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会计摘要技术第1节 会计摘要的特点与意义1、 会计摘要的概念与特点2、 会计摘要的意义第2节 会计摘要的应用范围一、 记账凭证上的摘要二、 账簿上的摘要三、 表格上的摘要四、 记账凭证、账簿和表格上摘要的异同第三节 会计摘要的语言形式1、 简要式、概述式、说明式2、 文字式、数字式、文字数字式3、 账簿转业式、期末结账式、新旧账簿结转式4、 书写摘要的关键点第四节 写好会计摘要的前提条件一、确切掌握经济业务活动的来龙去脉二、全面了解凭证、账簿的格式与用途三、具有遣词造句的能力第五节 会计摘要的写作要求一、详略得当二、用字精练三、含义清楚四、用好术语五、用好数字六、注意书写的整洁美会计摘要技术第一节 会计摘要的特点与意义一、会计摘要的概念与特点 任何一个企事业单位，当每一笔经济业务发生以后，都必须填制或取得合法的原始凭证，才能办理报销手续。财务人员在办理报销手续以后，进行账户处理时，则必须要根据原始凭证编制记账凭证，然后据以登记账簿，最后编制各种报表。在记账凭证、账簿和有关表式中，除了填明会计科目及其所属的明细科目（二级科目和明细科目），写上金额等内容以外，还必须用文字在“摘要”栏内写上几句，将经济业务的内容概括地作一说明，使看账、用账和查账的人都能够清楚地看出这笔经济业务的基本状况，做到你懂、我懂、他懂。 “摘要”二字顾名思义就是摘录其要点的意思。它是用文字或数字对经济业务内容的简括说明，是登记凭证、账簿和有关表格的一项重要内容。写好摘要是会计记账的基础工作之一，是一种记账的技术，也是财会人员驾驭会计语言的艺术表现。 摘要的语言形式（表现样式）同一般的语言表达形式相比较，既有共性，也有个性。除了要求用字正确、语句通畅、表达清楚、准确使用标点符号等共性以外，还有其独特的个性，即特点。摘要的特点归纳起来大致有以下3个方面： （一）对象具体明确各种文件的语言表达一般都有其特定的对象，即各自适用的范围。不过，有的具体明确些，有的广泛模糊些。例如，公函、电报、通告、书信，都是写给某一个单位或某（些）个人的，都有其具体明确的对象；而文学作品和报刊杂志，其对象的范围就比较广泛，或者说是没有特定的读者，即对象具有不明确性。本章所要论述的会计上的摘要，其对象就十分具体明确，它是以概括的语言形式通过介绍某项经济业务的内容告诉财会人员，它的具体对象就是看账的人、用账的人、查账的人。为此，摘要首先必须具有能够如实的反映客观经济业务发生情况的真实性和准确性，使看账、用账和查账的人一看就懂，一目了然。这就要求会计人员在书写摘要时要从便利工作的角度考虑，务必做到“言必具体，字必有用，直截了当，交代清楚”。如职工经批准因事借（预）支工资，为了便于以后的对账和扣款，就应当在摘要时说明借支的原因和扣款的月份及金额。尤其是对废品损失、财产短缺、材料盘亏、财产报废等账情比较复杂的经济业务，摘要应详尽一些，以便于今后检查或研究时参考。（2） 位置格式固定摘要在财会人员长期使用的过程中，已形成了一种比较统一的格式和相对比较固定的位置，例如付出凭证和收入凭证的“摘要”栏应放在应借（贷）科目与金额栏的中间；转账凭证的“摘要”栏则大都在凭证的上方。又如，账簿上的“摘要”栏一般是放在登记日期、凭证号数的专栏之后、借（贷）方的金额之前，无论是三栏式、数量金额式，还是多栏式、横线登记式账簿，大多是这样安排摘要栏位置的。所以说，记账凭证和各种账簿的“摘要”栏都是有其统一的格式和相对固定的位置的。这样做，可以起到查找方便、应用习惯的作用。（3） 会计用语简洁摘要，只求摘其要点而写之。因此，从摘要表达的内容来说，要求精炼集中，从其语言的表现形式来说，则要求简洁明了，况且，“摘要”栏的空间不大，字数不能太多，多了就会溢出，没有地方放。所以说，摘要的会计用语比其他文章语言表达要求更简洁，更凝炼。能用一个字说明的不用两个字或三个字说明；可用一句话说明的，不用两句话。财会人员书写摘要时倘能去粗取精，惜墨如金，落笔以后就能收到“字字玑珠，一以当十”的艺术效果。2、 会计摘要的意义写好摘要到底有没有必要？其重要性表现在哪些方面？让我们先看一下3个实例： 【例6-1】 借：管理费用 700.00 贷：银行存款 700.00 这是一笔银行存款付出凭证上的会计分录，在该凭证上，由于没有写摘要，其反应经济业务的内容就很不明确了。管理费用包括的内容十分广泛，用银行存款支付什么具体用途的开支呢？该会计凭证无法做到一目了然，只能去阅读所附的原始凭证了。【例6-2】 借：现金 300.00 贷：其他应收款 300.00这是一笔现金收入记账凭证上的会计分录，由于凭证上没有写上“摘要”，收入现金的来源就无法确定，不能做到直观地反映客观经济业务的内容。同样，应补上摘要，如“收回*出差备用金”。【例6-3】 借：利润分配 65000.00 贷：盈余公积一般盈余公积 10000.00 公益金 5000.00 应付股利 50000.00这是一笔转账凭证上的复合会计分录（一借多贷），它反映了该企业对净利润的分配状况。会计分录上虽然能够指明其借贷对应科目和经济业务的内容及其金额，但是如何计算出来的？这是这笔会计分录无法告诉我们的。若在“摘要”栏里写上有关的计算式子，就能起到“数出有因、查有实据”的作用（*月利润分配摘要：一般盈余公积=10000010%，公益金=1000005%，应付股利=1000005%）。由于复合经济业务的摘要文字比较长，还可以分别采用以下办法处理：一方面在摘要栏里写上“结转*月利润分配”，另一方面将计算过程（算式）编制一张转账工作底稿作为附件，附在该张记账凭证之后作为摘要内容的补充，这样可以收到摘要简洁而附件详尽的配合效果。由此可见，有没有会计摘要，写不写会计摘要，是大不一样的。没有会计摘要，会计科目及其金额所体现的经济业务往往对象不明、内容不清，由于经济业务的要点没有摘录下来，给人的印象就不清楚，不完整。有了会计摘要并正确书写，就可以使得会计科目及其金额所体现的经济业务做到对象明确，内容清楚，要点记录在案，给人一种清楚、完整的印象。当然，会计摘要书写的好不好，即是否讲究会计摘要的艺术性，其反映经济业务内容的清晰程度和预期效果也是大不一样的。有的摘要不明，意思不清，令人费解，容易产生歧义。【例6-4】 付出甲材料款收到。这笔会计摘要所表现的经济业务是一笔材料的付款业务，还是材料收款业务？抑或是付出的材料款由于某种原因被退了回来？从摘要的文字表述来分析似乎难以认定。这就是由于摘要不明、用字不当而产生意思不清，产生歧义了。有的摘要不准确，词不达意，容易在理解时产生误会，造成与客观存在事实不符的后果。【例6-5】 冲销更正错误的分录。或：改进错误记录的数字。这两笔经济业务的会计摘要原意都是对错误凭证作出更正的记录。但是，第一笔由于多用了“冲销”两字，结果产生的客观效果是被理解为对更正错误分录的更正（即冲销）；第二笔误用“改进”代替“改正”，褒贬颠倒，显然与原意相违。由此可见，书写摘要既要懂得经济业务，又要会驾驭语言文字。学一点语法、逻辑，对提高摘要的写作水平还是很有帮助的。有的摘要不简明，语言拖沓，容易使人望而生厌。【例6-6】 支付一车间办公室王刚副主任计算器一台因损坏内部零 件的修理费给上海计算机厂共计40元。 这笔会计摘要中用横线划出的6个部分都属于重复累赘：1 这是一笔银行存款付出凭证记载的经济业务，“支付”这两字在该凭证的抬头上已经指明，同时，在会计分录的借贷关系上也能清楚明白地表现出来。因此，不必多此一举。2 属于王刚工作的地点，如没有必要，不必再摘要中指明。3 某人的职务与职称等可以删去。4 “修理费”三字亦能点名该经济业务的性质，无须再详说“因损坏内部零件”用来修饰“修理费”，这是画蛇添足之比。5 修理单位“上海计算机厂”可以不写，因在修理发票上已写明。如果要写的话，可以采用缩写“上计厂”，应惜墨如金。6 金额在记账凭证上的金额栏内是一定要书写的，因此，在摘要中可以省略。删去这6个多余拖沓的部分以后，这笔会计摘要从原来的41个字减为10个字：“王刚计算机一台修理费”。综上所述可见，会计摘要是记账的基本内容之一，也是一个会计人员的基本功之一。写好会计摘要，既便于相互对账，更便于外来查账。倘若摘要过简过繁、详略不妥、用词不当，都会对算账、对账带来许多麻烦，也会对今后的经济业务的清账、查账和加强财务监督带来不便，所以说，写好会计摘要不仅十分必要，而且十分重要。具体说来，写好会计摘要具有以下3个方面的意义：（1） 便于自己看账账是要用来看的。有的人在记账凭证上不写摘要，或者在账簿上不写摘要；有的人摘要的语言不通顺，不明白，谁也看不懂；有的人书写潦草好似“天书”，发誓不让别人看懂在诸如此类的情况下，每次自己要看账、用账，都得去翻阅原始凭证，这不是作茧自缚吗？（2） 便于相互对账账是要经常核对，它包括账单核对、账账核对、账表核对等方面。核对的时候，难免会发生一些问题，如科目不对应、数字不相符、余额轧不平等等。发生了问题，首先可以看账簿上记录经济业务内容的摘要，看其是否与应借、应贷科目和金额相符、假如没有摘要或摘要写的不明不白、不清不楚，每一次对账都得通过查看原始凭证才能够了解其经济业务的性质，既费时又费力，不是害己害人吗？（3） 便于外来查账账是要经得起审查的。然而，没有摘要，或者摘要不全，摘要不请，会给查账工作带来很大的麻烦，白白浪费查账人员不少宝贵时间。从审计的角度出发，也要求会计人员在书写会计凭证和账簿摘要时做到真实、准确、仔细、认真，经得起查账。会计专业的学生和工作中的财会人员都知道，摘要是编制记账凭证、登记账簿等不可缺少的重要内容之一，有的学校还在会计作业须知上写上这么一条：“做作业时，每笔会计分录都要写摘要，摘要应简明扼要，做到你懂、我懂、他懂。”然而，无论是学校教育还是专业培训，教师在上课时很少谈及摘要，似乎不够重视；学生在做作业时也可以不写摘要，似乎无足轻重；在实务上更随便，有的人想写就写，不想写就不写，马马虎虎，草草了事。这就说明了不少人对摘要的重要性还没有足够的认识。事实证明，不写摘要和写不好摘要，常常是造成错账、漏账等账目不清的原因之一。一些有实际工作经验的会计人员深有感触的说：“摘要事虽小，记账少不了；摘要写不好，查账真难找。”财政部早在会计人员工作规则中就指出：“记录凭证的内容必须具备：填制凭证日期；凭证编号；经济业务内容摘要；会计科目，金额，所附原始凭证张数，填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计主管人员签名或盖章。”“登记账簿时，应将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项计入账内。做到数字准确，摘要清楚，登记及时。”第二节 会计摘要的应用范围 在财务会计的核算中，摘要的应用范围（即用途）是比较广泛的。在核算中，凡是需要对经济业务发生及其活动的内容加以简要说明的地方，都可以用“摘要”的形式加以表达。实务中，在记账凭证上摘要应用的频率最高，其次是账簿上的摘要，再次是某些表格上的摘要。为此，本书主要是对记账凭证上、账簿上和表格上有关摘要的应用范围和应用方法进行探讨，并试图找出三者之间的异同。 一、记账凭证上的摘要企事业单位每发生一项经济业务，都必须取得能够证明该项经济业务实际情况的书面证明，作为原始凭证。根据原始凭证，编制记账凭证，作为记账的依据，这是会计记账的第一步。所以说，记账凭证编制的正确与否，对于明确经济责任，做好账簿记录，保证账、表资料的准确性有着十分重要的作用。摘要的书写时编制记账凭证整个过程中的一项重要内容。任何种类的记账凭证，不论其格式如何，一般都有以下6个要素组成：1. 记账凭证的名称；2. 填制日期和记账凭证的编号；3. 对经济业务的简要说明；4. 应借应贷的会计科目及金额；5. 原始凭证附件张数；6. 会计主管、审核、填制及记账人员签章。在记账凭证的6个基本内容（六要素）之中，第1、2、5、6项是不言自明，勿需加以文字说明的，惟有第4项中“应借应贷的会计科目”才是摘要中需要重点加以说明的对象。在记账凭证中，最主要的内容就是会计分录。一个科目同另一个科目相对应，或一个科目同几个科目相对应，一般只能指明其在账户记录时的方向（定向），至于其表明的具体经济内容是什么，还需借助于“摘要”才能够表达清楚。所以说，记账凭证上的“摘要”就是用简括的文字或数字把分录中科目对应关系所概括的经济业务的具体内容清晰地反映出来，这可以说是在记账凭证上书写摘要的主要特点。【例6-7】 某公司采购员王勤因公去南京出差。2005年1月4日经单位领导批准，向财务科领取出差备用金500元。1月16日出差回公司，交回出差备用金多余款100元，并报销出差费用400元。根据以上发生的经济业务和有关的原始凭证，编制“现金付出凭证”、“现金收入凭证”和“转账凭证”分别如图表6-1、图表6-2、图表6-3所示。图表6-1付 款 凭 证贷方科目 现金 2005年1月4日 摘 要应借科目金额一级科目二级和明细科目亿千百十万千百十元角分王勤出差南京其他应收款备用金50000合计50000财会主管* 记账* 出纳* 复核* 制单* 领款人签章*图表6-2收 款 凭 证借方科目 现金 2005年1月16日 摘要应借科目金额一级科目二级和明细科目亿千百十万千百十元角分王勤退回备用金多余款其他应收款备用金10000收据No.00456合计10000财会主管* 记账* 出纳* 复核* 制单* 领款人签章*图表6-3转 账 凭 证 2005年1月16日 摘要 王勤出差南京费用借方科目贷方科目金额一级科目二级或明细科目一级科目二级或明细科目亿千百十万千百十元角分管理费用差旅费其他应收款备用金40000合计40000财会主管* 记账* 出纳* 复核* 制单* 领款人签章*【例6-8】 某公司2005年1月10日向某钢铁厂购买钢材一批计100000元。其中，甲种钢材30吨计3000元，乙种钢材10吨计5000元，丙种钢材5吨计2000元.附件有该钢铁厂的“发票”3张、本公司钢材仓库的“收料单”3张和“电汇”1张。根据以上经济业务和有关原始凭证，编制“银行存款付出凭证”如下（见图表6-4）：图表6-4总号4分号18付 款 凭 证贷方科目 银行存款 2005年1月10日 摘要应借科目金额一级科目二级和明细科目亿千百十万千百十元角分*钢厂甲材料原材料钢材300000*钢厂乙材料原材料钢材500000*钢厂丙材料原材料钢材200000合计1000000财会主管* 记账* 出纳* 复核* 制单* 领款人签章*如果付款是采用支票结算形式的，摘要上除了应记明受款单位、事由之外，还应记录支票号码，必要时可记录经办人的姓名。当日的付款凭证应按支票号码排列，以便查询。【例6-9】 某厂2005年1月12日收到中百站支票一张，金额计5000元，系中百站向该厂购买101产品1000件，每件3.60元和102产品70件，每件20元的款项。附有销售发票两张。该公司为小规模纳税人。根据以上经济业务和有关原始凭证，编制“银行存款收入凭证”如下（见图表6-5）：图表6-5总号4分号12收 款 凭 证借方科目 2005年1月12日 摘要应借科目金额一级科目二级和明细科目亿千百十万千百十元角分中百101产品1000件主营业务收入101产品360000中百102产品70件主营业务收入102产品140000合计500000财会主管* 记账* 出纳* 复核* 制单* 领款人签章* 在这笔记账凭证的摘要栏里也可以省去“101产品1000件”和“102产品70件”字样，因为这些内容在凭证后所附的两张销售发票上已指明了。 从以上5张记账凭证中我们可以看出，记账凭证上的摘要主要是指明其经济业务发生的对象（什么单位？如*钢铁厂，如王勤），经济业务发生地主要内容（什么事情？如购料；或到什么地方去？如出差南京）以及有关重要凭证的号码（如收据00456）等。其余的有关内容可以从略。应当指出，并不是每一笔记账凭证上的会计摘要都要写明经济业务发生的对象、主要内容和有关重要凭证的号码，而是根据需要，择其一二即可。2、 账簿上的摘要在记账凭证中所反映的经济业务虽然很具体、很详尽，然而却很分散、很零碎。即使把一个会计时期的记账凭证全部翻阅一遍，也只能得到一些零碎的大体上的印象。那是因为会计凭证是分散的、互不联系的，只能反映个别经济业务的内容，而不能反映这个会计时期内整个企业的各种经济活动情况及其结果。因此，我们还必须把记账凭证上所记录的经济业务，按照一定的程序和方法，登记到具有专门格式的账页中去。这种把账页相互连接在一起，用于记载各项经济业务的簿籍，称为账簿。会计核算必须设置各种必要的账簿。没有账簿，就不能连贯的、全面的反映和监督企业各类经济活动的过程和结果，就不能完成记账、算账和报账的工作。如何记好账，这是每一个从事财务工作人员的基本功。其中如何在账簿上书写摘要，即账簿上摘要栏如何根据经济业务的实际情况和记账凭证摘要栏的书写内容加以选择记录，更是颇有趣味的研讨课题。综观各类账簿，不论其格式如何，大多具备以下几项内容（要素）：1. 账簿的名称；2. 填制日期栏；3. 凭证种类号数栏；4. 对经济业务作简要说明的摘要栏；5. 金额栏（数量金额式明细账上还列有“单价”、“数量”等）；6. 总页次和分户页次。由此可见，“摘要”栏是账簿格式中必不可少的重要内容之一。这就好比是一篇文章之前的提要、一幅名画上方的题词一样，恰当的摘要却能收到画龙点睛的功效。有人认为：“账簿是根据记账凭证登记的，记账凭证已经写明了摘要，账簿上再要抄一遍，不是多此一举吗？”这种看法是没有认清账簿摘要的作用所造成的。其实，账簿上的摘要至少有以下两个作用：一是指明经济业务的内容，便于看账；二是便于外来的人查账，可以一目了然的了解经济业务发生地名称、数量、金额等有关事项，而不必凡查账都要查看凭证。然而，不分什么账户，一字不漏的把记账凭证上的摘要都全盘抄在账簿上，也是没有必要的。账簿上的“摘要”应有针对性的选择记账凭证的“摘要”或附件（原始凭证）的内容，采用十分简洁的文字加以注明。【例6-10】 某企业现金日记账和银行存款日记账登记如下（见图表6-6和图表6-7）：图表6-6 现金日记账年凭证号数对方科目摘要收入支出结余月日11月初余额3005其他应收款王勤出差预支502508其他业务收入废料42648银行存款废料解款1425011管理费用办公用品2023015银行存款提现支0345120001223015应付工资职工工资1200023016其他应收款王勤多余备用金退回1024025银行存款提现备用034650074025管理费用王方津贴60014028应付福利费方明医疗费4010031管理费用吴刚市内误餐费694本月发生额及月末余额125241273094图表6-7 银行存款日记账年凭证号数对方科目摘要收入支出结余月日11月初余额300008现金废料收入143001410原材料甲钢材300027014原材料乙钢材500022014原材料丙钢材20002001412主营业务收入中百站101产品360023614主营业务收入中百站102产金提现0345120001301415应交税金预交产品税20001001420应付账款天明公司货款4000601425应交税金预交所得税2000401425现金提现0346500351431主营业务收入胜利公司1250016014本月发生额及月末余额1751431500160143、 表格上的摘要财会工作中使用的“摘要”就其应用范围（用途）来说，有侠义和广义之分。侠义的用途仅指使用在会计凭证和账簿上的摘要，这些摘要在财会实务中使用频率较高，用途比较广泛，是比较典型的摘要。广义的用途是指财会实务中凡是需用在会计科目或数字金额之旁（或之后）加以文字说明的地方都可以称之为摘要。如“成本计算单”上的摘要、“财务指标快报”上的简要文字说明等等。一般的说，表格上的摘要是用简明扼要的文字有针对性的表明数据（资料）来龙去脉或增减变化的情况。试举例说明如下（见图表6-8）：图表6-8： 产品成本计算单 产成品数量：1800件车间：第二车间 期末在产品数量：300件产品：甲 完工程度：80%日期凭证号数摘要成本项目直接材料燃料和动力工资及福利费制造费用废品损失合计1期初在产品成本461478811822364147410422分配耗用材料3057630576分配生产工人工资73867386分配动力车间费用49244924分配制造费用1477214772分配废品损失98489848生产费用合计3519057128568171361132277928本期产成品单位成本17.252.804.208.405.5538.20本期产成品总成本310505040756015120999068760期末在产品成本414067210082016133291684、 记账凭证、账簿和表格上摘要的异同 记账凭证、账簿和表格上的摘要都是经济业务在记账对象上的反映。由于表格是根据有关账簿和会计凭证编制的，账簿又是根据有关会计凭证登记的，因此，不但三者所反映的客观经济业务的内容必须是一致的，而且用“摘要”这种语言形式来表达此项经济业务活动的基本经济业务状况时，虽然可以各有其侧重点，但内容实质也必须是一致的，即不允许凭证、账簿和表格上的“摘要”在反映同一项经济业务活动的结果时产生理解上的矛盾和有实质上的差异。这是凭证、账簿和表格上摘要的共同点，即三者必然的内在联系。强调记账凭证、账簿和表格上摘要的内在联系，是否等于这三者的摘要都一字不差，丝毫不能变动了吗？也就是说，表格上的摘要可以照抄账簿上的摘要，账簿上的摘要可以照抄凭证上的摘要吗？作为一个肯动脑筋的财会人员，一个有经验的记账人员，应当懂得摘要艺术的辩证法。简单的照抄照搬式的作业方法虽然至今还存在着，但这种做法是不科学的，因而是不可取的。我们首先强调事物的内在联系，但并不排斥事物之间的区别。正确的态度应当是：在正视事物之间内在联系的前提下，重视事物之间的差异（区别），即对待凭证、账簿和表格上的摘要，既要实事求是、客观的反映每一项经济业务的真实情况，又要善于驾驭文字，根据会计凭证、账簿和表格的特定结构和用途，分别写出其经济业务在会计凭证、账簿和表格上反映的各自的侧重点。同中求异，异中求同。在共性中突出个性，每一个个性又都反映出其共性，这就是摘要艺术的辩证法。【例6-11】 1月份，飞跃公司第一车间生产甲产品领用101原材料10000千克，每千克0.50元，共计5000元，借记“生产成本第一车间”科目，贷记“原材料101材料”科目。有关会计摘要分别如下：“转账凭证”上的摘是：领料“账簿”上的摘要是：101原材料10000千克，领字*号“成本计算单”上的摘要是：“101号原材料10000千克”“转账凭证”上由于已经明确地反映了应借、应贷科目（通过应借、应贷科目已表明经济业务活动的来龙去脉）和金额，故只要注明“领料”性质即可。至于“账簿”上的记录，由于账簿上没有附件，故须注明领料物名、数量和领料单编号（领料单编号也可省略），以便查考。至于“成本计算单”，只需要填明耗用材料名称和数量即可（数量也可省略），在采用“材料耗用汇总表”的计算情况下，“成本计算单”只需填明“*号材料耗用汇总表”字样即可。“摘要”栏的填写，在明细账上，虽应与记账凭证上的摘要内容保持基本一致，但某些内容如已在明细账上设有专栏，其填写也无需照记账凭证上的摘要抄录一遍。如材料明细账上已经列有原材料品名、规格、数量、单价等项专栏，应收款及应付款明细账上也列有明细账户，即供应单位或购货单位的名称或个人名称，因而在记账的摘要里，就可以省略这些明细账上已经列明的内容了。也就是说，在摘要书写的时候，应当注意到记账凭证、账簿和表格上有关格式设置、条目安排的具体性。对于摘要的内容，已经在别的地方交代过，就不必在摘要栏里重复写上，没有交代的内容，到可以认真一些，在摘要栏内再写上几个字。由于平行登记的原理要求会计人员经常需要对同一笔经济业务在记账凭证、明细账和总分类账上进行平行登记，这就必然会造成会计摘要的重复书写。于是，会计工作的艺术性要求我们在大量繁复的登帐过程中，既“摘”又“要”地填制好摘要，力求同中求异，异中求同，避免简单而繁琐的转抄。应当尽可能的使记账凭证、明细账、总分类账和各种表式上所表达的文字各有侧重，即通过个性特征来反映出共性，这也是计算摘要辩证法的要求。 第三节 会计摘要的语言形式企事业单位发生的经济业务是纷繁复杂、各种各样的，有单一的，有复合的；有比较直观的，有需要通过解释或计算间接加以说明的顺应客观经济业务实际情况的需要，在摘要的语言表达形式上也出现了一些样式。归纳起来，大致有以下9语言形式，这9种形式又可以按3种不同的方式加以归类（见图表69）。图表69 会计摘要分类 （1）简要式 按反映经济业务的繁简程度 （2）概述式 和文字表达的多少划分 （3）说明式 会 计 按是用文字还是用数字 （4）文字式 摘 来书写摘要的形式划分 （5）数字式 要 （6）文字数字式 分 类 按照账簿反映结账（或结 （7）账簿转页式 转）经济业务形式来分 （8）期末结账式 （9）新旧帐簿结转式一、简要式、概述式、说明式 会计摘要的简要式、概述式、说明式只是就其反映经济业务的简繁程度和语言文字表达的多少所作的大致分类。一般认为，简要式比概述式精简些，而概括式又比说明式概括些。但是，三者之间并没有天然的鸿沟。简要式、概括式不可能不是对经济业务的说明，而说明式不能不简略些、概括些。三者之间既有联系又有区别。现分述如下：（一）简要式简要式适合下列情况：经济业务比较简单，可以根据记账凭证中所列示的会计科目及所属明细科目、户名和金额，了解这笔经济业务的基本情况；或者平时经常发生的比较固定的业务；或者能以所附的原始凭证来补充说明。举例说明如下(见图表610）：图表610 简要式会计摘要举例经济业务内容摘要书写举例1.向银行提取现金250元备用提备用金（或“提现备用”）2.以现金支付后勤组购入报告纸10刀，铅笔10支，圆珠笔10支，共计180元整报告纸，钢笔，圆珠笔3.以银行存款2500元购入甲材料1000千克甲材料1000千克发票*号4.上项甲材料验收入库收料单*号5.收到飞跃公司销售款4000元飞跃工厂销售款（2） 概述式概述式适用于下列情况：经济业务比较复杂；或者情况比较特殊；或者涉及的问题比较多。把它的主要内容概要地摘录出来，较详细地说明经济业务的基本情况和处理经过，便于日后的检查和考核。现举例说明如下（见图表611）：图表611概述式会计摘要举例经济业务内容摘要写法举例1.银行转来武汉百货站托收承付部分拒付理由书，承付货款70000元，但其代垫运杂费部分500元全部拒付武汉百货站承付货款，拒付代垫运杂费2.从银行信汇320元到*出版社订阅200*年1月至12月的财务与会计杂志4份财务与会计全年4份3.委托江湾机械公司建造的机床2台全部完工，经验收符合合同要求，办理竣工手续，并支付75000元机床2台竣工验收（附决算清册）4.发现1月10日银行存款付出凭证第25号凭证记账错误，误将500“原材料”记入“在建工程”科目，现予以更正调整1月10日银付25号会计分录（3） 说明式说明就是对事物基本特点的解说。会计摘要上使用的说明，就是对经济业务基本特点进行解说，使看帐、用账、查账的人能够对该经济业务理解清楚。因此，摘要的说明，基本特征应是对说明对象的解说性。要说明好，首先要正确的把握说明对象。对说明对象把握不准，就不可能把它解说的科学、客观。说明的对象即说明的问题点，它通常是经济业务要回答的疑难之点。只有对这个疑难之点进行观察、分析和研究，真正的认识它，了解它，才有可能正确的解说它。有怎样的理解才能有怎样的说明；理解的越深，说明的越透。其次，要解说的容易为别人所理解，好让别人一看就懂，一下子就抓住问题的症结所在，有恍然大悟之感。说明，“说”是手段，“明”才是目的。因此，解说经济业务时，要从看帐、用账人的客观实际出发，解说用语尽量通俗浅显、明白如话，解说结构务必言之有序、条理分明。【例612】 某公司年一月份财务指标快报说明如下（见图表612）图表612主要财务指标快报部分资料*年1月份企业名称*公司 单位：元（汇总千元）项目本月数本年累计数上年同期累计工业总产值102000102000105000主营业务收入100000100000110000主营业务税金及附加500050005500利润总额230002300022000简要说明本月与去年同期相比，在产值、主营业务收入减少的情况下，利润总额增加1000千元的主要原因是主营业务利润率增长3%该张快报上罗列的本月和上年同期的数据很多，在众多数据中，怎样抓住问题的症结（疑难之点）来加以说明呢？这是关键点。从本月与上年同期各项指标比较分析来看：本月的产值和主营业务收入都分别比上年同期减少3000千元、10000千元，而利润总额却增加了1000千元，这是一个不成正比的现象，这个“反常”的现象正是在快报的“简要说明”栏里需要加以解说清楚的问题点（也可以使疑难之点）。这个公司的财务抓住了这张快报上的关键点加以分析说明，指出：“本月与去年同期相比，在产值、主营业务收入减少的情况下，利润总额增加1000千元的主要原因是主营业务利润增长3%.”寥寥数语，既抓住了问题的疑难之点，又分析了造成问题的原因（销售利润率从去年的20%上升到今年的23%），解说清楚，说理精要，明白易懂。说明的方法是很多的。上例采用了对比（比较）的方法，通过本年与去年同期有关指标的对比，抓住了问题的症结所在，同时阐述清楚产生这个“反常”的原因是“销售利润率有所上升”，这是一个好现象。除了运用对比和解释说明方法以外，还可以运用分类和分解的说明方法，使别人对某种经济现象既有全局的看法，又可以得到分层次的有若干阶段的、有条理的认识；还可以运用举例或引用的说明方法，选取诸多经济业务（现象）中是有代表性的实例加以具体解说，以一当十，以少胜多；当然也可以适当地采用介绍和下定义、运用数据和图表等说明方法。无论采用那些说明方法，归根结底，应当达到“抓住重点，解说疑难，讲清道理，明白易懂”的目的。2、 文字式、数字式、文字数字式摘要除了按其反映经济业务的繁简程度和语言表达的多少可以分为简要式、概括式和说明式以外，还可以按其使用文字来书写，还是用数字来书写，或者兼用文字和数字来书写的表达方式，分为文字式、数字式和文字数字式。【例613】 某公司2004年12月计提折扣的固定资产原价是100000元，其中：车间业务用固定资产60000，企业管理部门用固定资产40000元。月综合折旧4%。该月份应计固定资产折旧共计4000元。会计分录如下： 借：制造费用折旧费 2400 管理费用折旧费 1600 贷：累计折旧 4000按“文字式”书写摘要： 计提折旧按“数字式”书写摘要： 600004%2400元 400004%1600元按“文字数字式”书写摘要： 计提车间折旧600004%2400元 计提管理部门折旧400004%1600元“文字式”、“数字式”、“文字数字式”这三种方式究竟哪一种较好，不能一概而论，作简单判断，应视具体经济业务的具体情况而定。一般来说，单一的经济业务（只有一借一贷）比较清楚明白，运用“文字式”或“数字式”即可。复杂一些的经济业务（一借多贷或一贷多借），由于对应关系多了一些，数据也就多了一些，可采用文字数字式。当然，不需用数字说明就可以明白经济业务内容的摘要，应尽量避免用数字，用“文字式”就可以了。此外，会计分录中的数据来源不需计算就可以直观地得出来，应避免使用“数字式”。对于只有通过计算才能求出结果的间接数字，则在摘要中可以辅之于必要的数字说明和数据计算过程。就以上这笔计提折旧的会计分录来看，还是以运用“文字数字式”为好。但在实务工作中，企业计提折旧时往往是通过编制“折旧计算表”来代替数字式计算的，如果把这张“折旧计算表”作为计提折旧这张几张凭证的附件，那么，该张凭证上的摘要栏内只要以文字式做简要表达就可以了。3、 账簿转页式、期末结账式、新旧账簿结转式账簿是由一定格式的账页组成的。在记账过程中，一页账页记满以后，如何转页记入下一页去？一个月的经济业务登记完以后，又如何进行结账？一个会计年度结束了，新旧帐簿交替时该如何结转？碰到以上问题，在账簿登记的摘要栏里该写些什么以明确账页于账页之间、月度于月度之间、年度于年度之间的经济关系，使之既有段落划分的界限，又能反映经济业务一脉相承的内在关系呢？这是本节所要探讨的内容。摘要在其账簿上结账或结账经济业务的有关内容可分为账簿转页式、期末结账式和新旧账簿结转式3种。（1） 账簿转页式在记账过程中，每一页记满以后入尚需继续登记，可在该页的最末一行的摘要栏些“过次页”（或“转下页”）等字样，将借贷方发生额加计总数，记入接贷方金额栏内，余额复核无误后记入余额栏，然后，将借贷方发生额合计数、借或贷、余额转抄于次页（下页），并在次页（下页)的第一行的摘要栏内写明“承上页”（或接上页）字样。（2） 期末结账式每月末在记账工作完成前，应将总分类账个账户的借贷方发生额分别合计，填到金额栏内，注意不要将月初余额加进；并在摘要栏里写上“本月发生额及（月末）余额”字样。如果本月只有一笔发生额，即应作本月发生额合计，除非本月无发生额，则不做合计。每季末，倘需结出季内发生额及季末余额的，应将本季3个月的发生额加总，在摘要栏里写上“本季发生额及（季节）余额”即可。年终，出月结、季结外，还应将12个月（即4个季度）的发生额加总，在摘要栏里写明“本年（度）发生额及（年末）余额 ”即可。“本月（季、年）发生额及余额”一般不可以简写为“本月合计”、“本季合计”、“本年合计”。月结、季结时，应在结数的上端和下端各划一道单红线。年度结帐后，应在结数的上端划一道单红线，下端划双红线。（3） 新旧账簿结转式每年年终，企业财务在办理会计年度结算以后，有关成本费用以及损益类账户大多已经全部结清，没有余额。然而资产、负债、所有者权益等账户通常是由余额的，这时应将各账户的余额转入年终结账双红线的下一行的余额栏，并在摘要栏里写上“转入下年度新账”（或“结转下年”）字样。如果新旧年度会计科目没有变动，上年度账户余额结转新账簿（简称“开账”），可以根据上年度总分类各账户的余额，将数字记入新账簿各该账户的余额栏内，并在新开账户第一行摘要栏内写明“上年结转”字样。详见图表613。这是企业常用的一种年终结账方法。图表613总分类账总分类账户名称：*年凭证号数摘要借方贷方借或贷余额月日11上年结转1231本年合计2900025000借50001231结转下年借5000结束上年度账簿和下年度开设新账还有另一种方法：在将年终结账手续