会议安排及服务标准文1.doc

会务操作流程及标准一、 目的：为了规范会议接待行为，统一服务标准，为公司各大会议提供有序的、良好会议安排接待服务。二、 适用范围适用于公司各类会议接待工作。三、 会议的分类根据现时会议接待工作实际情况，将会议接待分为日常接待（二类会议接待）、一类会议、临时会议。一类：董事长和总经理宴请的重要客人、公司重要招待宴请活动与重要会议，由行政管理部或领导指定的承办部门，按领导指示和活动（会议）计划视情况具体安排二类：部门负责招待、公司领导参与招待的重要客人，三类：临时会议四、 会议流程1、 会议申报流程会议申请领导批复会议立项发起部门向公司提出会议申请会议规格会议款项领取确定负责人负责人为会议总协调人2、 会议流程1）会议准备组建会务组总负责人发起部门准备事项会议主题、时间、地点、与会人员确定会议内容确定会议材料准备会议议程确定会议配合准备事项物资采购会场协调会场布置会议通知会议签到与会人员接待及安排设备调试落实后勤保障2）会议过程：会议过程发起部门准备事项会议记录与会人员的接待会议配合准备事项会场茶水拍照、录影3）会后工作：会后工作发起部门准备事项会议纪要整理、归档与会人员的安排会议配合准备事项会场物料收拾、结算拍照、录影资料归档会议资料收集、归档五、 会务服务标准：1. 会议准备标准1) 与酒店提前预定会场、住宿房间、餐饮人数，签订合同。2) 分工明确，各司其职。总协调要把各个岗位的职责分工明确，并且做好培训工作，每个岗位应该做好哪些，应注意事项等说清楚，各岗位准时到岗，不准中途离开岗位。3) 邀请工作，整理出邀请话术，再根据各地的具体情况来邀请客户，把会议的主题、地点、时间阐述清楚，客户参会名单及时整理好。4) 会议资料准备：打印好准备物清单，按清单一一核实，需要异地运输的，及时快运过来。保证资料及时到位，总协调会前指挥工作人员装好资料袋。礼品奖品及时准备。5) 会场布置：酒店大堂的欢迎牌与条幅、大屏幕欢迎PPT等，各种指引牌，酒店房间的水果与问候卡，会场的背景板，条幅，为会议特别制作的宣传画、主持台LOGO、鲜花，各种展架，座位矿泉水，会议纸笔，笔记本电脑到位。音响、投影预备与调试，摄影机预备与调试，照相机2-3台，奖品、礼品到位。声光电调试，桌签核对与制作、排列。演讲时间控制牌。预留座椅。贵宾室布置。技术演示区布置。2. 会议过程服务标准6) 签到处：会前装好会议资料，按类分好，布置好签到台，签到前把已经报名的名单打印4份，以保证报名人数集中时能分批签到，节约时间，空白的报名表多打印些，分成几份，分批签到。签到人员要及时整理签到名单，统计人数。明确职责，人员分工明确，会中，及时把签到表整理好，打印成册，会后发给与会者。7) 接待：重要领导与嘉宾需要专门人员接待，嘉宾房间提前开好，嘉宾到后直接入住。会前、把客户从签到台引领到会场合适的座位上，尽量让客户前排就坐。8) 会务房间：会务组设专人负责开房间，统计房间数与嘉宾入住人数，入住房间一定要写清楚嘉宾的详细信息，保证工作人员及时找到客户。会务组提前预估到会人数，与酒店预留最低房间数。9) 旅游事项：会务组设专人负责旅游项目，与旅行社沟通协商，确定旅游项目、时间、租车、价格等，会议当天统计好旅游人员详细名单与人数。会后督促客人及时上车集合，核对人数，请导游向客户说清旅游注意事项，具体事情交给导游负责，如讲解、住宿、餐饮、买票等，会务组负责监督人数，督促旅游者准时到达各个地点。保证旅行顺利进行。10) 餐饮服务：会前与酒店保证最低和最高就餐人数，保证酒店预留足够的饭菜。会后引导客户到餐饮区，分好区，保证客人有序的就坐，市场人员要及时调整与客户的就餐位置；与酒店做好统计人数工作，确保客人到齐后开餐。饭菜、饮料、酒水要充足，雅间要提前预定，菜单提前定好，让客户及时满意的就餐。11) 摄影：保证会议当天摄影机到位，设备、摄影带、储存卡等充足，做好远景、近景、特写的摄影工作，听总协调指挥，做好会场、签到处、嘉宾采访、重点事件等各区的摄影工作。12) 技术演示：2-4台笔记本电脑，装好产品，技术人员到位（插座备好）。3. 会后工作服务标准：13) 会场收拾：会后将物料收好，以便于再次利用。同时检查会场是否遗留重要物品。14) 结账：与酒店协调好