2011-2012学年机械系迎新策划.doc

机 械 工 程 系2011-2012学年机械工程系迎新工作策划机械工程系团总支学生会时间：211年9月2,3号全天地点：校内迎新点工作人员：机械工程系团总支学生会成员、志愿者迎新任务：迎接机械工程系2011届新生迎新说明：本次迎新，由于团总支学生会将招入一批迎新志愿者协助我们的工作，具体工作为维护现场秩序、帮助新生搬运行李及带领新生去宿舍安置等。此次迎新共两天半，为了工作的效率，把所有迎新的工作人员分为一个咨询处（2人组），五个报到组（5人组）和志愿者。志愿者主要负责将新生带到相应报道组，维持现场秩序，报到组将有引导人员将报道人员按先后编号排队，根据入学通知书上的专业查询出其所在的班级和学号，再由每组执事人员为新生报道注册，安排寝室并发放相应的资料。 每个组人员流水线工作，一定要明确自己的分工，知道自己是负责哪一块的，具体要干什么，工作效率一定要高，工作熟练，为新生和家长节约时间，以免给新生和家长带来不便。工作职责及注意事项：咨询处： 专门介绍新生报道流程，宣传我系各专业特色和大型荣誉，回答登记的问题。志愿者：1、 在引导点接待10届新生，确定他们所在的系别和专业，根据他们的专业引导他们去对应的报到组报到。2、. 一定要面带笑容，保持良好的精神面貌，主动上前询问前来报道的新生，不要等别人来找你。3、 在新生报到人数众多的情况下，维持现场的秩序，请新生排队报道。4、 负责带领学生入住宿舍5、 为避免发生拥堵现象，只需要让学生排队，新生家长在一旁的休息区等候注意事项：对于志愿者，我们要分工明确，避免工作混乱，可以把志愿者分成3个小组，第一小组（4人）负责维护现场秩序，第二小组（4）人一组负责指路或带到寝室，第三小组（2人）负责看管所有的后勤物品，如：桌子、椅子、水以免不必要的遗失。报到组：工作职责：每个报到组5个工作人员，5个人分工协作，每个人的具体工作职责如下：一 引导人员：查找新生班级和学号在新生到达报到点时，提醒新生拿出录取通知书,及时询问新生的姓名和专业，根据他的专业在花名册上找出他的班级和学号，告诉他所在班级和学号。将学号末两位和班级写在有编号的便利贴上交给新生，让新生交给第一名工作人员。注意事项：2. 因为有同名同姓的新生，所以在迎接的时候要注意，仔细核对个人信息，避免把同名同姓的新生班级和学号弄混淆。3. 提前在便利贴上写好编号，方便统计实际报道的新生人数。 二 第一个工作人员：负责报到单的填写。根据新生手持的便利贴（引导人员写有班级和学号的便利贴）在花名册上找出相应信息，核对无误后在花名册上做好标记在由第一名工作人员在报到单上填写他的姓名.学号和班级。注意事项：1. 当新生一来到第一个工作人员那里的时候一定要先问清楚，是否已经缴费。若已经交费，再问清该生是否通过银行划账上交学费，若是通过银行划账上交学费的，那么第三个工作人员立即开始同时寻找该同学的收据。若不是通过银行划账上交学费的，则立即开始查找该生有关信息。若是还未上交学费，工作人员将资料和学校地图发给新生后，告知其到大学生活动中心缴费。 2. 由于存在同名同姓的新生，所以在报道过程中，先将同名同姓 的同学的名字做个记号，以便随时提醒工作人员注意这些新生。等新生来报道的时候，一定要仔细核对个人信息，开出准确的报到单，不要给新生及家长造成不必要的麻烦。3. 每次核对新生信息开完报到单后在花名册上做好记号，方便最后的统计工作。三 第二个工作人员：负责分配寝室和填写宿舍单。根据新生的班级分配寝室，并填写宿舍单（一式三份），写下所在寝室的号码，撕下一份交给第一个工作人员，其余两份留下。第一个工作人员将新生的宿舍名称填写在报到单上。再将报到单和宿舍单一并交给新生。注意事项：1. 为了避免在花名册上由于疏忽而发生没有登记寝室号的错误，可以让新生在第二位工作人员那领了住宿单后，对照寝室单填下自己的寝室号。2. 填写宿舍单的时候字迹要清楚，以免新生住错寝室，造成不必要的麻烦。3. 分配宿舍时可能会出现很多的问题，在宿舍分配不够的情况下，我们调用宿舍时我们要好好的跟家长解释清楚，交代清楚各种标准的宿舍的情况，而且强调分定之后就换不了了，这样家长们在答应之后就不会再来找麻烦了。在家长不满的情况下，我们应该迅速向家长解释，消除他们的不满4. 若工作人员把新生的宿舍单上的名字抄错，给新生的报名过程造成了不必要的麻烦，一定要及时给新生改正，并向新生及家长道歉，是我们的工作疏忽。对犯错的工作人员进行提醒，避免再犯同样的错误。5. 在报道时，也许有的家长一定要让自己的孩子住750的或者1200的，但是那个时候碰巧没有那个标准的宿舍单子，在这时我们一定要跟家长说清楚我们实在没有这个标准的宿舍单子开给他。碰到这样的家长一定不能急，因为毕竟他们被服务者，我们属于服务人员，一旦出现争执，影响不好。四 第三个工作人员:负责查找收据由于花名册上已注明新生是否通过银行划账上交学费的情况(由我们提前根据收据在花名册上做记号)。所以若新生已经上交学费，根据新生的个人信息找出学费收据单，请新生本人在收据上签上自己的名字，再将收据单交给新生。注意事项：6. 在报道过程中，可能会出现报道的新生把学费收据单拿走了，但是没有在登记单上签名的情况，如果发生这样的情况，及时打电话叫本人来补签。这个是疏忽问题。这个是很重要的签名，所以工作人员一定要首先让注册的人签那个单子，然后再签自律责任书。2、 也许会有新生是划过卡的，但是想要住750的宿舍。在这种情况下，我们没有办法解决，所以必须直接向老师反映。这样的问题 我们无法解决，就不要乱说，找到老师，要老师协调解决。五、 第四个工作人员：负责发放新生文件袋说明文件袋物品用途指引新生购买饭卡若新生还未缴费，工作人员将资料和学校地图发给新生，并告知其到大学生活动中心缴费。同时，学生有问题尽量帮其解决。注意事项：1、 迎新时我们可能会遇到有些新生遗漏东西，以防家长的联系方式有误，造成我们工作中的很大麻烦，所以可以在第四位工作人员那里所填写的家长联系方式表上可以加上一栏学生自己的联系方式，方便联系。2、 公共财务的保管很重要，我们的凳子、桌子、笔之类的公共财产要保护好，它们的借进借出都必须通过负责人，由负责人进行记录东西的去向。备注：1、 由于迎新工作在9月2日就要展开，要在新楼搬运椅子、椅子、帐篷等物品，这由所有的男生进行搬运，并在迎新点进行摆放和布置。2、 在报道组分配寝室的时候，如果剩下的宿舍不够，只剩下2到3个空寝室，工作人员要及时联系学工组的负责老师。工作要求：1、 全体工作人员需统一着装，佩带工作证，言谈举止得体大方，充满热情。 2、 工作人员的衣着要端庄得体、整洁大方，男女生的发型清爽，禁止打扮怪异的发型，女生一律禁止穿超短裙和短裤。3、 对于自己不清楚的问题不要随便作答（可咨询在场老师）。4、 明确自己的职责，做好自己的本职工作。5、 迎新工作结束后，各组的工作人员将各自的工作物品放回指定地点。6、 所有工作人员均由机械系学公办开证明统一请假。活动所需物件：咨询处：帐篷（1）、桌子（1）、凳子（4）、报到组：帐篷（4）、桌子（6）、凳子（16）、中性笔（30）、开宿舍单的垫板（5）、便利贴（500张）、双面胶（2）、记号笔（5）、绳子（4卷）、透明胶（2）总计：机械系专业迎新牌（6）、帐篷（6）、桌子（7）、凳子（30）、便利贴（600张）、双面胶（2）、中性笔（40）、开宿舍单的垫板（5）、记号笔（5）、绳子（4卷）、宽透明胶（2）报到组负责班级分配情况：工作人员安排：咨询处：唐少艺、吴晓东 一号报到组：刘聪、黄含、郭轶、陈凯、魏雄杰二号报到组：张攀、方林霞、宋文杰、徐立、王家斌三号报道组：杨开、鲁伟、钟贤伟、许路、朱国栋四号报到组：董阳、刘文潇、杨盼、孔锦、柴文超五号报到组：李赵青、陈浩源、游恋、洪涛、周立文机动组：由部分志愿者组成（照看行李。负责新生的行李的照看和寄存工作，准备好纸、条和胶布，对行李进行编号和区分，避免发生误拿错拿的情况） 特别注意：1. 因为我们资料比较多，需要有车子来搬运。所以需要提前预约车子（组织部负责）。当天进校的车比较多，记得把预约车的地点定在校内。2. 因为到时候会比较忙，有时候会忘记一些事，可以提前在一张纸上写下来。特别是报道组的人，一定要把报名的整个流程记清楚。3. 有的时候没什么新生来报名时，该小组成员要主动帮忙比较忙的小组，维护现场秩序。机械工程系团总支学生会2011年8月19日附录：志愿者名单：姓名班级联系方式肖苗苗机制一贤伟机制二永红机制三路机制五班