贵州省烟草办公自动化系统使用手册.doc

清华同方股份有限公司软件基地 办公自动化系统用户使用手册贵州省烟草办公自动化系统用户使用手册感谢您购买并使用北京清华同方股份有限公司的软件产品。在使用本产品前，请仔细阅读下面的许可协议。软件最终许可协议同意本许可协议的所有条款及此处包含的任何补充或特殊的许可条款是获得本产品许可使用的必要条件。如果您不同意此协议的有关条款，请在三天内将产品退还清华同方股份有限公司或其代理商。您对本软件的使用将表明您同意接受本协议中所有条款的约束。授予您不可转让的非独占的使用许可，且仅限于您内部使用。您可以为了保护您的软件而根据本产品的文档说明将我们提供的软件合并进您的程序中。除已按上述条款被授权外，不可以复制、修改、逆向工程、分解或重组该产品的全部或部分，不可向他人销售、租借、许可、转让、赠与、分发全部或部分本产品或本协议授予的权利。保证在自产品交给您之日起的12个月内，在正常使用情况下，产品不会出现实质性的材料上和生产制造上的缺陷。在此期间，清华同方股份有限公司的全部责任和您能获得的全部补救措施为：可选择尝试更换或修理。除了上述对本产品的原始购买者所提供的有限保证外，不向任何人作任何其他保证。对清华同方股份有限公司的产品及其性能或服务亦没有明示的或暗示的或其他任何形式的保证，包括但不限于商品的适销性和对特定用途的作用性。在任何情况下，无论如何引起及依据何种责任理论，均不负担任何因使用或不能使用本产品造成的损失责任，包括但不限于：丢失数据、损失利润及其他特别的、偶然的、附随的、继发的或间接的损失。所有的产品包括软件、文档、与本产品一并附送的其他材料的版权均属于清华同方股份有限公司。违反上述条款时，本协议的授权将自动终止，并可根据有关法律追究责任。商标确认声明是清华同方股份有限公司的注册商标。Microsoft Windows、Microsoft NT是Microsoft公司注册商标。声明：本手册中若有与实际产品不符之处，则以实际产品为准。若手册内容有所变动，恕不另行通知。本手册例子中使用的公司名称、人名和数据若非特别指明，均属虚构。未经清华同方股份有限公司书面许可，不得为任何目的、以任何媒体形式或手段复制或传播手册的任何部分。目录前 言1-3编写目的及手册的适用范围1-31第一章 系统概述1-41.1系统简介1-41.2系统特点1-42第二章 办公自动化系统使用指南2-52.1软件主界面介绍2-52.2软件各部分功能的详细使用说明2-62.2.1第一部分 系统登录2-62.2.2第二部分 修改密码2-72.2.3第三部分 公文管理2-82.2.4第四部分 档案管理2-31第四章 附录2-34软件使用注意事项2-34前 言编写目的及手册的适用范围本文档详细描述了贵州烟草办公系统的相关技术参数和系统功能。并针对该系统的管理人员和最终用户，讲述了如何安装、配置和正确使用本系统。本文档的读者对象是贵州烟草办公系统的最终用户或者指导最终用户使用本系统的相关人员。我们假定最终用户已经掌握如下知识：Windows /2000/XP 等操作系统的使用（管理人员需要掌握一定的Linux相关知识）常用浏览器工具Microsoft Internet Explorer 的操作使用基本的Internet的原理常识1 第一章 系统概述1.1 系统简介贵州省烟草办公自动化办公系统以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通讯设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、存储、更新和维护，是以提高单位工作效率为目的，支持高层决策、中层控制和基层运作的集成化的人机系统。行政办公系统设计为B/S模式，是在eBuilder V3.5 AnyFlow工作流构建系统之上二次开发的产品。用户端使用Internet Explorer访问。行政办公系统主要包括：市长专线、建议提案、公文管理、档案管理、信息采编、督查督办、会议管理、机关事务管理、公共信息管理九个部分。实现审计部门内部的信息共享、文件处理和办公管理功能。集中存储文件数据，提供给相关人员共享；通过方便的权限设置和流程定义，可以限制不同部门或个人对信息的不同访问权限；提供简单灵活的流程处理，实现真正电子化办公流程；配合邮件、即时通讯和短信系统，更为及时有效地信息传递提供了保障。1.2 系统特点l 采用B/S结构 采用B/S架构，客户端不需要安装任何程序，使系统管理和使用十分方便。 l 可扩展性、灵活性1) 工作流程的可定制性 平台提供了工作流定制工具，用户可根据自己的实际办公方式，定义自己的办公流程。2) 业务的可扩展性 用户可根据自己的实际业务情况，利用平台提供的表单定制工具，定制新的业务模块。3) 界面可定制性 使用者可根据自己的需求，定义和修改功能项。l 技术先进成熟采用了J2EE、JDBC、XML等先进成熟的技术，提高了系统性能和运行效率。l 采用国际公认的标准工作流数据的存储和传输采用xml方式；工作流数据结构参考WFM1.0定义的标准等，使整个平台便于与其他系统更好的进行接口和交换数据。l 安全可靠 充分利用系统（EJB容器）的安全策略结合本平台权限管理和权限分配机制，确保办公系统的健壮和安全，保护系统数据免受非法访问。l 与MS Office的无缝集成 通过与MS Office的无缝集成，实现了痕迹保留、套红、打印、加密等文档处理功能。l 个性化界面设计系统采用了WWW风格的界面设计，界面友好、美观，可完全根据用户的需要和业务发展定制，使用方便，易学易用。大大降低了对使用者计算机知识的要求，特别适合于企业内的信息系统建设。2 第二章 办公自动化系统使用指南2.1 软件主界面介绍软件主界面如下：用户名：指登录系统的用户名称。注销：退出系统按钮。左侧显示：系统功能项。右侧显示：功能内容的显示。2.2 软件各部分功能的详细使用说明核心管理平台部分参见eBuilder V3.5 AnyFlow工作流构建系统安装与使用手册。2.2.1 第一部分系统登录登录地址：http:/服务器IP:端口登录界面2.2.2 第二部分 修改密码登陆主页面后，在左边的树型结构中“个人办公”“修改密码”。点击“个人办公”，再点击“修改密码”。显示如下图：在这可以进行密码的修改，和电子邮件，手机号码的修改。输入旧密码，然后可以选中“密码修改”那个选择框，这样就可以对密码修改。修改成功后的提示如图：2.2.3 第三部分 公文管理 发文发文管理主要是以省局（公司）或职能部门名义发出去的文件处理过程。整个发文流程是通过计算机进行拟稿、核稿、会签、签发、盖章、发文、归档，并在流转过程中严格进行审批控制，只有经过相关部门负责人、领导审核签批后才能继续流动。在公文传输的不同阶段能显示、打印查询等操作。本流程文件流转过程如下：.1 拟稿发文起草人利用该功能首先进行发文起草，然后点击“送交拟办”按钮送交负责人填写拟办意见。如下图所示：在这里，进行发文的一些基本填写，点击上面“起草正文”“保存正文”按钮，可以进行正文的起草和保存。填写完后可以选择送交谁处理。点击“起草正文”，将打开一个Word编辑页面。在里面可以编写正文。如图：编写好后，可以进行正文保存。保存成功后有一个保存成功提示。注意：保存正文一定要通过点击发文稿纸上方“保存正文”按钮才可以。在填写好发文后，可以根据具体情况选择“送交分管领导审批”，“送交部门领导审核”或者对当前文件进行保存。点击送交后，出现如下图所示：点击动态设置下的“修改”按钮，在弹出的页面中选择“按部门添加待办人”，出现如下图所示：点击相关科（处）室的，然后再出现的人员中选择，当被选中的人员在“已添加人员”栏目中时，点击“确定”按钮，回到原来的界面，如下图：如果这份文件比较紧急，还可以通过点击“修改”按钮在弹出的页面中选择“改变优先级”来把这份文件置为紧急状态，这样在下一步的处理人中就会明显标识这份文件为紧急状态。如果想改变下一步的处理者，可以通过点击“修改”按钮在弹出的页面中选择“删除待办人”，然后再重新选择待办人。也可以通过点击“设置办理期限”来限制该文件下一步处理者的处理期限。当以上的“待办人”、“优先级”都确定之后，点击“完成”按钮，把这份文件发给下一环节的待办人。系统提示如下：.2 待办在登录系统之后，首先会在系统的首页面有待办事宜的提示，如下图：在首页面上待办事宜一部分会对所有应该处理还没有处理的待办事项进行提示，点击待办事宜进行如下页面：通过点击“处理”按钮来对文件进行处理，如下图：点击签发的输入框，在弹出的页面中输入您的意见，然后点击“确定”按钮，如下图所示：其中，常用批示语可通过点击左侧菜单“常用批示语”来进行维护。.3 成文（套红）在发文流程的成文环节，点击“成文”按钮，然后选择相应的模板即可。在成文成功之后，再点击“格式调整”按钮，对红头文件进行格式调整，如下图所示：格式调整完毕之后，关闭此窗口，然后点击“保存格式调整”按钮对作的调整进行保存。.4 分发在发文流程的分发环节，通过点击“文件下发”按钮来对此次成文进行文件下发，如下图所示：点击“文件下发”按钮来选择接收的单位，如下图所示：点击“确定”之后，会提示发送成功，如下图：通过点击“传阅”按钮，来实现此文件在本单位内部进行传阅。.5 已办已经处理过的文件，可在“已办列表”查询到，点击“已办”按钮，出现如下页面：在这一步，可以对已经处理完的文件进行查询，查看，打印等操作。.6 监控对于已经处理过的还没有流转完的流程，可以通过监控功能来查看和催办。点击“监控”，如下图所示：这里可以对正在办理的文件进行监控。“办理状态”表示目前次文件已到哪个办理环节了。点击文件标题，可以查看整个流程。如图：红色的点表示目前文件所处的办理环节。在此可以进行催办，撤回，查看回执等操作。.7 登记簿登记簿中记录了本流程所有的文件，不同于“已办列表”的地方是，已办列表中只列出了自己处理过的文件，而登记簿中列出了所有的文件。 收文收文管理主要是完成外来公文的登记、拟办、批示、传阅、承办、归档、查询等功能。系统赋予每个人的权限不同，所管理的范围就不同，并在流转过程中严格进行审批控制，只有经过相关部门负责人、领导通过后才能继续流动。在公文传输的不同阶段还能显示、打印、查询公文等操作。本流程文件流转过程如下：.1 接收文件对于各地州市烟草公司来接收省公司的文件，可以直接通过此功能来完成。点击“登记”按钮，出现如下所示页面：点击如上图所示中的“保存”按钮，来对文件进行收文登记，该文件直接转到收文管理员的待办列表中，打开收文的待办列表，如下图所示：通过点击“处理”按钮来文件进行处理。后面的处理过程请参照“待办”。.2 来文登记收文管理员利用该功能首先对来文进行登记，然后点击“送交拟办”按钮送交负责人填写拟办意见。如下图所示：其中，系统会计算出当前的编号，只要点击右边的小按钮选择即可。“来文单位”一项可以通过点击右边的小按钮来选择，对于常用的来文单位可以通过系统左侧菜单中的“信息维护”里面的“来文单位”自行维护。收文管理员在登记完毕之后，点击“送交拟办”按钮，出现如下图所示：点击动态设置下的“修改”按钮，在弹出的页面中选择“按部门添加待办人”，出现如下图所示：点击相关科（处）室的，然后再出现的人员中选择，当被选中的人员在“已添加人员”栏目中时，点击“确定”按钮，回到原来的界面，如下图：如果这份文件比较紧急，还可以通过点击“修改”按钮在弹出的页面中选择“改变优先级”来把这份文件置为紧急状态，这样在下一步的处理人中就会明显标识这份文件为紧急状态。如果想改变下一步的处理者，可以通过点击“修改”按钮在弹出的页面中选择“删除待办人”，然后再重新选择待办人。也可以通过点击“设置办理期限”来限制该文件下一步处理者的处理期限。当以上的“待办人”、“优先级”都确定之后，点击“完成”按钮，把这份文件发给下一环节的待办人。系统提示如下：.3 待办在登录系统之后，首先会在系统的首页面有待办事宜的提示，如下图：在首页面上待办事宜这一部分会对所有应该处理还没有处理的待办事项进行提示，点击待办事宜进行如下页面：通过点击“处理”按钮来对文件进行处理，如下图：点击拟办意见的数据框，在弹出的页面中输入您的意见，然后点击“确定”按钮，如下图所示：其中，常用批示语可通过点击左侧菜单“常用批示语”来进行维护。然后点击“交由文秘分送”，如下图：点击动态设置下的“修改”按钮，在弹出的页面中选择“按部门添加待办人”，出现如下图所示：点击相关科（处）室的，然后再出现的人员中选择，当被选中的人员在“已添加人员”栏目中时，点击“确定”按钮，回到原来的界面，如下图：如果这份文件比较紧急，还可以通过点击“修改”按钮在弹出的页面中选择“改变优先级”来把这份文件置为紧急状态，这样在下一步的处理人中就会明显标识这份文件为紧急状态。如果想改变下一步的处理者，可以通过点击“修改”按钮在弹出的页面中选择“删除待办人”，然后再重新选择待办人。也可以通过点击“设置办理期限”来限制该文件下一步处理者的处理期限。当以上的“待办人”、“优先级”都确定之后，点击“完成”按钮，把这份文件发给下一环节的待办人。系统提示如下：其他环节的处理与此相同。.4 已办已经处理过的文件，可在“已办列表”查询到，点击“已办”按钮，出现如下页面：在这里可以对已处理完的文件进行查询和打印。.5 监控对于已经处理过的还没有流转完的流程，可以通过监控功能来查看和催办。点击“监控”，如下图所示：在这里可以对正在办理的文件进行监控，其中红色标识出的“办理状态”表示目前此文件已经办理到哪个环节了。点击文件标题，可以查看详细信息。如下图：被红色标识的点表示目前文件所处的办理环节。在此可以进行催办、撤回、查看回执等操作。对于刚发出的文件，在下一步的待办人还没有处理的情况下，可以对文件进行撤回。但如果下一环节的处理者已经处理则无法进行撤回。.6 登记簿登记簿中记录了本流程所有的文件，不同于“已办列表”的地方是，已办列表中只列出了自己处理过的文件，而登记簿中列出了所有的文件。2.2.4 第四部分 档案管理 文件归档点击左侧菜单中的档案管理，展开菜单，点击“文件归档”进入文件归档界面。如下图：页面中列出的是尚未归档的文件，点击选择开始日期和结束日期，以及输入标题和文号，点击按钮，可以对数据进行查询。点击要归档文件旁的按钮，进入归档数据录入界面，如下图：点击“题名”可以查看正文内容，以及查看附件内容和下载附