便于用户记忆和使用。六、 打印个人交费情况表功能通过使用该项功能，可以方便地查询或打印出个人学期交费清单，便于核查。七、 删除个人记录功能通过使用该项功能，可从系统中删除指定姓名的记录，方便系统数据的维护。八、 打印班级交费情况表功能通过使用该项功能，可以很方便地查询或打印出按交款单位(班级)进行分类的学期交费情况统计表。九、 打印汇总表功能通过使用该项功能，可以查询或打印出学期各交款单位（班级）交费总额和学校学期收费总额。十、 数据备份功能通过使用该功能，可将学期内的原始数据作备份，保证原始数据的安全可靠性。 。第二章 学校学杂费收缴系统 V1.0启动与退出本章帮助您轻松正确地安装、启动与退出学校学杂费收缴系统 V1.0，操作前请仔细阅读。1、 安装系统要求 软件要求中文Windows 95/98操作系统，Visual Foxpro6.0数据库管理系统 硬件要求：CPU：586 100MHz；内存：至少32M，建议32M以上；硬盘：至少20M可用硬盘空间；打印机：票据打印机2、安装学校学杂费收缴系统 V1.0安装很简单，操作如下：您只需将装有学校学杂费收缴系统 V1.0的光盘放入光盘驱动器，找到光盘驱动器根目录下的setup.exe安排程序，双击执行它，然后按屏幕提示进行操作即可正确安装好该系统。3、 启动方法一：进入C 盘根目录下KPXT目录中，双击“开票系统”图标，即出现图1的欢迎界面，系统得以启动。方法二：双击桌面“开票系统”图标，也即出现图1的欢迎界面，系统同样得以启动。图1在此状态下，用鼠标点击“点击进入”按钮，即可出现图2登录界面。图2在此界面下输入合法用户名和密码，用鼠标点击“登录”按钮，出现图3系统主界面。至此系统启动成功，可进行相应功能的操作。图34、 退出方法一：在图3状态下，用鼠标左键单击“退出系统”按钮，完成系统退出操作。方法二：在图3状态下，用鼠标点击“其它功能”菜单项，从下拉菜单中选择“退出系统”命令，完成系统退出操作。第三章 学校学杂费收缴系统 V1.0基本操作一、 校名注册系统启动成功后，出现如图4所示窗口，在此状态下，用鼠标点击“文件操作”菜单项，从下拉菜单中选择 “校名注册”命令，执行后，出现如图4所示界面。在输入框中输入学校名称，用鼠标点击“确认”按钮，将输入的校名存入系统，便于以后系统调用，使用校名。按“退出”按钮，退出“校名注册”窗口。图4二、 新建文件方法一：在图3状态下，用鼠标点击“文件操作”菜单项，从下拉菜单中选择“新建文件”命令，执行后，出现如图4所示窗口。在文本框中，按系统认可的文件名格式，输入新文件名，按“确定”按钮，退出新建文件窗口。注意文件命名需符合本系统文件命名规则。文件名格式为：年份-1(2)，如 2002-1表示2002年度上半年的库表文件，2002-2，表示2002年度下半年的库表文件。图5三、 开具发票方法一：在图3状态下，用鼠标点击“编辑计算”菜单项，从下拉菜单中选择“开具发票”命令，执行后，出现如图6所示窗口。方法二：在图3状态下，用鼠点击主菜单中的“开具发票”按钮，同样出现如图6所示窗口界面。界面各项内容输入完毕后，用鼠标点击“打印”按钮即可进行票具的打印处理工作，按“取消”按钮，将清空界面内的各项内容，按“退出”按钮，退出开具发票界面窗口，回到图3主窗口。注：在开具发票窗口界面上部，有四个选择项，用鼠单击“项目二”、“项目三”、“项目四”、“项目五”，即去掉前面的“”号，可进行“项目二”至“项目五”内容的添加，反之，不可进行这些项目内容的编辑与打印。图6四、 用户注册方法一：在图3状态下，用鼠标点击“文件操作”菜单项，从下拉菜单中选择“用户注册”命令，执行后，出现如图7所示窗口。方法二：在图3状态下，用鼠标点击主菜单中的“用户注册”按钮，同样出现如图7所示窗口。图7在此窗口中输入用户名和密码，按“确定”按钮，用户注册成功，回到系统主界面。按“取消”按钮，终止用户注册过程，回到系统主界面。注：每次进入系统，必须提供经过注册过的用户名和密码，方可使用系统。否则，无法使用该系统。五、密码修改方法一：在图3状态下，用鼠标点击“文件操作”菜单项，从下拉菜单中选择“密码修改”命令，执行后，出现如图8所示窗口。方法二：在图3状态下，用鼠标点击主菜单中的“密码修改”按钮，同样出现如图8所示窗口。图8在窗口文本框中，输入相应内容，按“确定”按钮，密码修改成功，系统回到图3主界面。按“退出”按钮，不修改密码，回到系统主界面。五、 查打班级方法一：在图3状态下，用鼠标点击“查询打印”菜单项，从下拉菜单中选择“查打班级”命令，执行后，出现如图9所示窗口。方法二：在图3状态下，用鼠标点击主菜单中的“查打班级”按钮，同样出现如图9所示窗口。图9在该窗口下，使用鼠标选择选择表文件名、要查询、打印的班级（单位）名，选择好后，按“查询”按钮，将出现如图10所示的查询结果，按“取消”按钮，将退出该窗口，回到主系统界面，按“打印”按钮，将打印出形如表一所示的表格式样。七、 查打姓名方法一：在图3状态下，用鼠标点击“查询打印”菜单项，从下拉菜单中选择“查打姓名”命令，执行后，出现如图11所示窗口。方法二：在图3状态下，用鼠标点击主菜单中的“查打姓名”按钮，同样出现如图11所示窗口。图11在该窗口下，使用鼠标选择表文件名，输入要查询（打印）的个人姓名，选择好后，按“查询”按钮，将出现如图12所示的查询结果，按“取消”按钮，将退出该窗口，回到主系统界面，按“打印”按钮，将打印出形如表二所示的表格式样。八、 删除记录方法一：在图3状态下，用鼠标点击“编辑计算”菜单项，从下拉菜单中选择“删除记录”命令，执行后，出现如图13所示窗口。方法二：在图3状态下，用鼠标点击主菜单中的“删除记录”按钮，同样出现如图13所示窗口。图13在该窗口下，使用鼠标选择表文件名，输入要删除的个人姓名，选择好后，按“确定”按钮，将出现如图14所示的提示对话框，进行相应的选择处理，按“取消”按钮，将退出该窗口，回到主系统界面。九、 数据汇总方法一：在图3状态下，用鼠标点击“编辑计算”菜单项，从下拉菜单中选择“数据汇总”命令，执行后，出现如图15所示窗口。方法二：在图3状态下，用鼠标点击主菜单中的“数据汇总”按钮，同样出现如图15所示窗口。图15在该窗口下，使用鼠标选择要汇总的表文件名，选择好后，按“预览”按钮，将出现如图16所示的预览结果样式，按“退出”按钮，将退出该窗口，回到主系统界面。按“打印”按钮，将打印出形如表三所示的格式。图16十、 数据备份方法一：在图3状态下，用鼠标点击“编辑计算”菜单项，从下拉菜单中选择“数据备份”命令，执行后，出现如图17所示窗口。方法二：在图3状态下，用鼠标点击主菜单中的“数据备份”按钮，同样出现如图17所示窗口。图17在该窗口下，使用鼠标选择要备份的表文件名，选择好后，按“备份”按钮，将出现如图18所示的提示对话框，根据提示进行相应操作，按“退出”按钮，将退出该窗口，回到主系统界面。图18十一、数据导入在图3状态下，用鼠标点击“编辑计算”菜单项，从下拉菜单中选择“数据导入”命令，执行后，出现如图19所示窗口。图19在该窗口下，通过键盘输入源数据表，注意使用正确的盘符、路径，使用鼠标选择要导入的表文件名，选择好后，按“导入”按钮，将出现如图20所示的提示对话框，根据提示进行相应操作，按“取消”按钮，将退出该窗口，回到主系统界面。十二、关于系统方法一：在图3状态下，用鼠标点击“其它功能”菜单项，从下拉菜单中选择“关于.”命令，执行后，出现如图21所示窗口。方法二：在图3状态下，用鼠标点击主菜单中的“关于系统”按钮，同样