PROYECTO数字图书馆.doc

45 PROYECTO BIBLIOTECA DIGITAL SISTEMA DE ADMINISTRACION Y PUBLICACION DE REVISTAS Y SERIADAS OJS Elaborado por Laureano Felipe G mez D Contratista Proyecto Biblioteca Digital Bajo la coordinaci n de la Direcci n Nacional de Bibliotecas Director del Proyecto Bibliotec logo Alvaro Arias Cruz DOCUMENTACION OPEN JOURNAL SYSTEM OJS UNAL Versi n 2 1 0 1 Abril 4 2006 Universidad Nacional de Colombia Sistema de Bibliotecas SINAB 2006 46 Tabla de Contenido Qu es el sistema Open Journal System OJS UNAL 3 Caracter sticas del sistema OJS UNAL 4 Flujo de trabajo OJS UNAL 4 Requerimientos del sistema OJS UNAL 4 Roles de Usuario en el proceso editorial de OJS UNAL 5 Consideraciones generales para agregar una publicaci n en el sistema OJS UNAL 7 Caracter sticas de los formatos y tipos de archivos que tiene cada documento almacenado en el sistema OJS UNAL 8 Tareas y responsabilidades por perfiles roles de usuario 14 Rol Administrador General del Sistema 14 Como crear una nueva publicaci n 16 Idiomas 17 Fuentes de autentificaci n 18 Revisi n de la versi n 18 Caducidad de las sesiones 19 Vaciar la cach de datos 19 Vaciar la cach de la plantilla 19 Rol Administrador de una publicaci n Revista 20 Como iniciar la administraci n de revistas 20 Configuraci n de una nueva revista 20 Navegaci n de archivos 34 Equipo de trabajo 34 Secciones de la revista 35 Plantillas de correo electr nico 36 Idiomas 37 Herramientas de lectura 38 Estad sticas e informes 38 Gesti n de plugins 39 Crear usuarios 41 Rol de Editor 42 Env os 42 Asignaci n de art culos 43 Proceso de Edici n de un Documento Activo 43 Notificar usuarios 48 Vista de n meros futuros 48 Vista de n meros anteriores 49 Rol Editores de secci n 50 Rol Par Evaluador Par revisor 54 Rol Corrector de estilo 57 Rol Editor de diagramaci n 59 Rol Perfil de Corrector de sintaxis 62 Rol de Autor 63 Rol de Lector 71 Herramientas de lectura 71 Bibliograf a 73 Anexo 1 Configuraci n inicial de una publicaci n en OJS 74 Anexo 2 Pautas de Digitalizaci n de ejemplares existentes nicamente en papel 92 Anexo 3 SCIELO y OJS 95 Anexo 4 Informaci n del sistema OJS 99 47 Rol de Editor El editor supervisa todo el proceso editorial y de publicaci n Trabaja de la mano con el director de la revista Normalmente establece las pol ticas y procedimientos para la revista que se utilizan para la configuraci n de la misma Durante el proceso editorial asigna env os en la secci n de editores los revisa y presta su asistencia si se presentan dificultades Tambi n puede tomar el papel de editor de secci n en el proceso de edici n revisando los env os teniendo en cuenta el estilo la diagramaci n y sintaxis Otras funciones del editor son programar el horario de los env os para la publicaci n arreglar la tabla de contenido y publicar el n mero Los Archivos de los art culos de la revista Los archivos deben estar en tres formatos PDF Word y Html a la hora de subirlos es importante tener en cuenta las siguientes recomendaciones 1 El archivo no debe ser superior a 4 Megabytes 2 El documento en Html debe tener sus hojas de estilo e im genes ya que se deben anexar a la hora de subirlo Nota El Editor cuando es Autor puede enviar el elemento a la cola de planificaci n desde el proceso de envi del documento como tiene el rol de Editor y Autor el tiene la Autonom a de publicar cualquier Articulo Para iniciar reg strese en su cuenta de OJS y haga click en el rol de editor ubicado en el men Gesti n de revista 48 Env os Debajo del men env os se encuentra el vinculo de art culos Sin asignar En revisi n En edici n o en archivos Al hacer click sobre alguno de ellos encontrar la informaci n relacionada con los art culos existentes en cada tem 49 Asignaci n de art culos Seleccione sin asignar y haga click sobre el v nculo del t tulo del art culo Se desplegar la p gina de resumen vaya a la secci n de env os desde all podr realizar distintas acciones como son Enviar un correo al autor haga click en el icono del sobre al lado del nombre del autor Leer el archivo original haciendo click en el nombre del archivo del env o Adicionar cualquier archivo complementario haciendo click sobre el v nculo adicionar archivo complementario Cambiar la secci n en la cual usted desea que aparezca el art culo eligiendo una de ellas de la lista que se despliega Asignar un editor o un editor de secci n lo llevar a una lista de estos roles Seleccione el v nculo asignar para hacer el env o a cada persona Esto generar autom ticamente un mensaje de correo que informar al editor de secci n sobre la decisi n tomada en la asignaci n En la secci n env o de metadatos de la p gina de resumen de art culos puede utilizar el v nculo Editar metadatos para realizar cualquier cambio en todos los campos Proceso de Edici n de un Documento Activo Cuando el documento enviado por el autor queda en la Bandeja de Documentos Activos el Editor empieza el proceso de Edici n del Documento para luego ser publicado o rechazado si es el caso 1 El documento se encuentra en la bandeja de documentos Activos y se encuentra sin asignar 50 2 El siguiente paso es asignarle un editor de secci n y revisor de metadatos cuando se revisan estos datos se env a el archivo a revisi n 3 Cuando el documento est en revisi n el editor asignado es el encargado de revisarlo y decidir si acepta o no el art culo para continuar con la revisi n y la correcci n del mismo 51 4 Cuando el art culo es aceptado el archivo pasa a Correcci n se le env a por correo electr nico con una plantilla de correo predeterminada el archivo al corrector para que ste se encargue de las correcciones de estilo Cuando el Documento es corregido se suben todas las versiones en la Galer a de maquetaci n para que tambi n sean publicadas 52 5 Cuando el archivo es corregido se env a a la cola de planificaci n donde el editor es el que asigna el numero del art culo para ser publicado 5 Despu s de la Cola de planificaci n el documento queda en una bandeja llamada Archivos aqu se pueden hacer todo tipo de modificaciones de los art culos sin interferir en la publicaci n de la revista Lo ideal es que cuando la revista se vaya a publicar est perfecta y luego no necesite de modificaciones 53 6 Cuando ya se tienen todos los art culos ordenados el editor puede publicar los archivos Es lo mismo que muestra la revista en su Tabla de Contenidos 54 Notificar usuarios Esta funci n le permite enviar un correo electr nico a los usuarios asociados a su revista Vista de n meros futuros En esta secci n puede observar cualquier art culo que no ha sido publicado Seleccione el v nculo art culo para ver la tabla de contenido 55 Vista de n meros anteriores En esta pantalla puede encontrar todos los art culos que se han publicado Los art culos tambi n pueden eliminarse de la revista Haga clic sobre el enlace art culo para que se despliegue la tabla de contenido de cada n mero Tambi n es posible reorganizar los art culos utilizando las flechas de orden eliminar los art culos simplemente haciendo clic en las cajas de chequeo de la columna eliminar o editar los art culos seleccionando el t tulo 56 Rol Editores de secci n El editor de secci n administra la revisi n y la edici n de los env os de esas secciones en las cuales ellos tienen responsabilidad En algunos casos el editor de secci n asignado para que vea el env o durante el proceso de revisi n tambi n observar si el env o ha sido aceptado en la publicaci n y su proceso de edici n sin tomar el rol del propio editor desde su secci n puesto que la revista presenta una pol tica que trata c mo dividir las tareas C mo comenzar el rol de editor de secci n Reg strese en su cuenta de OJS y seleccione el rol Editor de secci n Env os En el men env os en revisi n encontrar todos los art culos sin asignar en revisi n en edici n o en archivos Haciendo click en cualquiera de estos v nculos se desplegar n detalles adicionales de cada uno de los art culos en cada categor a Asignaci n de par evaluador Haga click sobre el t tulo del art culo En esta pantalla podr realizar las siguientes acciones Enviar un correo electr nico al autor o al editor haga click en el icono del sobre al lado del nombre Designar el archivo de env o original como documento revisado utilice la caja de chequeo y el bot n Grabar o subir una nueva versi n del documento Seleccionar un par evaluador Haga click en el v nculo Seleccionar par evaluador se desplegar la lista de nombres asigne el par evaluador Si luego desea asignar otros pares evaluadores repita este proceso Cuando haya terminado de asignar revisiones debe volver a la secci n de Revisi n Haga click en el v nculo solicitud para generar un correo para cada par evaluador Este correo incluye una direcci n URL a la cual se accede con un click que le permitir una revisi n inmediata del sistema OJS Observe que despu s de enviar el correo el icono solicitud incluye la fecha del mensaje enviado 57 Trabajar con los pares evaluadores Una vez se acepte la solicitud de revisi n puede enviar un correo de notificaci n usando el icono Notificar Una vez enviado el icono ser remplazado por la fecha de env o puede leer los comentarios de los pares evaluadores haciendo clic en el icono Revisi n Cualquier archivo que el par evaluador haya subido tambi n estar disponible La recomendaci n del par evaluador tambi n aparecer en esta secci n tan pronto se haya tomado la decisi n editorial Adem s podr calificar al par evaluador teniendo en cuenta una escala de 1 5 Tomar decisiones editoriales sobre un art culo Ahora debe tomar la decisi n del pr ximo paso del env o En la secci n Decisi n editorial si acepta se pide una revisi n se re env a a otro par evaluador o se deniega el env o Seleccione la decisi n deseada de la lista de despliegue y gu rdela haciendo clic en guardar decisi n Si se acept el env o el corrector de estilo le solicitar una versi n editada En este punto tambi n puede subir otra versi n Asignaci n de Corrector de estilo Al elegir este rol se desplazar directamente a la secci n de edici n si su revista emplea correctores de estilo deber escoger uno Usted solicitar y notificar su participaci n con los pares evaluadores Si el editor de secci n act a como corrector de estilo puede empezar por el proceso de correcci n seleccionando el v nculo iniciar Usted podr a revisar la versi n corregida del art culo seleccionando el v nculo del archivo Hacer cambios y subirlos en una versi n editada utilizando la herramienta subir archivo Cuando haya terminado las ediciones haga clic en completo Esto activar el icono de solicitud que le permite enviar un mensaje al autor solicit ndole que revise las correcciones de estilo y si desea hacer alg n cambio Cuando el autor responda env ele un mensaje de notificaci n y revise si realiz alg n cambio se podr utilizar la herramienta subir para adicionar los ltimos cambios Cuando termine haga clic en el v nculo completo Asignaci n de Editor de diagramaci n Una vez el corrector de estilo haya terminado puede empezar el proceso de edici n de diagramaci n utilizando las herramientas para subir la ultima versi n del art culo y elegir el Editor de Diagramaci n Si el Editor de Secci n tambi n est tomando el rol de Editor de Diagramaci n iniciar el proceso y subir los formatos a las galer as usted mismo Si tiene personas que act an como Editores de Diagramaci n debe seleccionar uno utilizando el v nculo Asignar editor de diagramaci n Elija un editor de diagramaci n de la lista haga su solicitud utilizando el clic en el icono solicitud Usted puede revisar los comentarios hechos por el diagramador haciendo clic en el icono comentarios del Diagramador Cuando el Editor de diagramaci n env a los documentos HTML y PDF usted los puede ver editar o eliminar Tambi n tiene la opci n de subir archivos adicionales Env e un mensaje de notificaci n al Editor de Diagramaci n cuando se sienta satisfecho con los archivos de las galer as 58 Asignaci n de Corrector de sintaxis Puede comenzar el proceso de correcci n de sintaxis enviando una solicitud al autor para realizar una ltima revisi n antes de publicarlo Utilice el icono de solicitud para enviar el mensaje Si su revista utiliza personas como correctores de estilo debe seleccionar uno tambi n har una solicitud y una notificaci n como se hace con los pares evaluadores revisores Si el Editor de secci n act a como Corrector de Sintaxis debe comenzar el proceso por hacer clic en el v nculo iniciar A trav s del proceso de correcci n de sintaxis usted tendr la posibilidad de examinar las revisiones y comunicarse con el autor y o correctores de sintaxis Los mensajes de notificaci n se pueden enviar tan pronto se finalice cada tarea Una vez el autor y el corrector de estilo editor de secci n est n satisfechos con las galer as y se hayan grabado todos los cambios necesarios en la secci n de las correcciones de sintaxis haga clic en el v nculo completo para enviar un mensaje al Editor de Diagramaci n para finalizar las galer as de publicaci n 59 Utilice el icono Solicitud para informarle al Editor de Diagramaci n si se le hace alg n cambio a los archivos de la galer a de la publicaci n Cuando el Editor de Diagramaci n responda que todos los art culos est n listos para publicar seleccione el bot n enviar para enviarlos al cat logo No olvide que puede utilizar el icono de Notificaci n para enviar un mensaje al Editor de diagramaci n 60 Rol Par Evaluador Par revisor El par evaluador revisor es elegido por el Editor de secci n para revisar un env o Los pares evaluadores deben enviar las revisiones al sitio de la p gina Web de la revista aunque algunas revistas optan por una pol tica de revisi n v a e mail y pueden subir los enlaces para uso del Editor y el Autor Los pares evaluadores pueden ser calificados por los Editores de secci n dependiendo de las pol ticas de la revista Como empezar Primero reg strese en su cuenta de OJS y luego seleccione el rol de Par Evaluador Revisi n de art culos En la secci n de env os activos seleccione el t tulo del art culo Desde la p gina de revisi n puede ver una informaci n breve del env o El cat logo de revisi n que incluye la fecha en la cual se realiza la revisi n y 6 pasos que se deben seguir Observe las pautas del par evaluador en la parte final de la p gina 61 Paso 1 Aceptar la solicitud haga clic sobre el icono habilitar la revisi n y env e el correo que ya se ha generado Para rechazar la solicitud haga clic en el icono Deshabilitar la revisi n y enviar el mensaje Paso 2 Leer las pautas del par evaluador en la parte final de la p gina Paso 3 Haga clic en el nombre del archivo para leer el art culo enviado as como cualquier archivo complementario Paso 4 Haga clic en el icono revisi n para grabar la revisi n Usted puede incluir texto tanto para el autor como para el editor o solamente para el editor Guarde sus comentarios Cuando haya terminado su revisi n puede volver a este formato y adicionar informaci n en cualquier momento Si finaliz su revisi n haga clic en el enlace Listo 62 Paso 5 Si desea subir archivos para que los lea el autor y o el editor utilice la herramienta Subir archivos Importante Por favor asegure que la identificaci n del Par evaluador se remueve de cada archivo cargado Con documentos de MS Word revise las propiedades en el men archivo Para PDF utilice Werner Antweile s PDF File Anonymization Utility http economics ca cje en pdfclean php Paso 6 Seleccione una recomendaci n y env e la revisi n para completar el proceso Usted debe incluir una revisi n o cargar un archivo antes de seleccionar la recomendaci n Una vez haya enviado la revisi n al Editor no podr realizar m s cambios Aseg rese de haber terminado completamente la revisi n antes de hacer click en Enviar revisi n al Editor 63 Rol Corrector de estilo El corrector de estilo edita los env os para mejorar la gram tica y la claridad trabaja con los autores para asegurar que todo est en el lugar debido certifica seguir al pie el estilo textual y bibliogr fico de la revista y produce una copia editada y limpia para que el Editor de diagramaci n entre a la galer as que estar en el formato de publicaci n de la revista Algunas revistas hacen que el Editor o el Editor de Secci n tome este rol Como empezar el rol de Corrector de estilo Reg strese en su cuenta de OJS y haga clic en el rol Corrector de estilo Correcci n de estilo Escoja el v nculo del t tulo del art culo para comenzar el proceso de correcci n Desde la secci n de correcci n de estilo puede ver una copia del env o Hacer algunos cambios y cargar el documento revisado utilizando la herramienta subir Seleccione el icono Completo para enviar un mensaje al autor como de la copia revisada del env o Cuando el autor haya terminado la correcci n de estilo le notificar y le enviar un documento revisado Usted puede revisar este documento para realizar una correcci n de estilo final Cuando haya terminado usted puede decidir si desea cargar o no una versi n revisada y seleccionar el icono completo para informarle al Editor de Secci n que ha terminado el env o 64 El art culo ahora est listo para Edici n de diagramaci n No olvide leer las instrucciones de correcci n de estilo y revisar los comentarios de la correcci n ambos tienen un v nculo al final de la p gina 65 Rol Editor de diagramaci n El Editor de diagramaci n se encarga de transformar las versiones a las cuales se les ha realizado correcci n de estilo en el env o de los archivos de la galer as en HTML PDF PS etc que depende del tipo de formato que la revista ha elegido para el uso de la publicaci n electr nica Este sistema no provee un software procesador de documentos de Word a los formatos de la galer a por lo tanto los Editores de diagramaci n deben tener acceso y ser capaces de utilizar paquetes de software para crear galer as como Adobe Acrobat PDF Creator open source u Open Office open source para PDFs Dreamweaver o Nvu open source para HTML que presentan los art culos en la pantalla en un buen formato y lo diagraman de forma legible y entretenida como revistas escolares con una vista a este nuevo medio