宾客接待管理办法-ok.docx

重庆万物春生制药有限公司宾客接待管理办法(整理合并原业务招待费管理办法和烟酒（礼品）管理制度)第一章 总则第一条 目的：规范公司的接待管理工作，按照热情、周到、节俭、高效、廉洁的原则，逐步促进公司接待工作的流程化、规范化建设，以不断提高接待工作效率和水平，现结合前期各类宾客来访参观所积累的经验,特修订本办法。第二条 范围：用于公司各类宾客来访的接待管理工作。第三条 管理原则：一、归口管理原则1）政府主管部门（含外省、市）领导、重要新闻媒体记者、公司领导所安排的其它单位领导人员，由总经理办公室牵头、相关部门共同配合，做好接待事宜工作。2）非涉及公司层面直接与各部门联系工作的一般外单位人员来访或涉及较强业务性接待事务，由对口部门具体负责接待工作，总经办提供协助，如对口部门不明确的则由总经办统筹安排接待。3）新开发客户（包括潜在重要客户）来访、售后投诉分别归口由销售部牵头负责。二、接待工作基本原则1）坚持为提高公司经营发展和经济效益服务的原则，强化公关和品牌意识，积极主动宣传企业形象。2）坚持规范化、标准化、流程化、制度化的原则，符合礼仪要求，杜绝随意性。3）坚持勤俭节约、热情周到的原则，根据来宾的身份和任务执行不同档次的接待流程和标准，反对铺张浪费。第二章 管理职能第四条 公司总经办和行政部接待管理职能一、负责接待管理规定的制定及监督检查工作。二、负责了解来宾的目的和要求落实各环节的对口接待人员、地点、会务、后勤支持等准备事宜，通知各相关部门做好接待过程中的组织协调和各类事务性工作。三、严格执行接待过程中的保密制度。第五条 公司各职能部门接待管理职责一、严格执行接待管理制度，按照接待流程做好归属本部门环节的每项接待工作。二、在接待过程中严格执行保密制度。三、认真、大方、清晰地向来宾详细讲解本部门职能及运作情况，耐心解答来访宾客的每个疑问。第三章 接待程序第六条 各类接待工作由对口部门人员首先了解来访者身份、来访目的和要求，初步拟定接待流程和内容后通报总经理办公室协调协助安排接待工作。重要宾客或客户参观应至少提前一天通知各接待环节对口部门负责人，临时通知参观者除外。第七条 凡来公司检查工作的各级领导、外省/地市参观团、重要嘉宾，由总经办负责统筹接待工作、安排讲解员，并协调其他相关部门做好各自环节接待讲解工作，公司领导全程陪同。在接到来访参观通知后，各相关部门应提前做好如下准备工作：1、办公大楼/楼外、公共区域卫生、各参观场所应提前一天打扫干净，各部门各自搞好本办公室卫生-行政部和相关部门负责；2、提前一小时布置好会议室的水果、茶水及公司资料-行政部；3、根据贵宾来访的级别及随行人数，确定现场布置规格装点现场，公司大厅正门欢迎LED牌-行政部；4、现场接待人员，公司执行董事、总经理、相关职能部门领导（提前联络相关领导一起陪同），确定人员及人员数量-总经办；5、住宿安排准备-行政部；6、用车、接送人员的组织与准备-行政部；7、宴请的准备-行政部（向领导请示后再作准备）；第八条 销售客户、业务单位，由销售部负责接待工作，销售部安排讲解员负责全程讲解，其他部门配合做好各自环节的接待工作，销售部门负责人全程陪同，相关准备工作参照第七条相关内容规定执行。第九条 对于一般宾客来访，要遵循如下流程：1、询问客人来访的目的和要会见的领导，做好来访宾客的各项信息登记后再与要接待的领导联系，如确认有预约的，要立即联系有关领导，安排会见。2、联系有关领导时，要事先向领导汇报来访客人的单位、身份、姓名、来客人数及来访目的。3、可参照第三章第七条的相关规定做好有关要求的接待工作。第十条 招待流程： 接待负责人填写用餐申请表部门负责人审批行政副总审批总经理审批一、招待费用单次消费金额在五百元（含）以内由分管副总经理批准，五百元以上由总经理或其授权人批准。 二、招待负责人会同来宾到申请的指定地点用餐，并严格控制用餐消费标准。如超出消费标准金额20%以内，报销时应在“费用报销凭证”简要说明并经分管副总签字方可报销，否则财务部有权拒绝报销。三、用餐完毕后，招待负责人须及时（七天内）凭用餐申请表和招待费用的正式发票到财务部办理报销手续。收据和白条一律拒绝报销（经公司总经理签字除外），相关资料备份交财务部存档。第十条 接待宴请标准一、本着厉行节约的原则，确需宴请的一般在公司食堂包厢内就餐，中午不得白饮酒；需在外面接待的，按照有关流程进行审批。1、每次接待前，接待部门需填写用餐申请表，并经相关领导审签。2、招待重要宾客：150元/人/餐。3、招待较重要宾客（副职官员、副总级客户）：100元/人/餐。4、招待一般宾客（办事员、经理级客户）：60元/人/餐。5、在食堂包厢内接待重要宾客，原则上不超过50元/人/餐；在食堂包厢内招待较重要宾客（副职官员、副总级客户），原则上不超过30元/人/餐；在食堂包厢内招待招待一般宾客（办事员、经理级客户），原则上不超过20元/人/餐；常客来宾在公司食堂包厢内招待，用餐标准为15元/人/餐。二、陪同人员原则上不超过就餐总人数的50%，特殊情况需报总经理批准。三、用餐完毕，原则上不允许到营业性酒吧、歌舞厅等娱乐场所消费，特殊情况须报请总经理批准。第三章 烟酒、礼品管理第十一条 烟酒由行政人事部负责管理。采用内部回避管理，采购人不得兼任保管，保管人不得自己领用。如遇特殊情况需报总经理核准。第十二条 行政人事部经理根据上月烟酒的购买、领用和实际库存情况，每月十日前提出采购计划，并填写请购单交总经理批示后方可采购。如遇领导外出或急需采购可电话或钉钉申请领导审批，申请人需后补请购单。第十三条 采购人员需对烟酒市场进行市场调查，并向行政人事部经理提供三个及以上烟酒供应商的信息，由行政部经理挑选其中一家作为公司的烟酒供应商。根据请购单于三个工作日内采购业务烟酒。第十四条 公司各部门临时接待所需烟酒由接待部门提出采购申请，填写请购单，由相关领导审批同意后交行政人事部采购。行政人事部必须凭领导签字同意后的请购单方可进行烟酒采购。第十五条 采购回来的烟酒必须当天入库，并由保管人开具入库单。如遇特殊情况，保管人不在或无法返回公司，采购人对已经采购但未入库的烟酒负保管责任，遗失或损坏由采购人负责赔偿。第十六条 采购人持请购单、入库单、销售方开具的送货清单、烟酒发票到财务部申请报销。未能入库直接使用的，需填写烟酒使用情况说明，交总经理批示后，凭请购单及烟酒发票方可申请报销。第十七条 行政部专员负责烟酒保管工作。行政人事经理对保管工作进行监督，确保帐实相符。烟酒保管人员必须建立烟酒台帐，烟酒入库、出库应如数登记，注明领用人、领用用途、数量等，做到帐物相符。保管人应每月定期进行帐物盘查。行政人事经理应不定期进行盘查。第十八条 采购人采购回烟酒后凭请购单入库，保管人认真清点核实数量、品类、生产日期后，开具入库单，一式四份，保管人、采购人、财务各执一份，一份存档。第十九条 采购回的烟酒堆放整齐，防霉防潮，以保证烟酒的品质。第二十条 烟酒领用出库需填写领料单，经相关领导审批同意后，才可至烟酒保管人处领用烟酒，未有领导签字的领料单，保管员有权拒绝发放。如遇特殊情况不能填写领料单的，需持分管领导短信批复方可领用，领用人须后补领料单。第二十一条 保管人每月月末将领用单汇总，提交行政人事部经理。以便了解烟酒使用及需求情况，及时调整及编写采购计划。第二十二条 烟酒的领用由需要申领烟酒的部门经办人提出申请，并填写领用单，经由部门负责人签字，总经理审批，方可到行政人事部领用。第二十三条 领用人领用的烟酒必须依照领用单上的情况如实使用，领用部门经理对使用情况进行监督审核。如与实际情况有出入，需要依照实际情况补充出具烟酒使用情况说明，并交予部门经理、总经理签字。第二十四条 领用的烟酒如未使用或有结余，必须于次日下班前归还，办理退库手续，并登记好台帐。第二十五条 财务部负责对业务招待费用的使用情况进行全程监督，如发生严重违反本规定的行为，有权制止并向总经理报告。第四章 其它事项第二十六条 各环节接待责任人要加强学习业务知识，努力做好本环节的每次接待工作。第二十七条 各环节的接待人员要注意个人着装、修饰，男同事不得留长发、胡须，女同事不得浓妆艳抹，男女同事都不得染异发。接待重要来宾参访时要统一着装上岗。第二十八条 在参观过程中，所有接待人员要严格执行公司保密制度。第五章 罚则第二十九条 当事人将未使用或有结余据为己有，按市场价的两倍作为罚款。且公司保留对其辞退的权利。所在部门经理负连带管理责任，并处罚款五百元/次。第三十